秘書實(shí)務(wù)作業(yè)

1、 便 條鐘苗： 以下是我下星期一（3月23日）要參加的一系列活動(dòng) 上午召開董事會(huì)議，所有的經(jīng)理都參加 下午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話 請(qǐng)你抓緊時(shí)間為我做一合理安排并將其填入工作日志中。 謝謝！ 行政經(jīng)理 蘇明 2011年3月16日1經(jīng)理工作日志 2011年3月23日星期一 時(shí)間 內(nèi)容 地點(diǎn) 9:00-10:00處理日常事務(wù)：如閱讀文件處理信件等 辦公室 10:15-11:15 經(jīng)理主管會(huì)議 董事會(huì)會(huì)議室 12:30 與光華公司的董事長(zhǎng)馬明及夫人共進(jìn)午餐 天地賓館 14:00-14:30給參加員工培訓(xùn)課的員工講話員工培訓(xùn)中心 14:40-15:40下行會(huì)見麗康公司的銷售部經(jīng)理張建 會(huì)客室 15

2、:45 下午前往陽(yáng)光公司拜會(huì)市場(chǎng)開發(fā)部的經(jīng)理高原 陽(yáng)光公司 21、打印機(jī) 操作步驟（以愛普生CX3100為例） 第1步：在關(guān)閉電源的情況下將打印連接線把打印機(jī)與計(jì)算機(jī)主機(jī)打印口連接好并固定； 第2步：先打開打印機(jī)電源開關(guān)，再啟動(dòng)計(jì)算機(jī)； 第3步：觀察一下打印機(jī)操作面板上的指示燈顯示情況； 第4步：檢查一切正常后，根據(jù)打印要求把打印紙裝入打印機(jī)的送紙架上，確保打印機(jī)處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)； 第5步：通過(guò)計(jì)算機(jī)上發(fā)出打印指令后，開始打??； 第6步：及時(shí)觀察打印效果，如果打印效果不理想，應(yīng)取消打印，退出紙張，分析原因； 第7步：打印正常，結(jié)束后取出打印稿； 第8步：先關(guān)閉計(jì)算機(jī)主機(jī)，再關(guān)打印機(jī)電源。 32、復(fù)

3、印機(jī)操作步驟（以美能達(dá)Di152機(jī)器為例） 第1步：檢查復(fù)印機(jī)電源插頭與專用插座連接是否良好； 第2步：打開電源，機(jī)器開始預(yù)熱，觀察復(fù)印機(jī)操作面板上的指示燈，大約需要30秒鐘； 第3步：檢查原稿，看看紙張尺寸、質(zhì)地、顏色等，做到心中有數(shù)（對(duì)原稿上不清晰的字跡、線條應(yīng)在復(fù)印前描寫清楚，以免復(fù)印后返工）； 第4步：機(jī)器預(yù)熱完畢后，檢查一下復(fù)印機(jī)操作面板上的各項(xiàng)顯示是否正常； 第5步：根據(jù)稿臺(tái)玻璃刻度板的指示及當(dāng)前使用紙盒的尺寸和橫豎方向放好原稿； 第6步：在操作面板按下數(shù)字鍵設(shè)定復(fù)印份數(shù)；若設(shè)定有誤可按“C”（或清除）鍵，然后重新設(shè)定； 第7步：設(shè)定復(fù)印倍率（一般復(fù)印機(jī)放大、縮小多以百分比表示）；

4、 第8步：選擇復(fù)印紙尺寸，根據(jù)原稿尺寸，放大或縮小的倍率按下紙盒選取鍵； 第9步：根據(jù)原稿紙張、字跡的色調(diào)深淺，適當(dāng)調(diào)節(jié)復(fù)印濃度； 第10步：按下復(fù)印鍵，開始復(fù)印。 43、傳真機(jī) 發(fā)送前有需要通話和不需要通話兩種方式，下面以通話方式為例。 發(fā)送操作： 第1步：檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)； 第2步：將原稿正面朝下裝入傳真機(jī)引導(dǎo)板； 第3步：選擇掃描線密度和對(duì)比度； 第4步：摘取話機(jī)手柄，撥對(duì)方號(hào)碼，并等待對(duì)方回答； 第5步：雙方通話； 第6步：通話結(jié)束后，由收方先按啟動(dòng)鍵； 第7步：當(dāng)聽到收方的應(yīng)答信號(hào)時(shí)，發(fā)方按啟動(dòng)鍵，開始發(fā)送文件； 第8步：掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束。 5辦公用

5、品與設(shè)備管理實(shí)訓(xùn) 銷售部的小李來(lái)秘書初萌的辦公室，要求領(lǐng)幾本復(fù)印紙。初萌給了他一張物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，要求他填好后再來(lái)領(lǐng)?！安痪忘c(diǎn)兒紙嗎！”小李沒能領(lǐng)到復(fù)印紙，嘟囔著離開了。下午，小李又過(guò)來(lái)，將物品領(lǐng)用申請(qǐng)表交給了初萌，初萌仔細(xì)審核了銷售部主管的簽字，讓小李在“領(lǐng)用人”處簽了字，自己在“發(fā)放人”處簽了字，才把復(fù)印紙交給小李。然后將物品領(lǐng)用申請(qǐng)表歸檔了。 初萌這樣做是否正確？ A、正確 B、錯(cuò)誤6請(qǐng)?jiān)谙旅娴奈锲奉I(lǐng)用申請(qǐng)表中劃線部分填入缺少的內(nèi)容： 78秘書發(fā)放辦公用品的工作程序主要包括三部分，其順序是？ 程序 序號(hào)（ ）發(fā)放物品； 1（ ）更新庫(kù)存記錄，備案清單； 2（ ）審核物品領(lǐng)用申請(qǐng)表。 3

6、答案：231。 9女秘書在陽(yáng)面辦公室內(nèi)，電腦屏幕對(duì)著門口，打印機(jī)上堆滿了廢紙，復(fù)印機(jī)緊靠窗戶。當(dāng)傳真機(jī)的鈴聲想過(guò)幾聲之后，秘書才慢悠悠地去接電話。領(lǐng)導(dǎo)需要文件，秘書把新拿出來(lái)的打印紙直接放進(jìn)打印機(jī)的進(jìn)紙盤，上面的廢紙照樣堆在上面”。我讓學(xué)生找出這個(gè)案例中各種辦公設(shè)備使用的錯(cuò)誤之處，應(yīng)如何改正，展開討論。 10假如你所使用的是噴墨打印機(jī)，在打印時(shí)發(fā)現(xiàn)墨跡稀少，輸出不太清晰，且“墨盡”指示燈亮起，解說(shuō)一下處理過(guò)程。 假如在復(fù)印過(guò)程中出現(xiàn)卡紙故障，請(qǐng)你講解一下故障排除操作過(guò)程。 11一、背景 這天上午公司秘書于雪分完郵件，在給胡總送郵件時(shí)，只聽到胡總正在與恒昌公司老總通電話： “你說(shuō)是天地公司趙總的電話嗎？我好像記得有他的名片，回頭我查一下告訴你你們公司今年的生意如何” 正巧秘書早上整理名片夾時(shí)無(wú)意中看到了趙總的名片，知道趙總的電話號(hào)碼是87654321。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、馬上把電話號(hào)碼寫在便條上，放到胡總的面前。 b、當(dāng)作什么也沒有聽見。 c、如果胡總問(wèn)自己的話，就告訴他是87654