文書檔案講稿

1、樂(lè)至縣教育(jioy)系統(tǒng)檔案管理樂(lè)至縣教育局 羅洪軍共七十六頁(yè)此次(c c)培訓(xùn)重要性 中共樂(lè)至縣委辦公室樂(lè)至縣人民政府辦公室關(guān)于加強(qiáng)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的實(shí)施(shsh)意見（樂(lè)委辦發(fā)201240號(hào)）根據(jù)共七十六頁(yè) 資檔發(fā)【2014】6號(hào)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)(jiqing)中小學(xué)校檔案工作的意見 資檔發(fā)【2014】7號(hào) 關(guān)于印發(fā)資陽(yáng)市中小學(xué)檔案管理辦法和資陽(yáng)市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表的通知(tngzh)要求，培訓(xùn)檔案管理工作。根據(jù)共七十六頁(yè) 樂(lè)檔發(fā)【2014】4號(hào) 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)校檔案(dng n)工作的實(shí)施意見時(shí)間：2014年03月14日 (星期五)通過(guò)(tnggu)電子方式已發(fā)到全

2、縣各中小學(xué)郵箱 樂(lè)檔發(fā)20145號(hào)資陽(yáng)市檔案局資陽(yáng)市教育局關(guān)于印發(fā)資陽(yáng)市中小學(xué)檔案管理辦法和資陽(yáng)市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表的通知 共七十六頁(yè) 樂(lè)至縣二一四年教育工作目標(biāo)任務(wù)(rn wu)考核表中檔案工作分值已由1分提升到 分。2共七十六頁(yè)學(xué)校檔案(dng n)主要有：文書(wnsh)檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、 根據(jù)：關(guān)于抓緊做好創(chuàng)建省級(jí)新農(nóng)村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的通知（樂(lè)新村檔辦20135號(hào)）教師個(gè)人檔案等。共七十六頁(yè)檔案管理工作的內(nèi)容 一.檔案收集(shuj) 二.檔案分類 三.檔案排列 四.檔案編號(hào) 五.檔案裝訂 六.檔案編目 七.檔案裝盒 八.裝櫥 共七十六頁(yè)文書(wnsh)

3、檔案 文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為(zuwi)與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用，有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。 共七十六頁(yè) （一）檔案收集工作的內(nèi)容 1、檔案室的收集（歸檔(gudng)、平時(shí)收集） 2、檔案室

4、的收集范圍 （1）.本單位各種門類和載體的檔案 （2）.與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料 （3）.代管與本單位有關(guān)的撤銷或合并機(jī)關(guān)的檔案 一、檔案(dng n)收集共七十六頁(yè) 歸檔(gudng)范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔(gudng)的部分。國(guó)家檔案局1987年形成的機(jī)關(guān)文件材料歸檔(gudng)和不歸檔(gudng)的范圍中指出：凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。 確定歸檔范圍時(shí)，應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，突出本單位基本職能活動(dòng)和中心工作。外單 位 文 件，不 論 是 上 級(jí) 同 級(jí)，還 是下 級(jí) ，應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位是否需要辦理，即是

5、否參與活動(dòng)為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)，切不可搞“有文必檔”。不管文件的來(lái)源和價(jià)值，凡是文件都?xì)w檔，這種做法是錯(cuò)誤的。同時(shí)，也不能將有價(jià)值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏了。共七十六頁(yè)（二）檔案(dng n)收集工作的意義 檔案收集(shuj)工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好收集工作有著十分重要的意義 。 1、收集工作是檔案工作的起點(diǎn) 2、收集工作是衡量檔案館(室)工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺 共七十六頁(yè)注意事項(xiàng)1、收集到有殘缺檔案(dng n)，請(qǐng)用A4紙修裱好。2、收集到有大于A4紙檔案，請(qǐng)折疊成A4 紙大小。共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)二、分類(fn li)分類 歸檔文件可以采用年度機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)保管(bog

6、un)期限或保管(bogun)期限年度機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。共七十六頁(yè)1.按年度分類 將文件按其形成年度分類。2.按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。3.按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(本項(xiàng)可以視情況(qngkung)予以取舍) 共七十六頁(yè) 歸檔文件(wnjin)應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件(wnjin)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件(wnjin)可集中排列。三、排列(pili)共七十六頁(yè)加蓋歸檔(gudng)章 歸檔章位置：歸檔章應(yīng)加蓋在每份歸檔文件右上方的空白位置。 如沒有空白處或不便(

7、bbin)蓋章時(shí)，首頁(yè)前附加空白紙蓋章。共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)31516（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）（保管期限）（館編件號(hào)）歸檔(gudng)章樣 （單位：mm） 歸檔(gudng)章樣 （單位：mm） 共七十六頁(yè)四、編號(hào)(bin ho) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng) 。共七十六頁(yè)例如(lr)某某學(xué)校（全宗(qun zn)號(hào)）2012（年度）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）教學(xué)管理（保管期限）永久（館編件號(hào)）共七十六頁(yè)五、裝訂(zhungdng) 把

8、會(huì)生銹的金屬除去(ch q)縫紉機(jī)左側(cè)軋邊、“三孔一線”；不銹鋼訂書釘裝訂演示共七十六頁(yè)六、編目(bin m)目錄項(xiàng)目，一式兩份，目錄封面(fngmin)，一式一份。共七十六頁(yè)目錄(ml)項(xiàng)目 1、件號(hào) 2、責(zé)任者 3、文號(hào) 4、題名(t mng) 5、日期 6、頁(yè)數(shù) 7、備注共七十六頁(yè)電子表格此歸檔文件目錄(ml)一式兩份共七十六頁(yè)1.界定(ji dn)件的范圍 （1）正本與定稿為一件; （2）正文與附件為一件; （3）原件與復(fù)制件為一件; （4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件; （5）來(lái)文與復(fù)文可為一件； （6）文件簽批單與正文為一件； （7）會(huì)議記錄、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)、本為一件； （8）一

9、個(gè)(y )事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件可為一件； （9）漢文本與少數(shù)民族文本為一件； （10）中文本與外文本為一件。共七十六頁(yè) 2責(zé)任者：一般填寫發(fā)文機(jī)關(guān) 3題名：一般填寫原文件標(biāo)題。文件沒題名或題名不完整的，除原題名照抄外，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加“ ”號(hào)。（如） 4日期：填寫文件的形成時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年（如2008年4月16日，應(yīng)填寫20080416）。 5頁(yè)數(shù)：填寫每一件歸檔文件的實(shí)際(shj)有效頁(yè)數(shù)。 6備注：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說(shuō)明的情況（如文件缺損、修改、移出、銷毀、插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用*表示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。 共七十六頁(yè)文書(

10、wnsh)檔案歸檔文件目錄寫填式樣歸檔文件目錄期限(qxin)-年度-盒號(hào)樂(lè)招委201333號(hào)件號(hào)責(zé)任者文 號(hào)題 名日 期頁(yè)數(shù)備注 樂(lè)招委201333號(hào) 關(guān)于做好2013年全國(guó)成人高考工作的通知1樂(lè)至縣大學(xué)中專招生委員會(huì)關(guān)于做好2013年全國(guó)成人高考工作的通知2013101052樂(lè)至縣教育工會(huì)通知轉(zhuǎn)發(fā)四川省女職工大病互助保險(xiǎn)工作的通知 201403048通知共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)文書檔案(dng n)歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄 全宗名稱：平泉縣檔案史志局 全 宗 號(hào)：0088 年 度：2008 保管期限：永久 機(jī)構(gòu)(jgu)問(wèn)題：人事共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)七、裝盒1.歸檔文件目錄

11、2.檔案 3.備考(biko)表4.脊背項(xiàng)目共七十六頁(yè)無(wú)酸紙檔案(dng n)簡(jiǎn)介 無(wú)酸紙檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲(chǔ)存文件的裝具！通常無(wú)酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無(wú)酸紙不含酸性另采用國(guó)際上先進(jìn)的AKD中性施膠工藝(gngy)、無(wú)酸腐蝕，使檔案可以長(zhǎng)期保存、不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲、防霉等特點(diǎn)，對(duì)裝訂在盒子內(nèi)的檔案文件沒有腐蝕破壞，使用方便，現(xiàn)在全國(guó)都在逐步無(wú)酸紙檔案盒替換掉過(guò)去老式笨重的紙板檔案盒和牛皮紙檔案盒。共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)文書(wnsh)檔案盒共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)樂(lè)至縣城東小學(xué)(xioxu)以學(xué)校(xuxio)公章全稱為準(zhǔn)樂(lè)至縣石佛鎮(zhèn)太來(lái)初級(jí)中學(xué)共七十六頁(yè)蓋印檔案

12、盒封面(fngmin)盒脊式樣*縣統(tǒng)計(jì)局 50 2008 永久(yngji)1 28 1 人事共七十六頁(yè)備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括(boku)盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)八、裝櫥 按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，將已經(jīng)整理(zhngl)好的文書檔案按次序進(jìn)行裝櫥和上架。 不同的分類方法和不同的目錄裝訂形式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。 二級(jí)分類上架裝櫥的方式如下：共七十六頁(yè)1、文書檔案上架裝櫥方式

13、(fngsh)一（期限年度法） 永久(yngji) 2007-2013年 30年 2007-2013年 10年 2007-2013年 共七十六頁(yè)2、文書(wnsh)檔案上架裝櫥方式二（年度期限法） 2007年 永久(yngji)+30年+10年 2008年 永久+30年+10年 2009年 永久+30年+10年 共七十六頁(yè)200720082008永久(yngji)永久(yngji)永久5110818081160行政工作黨群工作行政工作2007永久50黨群工作共七十六頁(yè) 檔案柜：屬辦公家具系列。即用來(lái)保存檔案資料的柜子；是比較傳統(tǒng)的保存檔案的裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般(ybn)以

14、木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。其優(yōu)點(diǎn)是能有效地防塵和阻止其他有害物質(zhì)的侵襲，而且搬運(yùn)挪動(dòng)便利；缺點(diǎn)是造價(jià)高，占據(jù)庫(kù)房有效空間大，單位面積存儲(chǔ)量小。檔案柜金屬制檔案柜優(yōu)點(diǎn)(yudin)：防火、防潮、防鼠、 防塵、輕巧。共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)科技(kj)檔案 科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存(bocn)的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。共七十六頁(yè)科技(kj)檔案的種類 1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案 2.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案3.基本建設(shè)檔案(dng n) 4.設(shè)備檔案(dng n)5.科學(xué)研究檔案 6

15、.醫(yī)療衛(wèi)生檔案7.天文檔案 8.氣象檔案9.地質(zhì)檔案 10.測(cè)繪檔案11.地震檔案 12.水文檔案13.環(huán)境保護(hù)檔案共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)項(xiàng)目檔案案卷(njun)封面和脊背填寫檔 號(hào)：檔案的編號(hào)案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容立卷單位：案卷的形成單位起止日期：卷內(nèi)文件的起止日期保管(bogun)期限：對(duì)照保管(bogun)期限表，從案卷保管(bogun)單位的角度確定 是永久、長(zhǎng)期、短期密 級(jí)：文件自然形成的絕密、機(jī)密和秘密依據(jù)保密規(guī)定填寫。沒有密級(jí)的可不填寫，不能寫“普通”、“無(wú)密”等字樣 共七十六頁(yè)2012樂(lè)至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍（竣工(jngng)資料）樂(lè)至縣*學(xué)校（以公章(gngz

16、hng)上名稱填寫）2012年1月12日6月8日永久2012-12012-2共七十六頁(yè)保管期限檔號(hào)案卷題名（案卷(njun)脊背式樣） 項(xiàng)目?jī)?nèi)容用碳素墨水直接(zhji)寫在脊背上。填盒號(hào)填寫：短期、長(zhǎng)期、永久如：樂(lè)至縣某某學(xué)校新建學(xué)生食堂（綜合類）填寫：如2012共七十六頁(yè)2011-1永久(yngji)永久(yngji)永久永久永久2011-22011-320122013樂(lè)至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍（綜合類）樂(lè)至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍（監(jiān)理類）樂(lè)至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍（施工類）樂(lè)至縣*學(xué)校新建學(xué)生食堂樂(lè)至縣*學(xué)校擴(kuò)建教學(xué)樓共七十六頁(yè)2011-1永久(yngji)永久(yngji)永久永久永久201

17、1-22011-320122013樂(lè)至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍樂(lè)至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍樂(lè)至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍樂(lè)至縣*學(xué)校新建學(xué)生食堂樂(lè)至縣*學(xué)校擴(kuò)建教學(xué)樓共七十六頁(yè)照片(zhopin)檔案共七十六頁(yè)共七十六頁(yè) 1.文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括(boku)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。2.編寫文字說(shuō)明的要求：(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說(shuō)明。(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；(4)時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。文字說(shuō)明的編寫(binxi)共七十六頁(yè) 所謂光盤檔案是指利用激光進(jìn)行圖像、聲音信息寫入和讀出的具有

18、參考、憑證(pngzhng)、藝術(shù)價(jià)值并歸檔保存的一種圓盤形記錄載體。光盤檔案(dng n)的概念共七十六頁(yè)光盤(un pn)檔案共七十六頁(yè)光盤(un pn)檔案說(shuō)明樣式（每張光盤(un pn)詳細(xì)說(shuō)明）全宗號(hào)目錄號(hào)分類號(hào)卷 號(hào)盤 號(hào)光盤名稱刻錄人刻 錄日 期共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)教師(jiosh)個(gè)人檔案 教師個(gè)人檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明(zhngmng)時(shí)，都需要使用檔案。 共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)共七十六頁(yè)根據(jù)縣檔案局領(lǐng)導(dǎo)(ln do)提示：教師個(gè)人檔案也可用科技檔案盒裝共七十六頁(yè)第五章法律責(zé)任第二十四條下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政(xngzhng)管理部門、有關(guān)主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政(xn