航運(yùn)企業(yè)檔案管理實(shí)例分析

1、 航運(yùn)企業(yè)檔案管理實(shí)例分析 楊潔文航海業(yè)是反映國(guó)家綜合實(shí)力的重要產(chǎn)業(yè)，近年來(lái)隨著我國(guó)科技的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，也帶動(dòng)了航運(yùn)業(yè)的迅猛發(fā)展，我國(guó)航運(yùn)業(yè)正以自己獨(dú)有的姿態(tài)，在國(guó)際舞臺(tái)上掌握著更多的話語(yǔ)權(quán)。通過(guò)航運(yùn)史我們看到，中國(guó)的航運(yùn)業(yè)在經(jīng)歷了被世界影響和改變的過(guò)程后，正在影響和改變著世界，航運(yùn)企業(yè)檔案對(duì)航運(yùn)企業(yè)的發(fā)展有著不容忽視的作用。在當(dāng)前國(guó)際經(jīng)濟(jì)環(huán)境嚴(yán)峻復(fù)雜和國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)總體放緩的情況下，航運(yùn)企業(yè)要度過(guò)“低潮期”需要進(jìn)一步培育和保持自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，航運(yùn)企業(yè)的檔案管理也需要相應(yīng)調(diào)整和創(chuàng)新，運(yùn)用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為企業(yè)查證、參考、咨詢、決策等提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。一、個(gè)案分析某企業(yè)是一

2、家以航運(yùn)為主業(yè)的跨地區(qū)、跨國(guó)、跨行業(yè)、跨所有制經(jīng)營(yíng)的特大型綜合性企業(yè)集團(tuán)。主營(yíng)集裝箱、油品、散貨、旅客等運(yùn)輸業(yè)務(wù)。境外下屬公司、代理、代表處超過(guò)100家，業(yè)務(wù)范圍已覆蓋全球100多個(gè)國(guó)家和地區(qū)。在推進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的過(guò)程中，該航運(yùn)企業(yè)重新制訂和完善了檔案管理規(guī)范，建立了多全宗平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)，使企業(yè)檔案管理水平總體得到了進(jìn)一步提升。目前該企業(yè)在上海地區(qū)的檔案管理采用屬地化模式，即總部及上海地區(qū)各公司檔案委托其上海一家一級(jí)子公司的檔案管理中心進(jìn)行管理。（一）檔案管理中心職責(zé)該檔案管理中心作為屬地化檔案管理機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)包括：1.認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案法和該集團(tuán)有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)制訂本公司檔案工作規(guī)章制度、

3、做好檔案工作規(guī)劃和總結(jié)；2.負(fù)責(zé)該企業(yè)集團(tuán)總部機(jī)關(guān)及本公司各類檔案的管理工作；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)上海地區(qū)各一級(jí)公司委托的檔案管理工作。根據(jù)該企業(yè)檔案委托管理收費(fèi)辦法實(shí)行有償服務(wù)；4.負(fù)責(zé)對(duì)本公司及基層各單位檔案的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作；5.負(fù)責(zé)集團(tuán)及本公司檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。整合檔案資源、做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作。根據(jù)上級(jí)檔案館關(guān)于檔案移交的有關(guān)規(guī)定，定期移交永久性保管檔案；6.負(fù)責(zé)檔案防護(hù)工作，確保檔案安全。會(huì)同有關(guān)單位和部門(mén)對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，并予妥善處理；7.負(fù)責(zé)本公司專、兼職檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。（二）檔案管理新做法從上述企業(yè)概況和檔案管理中心的工作職責(zé)可以看出，企業(yè)在檔案管理方面采

4、用了以下新的做法：1.企業(yè)檔案管理范圍擴(kuò)大：一級(jí)子公司的檔案管理中心管理范圍從本企業(yè)擴(kuò)大至上海區(qū)域。該集團(tuán)下屬上海地區(qū)各一級(jí)公司的檔案資源最后都匯總到檔案管理中心，便于總部對(duì)檔案進(jìn)行集中管理。檔案管理中心的業(yè)務(wù)量增大，軟硬件的要求也相應(yīng)提高。2.設(shè)立有償服務(wù)制：區(qū)域內(nèi)的其他一級(jí)子公司委托檔案中心管理檔案，須根據(jù)檔案數(shù)量和保管時(shí)間繳納費(fèi)用。這一制度使檔案管理中心從一個(gè)完全依靠企業(yè)撥款的部門(mén)，轉(zhuǎn)型為向企業(yè)提交利潤(rùn)的部門(mén)，更符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)運(yùn)營(yíng)法則。3.建立檔案管理系統(tǒng)：該集團(tuán)建立了一套多全宗檔案管理系統(tǒng)，包含了集團(tuán)總部以及下屬四個(gè)試點(diǎn)公司。系統(tǒng)的建立使得企業(yè)檔案管理更加有效、集中、統(tǒng)一，系

5、統(tǒng)管理下的檔案整理還改革了傳統(tǒng)組卷模式，全面實(shí)行“一文一件”歸檔法和企業(yè)檔案“十大類”分類法，更好地貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局第10號(hào)令企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定精神。二、企業(yè)檔案管理新特點(diǎn)企業(yè)檔案管理在新形勢(shì)下的任務(wù)，是要與現(xiàn)代企業(yè)制度不斷相適應(yīng)，不斷求發(fā)展，更好地為企業(yè)管理各項(xiàng)工作服務(wù)。筆者從上述個(gè)案以及相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前企業(yè)檔案管理在總體上表現(xiàn)出以下新特點(diǎn)：（一）企業(yè)檔案管理的自主性。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中主體地位的確定，相應(yīng)決定了企業(yè)在檔案管理工作中的自主性。企業(yè)檔案工作不完全按照政府或檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行，這一傾向在民營(yíng)企業(yè)中表現(xiàn)尤為明顯。（二）企業(yè)檔案管理模式的多元性。由于

6、企業(yè)所有制、規(guī)模、技術(shù)水平等差異，企業(yè)檔案管理的觀念與方式上明顯表現(xiàn)出個(gè)性化特征，打破了傳統(tǒng)體制下千企一面的管理模式。（三）企業(yè)建檔領(lǐng)域的動(dòng)態(tài)性。傳統(tǒng)體制下企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)相對(duì)穩(wěn)定，企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成基本上多年不變?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的形成，企業(yè)建檔領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，如企業(yè)董事會(huì)檔案、資產(chǎn)管理檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、人力資源管理檔案等，明顯表現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性特征。（四）信息技術(shù)應(yīng)用的廣泛性。企業(yè)信息化促進(jìn)了檔案管理信息化，信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用無(wú)論是在廣度還是深度上，都呈現(xiàn)明顯的加快趨勢(shì)，在大型企業(yè)中的表現(xiàn)尤為明顯。（五）重視檔案工作的效益性。企業(yè)經(jīng)營(yíng)的自主性、營(yíng)利性強(qiáng)化了檔案工作的成本、

7、效益觀念。從整體上看，企業(yè)檔案工作的規(guī)模與企業(yè)需求間是動(dòng)態(tài)平衡關(guān)系，而這一動(dòng)態(tài)平衡的基礎(chǔ)是檔案工作成本與效益的平衡。三、提高航運(yùn)企業(yè)檔案管理水平的幾點(diǎn)建議針對(duì)上述企業(yè)檔案管理新特點(diǎn)，本文對(duì)提高企業(yè)檔案管理水平提出以下建議：（一）建設(shè)集中統(tǒng)一的檔案管理部門(mén)，加強(qiáng)企業(yè)檔案資源整合利用。1.大型企業(yè)將分散的檔案部門(mén)撤銷合并，在一定區(qū)域內(nèi)形成一個(gè)專業(yè)檔案管理部門(mén)，有利于統(tǒng)一管理和降低成本。大型企業(yè)檔案管理通常是由各個(gè)分公司自己負(fù)責(zé)本公司的檔案。檔案管理各自為政、水平參差不齊。建立統(tǒng)一的檔案管理部門(mén)，可以有效地防止這些情況發(fā)生，有利于集團(tuán)自上而下形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系。而各個(gè)分公司也可以降低企業(yè)的人力

8、和辦公成本，減輕工作負(fù)擔(dān)。2.大型企業(yè)檔案集中管理模式有利于檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。大型企業(yè)檔案集中管理模式，使得檔案收集內(nèi)容變得廣泛，類型多樣化。區(qū)域內(nèi)的跨分公司檔案資源整合，減少了從底層收集的環(huán)節(jié)，更好地保證了檔案資源的完整性，也有助于檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。（二）建設(shè)與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮信息化手段優(yōu)勢(shì)。endprint1.選擇合適的系統(tǒng)建設(shè)方案要根據(jù)企業(yè)自身的規(guī)模、組織架構(gòu)、資金、硬件配置等情況，選擇合適的系統(tǒng)建設(shè)方案。系統(tǒng)建設(shè)的模式通常有兩種：分布式系統(tǒng)建設(shè)和集中式系統(tǒng)建設(shè)。（1）分布式系統(tǒng)建設(shè)：代表企業(yè)上海建工集團(tuán)。在總公司部署一套檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)內(nèi)網(wǎng)來(lái)管理總部檔案數(shù)據(jù)

9、。下屬一級(jí)分公司獨(dú)立部署各自檔案系統(tǒng)?？偛亢头止靖髯曰ゲ桓缮?。此外，在總部再設(shè)置一個(gè)集中式檔案目錄中心。目錄中心能夠通過(guò)Web Service 接口或數(shù)據(jù)導(dǎo)入，收集總部及下屬一級(jí)公司數(shù)據(jù)，整合數(shù)據(jù)資源，最終提供整個(gè)集團(tuán)的查詢利用服務(wù)。（2）集中式系統(tǒng)建設(shè)：代表企業(yè)中國(guó)海運(yùn)、 國(guó)家電網(wǎng)。在總部采用“物理集中、邏輯分離”的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)策略，部署一套多全宗的管理系統(tǒng)。下屬分公司不再專門(mén)部署系統(tǒng)，而是通過(guò)專網(wǎng)統(tǒng)一登錄總部的檔案系統(tǒng)進(jìn)入自己公司全宗進(jìn)行檔案管理。下屬公司只能管理和查看本公司的檔案數(shù)據(jù)及開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)，跨權(quán)限的檔案查看需由公司進(jìn)行審批?？偛颗c下屬單位在一個(gè)檔案系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)管理與共享。2.實(shí)現(xiàn)檔案

10、管理系統(tǒng)與專業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接要充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，必須對(duì)前期生成的文件進(jìn)行管控。企業(yè)文件形成于生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)方面，要使檔案系統(tǒng)能夠發(fā)揮信息化管理的作用，必須實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與專業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接。如，將OA系統(tǒng)中辦結(jié)的文件通過(guò)數(shù)據(jù)接口，傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行收集、整理、歸檔。檔案系統(tǒng)作為文件辦結(jié)后的歸宿不僅僅是被動(dòng)地接受，而是能夠?qū)A生成的文件提出要求，使文件在生成之初就能符合歸檔要求，實(shí)現(xiàn)，檔案系統(tǒng)對(duì)文件的前端控制。檔案系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，不僅便于檔案的收集完整性，拓展檔案的業(yè)務(wù)能力和多樣性，更讓檔案與公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)工作緊緊聯(lián)系在一起，滲入到企業(yè)工作的核心體系中。3.紙質(zhì)檔案

11、的數(shù)字化對(duì)于企業(yè)以往形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，數(shù)字化是主要手段。數(shù)字化使企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案擺脫了地理位置的束縛，有利于檔案信息的利用和編研，更好地服務(wù)于企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。在實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)作好統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)企業(yè)“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，力爭(zhēng)做到數(shù)字化的企業(yè)檔案應(yīng)該是高價(jià)值、高利用率、有序、標(biāo)準(zhǔn)、有特色的信息資源。（三）檔案服務(wù)品牌意識(shí)建設(shè)品牌是無(wú)形資產(chǎn)，品牌建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。企業(yè)有自己的品牌，但企業(yè)檔案工作因多在企業(yè)內(nèi)部，為所在企業(yè)服務(wù)，從而忽視了檔案服務(wù)品牌的建立。企業(yè)檔案工作作為一項(xiàng)服務(wù)性工作，也應(yīng)當(dāng)有品牌建設(shè)。企業(yè)檔案服務(wù)品牌的建立，可以從服務(wù)理念、硬件設(shè)

12、施和專業(yè)人員三方面入手。1.服務(wù)理念：企業(yè)是檔案部門(mén)的最大而且唯一的“顧客”。檔案部門(mén)面對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)和員工，應(yīng)該考慮企業(yè)的整體利益，建立以企業(yè)為中心的觀念，將“以顧客為中心”作為一條紅線，貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程。2.服務(wù)設(shè)施：要樹(shù)立起檔案服務(wù)的品牌，檔案庫(kù)房管理硬件設(shè)施必須嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，庫(kù)房的規(guī)格、溫濕度控制、“八防”措施等是否完善都影響到檔案的安全保管；利用網(wǎng)絡(luò)將檔案服務(wù)便及企業(yè)的各個(gè)角落，數(shù)據(jù)庫(kù)及軟件建設(shè)將為檔案服務(wù)提供便利。3.專業(yè)人員：檔案人員的專業(yè)素質(zhì)直接體現(xiàn)在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)讓檔案人員了解企業(yè)文化和發(fā)展愿景，激發(fā)檔案員工對(duì)自己崗位的熱愛(ài)，將實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值與企業(yè)目標(biāo)結(jié)合在一起。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專業(yè)技術(shù)能力，定時(shí)參加崗位培訓(xùn)，培養(yǎng)一批有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、具備扎實(shí)檔案管理理論知識(shí)和運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段能力的檔案人才。中國(guó)航運(yùn)業(yè)在世界航運(yùn)經(jīng)濟(jì)大的背景下既