文秘辦公項(xiàng)目六

1、高等職業(yè)院校立體化精品系列規(guī)劃教材項(xiàng)目六 使用Word 郵件合并學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo) 熟悉邀請(qǐng)函的制作方法 掌握郵件合并的操作步驟 掌握數(shù)據(jù)源的創(chuàng)建方法 掌握數(shù)據(jù)源的選擇及導(dǎo)入方法技能目標(biāo) 掌握在“商務(wù)邀請(qǐng)函”文檔中導(dǎo)入數(shù)據(jù)源的方法 掌握中文信封的制作方法 掌握在中文信封文檔中合并數(shù)據(jù)源的方法主要內(nèi)容創(chuàng)建和批量打印商務(wù)邀請(qǐng)函1批量創(chuàng)建信封2實(shí)訓(xùn)一 制作批量“客戶通知單”3實(shí)訓(xùn)二 制作“公司員工標(biāo)識(shí)卡”4任務(wù)一 創(chuàng)建和批量打印商務(wù)邀請(qǐng)函任務(wù)實(shí)施相關(guān)知識(shí)任務(wù)目標(biāo)任務(wù)目標(biāo) 本任務(wù)將練習(xí)創(chuàng)建和批量打印商務(wù)邀請(qǐng)函，主要通過Word的郵件合并功能來完成。首先應(yīng)創(chuàng)建邀請(qǐng)函文檔，輸入文本內(nèi)容并設(shè)置文本格式，然后在

2、郵件合并的過程中創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，最后將數(shù)據(jù)源中的項(xiàng)目導(dǎo)入邀請(qǐng)函即可。本任務(wù)制作完成后的最終效果如圖所示。相關(guān)知識(shí) 郵件合并中的數(shù)據(jù)源可以使用Excel表格數(shù)據(jù)源，也可以使用Access數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)源。Excel表格數(shù)據(jù)源：Excel表格數(shù)據(jù)源是指使用Microsoft Office組件中的Microsoft Excel軟件制作的表格，在郵件合并中，可將Excel表格作為數(shù)據(jù)源導(dǎo)入數(shù)據(jù)。Access數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)源：Access數(shù)據(jù)庫是Microsoft Office組件中專業(yè)的數(shù)據(jù)庫軟件，Access數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)源可利用Microsoft Access軟件制作生成，也可在郵件合并過程中創(chuàng)建生成。任務(wù)實(shí)施撰

3、寫商務(wù)邀請(qǐng)函 選擇【文件】/【頁面設(shè)置】菜單命令，在打開的對(duì)話框中設(shè)置頁面格式，選擇【格式】/【背景】/【填充效果】菜單命令，在“填充效果”對(duì)話框中單擊“圖片”選項(xiàng)卡，單擊“選擇圖片”按鈕，設(shè)置背景圖片，然后輸入文本，并設(shè)置文本格式。任務(wù)實(shí)施郵件合并 選擇【工具】/【信函與郵件】/【郵件合并】菜單命令，打開“郵件合并”窗格，依次單擊超鏈接，自定義地址列表，創(chuàng)建新的列表信息，并將其保存在數(shù)據(jù)庫中，最后再在文檔合適的位置插入合并域即可。任務(wù)二 批量創(chuàng)建信封任務(wù)實(shí)施相關(guān)知識(shí)任務(wù)目標(biāo)任務(wù)目標(biāo) 用本任務(wù)主要完成信封的批量制作，可先創(chuàng)建一個(gè)包含域（即可導(dǎo)入數(shù)據(jù)源）的中文信封樣式，然后再利用數(shù)據(jù)源合并生成信

4、封。本任務(wù)制作完成后的最終效果如圖所示。相關(guān)知識(shí) 一個(gè)公司通常都擁有自己的信息庫，在使用郵件合并的過程中，可直接調(diào)用信息庫中的信息。 數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入文檔后，通常呈灰色底紋顯示，表示該部分內(nèi)容是合并域，即某一數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息。導(dǎo)入合并域后，數(shù)據(jù)庫中該域下的所有數(shù)據(jù)（如“名字”域下的所有人物名字）同時(shí)插入文檔，此時(shí)文檔中只顯示域名，域名通常與書名號(hào)“”組合在一起，可通過預(yù)覽的方式查看當(dāng)前域下的數(shù)據(jù)是否完整。任務(wù)實(shí)施創(chuàng)建信封格式 選擇【工具】/【信函與郵件】/【中文信封向?qū)А坎藛蚊?，打開“信封制作向?qū)А睂?duì)話框，依次單擊“下一步”按鈕，選擇“普通信封1：（165102毫米）”信封樣式，設(shè)置地址

5、簿為“Microsoft Access”，并單擊選中“打印郵政編碼編碼”復(fù)選框，最后保存信封。任務(wù)實(shí)施利用數(shù)據(jù)源合并生成信封 選擇【工具】/【信函與郵件】/【顯示郵件合并工具欄】菜單命令，通過單擊“選擇數(shù)據(jù)源”按鈕連接Access數(shù)據(jù)源，通過單擊“插入合并域”按鈕，打開“插入合并域”對(duì)話框，將信封中原有的域刪除并插入對(duì)應(yīng)的合并域即可。實(shí)訓(xùn)一制作批量“客戶通知單”實(shí)訓(xùn)要求 公司搬遷，公司地址發(fā)生變化，需要批量制作客戶通知單，通知客戶公司搬遷事宜，其中要求語言簡(jiǎn)介，內(nèi)容完整。實(shí)訓(xùn)思路 盡量根據(jù)郵件合并的相關(guān)步驟依次進(jìn)行操作，并在選取收件人步驟中，直接引用 “客戶信息表”數(shù)據(jù)源，而不必重新創(chuàng)建收件人數(shù)據(jù)庫。實(shí)訓(xùn)二制作“公司員工標(biāo)識(shí)卡”實(shí)訓(xùn)要求 在文檔中導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并實(shí)現(xiàn)為數(shù)據(jù)表格的每個(gè)員工都自動(dòng)生成員工對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)卡。實(shí)訓(xùn)思路 先在文檔中創(chuàng)建一個(gè)員工的標(biāo)識(shí)卡樣式，利用郵件合并功能將數(shù)據(jù)庫中的域?qū)胫付ㄎ恢?，再在第二個(gè)員工標(biāo)識(shí)卡前插入“NEXT”域，最后進(jìn)行多次復(fù)制即可。課后練習(xí)（1）創(chuàng)建一個(gè)“客戶訪問單”文檔，先在文檔中插入表格，輸入表格內(nèi)容后，對(duì)文檔進(jìn)行郵件合并，并在郵件合并過程中創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)源，最后將數(shù)據(jù)源中的域名插入到表格即可。（2）創(chuàng)建一篇名為“工資條”的文檔，制作一個(gè)員工的工資條，利用郵件合并