教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化(SOP)流程圖制作規(guī)范目錄

1、.PAGE ：.；教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化SOP流程圖製作規(guī)範(fàn)目錄前言.P1目的.P1流程圖符號(hào).P1流程圖結(jié)構(gòu)說明.P2循序結(jié)構(gòu).P2選擇結(jié)構(gòu).P3二元選擇結(jié)構(gòu).P3多重選擇結(jié)構(gòu).P4三、重覆結(jié)構(gòu).P5一REPEATUNTIL 結(jié)構(gòu).P5二DOWHILE結(jié)構(gòu).P6伍、 流程圖繪製原則.P7陸、 範(fàn)例教育部暨所屬各機(jī)關(guān)計(jì)畫資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核作業(yè)流程P11教育部有效率會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程.P13國(guó)立技專校院資本門工程新興計(jì)畫審核作業(yè)流程 .P16技術(shù)學(xué)院申請(qǐng)改名科技大學(xué)審核作業(yè)流程 .P19教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化SOP流程圖製作規(guī)範(fàn) 秘書室管考科製 931009壹、前言標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程是企業(yè)界常用的一種作業(yè)方法。其

2、目的在使每一項(xiàng)作業(yè)流程均能清楚呈現(xiàn)，任何人只需看到流程圖，便能一目了然。作業(yè)流程圖確實(shí)有助於相關(guān)作業(yè)人員對(duì)整體任務(wù)流程的掌握。製作流程圖的好處有三：一切流程一目了然，任務(wù)人員能掌握全局。更換人手時(shí)，按圖索驥，容易上手。一切流程在繪製時(shí)，很容易發(fā)現(xiàn)疏失之處，可適時(shí)予以調(diào)整更正，使各項(xiàng)作業(yè)更為嚴(yán)謹(jǐn)。貳、目的一、為建立本部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化SOP流程圖之可讀性及一致性，乃參考美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)協(xié)會(huì)American National Standards Institute, ANSI系統(tǒng)流程圖標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)，選定部份常用圖形，作為本規(guī)範(fàn)流程圖製作符號(hào)；及參考道勤企業(yè)管理顧問效率會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)流程，作為本規(guī)範(fàn)流程作業(yè)要項(xiàng)及流程圖

3、之範(fàn)例。二、本規(guī)範(fàn)對(duì)於流程圖繪製方式，採(cǎi)用由上而下結(jié)構(gòu)化程式設(shè)計(jì)Top-down Structured Programming觀念，亦即流程圖的結(jié)構(gòu)，由循序、選擇及重覆三種結(jié)構(gòu)所組成，以製作一個(gè)簡(jiǎn)單、易懂及便於維護(hù)、修正的流程圖。三、對(duì)於製作流程圖共通性目標(biāo)，本規(guī)範(fàn)亦列出流程圖繪製原則。參、流程圖符號(hào)可由電腦的Word 軟體中，工具列插入圖片快取圖案流程圖，選取各種圖示繪製；其中最常用者，有以下八種，說明如下： 符 號(hào)名 稱意 義準(zhǔn)備作業(yè)Start流程圖開始處理Process處理程序決策Decision不同方案選擇終止END流程圖終止路徑Path指示路徑方向文件Document輸入或輸出文件已

4、定義處理(Predefined Process運(yùn)用某一已定義之處理程序連接Connector流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口註解(Comment)表示附註說明之用 肆、流程圖結(jié)構(gòu)說明： 一、循序結(jié)構(gòu)Sequence 一圖形： 二意義：處理程序循序進(jìn)行。 三語法：DO 處理程序1 THEN DO 處理程序2 四實(shí)例： 五運(yùn)用時(shí)機(jī)：本結(jié)構(gòu)適用於具有循序發(fā)生特性之處理程序，而繪製圖形上下順序就是處理程序進(jìn)行順序。 二、選擇結(jié)構(gòu)Selection 二元選擇結(jié)構(gòu)根本結(jié)構(gòu) 一圖形： 二意義：流程依據(jù)某些條件，分別進(jìn)行不同處理程序。 三語法：IF 條件 THEN DO 處理程序1 ELSE DO

5、 處理程序2 四實(shí)例： 五運(yùn)用時(shí)機(jī)：1.本結(jié)構(gòu)適用於須經(jīng)選擇或決策過程，再依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進(jìn)行不同處理程序。2.選擇或決策結(jié)果，可以用是、否、通過、不通過或其它相對(duì)文字，來敘明不同路徑處理程序。3.經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序，可以僅有一個(gè)，例如：僅有是或否的處理程序。 多重選擇結(jié)構(gòu)二元選擇結(jié)構(gòu)變化結(jié)構(gòu) 一圖形： 二意義：流程依據(jù)某些條件，分別進(jìn)行不同處理程序。 三語法：FOR 條件P CASE 1 DO 處理程序1 CASE 2 DO 處理程序2 . CASE n DO 處理程序n 四實(shí)例： 五運(yùn)用時(shí)機(jī)：1.本結(jié)構(gòu)是二元選擇結(jié)構(gòu)之變化，流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進(jìn)行不同處理程序。

6、2.選擇或決策結(jié)果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。 三、重覆結(jié)構(gòu)Iteration REPEAT-UNTIL結(jié)構(gòu) 一圖形： 二意義：重覆執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真True為止。 三語法：REPEAT-UNTIL 條件 DO 處理程序 四實(shí)例： 五運(yùn)用時(shí)機(jī)： 1.本結(jié)構(gòu)適用於處理程序依據(jù)條件需重覆執(zhí)行的情況，而當(dāng)停頓繼續(xù)執(zhí)行的條件成立後，即離開重覆執(zhí)行迴圈至下一個(gè)流程。 2.本重覆結(jié)構(gòu)是先執(zhí)行處理程序，再判斷條件能否要繼續(xù)執(zhí)行。 DO-WHILE結(jié)構(gòu) 一圖形： 二意義：除了在執(zhí)行處理程序之前，得先測(cè)試條件外，DO-WHILE結(jié)構(gòu)和REPEAT-UNTIL

7、結(jié)構(gòu)很類似，假設(shè)條件為偽False，就不再執(zhí)行處理程序。 三語法：DO-WHILE 條件 DO 處理程序 四實(shí)例： 五運(yùn)用時(shí)機(jī)：1.本結(jié)構(gòu)適用於處理程序依據(jù)條件需重覆執(zhí)行的情況，而當(dāng)停頓繼續(xù)執(zhí)行的條件成立後，即離開重覆執(zhí)行迴圈至下一個(gè)流程。2.本重覆結(jié)構(gòu)是先判斷條件能否成立，再執(zhí)行處理程序。伍、流程圖繪製原則一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內(nèi)各流程圖文字請(qǐng)鍵入KEY WORD，各細(xì)部流程假設(shè)需補(bǔ)充說明，請(qǐng)精簡(jiǎn)條列以虛線旁支說明，每點(diǎn)以不超過二行為原則請(qǐng)見範(fàn)例。二、各項(xiàng)細(xì)部流程有辦理期程者，應(yīng)註明。三、各項(xiàng)步驟有選擇或決策結(jié)果，如可、否、通過、不通過或其他相對(duì)文字時(shí)，請(qǐng)回饋校正流程能否有遺漏

8、，以防止懸而未決狀況。四、留意各流程圖動(dòng)線勾稽的合理性、並考量能否需建置分表或合成簡(jiǎn)要總表，分表與總表應(yīng)以符號(hào)、顏色或欄位等區(qū)隔，使人一目瞭然。 五、流程圖符號(hào)繪製陳列順序，為由上而下，由左而右。 六、處理程序請(qǐng)以阿拉伯?dāng)?shù)字，由1開始，依處理程序陳列順序編號(hào)，並以文字依處理程序功能命名。文字命名部份，以動(dòng)詞受詞及簡(jiǎn)明扼要敘述為原則。假設(shè)須表示處理程序之單位，則在編號(hào)之後，加上單位名稱。 【實(shí)例】處理程序假設(shè)屬平行作業(yè)關(guān)係，其編號(hào)請(qǐng)多加一碼如8.1，8.2等依序編號(hào)，並宜陳列在流程圖同一高度，而下一個(gè)處理程序編號(hào)，則自動(dòng)添加1如9。 【實(shí)例】 七、處理程序須以單一入口與單一出口Single-En

9、try, Single-Exit特性繪製。 【實(shí)例】 【修正前】 【修正後】 八、流程圖一頁放不下時(shí)，可運(yùn)用連接符號(hào)連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，假設(shè)流程較複雜，亦可運(yùn)用連接符號(hào)來述明流程連接性。連接符號(hào)內(nèi)請(qǐng)以文數(shù)字標(biāo)示，以資區(qū)別。 九、一樣流程圖符號(hào)宜大小一致。 十、路徑符號(hào)宜防止相互交叉。 【實(shí)例】 十一、同一路徑符號(hào)之指示箭頭應(yīng)只需一個(gè)。 【實(shí)例】 【修正前】 【修正後】 十二、開始符號(hào)在流程圖中只能出現(xiàn)一次，但結(jié)束符號(hào)則不限。假設(shè)流程圖能一目了然，則開始符號(hào)及結(jié)束符號(hào)可省略。 十三、選擇結(jié)構(gòu)及重覆結(jié)構(gòu)之選擇或決策條件，文字?jǐn)⑹鰬?yīng)簡(jiǎn)明明晰，路徑並加註是及否或其它相對(duì)性文字指示說明。

10、十四、流程圖中假設(shè)有參考到其他已定義流程，可運(yùn)用已定義處理程序符號(hào)，不用重複繪製。 【實(shí)例】 十五、流程圖假設(shè)一頁繪製不下，可以運(yùn)用階層性分頁繪製方式，並在處理程序編號(hào)上表示其階層性。 【實(shí)例】 【第一頁】 【第二頁：處理程序2的階層性分頁繪製】陸、範(fàn)例一教育部暨所屬各機(jī)關(guān)計(jì)畫資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核作業(yè)流程 = 1 * ROMAN I.作業(yè)要項(xiàng)表 秘書室管考科製93.9.27項(xiàng)目編號(hào)秘管-04項(xiàng)目名稱教育部暨所屬各機(jī)關(guān)計(jì)畫資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核作業(yè)承辦人員李美婷23565906相關(guān)單位秘書室、總務(wù)司、會(huì)計(jì)處、人事處及業(yè)務(wù)相關(guān)單位辦理時(shí)間一、配合研考會(huì)作業(yè)期程，當(dāng)年十月或十一月辦理本部及所屬機(jī)關(guān)學(xué)校

11、填表說明會(huì)。二、次年三月一日開始(年度決算編竣後)填報(bào)檢討表及初審作業(yè)。辦理期程每年03/01至04/25留意事項(xiàng)每年受評(píng)核計(jì)畫範(fàn)圍，依當(dāng)年度行政院研考會(huì)之評(píng)核要點(diǎn)為之有關(guān)法令行政院所屬各機(jī)關(guān)計(jì)畫資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核要點(diǎn)辦理方式一、各計(jì)畫執(zhí)行機(jī)關(guān)於其年度決預(yù)算編竣後，應(yīng)就該年度計(jì)畫執(zhí)行結(jié)果詳加檢討，併同執(zhí)行差異之理由填寫年度計(jì)畫預(yù)算執(zhí)行結(jié)果檢討表，於一個(gè)月內(nèi)報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部會(huì)審核；符合獎(jiǎng)勵(lì)要件之計(jì)畫，得併提年度計(jì)畫建議獎(jiǎng)勵(lì)審查表辦理審核。 二、各部會(huì)收到所屬各計(jì)畫執(zhí)行機(jī)關(guān)依前款所報(bào)資料後，由研考、會(huì)計(jì)、人事及相關(guān)單位組成審核小組進(jìn)行審核，並依評(píng)核要點(diǎn)之獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)作成獎(jiǎng)懲建議，必要時(shí)得請(qǐng)執(zhí)行機(jī)關(guān)提供

12、說明或辦理實(shí)地查證，於一個(gè)半月內(nèi)完成評(píng)初核，並將所主管計(jì)畫之執(zhí)行結(jié)果彙整為一覽表，併同綜合審核意見送行政院審核小組辦理複核。三、行政院審核小組完成複核後，擬訂綜合審核意見陳報(bào) 院長(zhǎng)核定。 = 2 * ROMAN II.教育部暨所屬各機(jī)關(guān)年度計(jì)畫資本支出預(yù)算執(zhí)行評(píng)核作業(yè)流程圖製作資本支出預(yù)算(每年10或11月前辦理)部屬機(jī)關(guān)學(xué)校函送審核資料(每年3或1月前)審議結(jié)果送行政院審核小組複核每年4月25日前教育部秘書室彙整會(huì)前作業(yè)主管業(yè)務(wù)司處(含中部辦公室)初核(每年3月15日前核完)每年3月15日前初核完 初核1.準(zhǔn)備會(huì)議資料2.函送報(bào)名表3.統(tǒng)計(jì)參加人數(shù)4.製作聯(lián)絡(luò)人員名冊(cè)1.公共建設(shè)計(jì)畫檢討建議

13、表2.獎(jiǎng)懲建議表3.會(huì)議紀(jì)錄於每年3月1日前函送教育部審核審核小組審議會(huì)議1.每年4月1日前召開2.政務(wù)次長(zhǎng)主持執(zhí)行率未達(dá)90案件執(zhí)行率達(dá)90案件及建議獎(jiǎng)勵(lì)案1.部會(huì)列管計(jì)畫初審未達(dá)90且具爭(zhēng)議性案2.建議獎(jiǎng)勵(lì)案3.公共建設(shè)計(jì)畫4.由院列管計(jì)畫提教育部審核小組審議辦理說明會(huì)(每年10或11月前辦理)依會(huì)議決議修正檢討表，於會(huì)後一個(gè)任務(wù)天通過未通過 二教育部有效率會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程 = 1 * ROMAN I.作業(yè)要項(xiàng)表： 秘書室管考科製930927項(xiàng)目編號(hào)秘管-07項(xiàng)目名稱效率會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程承辦人員蕭玉真23565905相關(guān)單位本部各單位辦理時(shí)間經(jīng)常性辦理留意事項(xiàng)會(huì)議召開的目的在於解決問題及產(chǎn)

14、出決策，所以溝通應(yīng)在會(huì)前進(jìn)行，行政作業(yè)的目的在於如何使會(huì)議更有效率Effective，進(jìn)而達(dá)成預(yù)期效果Effectiveness。有關(guān)法令內(nèi)政部會(huì)議規(guī)範(fàn)。教育部會(huì)議的主持與參與。辦理方式(一)會(huì)前作業(yè)1.預(yù)期會(huì)議希望達(dá)成之效益與本錢分析2.檢核會(huì)議召開之必要性無其他方式可替代或奉上級(jí)指示3.決定與會(huì)者人員層級(jí)不宜超過三級(jí)4.準(zhǔn)備會(huì)議背景資料5.明確的會(huì)議議程及時(shí)間表6.預(yù)擬能夠之爭(zhēng)議點(diǎn)7.進(jìn)行會(huì)前溝通 8.檢核上次會(huì)議決議執(zhí)行情形連續(xù)會(huì)議者9.研擬主席裁示稿10.準(zhǔn)備事務(wù)器具及器材 11.發(fā)送資料(二)會(huì)議進(jìn)行1.主席述明會(huì)議目的、進(jìn)行方式、結(jié)束條件等原則。2.確認(rèn)上次會(huì)議決議執(zhí)行情形ctio

15、n equest Control List 。 3.與會(huì)人員了解目的、表達(dá)看法、達(dá)成共識(shí)。 4.處理爭(zhēng)議。5.確定會(huì)議結(jié)論。6.準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。(三)後續(xù)作業(yè)1.發(fā)送會(huì)議紀(jì)錄。2.後續(xù)處理追蹤決議辦理情形。3.準(zhǔn)備下次會(huì)議資料連續(xù)會(huì)議者。單位自我檢核開會(huì)的必要性教育部會(huì)議召開評(píng)估檢核表(如附表1)1.預(yù)期效益與本錢2.開會(huì)的必要性3.決定與會(huì)者4.準(zhǔn)備背景資料5.明確議程與時(shí)間表6.預(yù)擬能夠之爭(zhēng)議點(diǎn)7.會(huì)前溝通8.檢核決議執(zhí)行情形(如附表2)1.研擬主席裁示稿2.針對(duì)能夠爭(zhēng)議持續(xù)溝通3.準(zhǔn)備事務(wù)器具器材4.發(fā)送資料會(huì)議進(jìn)行1.主席述明會(huì)議目的、進(jìn)行方式、結(jié)束條件等原則2.確認(rèn)上次會(huì)議決議執(zhí)行情形

16、3.與會(huì)人員瞭解目的、表達(dá)看法、達(dá)成共識(shí)4.處理爭(zhēng)議5.確定會(huì)議結(jié)論6.準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議發(fā)送會(huì)議紀(jì)錄檢附單位自評(píng)檢核表與相關(guān)資料退原申請(qǐng)單位不開會(huì)主秘以上長(zhǎng)官主持之會(huì)議決議 由主政單位將決議送管考科填報(bào)甲類管考單。單位主管主持之會(huì)議決議 由主政單位與相關(guān)單位自行鍵入乙類管考列管，會(huì)議記錄email送管考科。1.總結(jié)重點(diǎn)、決議、行動(dòng)及任務(wù)並納入相關(guān)會(huì)議決議2.草擬下次開會(huì)議程(連續(xù)會(huì)議)3.感謝與會(huì)人員4.評(píng)量此次會(huì)議後續(xù)處理(追蹤決議辦理情形)籌備會(huì)議會(huì)議決議單位簽陳開會(huì)否否是是依據(jù)層級(jí)發(fā)送紀(jì)錄：A級(jí)送列管單，B級(jí)email通知，C級(jí)morall系統(tǒng)。教育部效率會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程SOP開會(huì)先期準(zhǔn)備任

17、務(wù)附表一教育部會(huì)議召開評(píng)估檢核表序號(hào)檢核項(xiàng)目檢核備註(說明、附件)1預(yù)期會(huì)議希望達(dá)成之效益與本錢分析2開會(huì)的必要性(無其他方式可以替代或奉上級(jí)指示)3決定與會(huì)者(人員層級(jí)不宜超越三層)4準(zhǔn)備會(huì)議背景資料5明確的會(huì)議議程與時(shí)間表6預(yù)擬能夠的爭(zhēng)議點(diǎn)7進(jìn)行會(huì)前溝通8檢核上次會(huì)議決議執(zhí)行情形(連續(xù)會(huì)議者)9其他總評(píng)總說明：註：檢核通過者打，不通過者打，有疑義者打？。二國(guó)立技專校院資本門工程新興計(jì)畫審核作業(yè)流程暫緩或緩議核定構(gòu)想書贊同函規(guī)劃設(shè)計(jì)報(bào)告書報(bào)部審核結(jié)束送請(qǐng)本部工審會(huì)委員或?qū)＜覍W(xué)者提供技術(shù)性審查意見逕送(復(fù))請(qǐng)學(xué)校修正或補(bǔ)送資料學(xué)校提送構(gòu)想書本司書面內(nèi)容項(xiàng)目初審能否通過能否通過簽陳部次長(zhǎng)核定能否通過A是否是否是否 工程會(huì)逕送行政院覈實(shí)總工程費(fèi)請(qǐng)學(xué)校補(bǔ)充、修正與說明退回重新修正規(guī)劃設(shè)計(jì)報(bào)告書報(bào)部審核A本司書面審查能否通過審查通過，提送30%必要圖說報(bào)工程會(huì)提工審會(huì)專案會(huì)議審查能否通過新興工程概算補(bǔ)助審議B否否是是B編列第一年預(yù)