行政接待流程

1、行政接待流程一、目的為樹(shù)立公司良好形象， 擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流， 本著“熱情禮貌、 服務(wù)周到、 厲行節(jié)約、 對(duì)口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則。二、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門(mén)。三、管理人力資源部為公司接待工作的歸口管理部門(mén)， 負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理， 擬定重要來(lái)賓 的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障。公司各部門(mén)在接到重要來(lái)訪預(yù)約后， 可提前 2 天郵件報(bào)人力資源部，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃， 及時(shí)填寫(xiě)會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)表 （表單見(jiàn)附件二），有特殊需要的要在日程表中詳細(xì)注明，需公 司領(lǐng)導(dǎo)出面、人力資源部部協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前 1 天告知相關(guān)接待人員。四、計(jì)劃與準(zhǔn)備1、

2、人力資源部在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門(mén)來(lái)訪預(yù)約時(shí)，對(duì)來(lái)賓接待，應(yīng)了解來(lái)賓基本情況：來(lái)賓 職務(wù)、來(lái)訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表, 酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。 （詳情請(qǐng)見(jiàn)附件一）2、人力資源部根據(jù)來(lái)賓實(shí)際情況，按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí) 間及場(chǎng)所。3、人力資源部根據(jù)來(lái)賓情況及接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請(qǐng)來(lái)賓的酒店，酌情安排用餐標(biāo)準(zhǔn)；提前按接待標(biāo)準(zhǔn) 預(yù)約好來(lái)賓下榻酒店。4、人力資源部根據(jù)情況計(jì)劃安排來(lái)賓游覽路線、娛樂(lè)項(xiàng)目等。5、人力資源部根據(jù)會(huì)議需要，提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需物品，如：設(shè)備、會(huì)議資料、辦公用 品、茶水等。6、人力資源部根據(jù)情況安排接

3、待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽(tīng)從人力資源部 經(jīng)理和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、人力資源部根據(jù)情況提前購(gòu)買(mǎi)車票及機(jī)票。五、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。5、迎接來(lái)賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間， 提前等候與公司門(mén)口或車站機(jī)場(chǎng)，接待人員引見(jiàn)介紹主賓時(shí)，要注意順序。6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過(guò)走廊時(shí)：通常走在客人的右前方， 不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步， 轉(zhuǎn)彎處伸右手示意， 并說(shuō)“這邊請(qǐng)”。8、座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主

4、人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。9、送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門(mén)口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開(kāi)。 詳情請(qǐng)見(jiàn)附件三服務(wù)禮儀 PPT六、注意事項(xiàng)接待中涉及機(jī)要事務(wù)、 秘密文電、重要會(huì)議， 要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司 情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說(shuō)明。七、信息反饋接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)重要來(lái)訪信息， 將與來(lái)訪者交流中取得的信息匯總整理， 提取其中對(duì) 公司有價(jià)值的信息交有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。附件一:行政接待流程序號(hào)事項(xiàng)接待申請(qǐng)確定接待類別細(xì)則申請(qǐng)人需要提前兩天郵箱申請(qǐng)客戶來(lái)訪接待，填寫(xiě)會(huì)議預(yù)約 申請(qǐng)表確定來(lái)訪接待類別，公司根據(jù)工作的需要安排接待人員，肩負(fù)

5、接待任務(wù)的人員必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)整個(gè)接待過(guò)程。負(fù)責(zé)人申請(qǐng)人人力資源部部門(mén)負(fù)責(zé)人人力資源部根據(jù)與部門(mén)負(fù)責(zé)人溝通內(nèi)容進(jìn)行安排行程確定行程安排獲取信息：接待類別、是否用車、住宿、餐飲、禮品等提供信息：路線指引、泊車位置等；接待人員人力資源部接車（接機(jī)）人力資源部根據(jù)實(shí)際情況安排接待車輛，協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。安排住宿、餐飲根據(jù)班次的時(shí)間或者來(lái)訪人員的需要安排住宿、餐飲接待人員 人力資源部接待人員 人力資源部會(huì)議用品準(zhǔn)備根據(jù)接待需求，提前安排好會(huì)議中所需物品： 設(shè)備（電腦、投影儀、插線板、音響等）資料（企業(yè)簡(jiǎn)介、宣傳片、會(huì)議材料等）辦公用品（紙、 白板筆、簽字筆、黑板擦等） 茶歇用品（紅茶、綠茶、咖啡

6、、紙巾、杯子等）接待人員人力資源部主動(dòng)招呼、來(lái)訪登記、迅速聯(lián)絡(luò)（詳情見(jiàn)服務(wù)禮儀PPT引領(lǐng)安排貴賓接待：前臺(tái)迎接來(lái)客于招待室，公司領(lǐng)導(dǎo)陪客接待。 業(yè)務(wù)接待：業(yè)務(wù)部門(mén)主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談。接待人員人力資源部普通接待：相關(guān)來(lái)訪部門(mén)接待并服務(wù)。請(qǐng)來(lái)訪者到接待處等候，給客人泡上茶水或礦泉水，如是重要 客戶，需茶水安排及時(shí)進(jìn)入會(huì)議室添水。人力資源部會(huì)議結(jié)束禮品：來(lái)訪人員離開(kāi)，由接待人員陪同送車，如有公司贈(zèng)送的 紀(jì)念品， 一定要提醒或者直接遞交到來(lái)訪人員手上。送行：須等到來(lái)訪人員離開(kāi)自己的視線范圍以后，才能離開(kāi)。接待人員人力資源部清潔：接待完畢后，及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)；電話回訪，后續(xù)跟進(jìn)，信息反饋，及時(shí)總結(jié)。后續(xù)工作適時(shí)去電進(jìn)行咨詢接待工作的情況，了解客戶對(duì)公司的產(chǎn)品和企業(yè)形象等等方面的意見(jiàn)。及時(shí)做好報(bào)告上報(bào)公司，以便改進(jìn)。接待人員附件二:會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)表申請(qǐng)申請(qǐng)部門(mén)信息申請(qǐng)人對(duì)接負(fù)責(zé)人申請(qǐng)日期董事長(zhǎng) 口 總經(jīng)理 口 部門(mén)經(jīng)理口 業(yè)務(wù)員口 一般職員安排對(duì)口部門(mén)接待協(xié)調(diào)部門(mén)來(lái)訪目的來(lái)訪來(lái)訪公司名稱信息來(lái)訪人數(shù)姓名到達(dá)日期預(yù)計(jì)離開(kāi)日期性別電話備注訪客信息接待類別貴賓接待業(yè)務(wù)接待口普通接待接待是否用車接機(jī)（機(jī)場(chǎng)、火車站）口市內(nèi)用車（觀光旅游）口其它用車時(shí)間是否住宿住宿付款方式接待用餐安排用車時(shí)間是否公司支付公司宴請(qǐng)?jiān)氯諘r(shí)分口客人自行支付口協(xié)助預(yù)訂要求餐飲費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)禮品名稱禮品