文書檔案整理(卷)方法課件

1、機關文書檔案（卷）整理方法檔案的概念： 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一、機關文書檔案的歸檔范圍（一）歸檔范圍1、本單位形成的文件材料（1）會議文件材料。指本單位黨、政、工、團召開的代表、工作會，黨組（黨委）、行政領導辦公會，專業(yè)會辦公會，專業(yè)會參加針對本單位主管業(yè)務的會議材料。（2）正式文件。指本單位制發(fā)的（包括轉發(fā)、合發(fā)、本單位上級的批復、下級的請示等）正式文件的簽發(fā)稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿。（3）較重要的材料。指本單位形成的“白頭文件”，如

2、工作計劃、總結、報告、規(guī)章、調查、統(tǒng)計、財務報表、交接手續(xù)、機構、人事、合同、協(xié)議、科學研究、刊物、出版物、外事活動中形成的材料；重要的人民來信來訪、領導的指示、領導在公務活動形成的重要信件、電報、電話記錄、從外單位帶回的與本單位有關的文件材料；反映本單位（本行業(yè)）的歷史沿革、大記事、年鑒、重要的剪報、榮譽證書、聲像材料、實物等。2、上級單位的文件材料（1）需貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料，本單位主要業(yè)務的文件及非本單位主管業(yè)務的法規(guī)性文件；領導人、人民代表等視察、檢查本單位的文件材料（含聲像材料）。（2）代上級單位擬草并被采用的文件的最后草稿和印本（包括報紙、刊物轉載的文件材料）。3、同級單位和

3、非隸屬單位的文件材料（1）雖不是本單位主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件。（2）對本單位檢查的重要文件。（3）重要的來往文件。4、下級單位的文件材料（1）下級單位報送的重要工作計劃、總結、報告、典型材料、報表 、預決算及法規(guī)性備案文件 。（2）直屬單位報送的重要科技管理性文件材料。（二）不歸檔范圍1、本單位的文件材料（1）重份文件。（2）無查考利用價值的事務性、臨時性文件。（3）未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）。（4）從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的

4、非證明材料。（5）無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信。（6）單位內部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等。（7）本單位負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關的文件材料。（8）為參考目的從各方面收集的文件材料。2、上級單位的文件材料（1）上級單位任免、獎懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料。（2）上級單位發(fā)來供工作參考的抄件。（3）上級單位征求意見未定稿的文件。3、同級單位和非隸屬單位的文件材料（1）參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料。（2）非隸屬單位抄送的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料。（

5、3）非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。4、下級單位的文件材料（1）下級單位送來參閱的簡報、情況反映、不抄報或不必備案的文件材料。（2）越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料。（3）下級單位抄報備案的一般性文件材料。二、歸檔文件整理的方法與步驟1、收集（1）收集的方法：本單位收發(fā)文登記簿進行收集；對領導和有關人員外出參觀、學習、開會帶來的文件進行收集。（2）收集重點：本單位自己制成的文件材料；上下級機及其它機關與本機關主管業(yè)務和本機關有密切聯(lián)系的文件材料；有關人員外出參加會議、參觀學習帶回來的文件。（3）收集原則：所收集的文件材料必須是辦理完畢，應作為文件檔案保存的各種紙質文件材料（辦理完畢

6、：是指文件的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實際工作中否還在發(fā)揮作用。比如，請示與批復，在批復發(fā)出或收到以后，在文書處理上就算是辦理完畢；一份通知收到后經(jīng)過相關人員傳閱，也算是辦理完畢；本單位的發(fā)文，文件印發(fā)后也算辦理完畢）。所收集的文件材料必須做到齊全完整。2、分類分類就是指所有歸檔文件，按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。分類包括：去掉不需歸檔的文件；劃分年度、機構（問題）、保管期限及文件歸類；確定分類方法和編制分類方案。（1）去掉不需不歸檔的文件在收齊當年所有文件的基礎上，對這些文件進行第一次鑒定（“要”或“不要”）的工作，把需要歸檔的留

7、下，不需歸檔的文件予以銷毀。怎樣判定“要”和“不要”，其主要是按照“歸檔與不歸檔范圍”中所列舉的條款進行。一般是從以下幾個方面給予判定：與本單位主管業(yè)務、人事無關的和無查考利用價值的文件不要；重份文件不要；臨時性的無查考利用價值的文件不要；不需本單位貫徹執(zhí)行的文件不要等。（2）劃分年度、機構（問題）、保管期限及文件歸類分年度，即年度分類法：就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。、以文件的形成時間（落款時間）為準。如2009年形成的2008年工作總結和2009年工作計劃應歸入2008年度；2003年形成的2002統(tǒng)計報表、干部（黨員）名冊，歸檔

8、入2003年度；b、跨年度工作任務形成的系列歸檔文件應作為一個整體歸入工作任務辦結年度中。如2008年形成的20092010年工作規(guī)劃應歸入2008年度；某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結案年度歸檔，即歸入2008年度；c、幾份文件作為一件時，日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等；d、會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準；e文件沒有標注日期，需要分析該文件的內容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類；f、有些特殊部門的工作可按跨年度分類。如學校是

9、以學年為單位進行工作，形成的文件應按學年度分類。劃分機構（問題），即機構（問題）分類法：a、按機構分類，就是根據(jù)文件形成及處理的承辦科室（部門）對歸檔文件分類，也就是把文件按科室（部門）分開，如信息科形成或承辦的文件放入信息科存檔，若是辦公室形成和承辦的文件放入辦公室存檔等。b、按問題分類，就是按照文件內容所說明的問題對歸檔分類，即歸檔文件要按其本身內容涉及的不同問題分開，把相同內容的同一問題集中歸類在一起。劃分保管期限，就是針對歸檔文件不同價值和留存年限，對歸檔文件進行保管期限上的劃分，即不同保管期限的歸檔文件要分開。怎樣劃分歸檔文件的保管期限，一般可根據(jù)“保管期限表”的條款進行。對有些歸檔

10、文件保管期限上拿不準的，應寧愿從長，而不能從短。文件歸類，也就是在上所述的基礎工作完成以后，把同一年度、同一機構（問題）、同一保管期限的歸檔文件集中放在一起。確定分類方法和編制分類方案年度- -保管期限分類法，這種方法很適合小機關。 年度 保管期限例如：2003年- - - 永久 30年 10年 2004年- - - 永久 30年 10年 .年度- -機構（問題）- -保管期限分類法，這種方法適合文件材料多的大單位。 年度 機構（問題） 保管期限例如： 2014年- -辦公室- - -永久 30年 10年 信息科-永久 30年 10年 業(yè)務科-永久 30年 10年 注意：分類方法和分類方案一旦

11、確定后，應保持相對穩(wěn)定，一般不應隨意改變。組卷組卷，即組成案卷。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實就是將一組的緊密聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。在確定某個問題的一組歸檔文件組成一卷之前，還必須對這組文件進行最后的檢查調整，然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢查調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔文件是否屬于本年度的立卷歸檔范圍；每組文件是否保持文件之間的有機聯(lián)系，反映了立卷的特征；確定歸檔文件的保管期限，檢查每組文件的保管期限是否一致；檢查每組文件數(shù)量是否適當、符合裝訂要求。卷內文件排列排列的順序要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。即就是把相同內容或密切相關

12、的文件集中排在一起。卷內歸檔文件排列順序做到：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后（也就是批復在前，請示在后）；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文在后，或中文本在前，少數(shù)民族文本在后；文件處理單在前，正本在后（有的部門規(guī)定是正本在前，處理單在后）。其具體是：同一事由內的歸檔文件排列：按文件形成時間先后或文件的重要程度排列。把同一類里的案卷，先按問題分開，然后把重要的排在前面，一般的排在后面。同一個問題的，按級別由高到低的順序排列。在同一年度同一問題同一保管期限的前提下，對不同事由間的歸檔文件排列：按不同事由形成時

13、間的先后順序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有共同屬性分別集中排列。會議、文件、統(tǒng)計報表、內部刊物等成套性文件可集中排列。(4)編頁號根據(jù)排列結果，對卷內文件有圖文的頁面逐頁編號。為案卷卷內每頁文件編制頁號，其目的是固定案卷內文件的順序，便于確切統(tǒng)計案卷內文件的數(shù)量，有利于保護和查找利用。其方法是：卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號，采取阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次逐頁標注。頁號編寫的位置：單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。（5）編制卷內目錄（樣式附后）和備考表卷內文件目錄卷內文件目錄內容有：序號、文號、責任者、文件題名、

14、日期、頁號、備注。、序號：卷內文件依其排列先后填寫順序號。、文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號,是由發(fā)文機關按發(fā)文次序編制的順序號,一般由機關代字、年度、順序號組成。填寫文號項時應照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略，否則將給查找和利用帶來困難。、責任者：填寫制發(fā)文件的組織（單位）或個人（亦稱文件的署名），用全稱或規(guī)范簡稱填寫。注意不能使用“本鄉(xiāng)”、“本單位”等含義不明、難以判斷的簡稱。聯(lián)合發(fā)文時一般應將所有責任者照實抄錄，責任者過多時可適當省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄，以體現(xiàn)“以我為主”的精神。d、題名：題名即文件的標題，它是直接表達文件內容和中心主題的文件特征，是了解歸檔文件內容的起

15、點。實際工作中，利用者多以此為查找線索，檔案工作人員也從題名入手進行查找，因此，題名是最重要的檢索途徑。完整的題名由責任者、問題、 文種3部分組成。抄寫時只抄錄問題和文種即可。如果文件沒有題名或題名含義不清，不能揭示或不能完全揭示文件內容的，應根據(jù)文件內容重新擬寫或補充標題，并在新擬或補充標題之外加“ ”號填寫在目錄中。e、日期：填寫文件制發(fā)日期（文件的落款時間），即應以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如2005年3月21日，標注為（20050321）或2005、3、21f、頁號：填寫每份文件的首頁號，最后一份文件填寫起止頁號。j、備注：對卷內文件變化作必要說明。(目錄打印一式四份）卷內文件備考表內

16、容包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。、本卷情況說明：填寫案卷內文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題，具體包括卷內文件材料缺損、更改、補充、移出、銷毀等情況。、立卷人：完成立卷后，由立卷者簽名。、檢查人：由案卷質量審核者簽名。 d、立卷時間：填寫完成立卷日期。（6）裝訂按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后，三孔一線裝訂成卷。裝訂前的處理工作：拆除金屬物。、拆除金屬物及其原因。歸檔文件上的金屬物主要是訂書釘、大頭針、曲別針等，這些金屬物易氧化、腐蝕，不拆除則會損害歸檔文件的紙張，影響歸檔文件的壽命。b、拆除金屬物的工作具。拆除訂書釘主要用起釘器，操作時要

17、細心，不要將歸檔文件原件損壞。修裱破損文件。對歸檔文件上的破洞、破損、裝訂處有文字情況，分別采取相應的補缺、托裱、接邊等措施。復制褪變文件。折疊超幅面紙張。裝訂：用線繩裝訂案卷，采取三孔一線裝訂法，使文件材料左齊、下齊，裝訂位置在文件材料左側中部，結頭系在案卷背面。裝訂力求不掉頁、不壓字、不妨礙閱讀。（7）擬定案卷標題，填寫案卷封面案卷標題，即案卷題名，是對卷內文件材料的高度概括。擬定案卷標題內容要概括確切，文字上要簡練通順，標題字數(shù)一般以不超過50字為宜。標題構一般由主要發(fā)文機關、內容、文種三部分構成。（8）案卷排列與編號排列方法，先將一年形成的案卷按保管期限（永久、30年、10年）分開，然

18、后再將不同保管期限的案卷分別按問題排列。書寫背脊內容全宗號、目錄號、案卷號。全宗號是指檔案館給立檔單位的一個序號，用阿拉伯數(shù)字表示；目錄號用1、2、3來表示，永久為“1”、30年為“2”、10年為“3”。最后編寫案卷號，案卷號用阿拉伯數(shù)連續(xù)編寫。（9）編制檔案案卷目錄檔案案卷目錄（樣式附后），由案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成。（10）上架入柜按不同期限分別從上到下，從左到右排列。案卷目錄 謝謝！踏實，奮斗，堅持，專業(yè)，努力成就未來。7月-227月-22Wednesday, July 27, 2022弄虛作假要不得，踏實肯干第一名。06:44:5406:44:5406:447/27/2022 6:44:54 AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。7月-2206:44:5406:44Jul-2227-Jul-22重于泰山，輕于鴻毛。06:44:5406:44:5406:44Wednesday, July 27, 2022不可麻痹大意，要防微杜漸。7月-227月-2206:44:5406:44:54July 27, 2022加強自身建設，增強個人的休養(yǎng)。2022年7月27日6:44 上午7月-227月-22追求卓越，讓自己更好，向上而生。27 七月 20226:44:54 上午06:44:547月-22嚴格把控質量關，讓生產更加有保障。