提高工作效率(35張幻燈片)課件

1、提高工作效率(PPT35頁)2022/7/27提高工作效率(PPT35頁)把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能是指在在單位時(shí)間內(nèi)完成工作的數(shù)量，叫做工作效率提高工作效率(PPT35頁)思考:為什么有人比我工作更出色？目標(biāo)、途徑、方法、效率提高工作效率(PPT35頁)哪些因素導(dǎo)致工作效率低下提高工作效率(PPT35頁)1、工作熟練度不夠 工作一段時(shí)間后即使完全掌握了本崗位的工作技能，由于崗位的需要，不得不另外重新學(xué)其他的工作技能。技能的不熟練，自然導(dǎo)致工作速度不快，工作成績(jī)不大了。提高工作效率(PPT35頁)2、時(shí)間概念不強(qiáng)看見事情就做，對(duì)自己的工作時(shí)間沒有具體的安排，

2、也不清楚自己的時(shí)間到底是怎么損失的，也不明白自己所花費(fèi)的時(shí)間是否合理。拿到一份領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，不明確自己能夠多長(zhǎng)時(shí)間做出來，沒有潛意識(shí)里的強(qiáng)制性概念。提高工作效率(PPT35頁)對(duì)于時(shí)間概念不強(qiáng)的問題，應(yīng)該從2個(gè)方面著手進(jìn)行處理。1、了解自己的時(shí)間分配，找出浪費(fèi)的原因，分析如何解決這個(gè)時(shí)間的浪費(fèi)問題；提高工作效率(PPT35頁)2、建立和強(qiáng)化時(shí)間概念，利用日程表記錄每天的工作內(nèi)容，要時(shí)刻清楚，這小時(shí)我干什么？工作統(tǒng)籌能力不足：1、先把已經(jīng)確定時(shí)間的任務(wù)羅列出來，并根據(jù)已確定時(shí)間間隔安排其他工作；2、逐步培養(yǎng)自己的日程安排能力，根據(jù)自己的喜好，將相應(yīng)的任務(wù)安排在合適的時(shí)間段里；3、相似的工作排在

3、一起，盡量減少主觀思維上的變化；4、工作不要排的太滿，始終給自己保留一定的彈性時(shí)間。提高工作效率(PPT35頁)3、任務(wù)分解能力不足有些復(fù)雜的工作，工作多年的好手，會(huì)仔細(xì)的把這個(gè)復(fù)雜的工作進(jìn)行拆解，并逐步分類，以各個(gè)完成。然而有些人并不具備任務(wù)分解的能力，這導(dǎo)致了缺乏思路無從下手，越想越繁雜，無法很好的系統(tǒng)的完成該項(xiàng)工作。于任務(wù)分解能力上的不足，這需要我們時(shí)刻保有項(xiàng)目管理的概念，不論事情巨細(xì)大小，一律按照項(xiàng)目案來處理，抓到問題就分解，按類別來逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任務(wù)分解能力。提高工作效率(PPT35頁)4、目標(biāo)不明確明確的目標(biāo)，合理的職業(yè)生涯規(guī)劃對(duì)于我們?cè)诼殬I(yè)生涯發(fā)展道路上至關(guān)重

4、要。沒明確的目標(biāo)對(duì)個(gè)人的職業(yè)生涯發(fā)展是極其不負(fù)責(zé)任的，先就業(yè)后擇業(yè)不失為當(dāng)下一策略但大方向，必須清楚個(gè)人目前所從事的職業(yè)必須結(jié)合最終的職業(yè)生涯為基礎(chǔ)，除了要有明確的目標(biāo)，堅(jiān)定的信念，在物質(zhì)上生活品質(zhì)的提高對(duì)大部分人來講是當(dāng)前最切實(shí)際的。具體的目標(biāo)可以從基本生活保障開始到生活品質(zhì)的提高。 提高工作效率(PPT35頁)怎樣提高工作效率提高工作效率(PPT35頁)一、目標(biāo)管理提高工作效率(PPT35頁) 行為研究結(jié)論表明：人不會(huì)持續(xù)不斷地做自己都不知道為什么要做的事情。哈佛大學(xué)的調(diào)查：目標(biāo)的作用：1.給人的行為設(shè)定明確的方向，使人充分了解自己每一個(gè)行為所產(chǎn)生的效 果。2.使自己知道什么是最重要的事情

5、，有助于合理安排時(shí)間。3.能清晰地評(píng)估每一個(gè)行為的進(jìn)展，正面檢討每一個(gè)行為的效率。4.能預(yù)先看到結(jié)果，穩(wěn)定心情，從而產(chǎn)生持續(xù)的信心、熱情與動(dòng)力。提高工作效率(PPT35頁)以目標(biāo)為導(dǎo)向 1、設(shè)立明確的目標(biāo)： 寫出年度的幾個(gè)目標(biāo)，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。 2、進(jìn)行目標(biāo)切割： （1） 年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一 些事情； （2） 季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到 有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時(shí)調(diào)整過來； （3）每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來；（4）每天晚上把第二天要做的事

6、情列出來。 提高工作效率(PPT35頁)有效工作目標(biāo)的特征明確具體可衡量可行性相關(guān)性時(shí)間性制定個(gè)人工作目標(biāo)前,請(qǐng)首先結(jié)合部門的年度目標(biāo)提高工作效率(PPT35頁)設(shè)定目標(biāo)的7個(gè)步驟將實(shí)現(xiàn)這些計(jì)劃的行動(dòng)列入每天的日程安排 第七步根據(jù)自己制定的計(jì)劃立即采取行動(dòng) 第六步 將事情按照輕重緩急排列順序 第五步實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要做的所有事情的任務(wù)清單 第四步將自己的目標(biāo)設(shè)定一個(gè)最后的期限 第三步將自己的目標(biāo)寫下來,把目標(biāo)變的清晰而具體 第二步確定自己的目標(biāo)，明確自己想要什么 第一步提高工作效率(PPT35頁)為什么要做計(jì)劃練 習(xí)列出下一年你個(gè)人要實(shí)現(xiàn)的10個(gè)目標(biāo)找出其中最重要的一個(gè)目標(biāo)將目標(biāo)進(jìn)行分解,按照七個(gè)步驟

7、制定行動(dòng)計(jì)劃提高工作效率(PPT35頁)二、時(shí)間管理提高工作效率(PPT35頁)時(shí)間管理是什么？時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績(jī)效, 更富效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃提高工作效率(PPT35頁) 時(shí)間的特性供給毫無彈性；無法蓄積； 無法取代； 無法失而復(fù)得；提高工作效率(PPT35頁) 影響時(shí)間流失的因素目標(biāo)或目的性不明確工作描述不明確缺乏決定的權(quán)力時(shí)間安排不合理不速之客來訪等候他人處理工作的技能差日常過多的行政事務(wù)過多的路途時(shí)間辦公室閑聊溝通不好工作安排不當(dāng)提高工作效率(PPT35頁)有效利用時(shí)間的方法提高工作效率(PPT35頁)精心計(jì)劃是高效工作的基礎(chǔ)，

8、我們?yōu)槭裁匆鲇?jì)劃？ ( 1 ) 凡是可能出錯(cuò)的都會(huì)出錯(cuò)； ( 2 ) 每次出錯(cuò)的時(shí)候，總在最不可能出錯(cuò)的地方； ( 3 )不論您估算多少時(shí)間，計(jì)劃的完成都會(huì)超出期限； ( 4 )不論您估算多少的開銷，計(jì)劃的花費(fèi)都會(huì)超出預(yù)算； ( 5 )所以，在做任何事情之前，都必須先做一些準(zhǔn)備的工作。 1、精心計(jì)劃提高工作效率(PPT35頁) 精心計(jì)劃 工作的最高目標(biāo)之一,就是讓自己投入的心力,體力與情感有最大的回報(bào),令人欣慰的是,制定計(jì)劃時(shí)多花費(fèi)一分鐘,就能讓你在行動(dòng)中節(jié)約10分鐘,花費(fèi)十幾分鐘做每天的計(jì)劃,可以讓你為自己節(jié)約兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間和精力。你需要的計(jì)劃單：每天計(jì)劃：每周計(jì)劃每月計(jì)劃步驟:準(zhǔn)備紙筆列

9、出任務(wù)清單（想起一件新的工作立刻加到清單上）根據(jù)輕重緩急來排先后的順序在每天工作中將完成的任務(wù)劃掉10/90定律,工作前花10%的時(shí)間用于制定計(jì)劃,在工作中將節(jié)約90%的時(shí)間。提高工作效率(PPT35頁)2、重 要VS緊 要 重要事情你個(gè)人覺得有價(jià)值且對(duì) 你的使命、價(jià)值觀及首 要目標(biāo)有意義的事和活 動(dòng)。如果它成功地完成，你 或別人將取得很大的收 益。帶來的收益越高， 這項(xiàng)任務(wù)的重要程度越 高。緊急事情你或別人認(rèn)為需要立 刻注意的事和活動(dòng)。如果不能按期完成， 它對(duì)你或別人的價(jià)值 會(huì)減少甚至消失。提高工作效率(PPT35頁) 明確自己的價(jià)值觀 設(shè)定目標(biāo) 制定階段性步驟 把握今日：最重要時(shí)刻 長(zhǎng)期中

10、期 短期 3、自我領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率(PPT35頁) 4、使用ABCDE的方法來管理每天ABCDE法是一種極為有效的設(shè)置優(yōu)先時(shí)間的方法，適合每天使用。A是項(xiàng)目的非常重要事情，如果不只一項(xiàng)，可以A1 A2 。B項(xiàng)目是你應(yīng)該做的，后果不嚴(yán)重，但是你不做會(huì)讓別人麻煩C項(xiàng)目是做起來輕松愉快，地位卻無足輕重的事情D是可以委派別人來做的事情E是完全取消的不做的事情提高工作效率(PPT35頁) 練 習(xí)將你明天的任務(wù)清單，用ABCDE的方法來練習(xí)。提高工作效率(PPT35頁) 5、工作的關(guān)鍵點(diǎn)管理 “你為什么能拿到薪水”？公司需要你完成具體的工作，薪水和獎(jiǎng)金是對(duì)你完成的數(shù)量以及質(zhì)量的回報(bào)。 我們每個(gè)人的工作可以

11、分解為57個(gè)環(huán)節(jié)。我們需要把關(guān)鍵點(diǎn)找出來。 找出自己在每個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。 你工作中最薄弱的那個(gè)環(huán)節(jié)，決定了你發(fā)揮自己能力的最大限度。提高工作效率(PPT35頁) 6、克服拖沓克服拖沓最好的辦法就是在做事之前將一切準(zhǔn)備就緒。清理你的辦公桌（將文件按照你需要的程度擺放，收起無用的文件和物品）。準(zhǔn)備工作所需要的資料、電腦程序、電子郵件地址、其他通訊的資料。為自己創(chuàng)建一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間工作舒適的辦公環(huán)境。良好的自我確認(rèn)：自己是個(gè)效率很高的人，迅速進(jìn)入狀態(tài)。提高工作效率(PPT35頁) 7、給自己壓力 將重要的工作的完成日期書面化，以提醒自己剩余的時(shí)間。并書寫下列項(xiàng)目。適當(dāng)?shù)慕o自己一些壓力：寫出完成這個(gè)工作

12、可以給自己帶來的五項(xiàng)好處寫出不完成這個(gè)工作給自己帶來的五項(xiàng)損失冥想完成后自己的心理感受和場(chǎng)景與壓力共處，將壓力化為動(dòng)力提高工作效率(PPT35頁)1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么耗時(shí)過長(zhǎng)的事？3、我做了什么會(huì)浪費(fèi)別人時(shí)間的事？8、以后要經(jīng)常反省自己提高工作效率(PPT35頁)總 結(jié)目標(biāo)清晰：清晰自己的各階段目標(biāo)請(qǐng)讓自己的年度工作目標(biāo)結(jié)合部門的目標(biāo)設(shè)定有效目標(biāo)高效工作管理等于：自我管理到位：精心計(jì)劃輕重緩急、按照角色自我領(lǐng)導(dǎo)用A-E的方法管理每天工作的關(guān)鍵點(diǎn)管理克服拖沓與給自己壓力經(jīng)常反省自己提高工作效率(PPT35頁)時(shí)間管理水平自測(cè) 選擇“從不”記0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。 1、我在每個(gè)工作日之前都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、每天列出應(yīng)