-合同管理制度

1、受控密級：受控分發(fā)序號：麥康食品（青島）有限公司合同管理制度【第A版，第0次修改】KFL/MK-2011 -030編制：劉世東審核：張希濤批準(zhǔn)：2011年4月10日發(fā)布2011年4月10日實(shí)施1、目的1、1為加強(qiáng)公司經(jīng)濟(jì)合同管理，保障公司合法權(quán)益，預(yù)防合同糾紛，促進(jìn)本公司依法經(jīng)營管 理，根據(jù)合同法、民法通則等國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本 制度。1.2本制度適用于本公司內(nèi)部和外部經(jīng)濟(jì)合同的管理。2、合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與職責(zé)2.1公司人力行政部是合同歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同的管理工作，并監(jiān)督合同的執(zhí)行。2.2公司業(yè)務(wù)部門是公司的合同具體承辦部門，負(fù)責(zé)合同的立項(xiàng)、談判、訂立等工作。

2、2.3公司經(jīng)濟(jì)合同必須經(jīng)過評審行政固定版本，新本必須提交公司級別會(huì)簽。2.4評審工作：組長由總經(jīng)理擔(dān)任，成員包括法律顧問和各部門的負(fù)責(zé)人。2.5經(jīng)濟(jì)合同評審人員的職責(zé)：2.5.1嚴(yán)格遵守國家有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同的各項(xiàng)方針、政策、法律、法規(guī)；2.5.2組織制定本公司的標(biāo)準(zhǔn)合同文本；2.5.3參與本公司特殊合同的可行性研究、談判和文本起草工作；2.5.4對合同的合法性、有效性進(jìn)行審查，向本公司總經(jīng)理提出意見；2.5.5監(jiān)督、檢查、考核合同的履行情況；2.5.6參與處理對外合同糾紛、負(fù)責(zé)本公司內(nèi)部各單位之間合同爭議的協(xié)調(diào)工作。3、合同的立項(xiàng)、談判和訂立3.1公司內(nèi)部發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來和對外發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來均須簽訂

3、書面合同。合同簽訂前，應(yīng)事 先立項(xiàng)，經(jīng)過評審小組審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，然后才能進(jìn)行談判和訂立合同等后續(xù)工作。3.2經(jīng)過立項(xiàng)的合同，各業(yè)務(wù)部門要根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)合作方進(jìn)行合同洽談。合同 洽談室應(yīng)充分了解公司的需求和業(yè)務(wù)合作方的需求，包括質(zhì)量、生產(chǎn)能力、數(shù)量、價(jià)格、付 款方式、交貨期、運(yùn)輸、售后服務(wù)、違約責(zé)任等各項(xiàng)內(nèi)容，必要時(shí)應(yīng)提供相應(yīng)的圖紙、資料 和樣品等。3.3洽談時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)法律要求，并考慮公司的實(shí)際情況，遵循平等、自愿、公平、 誠實(shí)信用和互利的原則，嚴(yán)禁洽談?dòng)袚p于公司利益、形象和信譽(yù)的合同。3.4洽談雙方就合同內(nèi)容達(dá)成一致后，洽談人將合同內(nèi)容進(jìn)行訂立。訂立合同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵 循

4、有關(guān)法律和法規(guī)，做到標(biāo)的明確、內(nèi)容齊全、條款完備、責(zé)任明確、用語規(guī)范嚴(yán)密，一般 情況下，力求合同管轄地在對公司有利的地點(diǎn)。如屬對方訂立，洽談人應(yīng)按上述要求進(jìn)行審 查和修改。4、合同的審批和簽訂4.1嚴(yán)格履行合同審批制度，所有業(yè)務(wù)合同都必須經(jīng)過合同評審人員進(jìn)行必要的審查和評審后，由總經(jīng)理審批同意，方可簽訂。4.2合同評審的重點(diǎn)是：421對方當(dāng)事人的主體資格和締約能力；4.2.2合同條款內(nèi)容的完備性、合法性；4.2.3合同應(yīng)履行的審查手續(xù)。4.3合同的簽訂：合同由本公司法人代表簽訂，或由本公司法定代表人書面委托的本公司有 關(guān)人員代理簽訂。簽訂合同應(yīng)由簽約人簽字，注名日期，并加蓋合同專用章或本公司公

5、章。 代理本公司法定代表人簽訂合同的，簽約人應(yīng)持本公司法定代表人簽發(fā)并加蓋本公司公章的法定代表人授權(quán)委托書，并在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。4.4必須做好以下各項(xiàng)工作后，方可簽訂合同。4.4.1對方是否具有法人資格；4.4.2對方是否具有履約能力；4.4.3我方能否承諾對方的要約；4.4.4對市場進(jìn)行預(yù)測和調(diào)查；4.4.5合同的可行性和合法性。4.6對資信不明或資信狀況不好，又無可靠擔(dān)保單位的，不得與之簽約。4.7合同簽訂時(shí)，應(yīng)驗(yàn)證對方相關(guān)證明文件，核對無誤后方可正式簽訂合同，對方交驗(yàn)的證 明文件要妥善保管。4.8同文件的各項(xiàng)目要認(rèn)真填寫齊全、明確，特殊要求應(yīng)在備注中注明，字跡要清楚，形式 符合法定要

6、求。4.9本公司所簽訂的業(yè)務(wù)合同要一式三份，甲方一份，乙方二份（財(cái)務(wù)部門一份、歸檔一份）4.10本公司相關(guān)部門和單位在簽訂采購合同時(shí)， 要收回一式二份（財(cái)務(wù)部門一份、歸檔一份） 4.11合同蓋章時(shí)需雙方同時(shí)進(jìn)行，因特殊情況與對方不能同時(shí)蓋章時(shí)，需在對方蓋章后，并 查對無誤的情況下我方方可蓋章。4.12法律、法規(guī)規(guī)定或者本公司認(rèn)為需要公證的合同，應(yīng)當(dāng)辦理公證手續(xù)。5、合同的履行及變更5.1合同簽訂后，本公司合同所涉及的部門應(yīng)嚴(yán)格全面履行合同。不得擅自單方變更、修改、 解除和終止。5.2在合同履行中，如出現(xiàn)不能或者不能完全履行時(shí)，應(yīng)采取緊急措施，爭取對方的同意和 諒解，將損失減少到最低程度；若需要

7、變更或解除合同的，應(yīng)按法律規(guī)定的程序進(jìn)行。6、合同文本及用章的規(guī)定6.1本公司對外簽訂的所有經(jīng)濟(jì)合同必須統(tǒng)一使用由工商局監(jiān)制或批準(zhǔn)印制的合同文本，嚴(yán) 禁使用不符合要求的合同書。6.2本公司內(nèi)部各單位之間的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也要簽訂經(jīng)濟(jì)合同。內(nèi)部合同文本格式要統(tǒng)一、規(guī)范, 由合同評審管理小組按有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合本公司內(nèi)部具體情況進(jìn)行設(shè)計(jì)、 印制。6.3合同專用章必須由行政人力部專人保管。7、合同歸檔7.1合同正式簽訂后，合同承辦人必須將合同原件及其附件（如：合同文本及分合同文件、 合同評審記錄、授權(quán)委托書、審批文件、合同糾紛仲裁結(jié)果、合同變更等與合同有關(guān)的資料 錄等）在七日內(nèi)送交行政管理部歸

8、檔管理。7.2人力行政部要建立合同管理檔案，對已簽訂的合同要逐份進(jìn)行分類、編號、登記，并裝 訂成冊。7.3對已執(zhí)行完畢的合同要注明“存檔”標(biāo)記，并注明日期，按規(guī)定進(jìn)行歸檔。7.4人力行政部要建立健全合同臺(tái)帳，建立合同檔案、借閱手續(xù)。8合同糾紛的解決8.1內(nèi)部合同發(fā)生糾紛承辦人無法解決時(shí)，由合同評審人員協(xié)調(diào)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合。若 協(xié)調(diào)無效，由總經(jīng)理裁決。8.2對外簽訂合同的經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛，承辦人無法解決時(shí)，應(yīng)及時(shí)向本部門經(jīng)理匯報(bào)，由 部門經(jīng)理或合同評審人員有關(guān)人員依據(jù)有關(guān)法律規(guī)定與對方協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可直接 向經(jīng)濟(jì)合同仲裁機(jī)關(guān)申請調(diào)解或仲裁，或向人民法院起訴。8.3向經(jīng)濟(jì)合同仲裁機(jī)關(guān)或人民法院遞交的申請書、起訴書或答辯書等材料須經(jīng)總經(jīng)理審閱 同意。8.4合同糾紛解決后，應(yīng)將發(fā)生糾紛的原因、承擔(dān)的責(zé)任以及今后防范的具體措施寫成書面 報(bào)告存入檔案，并通過各種方式在本公司內(nèi)公告。9、獎(jiǎng)懲9.1合同承辦人員在工作中，必須堅(jiān)持原則，遵守紀(jì)律，維護(hù)本公司的利益。9.2本公司對在合同管理中成績顯著和為本