信息化系統(tǒng)診斷分析報(bào)告

1、上海理光傳真機(jī)有限公司信息系統(tǒng)分析報(bào)告I策劃設(shè)計(jì)：專家組上海三元企業(yè)管理有限公司目 錄第一部分：各系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析 一、信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析 二、EDP系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題分析 應(yīng)用情況存在問題三、銷售系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀存在問題四、財(cái)務(wù)系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀存在問題五、Note勸、公系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀存在問題第二部分：現(xiàn)存問題的原因分析 一、各子系統(tǒng)內(nèi)部的缺陷（詳見現(xiàn)狀分析） 二、企業(yè)缺乏一個(gè)比較前瞻性的戰(zhàn)略，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的定位與規(guī)劃不明確三、子系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享 四、缺少一個(gè)統(tǒng)一負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)規(guī)劃和管理的部門，而是分散在各部門，各司其職，缺乏總體協(xié)調(diào) 第三部分：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃的對(duì)策建議 一、信息系統(tǒng)規(guī)

2、劃的目標(biāo) 二、信息系統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)分析 （一）信息系統(tǒng)愿景（二）信息系統(tǒng)應(yīng)用總體結(jié)構(gòu)（三）訂單獲取與完成流程 （四）制造與物料流程應(yīng)用系統(tǒng) （五）新產(chǎn)品研究與開發(fā)流程 （六）售后服務(wù)流程應(yīng)用系統(tǒng)（七）財(cái)務(wù)流程應(yīng)用系統(tǒng)（八）人力資源流程應(yīng)用系統(tǒng)三、信息系統(tǒng)實(shí)施方案的簡單建議 四、關(guān)于WE的用的建議五、關(guān)于成立信息中心的建議 附錄.46第一部分：各系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析一、信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析從信息技術(shù)基礎(chǔ)框架角度而言，上海理光目前擁有終端 200多臺(tái)，服務(wù)器4臺(tái)，包括一臺(tái)AS400的服務(wù)器，配置良好。在金橋的辦公大樓已經(jīng)形成了一套較好的網(wǎng)絡(luò)體系，有DD*線與外高橋PCB部門連接，與日本的信息傳播使用的是日本理光

3、的衛(wèi)星專線系統(tǒng)，可以直接連接到日本理光的R-WAN系統(tǒng)，與日本理光世界各地的公司共享數(shù)據(jù)和信息。從平均水平上看，上海理光的硬件環(huán)境與一般企業(yè)相比處在中上水平，即便在上海同類的IT行業(yè)也能處在中等水平。從上海理光的信息系統(tǒng)應(yīng)用分析，目前主要包括用于生產(chǎn)本部的EDP系統(tǒng)、經(jīng)理課的金蝶財(cái)務(wù)系統(tǒng)、經(jīng)營部的一套小型的用友經(jīng)營軟件以及部分科室使用的比較多的“Notes 辦公系統(tǒng)”。具體分管部門職能如下：管理本部 總經(jīng)理辦公室PC事業(yè)部 專人負(fù)責(zé)維修中心 專人負(fù)責(zé)開發(fā)中心 1統(tǒng)括課生產(chǎn)本部 生產(chǎn)管理課本報(bào)告的目的是希望通過對(duì)上海理光目前信息系統(tǒng)的分析，找出具體原因，并提出相應(yīng)的對(duì)策建議。下面分別就每個(gè)系統(tǒng)的

4、現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)的描述:二、EDP系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題分析EDP系統(tǒng)涉及到的部門主要包括生產(chǎn)管理課、資材課、進(jìn)由口課、經(jīng)理課、配膳課、部品檢查課、 部品管理課。負(fù)責(zé)EDP系統(tǒng)日常維護(hù)工作和管理工作的有 4個(gè)人，對(duì)EDP系統(tǒng)的應(yīng)用與技術(shù)比較熟悉， 可以針對(duì)業(yè)務(wù)的需求對(duì) EDP系統(tǒng)進(jìn)行一定的擴(kuò)展和開發(fā)。目前EDP主要的應(yīng)用范圍如下：生產(chǎn)管理課：部品基準(zhǔn)情報(bào)維護(hù)，BOM的編制，生產(chǎn)體制與生產(chǎn)計(jì)劃維護(hù)，組付實(shí)績輸入，數(shù)據(jù)查詢等。資材課：供應(yīng)商情報(bào)維護(hù)，單價(jià)等訂貨參數(shù)維護(hù)，訂單的自動(dòng)發(fā)行，手工訂單的發(fā)行、變更， 緊急部品情報(bào)查詢，交貨期延遲情況查詢等。進(jìn)由口課：進(jìn)口部件手冊(cè)輸入，由口清單輸入，各類核銷假報(bào)表輸由

5、，關(guān)聯(lián)情報(bào)查詢等。經(jīng)理課：每日部品在庫清單， 每月部品收發(fā)存情報(bào)， 每月部品購損情報(bào)、 每月生產(chǎn)實(shí)績情報(bào)等o部品檢查科：檢查結(jié)果報(bào)告的輸入，進(jìn)貨預(yù)定情況查詢，檢查區(qū)部品情況查詢等。部品管理課：入庫實(shí)績報(bào)告的輸入，自動(dòng)發(fā)行由庫票，由庫實(shí)績報(bào)告的輸入， 殘返票自動(dòng)打印,雜入雜由票據(jù)的輸入，各類情報(bào)查詢；收貨實(shí)績報(bào)告的輸入，AIS自動(dòng)、注殘查詢等。應(yīng)用情況總的來說，EDP系統(tǒng)是上海理光當(dāng)前生產(chǎn)運(yùn)營不可或缺的一部分，在生產(chǎn)協(xié)調(diào)中起著非常重要的作用。從EDP的現(xiàn)行能力角度分析，目前的應(yīng)用情況如下：EDP系統(tǒng)是日本理光集團(tuán)采用的統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)生產(chǎn)輔助系統(tǒng)，上海理光與日本方的技術(shù)交流和 溝通一定程度上也依賴于

6、 EDPEDP與同類產(chǎn)品相比在部品管理方面的效果比較明顯，比較適合上海理光目前的生產(chǎn)方式。EDP系統(tǒng)本身是一套比較簡單、易t護(hù)的系統(tǒng)，對(duì)服務(wù)器、PC機(jī)等硬件的要求不是很高，對(duì)維護(hù)人員的要求也不是很高。而且上海理光在ED%面的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)時(shí)間比較長，解決問題的能力也比較強(qiáng)。EDP可以在目前的生產(chǎn)模式下 比較好地協(xié)調(diào)生產(chǎn)本部的信息交換，滿足基本的信息需求和信息 控制。EDP系統(tǒng)經(jīng)過了 EDP管理部門的一系列開發(fā)和功能補(bǔ)充后，已經(jīng)與現(xiàn)有的生產(chǎn)流程互相 適應(yīng)，日常運(yùn)行基本正常。通過EDP積累的生產(chǎn)性基礎(chǔ)數(shù)據(jù)相對(duì)比較全，在經(jīng)過一定的處理后， 能打印由一些相關(guān)的報(bào)表、清單提供給需求的部門或主管，如經(jīng)理課，但不

7、能進(jìn)行系統(tǒng)之間直接的數(shù)據(jù)交換。也可以在現(xiàn) 有數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，通過數(shù)據(jù)倉庫或數(shù)據(jù)挖掘提煉由一些綜合性的數(shù)據(jù)，提供給上層領(lǐng)導(dǎo)輔助 決策。存在問題盡管從目前來看，EDP能夠基本滿足當(dāng)前的生產(chǎn)管理的要求，但就目前而言該系統(tǒng)也還存在許多問題：1) EDP系統(tǒng)的目的主要是針對(duì)部品物流過程，而不是向經(jīng)營層提供產(chǎn)品成本、在庫、品質(zhì)等經(jīng)營 信息，這就造成了經(jīng)營層很難及時(shí)地了解生產(chǎn)方面的信息，更不用說通過信息對(duì)企業(yè)的運(yùn)營進(jìn) 行管理和控制了。2）目前上海理光的 EDP系統(tǒng)的功能不及深圳理光 EDP功能的1/3,其它模塊如，產(chǎn)品計(jì)劃、BOM物料管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、產(chǎn)品管理、銷售與分發(fā)管理等都沒有實(shí)現(xiàn)，整個(gè)系統(tǒng)的

8、整合水平如與財(cái)務(wù)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)的連接等也遠(yuǎn)不及深圳理光。對(duì)比先進(jìn)的制造系統(tǒng)如Oracle公司的產(chǎn)品，還缺少物料管理、粗能力計(jì)劃、能力計(jì)劃、車間作業(yè)管理、成本管理等模塊。從上海理 光的業(yè)務(wù)角度由發(fā)，至少還需要成本管理、銷售與分發(fā)管理、能力計(jì)劃、質(zhì)量管理等模塊。所 以很多流程仍需要人工協(xié)調(diào)，且目前還沒有實(shí)現(xiàn)與日本理光管理系統(tǒng)的直接連接。3） EDP系統(tǒng)從計(jì)算機(jī)技術(shù)而言， 采用了簡單的工作站/服務(wù)器的二層結(jié)構(gòu)，而不是把數(shù)據(jù)庫另列為 一層的三層結(jié)構(gòu)，從而導(dǎo)致系統(tǒng)的安全性、脆弱性、開放性等問題。比如說在運(yùn)行過程中，有時(shí)會(huì)由現(xiàn)EDP系統(tǒng)的流程與當(dāng)前業(yè)務(wù)流程相沖突的情況，需要人工干預(yù)，而這種干預(yù)只能是直接對(duì)數(shù)據(jù)

9、庫操作，危害到數(shù)據(jù)的安全。 更不用說有人惡意破壞數(shù)據(jù)庫時(shí)系統(tǒng)的安全性問題。EDP的軟件結(jié)構(gòu)框架決定了安全性的問題無法通過EDP本身來解決。4）同時(shí)由于EDP的界面是與DO鏤似的命令操作型，而不是易操作的主流圖形化界面，信息的可 讀性非常差，且不支持日文版。一般的員工需要經(jīng)過較長時(shí)間才能適應(yīng)，也引起培訓(xùn)成本以及因員工流失而引起的成本的增加。EDP系統(tǒng)的靈活性較差，在很多流程規(guī)則上與現(xiàn)有的先進(jìn)的生產(chǎn)流程完全不兼容。現(xiàn)在上海理 光靠著“打補(bǔ)丁”修修補(bǔ)補(bǔ)的方式維持著現(xiàn)有的生產(chǎn)方式，從長期看，除非企業(yè)想維持這種生 產(chǎn)方式，否則EDP是堅(jiān)持不了多長時(shí)間的。EDP系統(tǒng)管理的權(quán)限設(shè)置與文檔問題。EDP系統(tǒng)的權(quán)

10、限管理應(yīng)該規(guī)范起來，如負(fù)責(zé)輸入部品數(shù)量的人就不應(yīng)該讓他負(fù)責(zé)貨物的盤點(diǎn)。同時(shí)EDP系統(tǒng)的每次修改和開發(fā)都應(yīng)該有文檔的記錄，否則后來的人很難對(duì)系統(tǒng)有全面的了解。上海理光已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了 EDP目前的缺陷，但對(duì)于 EDP在企業(yè)戰(zhàn)略角度的缺陷很少意識(shí)到。實(shí)際上從長期的戰(zhàn)略角度來看，EDP可能存在的問題就更嚴(yán)重了。A,隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的變化，EDP系統(tǒng)已經(jīng)調(diào)整了很多次。但目前為止，還有很多規(guī)則被人為地違反，軟 件設(shè)計(jì)的科學(xué)性也被破壞，如采購訂單的發(fā)注基本都沒有按EDP系統(tǒng)自動(dòng)生成地進(jìn)行，原因是自動(dòng)的訂單可能會(huì)造成庫存的積壓，這樣整個(gè)游戲規(guī)則都被破壞掉了，其它子系統(tǒng)的功能也受到影響。這些問題隨著時(shí)間的積累越來

11、越嚴(yán)重，當(dāng)然問題的最根本原因在于軟件制度的執(zhí)行程度不夠，是人為的因素。企業(yè)無論采用什么系統(tǒng)，都會(huì)存在這個(gè)問題。上海理光的EDP系統(tǒng)基本只包含了計(jì)劃模塊、庫存模塊、采購模塊以及一些相關(guān)的查詢功能，缺少完整的生產(chǎn)制造系統(tǒng)中應(yīng)有的車間作業(yè)管理、生產(chǎn)能力平衡模塊等。所以只能勉強(qiáng)支持流水線組裝的生產(chǎn)方式，對(duì)于其它生產(chǎn)方式如固定工位的組裝生產(chǎn)、細(xì)胞式生產(chǎn)方式等復(fù)雜型的制造方式就難以適應(yīng)。如果企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)戰(zhàn)略改變，EDP就會(huì)成為最大的障礙。PCB事業(yè)部目前沒有應(yīng)EDP系統(tǒng)無法與開發(fā)部門、技術(shù)部門的產(chǎn)品構(gòu)成進(jìn)行直接的數(shù)據(jù)連接。從長期發(fā)展而言；如果企業(yè)自我開發(fā)的產(chǎn)品比重加大，目前的設(shè)計(jì)部門與生產(chǎn)部門之間的溝通

12、方式很有可能不適應(yīng)生產(chǎn)和需 要。而且一些先進(jìn)的生產(chǎn)方式如并行工程，F(xiàn)M濤都無法在EDP的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)，僅僅利用管理而不通過信息技術(shù)來提高工作效率，提高的程度非常有限。EDP無論經(jīng)過何種處理，都不能達(dá)到真正意義上的總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)，這是由EDP系統(tǒng)的定位決定的。E.上海理光不只是一個(gè)生產(chǎn)中心，還包括開發(fā)、銷售等功能，而EDP系統(tǒng)只是生產(chǎn)制造系統(tǒng)，不是企業(yè)信息系統(tǒng)的全部，即使 EDP在生產(chǎn)管理方面做的再好，如果不能與企業(yè)的其它信息進(jìn)行整合、 不支持企業(yè)的戰(zhàn)略也是不夠完善的，甚至在莫種程度上阻礙了未來企業(yè)信息系統(tǒng)的整合。三、銷售系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀銷售公司之所以購買銷售系統(tǒng)，最根本的原因是財(cái)務(wù)部門無法及

13、時(shí)地提供詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)信息，如日 銷售報(bào)表、月銷售報(bào)表、擔(dān)當(dāng)銷售排行等，只能有市場課人員手工編制，工作量非常大。購買了用友 公司的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件并進(jìn)行一定的二次開發(fā)后，這部分工作就由計(jì)算機(jī)來完成了。這套系統(tǒng)的功能主要包括銷售計(jì)劃的制定、發(fā)貨管理、訂貨管理、開票管理、銷售賬表、銷售統(tǒng) 計(jì)與分析、應(yīng)收管理等，目前用到的最主要的是開票管理、計(jì)劃的制定和應(yīng)收管理，統(tǒng)計(jì)打印功能是 另行開發(fā)的，其它模塊因?yàn)闃I(yè)務(wù)特征的原因基本沒有用起來。總的來說，銷售系統(tǒng)只是一個(gè)統(tǒng)計(jì)、查詢、打印的工具，起到的是替代手工勞動(dòng)的功能，存在問題只是為了滿足上級(jí)部門對(duì)相關(guān)報(bào)表的需求，沒有起到任何管理功能，更談不上信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)應(yīng)有的戰(zhàn)略

14、意義，只能作為部門內(nèi)部的一個(gè)小應(yīng)用軟件，稱不上系統(tǒng)。真正意義上的銷售系統(tǒng) 應(yīng)該能夠處理整個(gè)功能鏈從定單處理的詢價(jià)到發(fā)貨和貨單的需要。包括以生產(chǎn)系統(tǒng)為后臺(tái)的報(bào) 價(jià)管理、提貨管理、貨物信息管理、經(jīng)銷商信息與業(yè)績管理、銷售訂單管理、客戶退貨管理、 客戶資料管理、售后服務(wù)文檔管理、售后服務(wù)配件管理等，然后與財(cái)務(wù)、倉庫等部門一起實(shí)現(xiàn) 應(yīng)收賬款管理、銷售成本管理、售后服務(wù)管理、貨物庫存管理等。重復(fù)數(shù)據(jù)輸入情況嚴(yán)重。實(shí)際上銷售系統(tǒng)目前所做的工作財(cái)務(wù)部門都能提供，已經(jīng)在財(cái)務(wù)系統(tǒng) 的數(shù)據(jù)庫中存在相關(guān)的數(shù)據(jù)，但是財(cái)務(wù)部門因?yàn)楸旧淼臉I(yè)務(wù)處理引起效率太低，或者不愿意給 銷售部門提供比較瑣碎的報(bào)表。所以銷售部門專門設(shè)一

15、個(gè)人負(fù)責(zé)輸入財(cái)務(wù)已經(jīng)輸入過的發(fā)票信 息、應(yīng)收賬款信息，導(dǎo)致重復(fù)輸入，引起潛在的數(shù)據(jù)不一致。維修中心目前有一個(gè)簡易的自我開發(fā)的庫存管理系統(tǒng)，對(duì)維修中心的部品倉庫進(jìn)行管理。這一 部分似乎與企業(yè)的銷售系統(tǒng)沒有任何的相關(guān)關(guān)系，而是直接與財(cái)務(wù)打交道，其中也存在重復(fù)輸 入的問題。實(shí)際上，售后服務(wù)也是銷售的一部分，客戶信息、產(chǎn)品信息、質(zhì)量問題都應(yīng)該與銷 售部門實(shí)現(xiàn)共享，并且與客戶滿意度直接相關(guān)，應(yīng)該與銷售統(tǒng)一管理。銷售系統(tǒng)的存在從企業(yè)整體管理的角度來說，是沒有意義的。在當(dāng)前“顧客第一”的市場競爭下，上海理光可以沒有 CRM可以沒有online服務(wù)，但銷售系統(tǒng)應(yīng)該在經(jīng)銷商管理、產(chǎn)品信息反饋、客 戶管理與服務(wù)等

16、角度來為企業(yè)服務(wù)，所以銷售系統(tǒng)的內(nèi)容、功能和定位都需要重新制定。四、財(cái)務(wù)系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀財(cái)務(wù)系統(tǒng)采用的是金蝶 2000 （工業(yè)版），主要用于財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的憑證管理、賬本管理、報(bào)表管理及固定資產(chǎn)的管理，以及一些簡單財(cái)務(wù)指標(biāo)的計(jì)算等。目前銷售公司（ SRS的財(cái)務(wù)與上海理光（SRF 的財(cái)務(wù)是分開核算的，SRS需要通過一套內(nèi)部的價(jià)格核算體系單獨(dú)計(jì)算銷售收入、銷售成本等。到月 底由經(jīng)理課課長手工合并這兩份報(bào)表，作為上海理光的總財(cái)務(wù)報(bào)表。目前SRS財(cái)務(wù)專員，因?yàn)闆]有銷售分析、財(cái)務(wù)管理等職能，只需要記記賬、做做報(bào)表，所以這套 系統(tǒng)基本能滿足業(yè)務(wù)的需求。從SRF角度來說，除了手工處理的部分工作外，其它財(cái)務(wù)功能也

17、基本能得以實(shí)現(xiàn)，問題的焦點(diǎn)不在于財(cái)務(wù)系統(tǒng)本身上海理光的財(cái)務(wù)人員共計(jì) 11人，具體功能結(jié)構(gòu)如下:課長（制單、報(bào)表）存在問題金蝶2000版底層用的是簡單 access數(shù)據(jù)庫，不具備支持?jǐn)?shù)據(jù)量大、運(yùn)算復(fù)雜的功能。導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定，不適應(yīng)上海理光的財(cái)務(wù)規(guī)模等，如開給經(jīng)銷商的增值稅發(fā)票必須要用另一套系統(tǒng)合 計(jì)之后，再做成憑證輸入，單張發(fā)票作為單張憑證輸入就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)量過大，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓， 引起死機(jī)。這個(gè)問題至少多增加1人2天的工作量。目前無論是SRF還是SRStB有另一套系統(tǒng)在支持金蝶軟件的運(yùn)行，在SRF是一套DO液的銀行往來帳系統(tǒng)，SRS是一套發(fā)票輸入統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。都存在重復(fù)輸入的問題，只是為適應(yīng)金蝶的特殊

18、 情況而存在，從實(shí)質(zhì)分析都沒有存在的必要。另一個(gè)問題是由銷售公司的系統(tǒng)、維修中心的庫存系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法直接交換引起的重 復(fù)輸入問題。如銷售公司的系統(tǒng)專門有人負(fù)責(zé)輸入發(fā)票、應(yīng)收賬款情況、回款情況等數(shù)據(jù)，但 這些數(shù)據(jù)都是財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)輸入過的。維修中心的發(fā)票也要輸入兩次，一次是在財(cái)務(wù)系統(tǒng)里計(jì) 算銷售額，一次是在庫存系統(tǒng)計(jì)算維修庫存和成本，然后計(jì)算由庫存成本與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的庫存 成本核對(duì)，需要1人1天的工作量。再加上月頭到款憑證集中輸入和手工的計(jì)算、調(diào)整成本費(fèi) 用等工作，銷售公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)由報(bào)表的時(shí)間就要到月中了。由于信息系統(tǒng)不暢通引起的月時(shí) 滯時(shí)間至少是四天，增加的人力大于2人。EDP系統(tǒng)本身的

19、問題及 EDP與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能直接連接導(dǎo)致財(cái)務(wù)處理過程中很多較嚴(yán)重的問題。如EDP初始價(jià)格無法修正的問題引起了財(cái)務(wù)處理中包括：入庫核算、由庫核算、應(yīng)付賬款、成本核算等一系列問題，光入庫、由庫核算每月至少需要1人2天的工作量。且應(yīng)付賬款的對(duì)賬只能通過手工方式進(jìn)行，就會(huì)由現(xiàn)財(cái)務(wù)制度上的一些漏洞，數(shù)額的一致性很難達(dá)到。目前進(jìn)行手工操作的還有成本核算、庫存明細(xì)帳、應(yīng)付款的核對(duì)、手工合并報(bào)表等，大部分是 由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)無法與 EDP數(shù)據(jù)直接相連引起的，如果不實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集成，這些手工作業(yè)方式將 繼續(xù)存在。目前金蝶的財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要還是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，沒有包括管理會(huì)計(jì)，所以無法支持全面預(yù)算、成本控 制、銷售分析等綜合

20、性的功能?？梢钥从苫旧县?cái)務(wù)系統(tǒng)的所有問題都是由于信息孤立引起的，再加上財(cái)務(wù)制度上的一些缺陷就使得上海理光的財(cái)務(wù)管理存在這樣那樣的問題。 財(cái)務(wù)是企業(yè)進(jìn)行控制、 協(xié)調(diào)的要工具，一套好的財(cái)務(wù) 系統(tǒng)可以幫助我們分析經(jīng)營體制中潛在的問題， 可以與生產(chǎn)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、設(shè)計(jì)部門等業(yè)務(wù)系統(tǒng)直 接溝通，為決策支持系統(tǒng)提供重要的信息， 解決很多人力無法控制的問題。 所以升級(jí)或替換應(yīng)該是勢(shì)在必行的五、Notes辦公系統(tǒng)分析應(yīng)用現(xiàn)狀Notes系統(tǒng)本身是 舊M的一套非常優(yōu)秀的辦法自動(dòng)化平臺(tái)，可以集成大量的企業(yè)信息資源、簡化事務(wù)處理環(huán)節(jié)、減少公文流轉(zhuǎn)次數(shù)、 提高管理效率，如果應(yīng)用情況比較良好， 基本可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

21、 NOTE源統(tǒng)在全球應(yīng)用成功的例子非常多。日本理光的內(nèi)部溝通幾乎全部通過NOTE睞實(shí)現(xiàn)的（如生產(chǎn)、品質(zhì)、設(shè)計(jì)情報(bào)等），所以日本理光本身就是應(yīng)用 NOTE源統(tǒng)最好的例子。上海理光的NOTE朦統(tǒng)也屬于日本理光的一部分。但在上海理光，NOTES1統(tǒng)并沒有得到足夠的重視，只有開發(fā)部門的應(yīng)用比較成熟。其它部門的應(yīng)用還局限在郵件的處理、信息的查詢等功能，沒有 把NOTES1統(tǒng)像紙和筆一樣作為工作的工具之一。存在問題總的來說NOTE源統(tǒng)存在的問題可以做如下歸類:NOTE海統(tǒng)的功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有開發(fā)和使用起來，部分原因是因?yàn)樾畔⒉块T沒有對(duì)其它部門進(jìn)行積極的NOTES隹進(jìn)工作，大部分的部門都沒有意識(shí)到 NOTES勺強(qiáng)

22、大的功能和潛力。 另外NOTE源統(tǒng)是一套 比較大的系統(tǒng)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的深入認(rèn)識(shí)需要有專家的指導(dǎo)，從認(rèn)識(shí)到應(yīng)用也需要一段較長的時(shí)間。NOTES1統(tǒng)上的信息并沒有在調(diào)研的基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)劃，造成使用部門反應(yīng)不強(qiáng)烈的現(xiàn)象。各部門對(duì)信息的需求、對(duì)業(yè)務(wù)可否電子化都不太明確。也就是說目前NOTESq信息雖然很多，但可能并不是莫些部門想要，他想的信息沒有人提供給他，他也就不會(huì)總?cè)ナ褂肗OTES3)NOTES1統(tǒng)是一個(gè)需要配合使用的系統(tǒng)，比如說，A發(fā)了一個(gè)公文讓 B在二個(gè)小時(shí)內(nèi)簽收，但 B從來都不用NOTES那么這個(gè)公文就很難按時(shí)完成，到時(shí)候A又要打電話給B讓他到系統(tǒng)中把該公文簽收掉，反而造成流程環(huán)節(jié)的增多，效率的

23、降低。所以NOTE繇統(tǒng)是一個(gè)必須在整個(gè)公司全體人員內(nèi)推行的系統(tǒng)，否則發(fā)揮不了其重要作用。而這一點(diǎn)，在上海理光沒有做到，員工的電子化概 念不強(qiáng)，必需要經(jīng)過一定的培訓(xùn)才能達(dá)到這一點(diǎn)。4) NOTES1統(tǒng)的權(quán)限管理與系統(tǒng)管理有待改善。第二部分：現(xiàn)存問題的原因分析從目前的配置而言，公司的信息系統(tǒng)已經(jīng)分布到各個(gè)課室，應(yīng)該能滿足企業(yè)各部門的基本信息需 求，但上面各系統(tǒng)的分析結(jié)果表明并非如此，分析深層次原因如下：-、各子系統(tǒng)內(nèi)部的缺陷（詳見現(xiàn)狀分析）:、企業(yè)缺乏一個(gè)比較前瞻性的戰(zhàn)略，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的定位與規(guī)劃不明確一套良好的企業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)該是與企業(yè)戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)的、能夠改進(jìn)企業(yè)管理手段、優(yōu)化和再造企業(yè)業(yè)務(wù)流程、結(jié)合

24、先進(jìn)的管理思想和方法的系統(tǒng)，應(yīng)該能夠支持包括戰(zhàn)略決策層、管理控制層、作業(yè)處理層的金字塔型結(jié)構(gòu)，如下圖所示:很明顯，上海理光的信息系統(tǒng)只能做到支持局部的作業(yè)處理層，而對(duì)上面的兩層，基本沒有涉及到。當(dāng)然局部的軟件系統(tǒng)應(yīng)用也能在一定的程度上提高作業(yè)的效率，如EDP系統(tǒng)對(duì)生產(chǎn)部門不可缺少的輔助作用。但由于沒有從企業(yè)全局的角度由發(fā)，很容易而且已經(jīng)導(dǎo)致：難以提由企業(yè)級(jí)的和創(chuàng)新型的信息系統(tǒng)目標(biāo)例如，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需要，公司是不是到了要建立CRM（客戶關(guān)系管理）系統(tǒng)增加顧客滿意度的時(shí)候了？是不是公司的采購成本高到需要考慮采用B2B的采購模式了？是不是可 以通過信息系統(tǒng)來增加公司和最終用戶的溝通渠道，建立網(wǎng)上的

25、售前售后服務(wù)？具體的項(xiàng)目可行性和風(fēng)險(xiǎn)如何？等等這些問題都需要從企業(yè)整體的角度由發(fā)，利用IT的能力創(chuàng)造性改變企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和經(jīng)營模式。但在公司，目前還沒有考慮這些功能，做的僅僅是如何通過IT提高現(xiàn)有的工作效率，在不改變工作流程的前提下考慮用計(jì)算機(jī)替代手工方式，這種局部的信息系統(tǒng)建設(shè)方式帶來的效益是有限的。缺少統(tǒng)籌指揮，職責(zé)不明確由于把信息的重心放在業(yè)務(wù)部門，那么企業(yè)的信息問題提不到高層領(lǐng)導(dǎo)的日程上來，而 只是業(yè)務(wù)部門內(nèi)的事情。業(yè)務(wù)部門只對(duì)本部門的事務(wù)負(fù)責(zé)，其它部門的信息需求則不能得到 滿足，公司也無人負(fù)責(zé)平衡解決。NOTES系統(tǒng)的推廣就是一個(gè)例子，開發(fā)部門自己應(yīng)用得特別好，但其它管理部門由于沒有

26、大力推廣，使用率比較低，主要是因?yàn)殚_發(fā)部門覺得推廣是 領(lǐng)導(dǎo)的事情，不是開發(fā)部門的責(zé)任。如果得到高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，負(fù)責(zé)推廣NOTE繇統(tǒng)，效果就會(huì)好很多。各部門對(duì)信息的需求在一定程度上存在沖突，部門間很難進(jìn)行協(xié)商解決，這時(shí)就需要有 一個(gè)權(quán)威的領(lǐng)導(dǎo)才能負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門的信息需求，站在公司整體利益的角度決定信息的解決 方案。對(duì)資源的分配和管理混亂，如資金的使用、人員的分配、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限的管理等都沒有專人 負(fù)責(zé)，造成不合理的資源浪費(fèi)。比如目前還沒有成文的文本規(guī)定什么級(jí)別或什么部門的人可 以查看NOTE朦統(tǒng)中的什么資料，什么人可以上internet ，什么人不可以。信息系統(tǒng)最重要的安全問題公司也沒有統(tǒng)一考慮。缺乏

27、整體規(guī)劃，信息資源分散，難以集成目前為止，企業(yè)沒有對(duì)各部門的信息需求進(jìn)行過全面的調(diào)查，在進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn) 企業(yè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃。如財(cái)務(wù)和銷售系統(tǒng)，考慮到集成的因素，應(yīng)該購買或開發(fā)與金蝶 的財(cái)務(wù)軟件相兼容的系統(tǒng)，實(shí)際上經(jīng)營部購買的是完全不兼容的用友系統(tǒng)，原因是用友軟件 的功能看起來不錯(cuò)，似乎能滿足經(jīng)營部的需要，久而久之，各個(gè)信息孤島的情況就形成了。隨著公司不斷的發(fā)展擴(kuò)張，對(duì)信息整合的要求就越來越高，但因?yàn)闅v史基礎(chǔ)的問題，想 要把信息集成起來已經(jīng)比較困難。部門內(nèi)的系統(tǒng)應(yīng)用小而全、各自為政為了避免部門與部門之間在信息需求上的不同要求、不同的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格，很多部門采取了根據(jù)自己的需要自己做一套的方

28、法，或者想辦法把相關(guān)的信息功能劃入本部門。如生產(chǎn)本部把EDP系統(tǒng)歸入生產(chǎn)部，滿足系統(tǒng)維護(hù)和修改應(yīng)用的需要。如經(jīng)營部門為了避免與財(cái)務(wù)部門在信息質(zhì)量上的沖突，專門購買了用友的銷售軟件，自己進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入、統(tǒng)計(jì)及報(bào)表功能；維修 中心也有一個(gè)小型的庫存軟件，進(jìn)行單獨(dú)的庫存成本核算。這些獨(dú)立的、單個(gè)的系統(tǒng)雖然使部門與部門之間的沖突減少，但同時(shí)也使得數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、成本上升、效率降低、反應(yīng)速度變慢。、子系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享就目前而言，子系統(tǒng)之間信息無法實(shí)現(xiàn)直接交換引起的問題包括：a）由于EDP數(shù)據(jù)庫與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫不同，導(dǎo)致的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)品成本核算的精確化和準(zhǔn)確性 問題，應(yīng)付賬款數(shù)目的一致性問題和付款確

29、認(rèn)的問題，帳帳不符的問題，以及工作效率的問題。b）重復(fù)輸入的問題，以及因此而引起的數(shù)據(jù)不一致性問題。c）不能解決總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)的問題。d）要維護(hù)多個(gè)數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，增加信息管理的難度和復(fù)雜性。e）達(dá)不到信息化平臺(tái)的效果，無法支持先進(jìn)的管理方式如扁平化管理、并行工程、戰(zhàn)略聯(lián)盟等當(dāng)然，隨著公司的發(fā)展，公司的物流體系（SCMK應(yīng)鏈管理）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM體系、客戶關(guān)系管理（CRM體系、B2B系統(tǒng)等的逐漸建立，數(shù)據(jù)無法直接相連造成的問題就會(huì)更加嚴(yán)重。四、缺少一個(gè)統(tǒng)一負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)規(guī)劃和管理的部門，而是分散在各部門，各司其職，缺乏 總體協(xié)調(diào)公司的有關(guān)信息部門的歸屬問題已經(jīng)幾經(jīng)周折，一直沒有解決，如ED

30、P系統(tǒng)的歸口部門換了三四個(gè)，也曾經(jīng)計(jì)劃把所有與信息相關(guān)的部門合在一起，但因?yàn)闊o法協(xié)調(diào)部門需求的原因沒有成功，最終形成了目前這樣一種信息負(fù)責(zé)部門多達(dá)5個(gè)的情況。目前這種格局基本上解決了部門信息需求交叉、互相沖突的問題，部門之間各管各的、相安無 事。但引起的問題也是顯而易見的，如前面所述：缺乏整體性、信息分散、資源重復(fù)、各自為政、管 理混亂等等。如果上海理光 成立獨(dú)立于任何部門的信息中心，并由一位副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)企業(yè)的信息系統(tǒng)的管理，會(huì)有以下幾方面的立竿見影的效果：f）壯大信息管理部門的力量，提升全面的技術(shù)能力，發(fā)揮了團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)。g）有專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)調(diào)查企業(yè)各部門及決策層的信息需求，在現(xiàn)有信

31、息管理體制的基礎(chǔ)上提由改革 方案，重點(diǎn)是解決為公司戰(zhàn)略決策層經(jīng)營決策服務(wù)的問題。h）實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)信息的統(tǒng)一管理，規(guī)劃各部門信息的分布內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象，消除目前各部 門信息閉塞、各自為政同時(shí)又?jǐn)?shù)據(jù)重復(fù)、資料重復(fù)的現(xiàn)象。i）可以解決部分目前系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題，如對(duì)NOTE隘統(tǒng)加強(qiáng)推廣力度，完善 EDP和NOTES的權(quán)限管理，加強(qiáng) EDP與銷售系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的安全問題等。j）代表公司整體的利益，有足夠的權(quán)威和能力協(xié)調(diào)各部門之間的需求沖突，如對(duì)EDP系統(tǒng)進(jìn)行一定的修改，在確定財(cái)務(wù)成本核算流程的科學(xué)性的基礎(chǔ)上，暫時(shí)滿足財(cái)務(wù)在成本核算方面的要求，提高財(cái)務(wù)部門的效率。k）挖掘現(xiàn)有信息系統(tǒng)潛在的能力，如建

32、立 EIP （企業(yè)信息門戶），為各個(gè)部門包括總經(jīng)理收集、整 理相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析，形成報(bào)表。因此，我們認(rèn)為建立信息中心是企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行改革的最重要的一步，也是改革的第一步 沒有一個(gè)專門的信息管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)，信息系統(tǒng)的改革將會(huì)舉步為艱，最終很 有可能以失敗而告終。第三部分：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃的對(duì)策建議上海理光是一家屬于高科技電子產(chǎn)業(yè)的企業(yè)，有著良好的人員素質(zhì)， 員工對(duì)新事物的接受能力比較強(qiáng)，有著比較完善的管理基礎(chǔ)， 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息系統(tǒng)非常重視，而且基本沒有太大的企業(yè)包袱或社 會(huì)包袱，這都是成功實(shí)施信息系統(tǒng)的重要因素。但目前企業(yè)的信息化狀況是與企業(yè)的形象不符合的， 企業(yè)使用的都

33、是80年代早期開發(fā)的生產(chǎn)制造系統(tǒng)，而財(cái)務(wù)與經(jīng)營部門的信息系統(tǒng)應(yīng)用只是最低級(jí)的“用計(jì)算機(jī)代替手工處理”的模仿型信息系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也沒有得應(yīng)該有的效果，更不用說對(duì)信息進(jìn)行整合支持決策支持系統(tǒng)。一、信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標(biāo)綜上所述，我們可以總結(jié)上海理光未來的信息系統(tǒng)應(yīng)該達(dá)到這樣幾個(gè)目標(biāo)：消除目前“信息孤島”的狀況，整合企業(yè)信息資源，為決策支持系統(tǒng)服務(wù)。提升信息系統(tǒng)的能力，能夠支持如并行工程、全面財(cái)務(wù)預(yù)算等先進(jìn)的管理方法。提高各子系統(tǒng)的運(yùn)作效率和用戶友好程度，改善現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程。 建立高效的電子協(xié)作/知識(shí)管理系統(tǒng)（第三代辦公系統(tǒng)）。二、信息系統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)分析上海理光在目前已有的信息系統(tǒng)之間缺乏有效的集成和

34、信息的共享，造成系統(tǒng)部分?jǐn)?shù)據(jù)的重復(fù)輸入和信息不完整，影響系統(tǒng)的有效使用；有些系統(tǒng)的功能已不能滿足公司管理上的要求；而且各個(gè)部門開發(fā)的系統(tǒng)各自為政， 往往只考慮本部門的需求， 不可能站在整個(gè)企業(yè)的高度來規(guī)劃和組織整個(gè)信 息的建設(shè)；同時(shí)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)， 一些系統(tǒng)也急需更新。 這些現(xiàn)象的產(chǎn)生主要是由于信息系統(tǒng)建 設(shè)缺乏戰(zhàn)略性、全局性的統(tǒng)一規(guī)劃。因此，信息系統(tǒng)的規(guī)劃應(yīng)該從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的分析由發(fā)，考慮全 公司的未來的管理發(fā)展趨勢(shì)，充分考慮當(dāng)今信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用潛能。（一）信息系統(tǒng)愿景從整體和長遠(yuǎn)規(guī)劃來看，我們認(rèn)為上海理光的信息化建設(shè)可以分成四個(gè)步驟，如下圖所示，表格中是各階段的比較:能力4.外部

35、集成效率3.整體優(yōu)化（BPR2.系統(tǒng)集成1.局部開發(fā)近期一時(shí)間階段特征優(yōu)點(diǎn)弱點(diǎn)管理挑戰(zhàn)JOS 開發(fā)針對(duì)企業(yè)急需改進(jìn)的、 能帶來較高收益的局 部流程.相對(duì)比較容易識(shí)別和發(fā)揮IT的能力；.使“數(shù)據(jù)說話”得以實(shí)現(xiàn)；.實(shí)施時(shí)遇到的人為抵觸較少。.易被競爭對(duì)手模仿；.缺乏組織學(xué)習(xí)；.易被淘汰；.識(shí)別高價(jià)值的業(yè)務(wù)和流程；.標(biāo)桿學(xué)習(xí)以獲得競爭優(yōu)勢(shì)；.確定系統(tǒng)開發(fā)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)；系統(tǒng) 集成利用信息技術(shù)/信息系 統(tǒng)潛能，創(chuàng)造基于技 術(shù)集成和流程關(guān)聯(lián) 的不間斷流程。.提高質(zhì)量與顧客滿意度、減少生產(chǎn)周 期、降低成本；.流程平滑性較好，可以有效提高效率 和服務(wù)能力。在傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)下的自 動(dòng)化可能競爭不過對(duì)手 新型的組織方

36、式。.識(shí)別流程關(guān)聯(lián)性和技術(shù)集成 性；.保證評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)一致性；.標(biāo)桿目標(biāo)(不aE取優(yōu))；全面 優(yōu)化 (BPR)對(duì)影響企業(yè)未來黨爭 力的核心業(yè)務(wù)流程進(jìn) 行重整，而不是簡單地 改善。.有助于企業(yè)改善提供高質(zhì)量產(chǎn)品/服 務(wù)的能力;.有助于企業(yè)從舊組織向新型組織轉(zhuǎn)變；.有助于企業(yè)獲得由新技術(shù)帶來的商業(yè) 機(jī)會(huì)。.義革對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外 部合作者帶來的風(fēng)險(xiǎn) 較大；.組織的變化會(huì)遇到員 工的阻力。的必要性和合理性；2.組織問題遠(yuǎn)比技術(shù)問題難于 對(duì)付。外部 集成.利用IT/IS贏得戰(zhàn) 略聯(lián)盟的市場優(yōu)勢(shì)；.用IT/IS 支持與對(duì) 外的協(xié)調(diào)與控制。.減少缺乏競爭力的活動(dòng)；.以組織間流程的平滑性滿足多變的客 戶需求；.可以

37、支持形成更大、更靈活、更圖效 的組織間的競爭力；.缺乏協(xié)調(diào)會(huì)使組織問 不能獲得戰(zhàn)略優(yōu)勢(shì)；.缺少平滑的IT平臺(tái)將 阻礙對(duì)外的溝通和協(xié) 調(diào)；.規(guī)劃企業(yè)的外部集成戰(zhàn)略；.認(rèn)識(shí)、提圖外部集成的重要 性；.外部集成的組織問題。（二）信息系統(tǒng)應(yīng)用總體結(jié)構(gòu)信息系統(tǒng)的基本功能是要為企業(yè)的各級(jí)人員在需要時(shí)提供必要的信息及支持。結(jié)合制造型企業(yè)的特點(diǎn),分析上海理光的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，可以用下圖表示財(cái)務(wù)管理 流程根據(jù)我們對(duì)上海理光各部門的調(diào)研結(jié)果（見附錄1）,與各流程對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)應(yīng)用可以總結(jié)如下表,作為企業(yè)未來信息系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容指導(dǎo)。（三）訂單獲取與完成流程應(yīng)用系統(tǒng) 名稱能述 功簡輸入 信息輸出 信息經(jīng)營部總監(jiān)EIS支持市

38、場部總裁的個(gè)人數(shù)據(jù)處理和決策行為經(jīng)營信息管理與分析 系統(tǒng)市場信息的采集、整理、查詢、分析市場信息市場信息營銷計(jì)劃系統(tǒng)營銷計(jì)劃的匯總、跟蹤、統(tǒng)計(jì)、分析等，同時(shí)導(dǎo)出商務(wù)滾動(dòng)要 貨計(jì)劃營銷計(jì)劃商務(wù)滾動(dòng)要貨計(jì)劃、營銷 計(jì)劃匯總分析結(jié)果營銷項(xiàng)目管理系統(tǒng)營銷項(xiàng)目的計(jì)劃、控制、分析與資源調(diào)配，銷售的狀態(tài)跟蹤銷售信息銷售信息銷售處理系統(tǒng)建立并維護(hù)合同信息庫，以便系統(tǒng)使用者可以實(shí)時(shí)掌握每個(gè)合 同的處理情況以及各個(gè)環(huán)節(jié)上的資源配置情況，輔助統(tǒng)籌、監(jiān) 控、調(diào)整銷售資料、銷售的各項(xiàng) 處理信息（負(fù)責(zé)人、工 作進(jìn)度、工作結(jié)果）、人 員及進(jìn)度調(diào)整信息銷售處理完成情況統(tǒng)計(jì) 信息銷售訂單管理系統(tǒng)銷售訂單的錄入和管理，與企業(yè)生產(chǎn)

39、制造系統(tǒng)的其他模塊緊密 集成銷售訂單客戶配置等輔助定價(jià)系統(tǒng)制定、維護(hù)產(chǎn)品價(jià)格、項(xiàng)目報(bào)價(jià)、散件價(jià)格庫，并可用于價(jià)格 模擬、成本計(jì)算、報(bào)價(jià)中各類費(fèi)用比率的設(shè)置生產(chǎn)BOM成本數(shù)據(jù)價(jià)格信息（產(chǎn)品價(jià)格、散 件價(jià)格）、定價(jià)BOM貨運(yùn)管理系統(tǒng)對(duì)貨運(yùn)進(jìn)行管理，包括貨運(yùn)作業(yè)安排，理貨進(jìn)度、備貨情況跟 蹤查詢訂貨信息、發(fā)貨通知單、貨運(yùn)憑證等（四）制造與物料流程應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用 系統(tǒng)功能 簡述輸入 信息輸出 信息主需求計(jì)劃管理系統(tǒng)銷售、制造、米購預(yù)測，生成主需求計(jì)劃銷售定單，滾動(dòng)商務(wù)要貨計(jì)劃，其他 內(nèi)部定單主需求計(jì)劃主生產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)生成主生產(chǎn)計(jì)劃主需求計(jì)劃，能力平衡信息，庫存信 息，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息，市場需求信息主生產(chǎn)計(jì)

40、劃能力需求計(jì)劃管理系 統(tǒng)綜合考慮各種資源利用率，進(jìn)行生產(chǎn)能力平衡主生產(chǎn)計(jì)劃，加工計(jì)劃信息，工藝路 線信息，資源信息，未完成任務(wù)能力平衡狀況信息物料需求計(jì)劃管理系 統(tǒng)下達(dá)車間加工任務(wù)，產(chǎn)生米購請(qǐng)求能力平衡狀況信息，庫存信息，BOM工程信息，采購信息，加工信息可供應(yīng)量，車間加工任 務(wù)，采購請(qǐng)求物料清單管理系統(tǒng)建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹、單級(jí)物料單、多級(jí)物料單工程更改信息，客戶配置工藝路線信息，資源信息采購管理系統(tǒng)了解和確認(rèn)米購需求，下達(dá)米購單，跟蹤、協(xié)調(diào) 供應(yīng)商供貨過程，接收采購物料，對(duì)采購過程的 審查、評(píng)價(jià)、考核和有關(guān)數(shù)據(jù)信息的積累和維護(hù)米購請(qǐng)求，庫存信息采購定單，外協(xié)加工定 單，進(jìn)口合同傳真到貨進(jìn)出口管理

41、系統(tǒng)支持報(bào)關(guān)程序，對(duì)運(yùn)輸商、保險(xiǎn)商認(rèn)證和管理支 持國際結(jié)算進(jìn)口合同傳真到貨到貨信息車間作業(yè)管理系統(tǒng)計(jì)劃、控制日常生產(chǎn)，收集車間數(shù)據(jù)，管理生產(chǎn) 流程，生成車間任務(wù)報(bào)告車間加工任務(wù)，庫存信息，產(chǎn)品結(jié)構(gòu) 信息，上2路線信息，資源信息生成在制信息，未完成任 務(wù)，生產(chǎn)完成信息，技術(shù) 與質(zhì)量問題反饋供應(yīng)商認(rèn)證管理尋找、選擇、確認(rèn)供應(yīng)商，供應(yīng)商信息維護(hù)物料認(rèn)證申請(qǐng)，物料使用反饋信息合格供應(yīng)商清單庫存管理系統(tǒng)定義庫存結(jié)構(gòu)，出入庫記錄，庫存計(jì)劃，庫存分 析，庫存控制裝箱發(fā)運(yùn)信息，到貨信息，在制活動(dòng) 信息庫存信息品質(zhì)管理系統(tǒng)收集、整理、分析物料供應(yīng)與生產(chǎn)中的質(zhì)量信息， 支持質(zhì)量管理日常工作，支持質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃的管

42、理產(chǎn)品質(zhì)量計(jì)劃，產(chǎn)品檢驗(yàn) 標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)分析生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行情況，收集生產(chǎn)各流程的相關(guān)數(shù)據(jù)，計(jì)算生產(chǎn)流程的 KPI指標(biāo)。生產(chǎn)計(jì)劃，產(chǎn)品質(zhì)量計(jì)劃，生產(chǎn)工藝 流程，產(chǎn)品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)物料采購統(tǒng)計(jì)分析系 統(tǒng)分析采購訂單的執(zhí)行情況，收集物料采購各流程 的相關(guān)數(shù)據(jù)。物料需求計(jì)劃，米購訂單 到貨信息，檢驗(yàn)信息等生產(chǎn)管理本部部長EIS支持生產(chǎn)管理總部總裁個(gè)人數(shù)據(jù)處理與決策行 為，對(duì)生產(chǎn)總部的有關(guān)信息統(tǒng)計(jì)、整理分析，支 持生產(chǎn)總部的運(yùn)作管理（五）新產(chǎn)品研究與開發(fā)流程應(yīng)用 系統(tǒng)功能 簡述輸入 信息輸出 信息開發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)建立項(xiàng)目信息庫，建立各項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃， 記錄計(jì)劃執(zhí)行情 況。進(jìn)行項(xiàng)目資源的分配、資金預(yù)算項(xiàng)目

43、審批結(jié)果、項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào) 告、項(xiàng)目預(yù)研報(bào)告項(xiàng)目資源計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度 計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行情況立項(xiàng)申詁乂持系統(tǒng)支持項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)過程，支持項(xiàng)目可行性論證過程項(xiàng)目建議信息、市場信息、 技術(shù)信息、企業(yè)戰(zhàn)略方向、申請(qǐng)報(bào)告，可行性論證初 步報(bào)告預(yù)研支持系統(tǒng)支持項(xiàng)目的預(yù)研工作， 支持項(xiàng)目價(jià)值評(píng)估，支持項(xiàng)目進(jìn)一步 可行性論證技術(shù)信息、申請(qǐng)報(bào)告、可行 性初步論證信息預(yù)研結(jié)果報(bào)告，可行性分 析報(bào)告審批支持系統(tǒng)支持項(xiàng)目的立項(xiàng)審批， 審核預(yù)研報(bào)告，評(píng)估可行性分析報(bào)告中請(qǐng)報(bào)告、頂研報(bào)告、可仃 性分析報(bào)告審批結(jié)果、立項(xiàng)通知開發(fā)物料申購支持系 統(tǒng)支持研發(fā)項(xiàng)目的物料認(rèn)證，米購過程，支持物料庫存管理開發(fā)BOM項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃開發(fā)物料申購單

44、、物料認(rèn) 證信息，物料采購信息， 物料庫存信息設(shè)計(jì)支持系統(tǒng)支持開發(fā)項(xiàng)目管理過程， 支持經(jīng)驗(yàn)交流及求助機(jī)制， 建立開 發(fā)論壇，建立信息庫，建立研討數(shù)據(jù)庫功能特征，產(chǎn)品數(shù)據(jù)，論壇 /息，技術(shù)/息，市場怎息、設(shè)計(jì)方案，測試數(shù)據(jù)，PCB 技術(shù)資料、物料入庫單（六）售后服務(wù)流程應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用 系統(tǒng)功能 簡述輸入 信息輸出 信息售后服務(wù) 管理系統(tǒng)對(duì)售后服務(wù)的所有作業(yè)進(jìn)行管理，包括客戶咨詢、投訴處理，維修的管理， 備品備件的管理，客戶培訓(xùn)的管理，用戶檔案的管理維護(hù)各種計(jì)劃、基 本數(shù)據(jù)各種統(tǒng)計(jì)信息用戶培訓(xùn)管理系統(tǒng)對(duì)用戶培訓(xùn)進(jìn)行管理，包括受理培訓(xùn)申請(qǐng)、制定培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課程安排、 培訓(xùn)效果調(diào)查、培訓(xùn)檔案的管理培訓(xùn)

45、申請(qǐng)培訓(xùn)信息客戶問題 處理系統(tǒng)公司內(nèi)外客戶對(duì)公司的產(chǎn)品、服務(wù)的反饋投訴的處理， 包括客戶投訴的登錄、處理以及處理情況的跟蹤、統(tǒng)計(jì)、查詢投訴反饋信 息處理結(jié)果綜合信息 查詢系統(tǒng)查詢公司的產(chǎn)品服務(wù)情況，客戶合同信息，合同執(zhí)行情況，技術(shù)文檔，客戶 投訴處理情況等故障診斷專家系統(tǒng)通過對(duì)維修案例庫和產(chǎn)品技術(shù)文檔以及用戶檔案的查詢，運(yùn)用適當(dāng)?shù)脑\斷算 法對(duì)設(shè)備故障進(jìn)行診斷維修調(diào)度 系統(tǒng)對(duì)維修過程所涉及的人力、物力資源進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)度市場技術(shù) 支援系統(tǒng)支持安裝現(xiàn)場以及從辦事處到片區(qū)、技術(shù)支援部，技術(shù)文檔查詢、疑難問題 解決等備品備件 管理系統(tǒng)支持備品備件的需求計(jì)劃的制定，備件申領(lǐng)、發(fā)貨退貨的管理，中央備件庫、 各

46、地備件庫庫存的管理查詢（七）財(cái)務(wù)流程應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用 系統(tǒng)功能 簡述輸入 信息輸出 信息固定資產(chǎn)管理系 統(tǒng)建立完善的固定資產(chǎn)臺(tái)帳，記錄固定資產(chǎn)的增加、報(bào)廢、轉(zhuǎn)移、 重估、盤點(diǎn)及折舊，制作記帳分錄發(fā)票記帳分錄應(yīng)收帳款管理系 統(tǒng)核算預(yù)收款、應(yīng)收帳款，核對(duì)到款，并催收貨款，預(yù)測貨款回籠 情況?？蛻粜畔⒑贤畔?、發(fā)貨信息記帳信息 催款單應(yīng)付帳款管理系 統(tǒng)核算供應(yīng)商付款、費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)付款及備用金處理，打印發(fā)票采購訂單信息、收貨信息 費(fèi)用報(bào)告記帳信息固定資產(chǎn)發(fā)票總帳系統(tǒng)將其他系統(tǒng)中的記帳信息自動(dòng)過人總帳，進(jìn)行月底結(jié)帳并編制會(huì) 計(jì)報(bào)表。記帳信息 原始憑證會(huì)計(jì)報(bào)表成本核算分析系 統(tǒng)核算生產(chǎn)成本，制定標(biāo)準(zhǔn)成本、歸集

47、實(shí)際成本并計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)成本差 異，結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品成本，進(jìn)行成本分析。歸集產(chǎn)品研發(fā)費(fèi)用，按項(xiàng)目、 部門進(jìn)行分配。有美生產(chǎn)成本費(fèi)用信息、標(biāo)準(zhǔn) 費(fèi)、料率，產(chǎn)品研發(fā)費(fèi)用信息有美成本分析報(bào)告 中研、中試成本報(bào)告資金計(jì)劃管理系 統(tǒng)歸集、預(yù)測資金來源、使用信息，編制資金來源和使用計(jì)劃，并 制定籌資計(jì)劃資金來源信息 資金使用信息資金來源計(jì)劃、資金 使用計(jì)劃全面核算系統(tǒng)收集其他各系統(tǒng)的有關(guān)信息，編制公司全面預(yù)算及月度滾動(dòng)調(diào)整。公司及各部門有美計(jì)劃，月度 財(cái)務(wù)報(bào)表、月度預(yù)算執(zhí)行情況全面預(yù)算約定滾動(dòng)全面預(yù)算財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)歸集有關(guān)財(cái)務(wù)信息，編制公司財(cái)務(wù)分析報(bào)表。會(huì)計(jì)報(bào)表、全面預(yù)算財(cái)務(wù)分析報(bào)表財(cái)務(wù)部總監(jiān)EIS支持財(cái)務(wù)部總裁的個(gè)人數(shù)

48、據(jù)處理和決策行為（八）人力資源流程應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用 系統(tǒng)功能 簡述輸入信息/ 輸出信息人力資源計(jì)劃系統(tǒng)在集成環(huán)境中支持人力資源管理所涉及到的計(jì)劃和控制活動(dòng)與人力資源有美的各種計(jì)劃時(shí)間管理系統(tǒng)記錄、分配、評(píng)價(jià)與時(shí)間管理有關(guān)的員工數(shù)據(jù)，如加班、休假等時(shí)間數(shù)據(jù)員工基本信息管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)維護(hù)和查詢、統(tǒng)計(jì)員工的基本信息員工基本信息薪酬福利管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)員工薪酬福利和股金等數(shù)據(jù)的計(jì)算、審核、統(tǒng)計(jì)分析員工薪酬福利記錄組織機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)展示、模擬、規(guī)劃公司的組織機(jī)構(gòu)公司組織結(jié)構(gòu)員工發(fā)展計(jì)劃系統(tǒng)匹配員工資格與崗位需求，制定員工發(fā)展計(jì)劃員工檔案員工培訓(xùn)管理系統(tǒng)員工培訓(xùn)的計(jì)劃和全面管理，如課程、教師、教室、考核等員工培訓(xùn)記錄

49、招聘管理系統(tǒng)支持招聘活動(dòng)的管理和審查應(yīng)聘人員考核表、聘用人員登記表、 員工檔案員工調(diào)動(dòng)管理系統(tǒng)員工內(nèi)部調(diào)配的管理和審查員工檔案人力成本計(jì)劃系統(tǒng)人力成本的預(yù)測和模擬員工檔案三、信息系統(tǒng)實(shí)施方案的簡單建議在考慮上海理光當(dāng)前業(yè)務(wù)運(yùn)作的需要及其作為日本理光的一個(gè)重要的生產(chǎn)基礎(chǔ)的背景我們認(rèn)為比 較的可行的信息系統(tǒng)規(guī)劃方案有兩個(gè)：A）商業(yè)ERP為主+自我開發(fā)的全面解決方案除非企業(yè)想完全照搬日本理光的信息系統(tǒng)模式（即購買JDE的管理財(cái)務(wù)軟件，升級(jí) EDP為RINKS21然后與JDE集成起來），我們建議企業(yè)一步到位地通過商業(yè)管理軟件實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)的 統(tǒng)一集成方案。即便企業(yè)認(rèn)為EDP系統(tǒng)可以維持現(xiàn)狀，EDP系

50、統(tǒng)還是很實(shí)用的，可以修改一下繼續(xù)使用，未來 的物流系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)則無法容忍信息的繼續(xù)孤立。從財(cái)務(wù)、從服務(wù)客戶、從管理效 率、從決策支持的角度，信息集成刻不容緩。而信息集成最迅速、最成熟的方法就是實(shí)施商業(yè)ERP軟件。具體的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)分析如下： 優(yōu)勢(shì)：自動(dòng)解決了目前子系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法直接交換的問題，并且提高了各子系統(tǒng)的能力，加強(qiáng)了數(shù)據(jù)的安全性、不一致性。支持企業(yè)的戰(zhàn)略的潛在能力比較強(qiáng)?？梢灾苯舆_(dá)到總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)、管理控制系統(tǒng)的要求，無需再進(jìn)行任何數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合 可以與NOTES、公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫集成，加強(qiáng)企業(yè)整體的信息化程度。劣勢(shì)：與日本理光的系統(tǒng)不盡相同，可能實(shí)施過程中會(huì)遇

51、到一定的阻力。對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)的徹底推翻，轉(zhuǎn)換成本較高（即員工的適應(yīng)性、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移等）。成本和風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)下一套方案要高。B）RICOH用軟件+商業(yè)財(cái)務(wù)軟件模塊+商業(yè)銷售軟件模塊+企業(yè)信息門戶+自我開發(fā)優(yōu)勢(shì)：可以與日本理光的系統(tǒng)兼容。在原有基礎(chǔ)上的升級(jí)，員工的適應(yīng)性較好。沒有什么風(fēng)險(xiǎn)，失敗成本也比較低。劣勢(shì)：仍然無法解決信息整合的問題，無法提升企業(yè)的信息化總體水平?，F(xiàn)行的問題都還會(huì)繼續(xù)存在下去。企業(yè)信息門戶不是決策支持系統(tǒng)，其效果無法預(yù)測，有可能很好，有可能不了了之。四、關(guān)于WE應(yīng)用的建議網(wǎng)站不僅僅是公司的一個(gè)宣傳窗口，而是一個(gè)公司與外界交流的工具和渠道，也是企業(yè)信息系統(tǒng)不可或缺的一部分。許多知名的大公司都紛紛在WE即Z用上做文章，INTERNET為公司提供了幾乎免費(fèi)的接近潛在顧客、 尋找合作伙伴的工具， 電子商務(wù)、B2R B2c已經(jīng)不是什么新名詞， 通過INTERNET 降低采購成本、提高顧客服務(wù)質(zhì)量的成功例子舉不勝舉。目前上海理光的網(wǎng)頁是外包給網(wǎng)絡(luò)公司負(fù)責(zé)的，沒有對(duì)網(wǎng)站內(nèi)容、網(wǎng)站風(fēng)格設(shè)計(jì)的主控權(quán)。所以網(wǎng)站只能起到一個(gè)介紹的作