行政部調(diào)度管理流程

1、（業(yè)務(wù)到行政部領(lǐng)用行政部業(yè)務(wù)操作流程示意圖費用預(yù)算分解任務(wù)行政負(fù)責(zé)通知外部資源:（舞臺、演出類等）任務(wù)通知單行政負(fù)責(zé)通知制作任務(wù):（印刷品、彩噴、條幅等）制作任務(wù)單行政負(fù)責(zé)準(zhǔn)備物品進(jìn)場表:行政負(fù)責(zé)準(zhǔn)備現(xiàn)場所用零星物品、活動流程資料現(xiàn)場管理 現(xiàn)場反饋表、活動施工人活動物品進(jìn)場活動結(jié)束后，收集現(xiàn)場物品并正/負(fù)激勵單反饋信息，并作出處理意見庫存物品入庫物品增減明細(xì)表資料整理歸檔，活動現(xiàn)場事故匯總備注：以上涉及財務(wù)部門單據(jù)，需活動結(jié)束后一并返回財務(wù)，作為結(jié)帳依據(jù)行政調(diào)度操作制度1、輔助行政經(jīng)理處理公司的行政事務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的行政部調(diào)度管理流程2、所有工作和業(yè)務(wù)，均以表格化為準(zhǔn)。嚴(yán)格把控每一個細(xì)節(jié)

2、。3、”前管理，后總結(jié)”，每次作業(yè)前需要進(jìn)行規(guī)劃，業(yè)務(wù)不分大小，采取完全匯報制，向 部門經(jīng)理匯報；作業(yè)后每單在三天內(nèi)附所有通知任務(wù)單。4、每月月底把本月事故及處理結(jié)果，以書面形式呈報部門經(jīng)理。26日5、對二級單位的管理及公司運營中成本的控制負(fù)責(zé)， 凡因本崗位管理不善而造成的損失 自行責(zé)任。6、按時給二級單位結(jié)帳。除演職人員現(xiàn)場結(jié)帳外，其他長期合作的二級單位每月對單， 28 日結(jié)帳。7、定期對合作單位所提供樣品進(jìn)行更新，保證樣品的完整性。8、調(diào)度的工作應(yīng)做到范本化、模式化。因該崗位涉及到的內(nèi)容較鎖碎，故在處理各項單據(jù)、歸類、存檔時，都應(yīng)做到模式化，各有其位，不要因個人喜好隨意放置，如有變化需進(jìn)行

3、相關(guān)的通知；對于二級單位的管理、手續(xù)申請、采買等，都應(yīng)做到范本化，制定相關(guān)內(nèi)容的文本并存檔，保證該工作的延續(xù)性。9、活動結(jié)束后，調(diào)度、現(xiàn)場管理人員應(yīng)積極配合，立刻入庫。入庫時依據(jù)“任務(wù)單”核查，如發(fā)現(xiàn)物品有損耗或丟失，應(yīng)及時報損或辦理出庫手續(xù)。10、要求本部職員通訊工具24 小時暢通，并嚴(yán)格執(zhí)行通訊工具管理條例11 、積極主動配合財務(wù)部及上級主管進(jìn)行不定期的抽查。12、有效擴(kuò)大合作資源（對本崗位工作量有影響的部分）12、嚴(yán)格控制成本，有效降低費用（對本崗位工作量有影響的部分）13、提高公司庫存物品利用率。14、行政調(diào)度在分解任務(wù)時，必須統(tǒng)一調(diào)配合作單位，經(jīng)營同種項目的合作輪流使用，不得連續(xù)合作

4、，確保動作順暢。15、行政人員在分解任務(wù)單時，根據(jù)合同項目內(nèi)容填寫任務(wù)單，須經(jīng)責(zé)任人簽字確認(rèn)，合同項目之外的服務(wù)，需事先打開支申請。16、分解任務(wù)時，首先調(diào)配長期合同的、有質(zhì)量保證金的，其次調(diào)虎離山用新的合作伙伴。17、調(diào)配新項目時須至少尋找3 家執(zhí)行方，價格優(yōu)惠者先考慮；但在特殊執(zhí)行時，必須考慮執(zhí)行方的資質(zhì)及執(zhí)行力。行政部與業(yè)務(wù)部對接工作示意圖業(yè)務(wù)部到行政部領(lǐng)取合同業(yè)務(wù)部第一時間將合同返回到行政Q業(yè)務(wù)部提交項目要求單Q行政部控制成本，作出費用預(yù)算K行政部分解合同，填寫任務(wù)單a業(yè)務(wù)部審核任務(wù)單，簽字確認(rèn)一凡需要制作、印刷的，業(yè)務(wù)部提供打印稿；行政部通知企劃部電子傳圖，行政必須親自審核業(yè)務(wù)部對項

5、目進(jìn)行檢查上 一,行政部準(zhǔn)備現(xiàn)場反饋表，待活動結(jié)束后，業(yè)務(wù)部反饋信息 ，行政部做處理意見行政部與業(yè)務(wù)部對接工作注意事項簽定合同后，活動執(zhí)行流程分為四個階段（需業(yè)務(wù)、行政配合）第一階段：分配任務(wù)第二階段：檢查驗收第三階段；會前準(zhǔn)備第四階段；善后總結(jié)第一階段：分配任務(wù)1、業(yè)務(wù)人員提交合同及項目要求單，計算成本控制預(yù)算。2、業(yè)務(wù)部、行政部召開第一次會議。參會人員有：行政調(diào)度、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人講解活動方案，并提交合同項目要求及各種附件合同項目要求見表格一，需詳細(xì)填寫項目要求、尺寸、完成時間等附件包括：條幅內(nèi)容、彩噴畫面內(nèi)容、及其他需要制作內(nèi)容的尺寸、小樣。注意：合同項目要求、各種附件必須有業(yè)務(wù)負(fù)

6、責(zé)人簽字確認(rèn)字樣3、行政口岸對方案進(jìn)行理解及消化，然后下任務(wù)單，在當(dāng)天集中時間，統(tǒng)一由業(yè)務(wù)人員進(jìn)行審核并簽字確認(rèn)。4、行政調(diào)度內(nèi)部進(jìn)行任務(wù)分解，分解前需內(nèi)部召開碰頭會議，合理調(diào)配資源，嚴(yán)格按成本預(yù)算進(jìn)行控制。5、行政調(diào)度根據(jù)具體執(zhí)行時的尺寸，可以要求設(shè)計人員直接進(jìn)行更改， 但需告知業(yè)務(wù)人員更改的原因。6、業(yè)務(wù)部隨時增加的物品也必須提供項目要求單及附件。第二階段：檢查驗收1、行政調(diào)度下單完畢后，按制作要求監(jiān)督合作單位的進(jìn)度。2、行政人員組織業(yè)務(wù)人員對項目進(jìn)行驗收，例如：條幅、彩噴、旗子等。3、 行政調(diào)度、 業(yè)務(wù)人員需每天核對一次合同明細(xì)及進(jìn)度， 以便及時、 準(zhǔn)確的落實每個項目，檢查是否有漏項。有

7、需提前交給客戶的物品，行政調(diào)度需將物品交接單及物品一起交于業(yè)務(wù)人員。4、提前進(jìn)入場地進(jìn)行安裝與施工的，行政調(diào)度需與業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)任人進(jìn)行溝通并安排現(xiàn)場監(jiān)管人員。5、需與酒店協(xié)調(diào)內(nèi)容，先由2 個部門進(jìn)行溝通，然后再與酒店方協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)工作可由 2 部門共同完成，協(xié)調(diào)內(nèi)容請以文件的形式交于酒店負(fù)責(zé)人。第三階段：會前準(zhǔn)備1、業(yè)務(wù)部在活動前三天提交客戶確認(rèn)的活動流程、主持稿及各種文字資料。2、在每場活動的前一天由行政和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行會議布置（人員安排、物品安排、車輛安排） 。2、行政調(diào)度、業(yè)務(wù)部組織人員開會，進(jìn)行工作安排。3、活動前一天打印相關(guān)的文字資料，例如：主持稿、活動流程等。第四階段：善后工作1、現(xiàn)場結(jié)

8、束后，業(yè)務(wù)人員與客戶進(jìn)行現(xiàn)場交接，請?zhí)崆皽?zhǔn)備物品交接單。2、不能現(xiàn)場交接的， 但是客戶還要留存的， 請?zhí)崆案嬷姓藛T。 行政人員安排統(tǒng)一存放，然后交于客戶。3、活動結(jié)束后， 行政人員通知二級單位撤場及給相關(guān)人員結(jié)帳； 如有事故發(fā)生的或現(xiàn)場服務(wù)不好的，行政做出處理決定，并將事故記錄。4、行政人員組織人員對公司的物品進(jìn)行整理。例如：桌布、自宣物品、工具箱、 X 展架等。5、活動完畢后，業(yè)務(wù)人員整理活動照片，將需要洗的照片交于行政部；如需制作影像資料的需將制作內(nèi)容交于行政部。 行政部在活動結(jié)束后的三天內(nèi)將照片、 碟等資料交于業(yè)務(wù)部。6、業(yè)務(wù)人員在活動結(jié)束后的一天內(nèi)將合同的補充明細(xì)做出， 交于行政；

9、 行政在活動結(jié)束的三天后將所有單據(jù)返回財務(wù)。項目要求單項目名稱數(shù)量完成時間配套物品備注活動名稱:活動地點:活動時間:業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人:業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人:格式一2:費用預(yù)算單活動名稱:活動地點:活動時間:項目數(shù)量金額備注合計金額（大寫）:人員通知單（執(zhí)行方：）活動名稱:活動地點:完成時間:項目數(shù)量單價金額服務(wù)內(nèi)容及要求到位時間:合計金額（大寫）：說明1、每次活動，執(zhí)行方須提前接單，并按該通知單要求執(zhí)行，憑單支付費用。2、如執(zhí)行方時間延誤30分鐘以內(nèi)，向甲方支付該項目30%勺違約金；若執(zhí) 行方時間延誤超過30分鐘，扣除相應(yīng)的人工費，并賠償因此造成的損失。3、在執(zhí)行期內(nèi)乙方出現(xiàn)的任何違法行為或事故，甲方不承擔(dān)

10、任何責(zé)任，均 由乙方負(fù)責(zé)。4、執(zhí)行方在服務(wù)期內(nèi)代表甲方形象，不得自行與客戶交流，更不得發(fā)生不 利于甲方形象的言行。否則扣除全部人工費，并賠償因此造成的損失。下單人：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人：接單人:制作通知單（執(zhí)行方:）活動名稱：活動地點：完成時間:項目材質(zhì)數(shù)量及規(guī)格單價金額備注合計金額：（大寫）：:說 明1、每次活動，執(zhí)行方須提前接單，并按該通知單要求執(zhí)行，憑單支付費用。2、如執(zhí)行方時間延誤30分鐘以內(nèi)，向甲方支付該項目30%勺違約金；若執(zhí)行方時 間延誤超過30分鐘，扣除相應(yīng)的人工費，并賠償因此造成的損失。3、在執(zhí)行期內(nèi)乙方出現(xiàn)的任何違法行為或事故，甲方不承擔(dān)任何責(zé)任，均由乙方 廷。4、執(zhí)行方在服務(wù)期內(nèi)代表甲方形象，/、得自行與客