如何處理特別會(huì)議

1、如何處理特別會(huì)議所謂“特別會(huì)議”是指那些在規(guī)定的時(shí)間而定期召開(kāi)的例行會(huì)議之外，由于非常特別的情況而由主管經(jīng)理臨時(shí)召開(kāi)或指派他人臨時(shí)召開(kāi)的內(nèi)部工作性會(huì)議，是該部門在管理或商務(wù)活動(dòng)出現(xiàn)特殊情況時(shí)，而采取的一種應(yīng)變措施。特別會(huì)議雖然是在應(yīng)急的情況下而召開(kāi)的，通常是所遇問(wèn)題突然、會(huì)議準(zhǔn)備的時(shí)間又很短，但對(duì)會(huì)議的安排也仍然要盡可能做得完備、充分，不要倉(cāng)促開(kāi)會(huì)。當(dāng)主宇航局經(jīng)理吩咐秘書(shū)人員就特定的問(wèn)題臨時(shí)召集一個(gè)會(huì)議時(shí)，如果經(jīng)理就會(huì)議的背景、目標(biāo)、問(wèn)題和參加會(huì)議的人員做出明確的部署時(shí)，秘書(shū)人員可按照經(jīng)理的要求一一進(jìn)行辦理。但是，如果秘書(shū)人員被告知就某一或某些事情召集會(huì)議時(shí)，而并沒(méi)有獲得對(duì)此會(huì)議有關(guān)要素的授意

2、，在這種情況下，秘書(shū)人員可征得上司的同意有分寸地就以下六個(gè)方面的問(wèn)題向主管經(jīng)理進(jìn)行探明，并迅速作出準(zhǔn)備。這六個(gè)需探明的問(wèn)題是：(一)為什么開(kāi)會(huì)這個(gè)會(huì)議是為什么開(kāi)的?是為了說(shuō)明什么情況，還是為解決問(wèn)題而獲得結(jié)論呢?是為了交換情報(bào)，還是為了出謀劃策?明確會(huì)議目的是使一些為突發(fā)情況而召開(kāi)的會(huì)議獲得成功的必要條件。(二)議題是什么會(huì)議的議題是什么，并獲得最簡(jiǎn)潔，最明確的表述，這是確定會(huì)議進(jìn)行的方式和出席會(huì)議人員的基礎(chǔ)。(三)誰(shuí)參加會(huì)議會(huì)議由誰(shuí)主持?要有哪些人參加?其中關(guān)鍵的、尤其不可缺少的人是哪些?有因故不能到會(huì)的是否可找人代理?(四)什么時(shí)間開(kāi)會(huì)會(huì)議什么時(shí)間開(kāi)始?預(yù)計(jì)什么時(shí)間結(jié)束?(五)在什么地方開(kāi)

3、會(huì)會(huì)場(chǎng)安排在哪里?對(duì)會(huì)場(chǎng)有什么特別的要求?是否需要安裝特別的視聽(tīng)設(shè)備?會(huì)議怎么開(kāi)會(huì)議采取什么方式進(jìn)行?是否要求與會(huì)者在前來(lái)參加會(huì)議時(shí)攜帶什么特別的資料?有什么需要特別注意的事項(xiàng)?大型會(huì)議接待方案(一)會(huì)議接待方案的含義會(huì)議接待方案是指安排與會(huì)者的迎送和吃、住、行、游、樂(lè)等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文案，屬于會(huì)議專題策劃方案，可以包含在會(huì)議總體方案中，也可以單獨(dú)擬寫，作為會(huì)議總體方案的附件。(二)會(huì)議接待方案的基本內(nèi)容1.接待對(duì)象和接待緣由。會(huì)議的接待對(duì)象的種類眾多，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會(huì)議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團(tuán)名義來(lái)訪

4、的，也有聯(lián)合組團(tuán)參加的，還有的是以個(gè)人身份參會(huì)、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對(duì)象。同時(shí)還要簡(jiǎn)要說(shuō)明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。2.接待方針。接待方針即會(huì)議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議目標(biāo)和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)接待工作的要求以及參加對(duì)象的具體情況確定。3.接待規(guī)格。包括迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、送別參加對(duì)象時(shí)，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。4.接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請(qǐng)、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂(lè)、票務(wù)、返離送別等方面。5.接待日程。寫明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。6.接待責(zé)任。寫明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門及

5、人員的具體職責(zé)。如大型會(huì)議活動(dòng)可設(shè)置報(bào)到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組，分別負(fù)責(zé)與會(huì)者的接站、報(bào)到、簽到、觀光旅游、返離時(shí)的票務(wù)聯(lián)系等工作。7.接待經(jīng)費(fèi)。寫明與會(huì)者的食宿和交通的費(fèi)用安排，有時(shí)也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會(huì)議活動(dòng)還包括一定數(shù)量的禮品費(fèi)。對(duì)外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。如何做好會(huì)議記錄一、會(huì)議記錄的概念及作用會(huì)議記錄是把會(huì)議的基本情況和會(huì)上的報(bào)告、議論的問(wèn)題、發(fā)言、決議等內(nèi)容當(dāng)場(chǎng)記錄下來(lái)的文字材料。會(huì)議記錄的作用十分重要。歸納起來(lái)，主要有：(一)原始憑據(jù)作用會(huì)議記錄反映和記述了會(huì)議的全過(guò)程，什么時(shí)候在什么地方開(kāi)過(guò)什么會(huì)議，由誰(shuí)主持，有哪些成員出席了會(huì)議

6、，會(huì)上傳達(dá)了何種文件或有關(guān)會(huì)議精神，作出了什么重要決議等，均一一記錄在案。這為分析、研究有關(guān)會(huì)議的議題，或總結(jié)、上報(bào)情況，起了原始憑據(jù)作用。(二)撰文基礎(chǔ)作用很多重要會(huì)議之后，要撰寫一系列文件，諸如決定、決議、會(huì)議紀(jì)要和簡(jiǎn)報(bào)等，都要以會(huì)議記錄和大會(huì)文件提供的情況為基礎(chǔ)。尤其是會(huì)議紀(jì)要，它完全是以記錄為基礎(chǔ)，通過(guò)整理加工而成的。因此，會(huì)議記錄在撰寫文件時(shí)起著不可替代的基礎(chǔ)作用。(三)存檔備查作用會(huì)議記錄既有原始憑據(jù)作用，也有存檔備查作用。很多事情和問(wèn)題，時(shí)過(guò)境遷，容易忘卻。有了會(huì)議記錄等于有儲(chǔ)備資料的“活電腦”。如過(guò)去一些重要議決事項(xiàng)或事情研究處理結(jié)果，只要一查當(dāng)時(shí)的會(huì)議記錄就一目了然。二、會(huì)議

7、記錄的寫法會(huì)議記錄的格式共分三部分：(一)標(biāo)題會(huì)議記錄的標(biāo)題一般分兩種：一是完全式公文標(biāo)題，如鬃縣人民政府關(guān)于落實(shí)棉花種植面積辦公會(huì)議記錄;二是省略性的公文標(biāo)題，如鬃學(xué)院第五次行政辦公會(huì)議記錄。(二)正文正文由兩部分組成：1.會(huì)議的組織情況。它包括：(1)會(huì)議名稱。寫清召集會(huì)議的單位或機(jī)構(gòu)名稱，要寫全稱。(2)開(kāi)會(huì)時(shí)間。寫明會(huì)議起止時(shí)間，注意年、月、日的準(zhǔn)確。(3)會(huì)議地點(diǎn)。(4)出席人。指按照規(guī)定必須參加的人數(shù)。規(guī)模小、人數(shù)少的會(huì)，應(yīng)將出席人的名字全部列上;規(guī)模大、人數(shù)多的會(huì)，只寫會(huì)議對(duì)象和范圍，如全委會(huì)便寫委員、候補(bǔ)委員多少人，擴(kuò)大會(huì)擴(kuò)大到哪一級(jí)。工作例會(huì)只寫缺席者和名字，注明其他人均到。

8、(5)列席人。不屬于本次會(huì)議的正式代表，被邀請(qǐng)參加會(huì)議的人員。(6)主持人或會(huì)議主席?？蓪懼鞒秩诵彰?、職務(wù)。(7)記錄人。以上七項(xiàng)均在會(huì)議開(kāi)始前寫好。2.會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議內(nèi)容是記錄的主體部分。記錄的內(nèi)容包括：會(huì)議議題、領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、會(huì)議的發(fā)言、討論情況、形成的決議，及主持會(huì)議的總結(jié)情況。3.會(huì)議記錄的方法有三種：(1)詳細(xì)記錄法此種方法適用于重要會(huì)議，特別是會(huì)議審議或討論的重大的關(guān)鍵性問(wèn)題，或者是對(duì)審議的問(wèn)題有重大原則分歧時(shí)，一定要將其發(fā)言具體完整地記錄下來(lái)，盡量記錄原話。記錄時(shí)，應(yīng)抓?。褐鞒秩嘶驁?bào)告人的發(fā)言。如果發(fā)言有書(shū)面稿子，只需記個(gè)題目，用括號(hào)注明。如是即興發(fā)言，必須詳細(xì)記下原話。討論發(fā)言。

9、發(fā)言人的姓名、職務(wù)及談話的內(nèi)容。主持人總結(jié)性發(fā)言，包括決議事項(xiàng)都得記清楚。會(huì)議通過(guò)的情況，贊成、反對(duì)、棄權(quán)的票數(shù)要寫清楚。(2)摘要記錄法此種記錄適用于一般性會(huì)議。其方法有兩種：記討論情況的，將發(fā)言的要點(diǎn)和有爭(zhēng)議的問(wèn)題摘錄下來(lái)，并寫上發(fā)言人的名字;不反映討論情況，不記發(fā)言人，直接摘出議程、議題及決議事項(xiàng)。實(shí)則只需記下會(huì)議所報(bào)告的事情、討論的問(wèn)題、通過(guò)的決議。(三)結(jié)尾會(huì)議記錄的結(jié)尾包括“散會(huì)”說(shuō)明和“核稿簽名”兩項(xiàng)。前者另起一行，寫上“散會(huì)”二字;后者是記錄整理后，由主持人審核簽名，記錄人同時(shí)簽名。三、記錄寫作要注意的事項(xiàng)(一)記錄前要作好思想、物質(zhì)方面的準(zhǔn)備作好思想準(zhǔn)備，是指會(huì)前要了解會(huì)議的

10、性質(zhì)、任務(wù)，參加對(duì)象和主要議程，估計(jì)會(huì)議過(guò)程中可能產(chǎn)生的意見(jiàn)分歧。只有情況明，記錄才能抓住會(huì)議重點(diǎn)，把握會(huì)議的大方向，掌握其主要精神，發(fā)現(xiàn)不同意見(jiàn)的分歧點(diǎn)。作好物質(zhì)準(zhǔn)備是指及時(shí)準(zhǔn)備好紙、筆、墨水等，盡管這些是微不足道的小事，一旦不注意，也會(huì)影響會(huì)議的記錄。(二)記錄中要快要準(zhǔn)要忠實(shí)地記錄會(huì)議情況，“快”和“準(zhǔn)”是記錄的基本功。 如何做到快?一要耳聰、腦靈、手快。平日養(yǎng)成邊聽(tīng)、邊記、邊思的良好習(xí)慣;二要掌握一些速記的手段，諸如簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化符號(hào)的運(yùn)用，以及長(zhǎng)句的壓縮和意表眾多意義的合體字符，者要加快記錄速度的有效手段。要想做到準(zhǔn)，首先，必須符合原意，不管是會(huì)議情況，還是發(fā)言，決議等，不能用記錄人的語(yǔ)

11、言加工概括，更不能隨便增刪改調(diào)，要忠于原話原意。有時(shí)，連發(fā)言人的措辭、語(yǔ)氣、手勢(shì)都要顯示出來(lái)。其次，做到完整、清楚。對(duì)發(fā)言者，除記錄他們的原話外，發(fā)言的中心、線索，分幾層意思，都要記得一清二楚。(三)記錄后要仔細(xì)整理記錄有原始記錄，整理記錄和印發(fā)記錄之分。會(huì)議進(jìn)行中的記錄，多為原始記錄，這種記錄不可能達(dá)到準(zhǔn)確無(wú)誤的完美程度，這就需要整理加工。這種整理不象其它文字材料的整理，能加材料、換觀點(diǎn)。它只要檢查文字上的錯(cuò)漏，或記錄中因時(shí)間緊張，空掉或錯(cuò)記、短缺的原話將其補(bǔ)正。記錄整理要趁熱打鐵，一般在會(huì)議的后半段，或者會(huì)議結(jié)束，就必須著手整理，趁著記憶猶新，及時(shí)完善整理工作，使記錄更為完善。例文：辦公會(huì)

12、議記錄一(詳細(xì)記錄法)黨支部會(huì)議記錄地點(diǎn)：會(huì)議室主持者： (職務(wù))記錄者： (職務(wù))出席者：支部全體黨員(詳見(jiàn)點(diǎn)名簿)列席：(職務(wù))、(職務(wù))缺席者：(缺席原因，如學(xué)習(xí)、出差、生病、無(wú)故等) 會(huì)議主題：1、討論支部工作報(bào)告;2、討論通過(guò)預(yù)備黨員、轉(zhuǎn)正。發(fā)言內(nèi)容和決定事項(xiàng)：(主持人、書(shū)記)：今天，我們召開(kāi)支部全體黨員大會(huì)，有*人出席，超過(guò)應(yīng)到會(huì)人員半數(shù)，會(huì)議有效。今天我們還邀請(qǐng)、等幾位同志參加，大家向他們表示熱烈歡迎。今天會(huì)議是討論通過(guò)去年支部的工作報(bào)告和討論、轉(zhuǎn)正。下面讓我來(lái)向大會(huì)做支部工作報(bào)告。(書(shū)記做支部工作報(bào)告)請(qǐng)與會(huì)同志醞釀，充分發(fā)表意見(jiàn)。()：詳細(xì)記錄每位同志的發(fā)言(主持人)：剛才，

13、同志們對(duì)我們的工作提出了許多寶貴的意見(jiàn)，我們會(huì)認(rèn)真加以考慮，不斷改進(jìn)工作。接下來(lái)研究預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正。()：詳細(xì)記錄每位同志的發(fā)言(主持人)：總結(jié)性發(fā)言，包括決議事項(xiàng)，務(wù)必要記詳細(xì)散會(huì)主持人：(簽名)記錄人：(簽名)例文二：辦公會(huì)議記錄二(摘要記錄法)鬃學(xué)院第?/SPAN次辦公會(huì)議記錄時(shí)間：?/SPAN年?/SPAN月?/SPAN日地點(diǎn)：第一會(huì)議室出席人：李?/SPAN(院長(zhǎng))、王鬃(副院長(zhǎng))、陳鬃(中文系主任)缺席人：王鬃、朱鬃(到省開(kāi)會(huì))列席人：(略)主持人：李鬃(院長(zhǎng))記錄人：魏鬃會(huì)議內(nèi)容：(一)報(bào)告主持人傳達(dá)省人民政府關(guān)于壓縮行政經(jīng)費(fèi)的通知(略)(二)討論我院如何按照通知精神，抓好行政費(fèi)用

14、的合理開(kāi)支，切實(shí)做到既勤儉節(jié)約，又不致影響正常教學(xué)、科研等活動(dòng)的開(kāi)展。(三)決議1、2、主持人(簽名)記錄人(簽名)1、記錄會(huì)議的組織情況組織情況包括：(1)會(huì)議名稱及時(shí)間地點(diǎn)(2)缺席和列席人員(3)主持人及記錄人的姓名(4)如果有其他需要記錄的情況，可以以備注形式記錄下來(lái)2、記錄會(huì)議的內(nèi)容會(huì)議內(nèi)容包括：(1)發(fā)言人的姓名及發(fā)言的內(nèi)容，包括討論的內(nèi)容、提出的建議、通過(guò)的決議等，必要時(shí)還要記下表決情況。(2)關(guān)于會(huì)議的相關(guān)動(dòng)態(tài)也是必不可少的喲，如發(fā)言中的笑聲、掌聲、臨時(shí)中斷以及會(huì)場(chǎng)等重要情況。(3)會(huì)議記錄完了要另起一行寫“散會(huì)”。重要的會(huì)議記錄，要有主持人和記錄人在正文右下方簽字(ps:這是會(huì)議記錄中的重要組成部分喲)。3、采用速記當(dāng)會(huì)議的參與人員較多，議題和發(fā)言較多，詳細(xì)記載比較困難時(shí)，速記是一個(gè)常用高效的方法。速記方法為：概括每位發(fā)言人的中心大意，切忌句句記錄。速記時(shí)重點(diǎn)