財務支付工作流程

1、-. z.財務支付工作流程謝謝為適應公司開展形式，及時支付供給商、外協(xié)廠家等合作客戶的款項，以更好地配合生產(chǎn)、經(jīng)營需求，同時也為了加強營運資金的管理，提高資金使用效率，嚴格督導公司各相關部門付款辦理流程的規(guī)*與高效運作，財務部在此提供了相關的工作指引。一、 適應*圍：本指引適用于各類付款事項，如所有原材料、輔助材料、工器具、OEM、資產(chǎn)設備采購、基建裝修、經(jīng)銷商/客戶索賠、退款、一般費用報銷等支付申請，但不包括差旅費、業(yè)務招待費用報銷。二、 付款辦理時間收單時間：逢周三上午、周五上午：各部門將審批手續(xù)齊全的付款單據(jù)、發(fā)票等交到財務部，由財務部加以匯總、整理。付款時間：逢周二上午、周五上午：財務

2、部將整理后的付款匯總表上呈財務總監(jiān)及總裁簽批支票辦理支付手續(xù)，遇節(jié)假日、財務總監(jiān)或總裁出差的則順延至下一期支付。因為每個月月底財務需要處理增值稅發(fā)票掃描、會計系統(tǒng)月末結帳等工作，故每月25號-31號不受理增值稅發(fā)票的付款申請。報銷周期：一般情況下會計營運科完成單據(jù)審核工作時間為三個工作日，特殊時間如月結時間段則不超過五個工作日，但單據(jù)不符要求時退單處理時間除外；會計營運科在所有單據(jù)上加蓋收單和交單時間的日期印章；總監(jiān)和總裁簽章時間為各一個工作日。綠色通道：對于突發(fā)情況下的緊急支付，財務部亦建立綠色通道，可予以即時辦理。但需要：在付款或報銷申請上注明緊急字樣并簽注理由；由主管副總裁審批；總監(jiān)和總

3、裁簽章時間另計。三、 付款單據(jù)填寫指引1付款單據(jù)：所有付款申請必須填制付款申請單。2付款申請單填寫指引：申請人、所屬部門：由業(yè)務經(jīng)辦人填寫其*及所屬部門。 申請日期：實際填寫本單據(jù)的日期。貨款到期日：依合同/訂單條款確定的應付貨款的最終日期。用途：指本次付款申請的工程或事由，如：180#燃料油3000T*4000=12,000,000. 付款性質欄目中：已結算到期付款指合同/訂單已執(zhí)行完畢，正式結算并支付貨款；有合同預付款指按簽訂的合同/訂單條款支付預付款，經(jīng)辦人有責任合理保證預付款的風險水平；按合同進度付款指合同未執(zhí)行完但按其條款注明進度支付的款項；其他指上述類別之外的付款，如經(jīng)銷商索賠款、

4、退多余貨款等。匯往單位名稱：應填寫單位全稱，一字不差。并與合同、入庫單、發(fā)票抬頭單位保持一致。開戶銀行及*：老客戶不須填寫，新客戶及有變動的客戶應認真填寫。 審批審核意見：由各審核、審批人填寫其審批、審核意見。附件*數(shù)：本申請單后面所附單據(jù)、資料的自然*數(shù)。申請人等簽名工程：在單據(jù)底部由各相關責任人親筆簽名。出納在付款辦理完畢后應在申請單和所有附件上加蓋銀行付訖印章。3.付款方案：為了使財務部合理安排、調動資金，大宗物料采購需制訂付款方案，每月的27號前采購部根據(jù)合同/訂單的付款條件編制次月付款方案明細表交財務復核。其他部門經(jīng)辦的付款業(yè)務對照本條款辦理。4附件要求：屬于預付款項的的，嚴格按合同

5、、訂單相關條款執(zhí)行，無合同或訂單不得申請預付款項；屬于后付款項的應附上各項原始單據(jù)，一般應包括采購申請單、采購合同/訂單、客戶送貨單、入庫單、驗收單、發(fā)票、簽呈、使用或品質部門確認手續(xù)等能證明各業(yè)務環(huán)節(jié)狀況的文件/單據(jù)。實際付款時的的附件要求視乎不同類別及不同情形下的付款審核需要來執(zhí)行。業(yè)務經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人應保證所有單據(jù)核對相符，并按要求粘貼、整理，不需要在發(fā)票反面簽字，相關簽字手續(xù)在付款申請單上完成，正常付款程序無須再寫簽呈，填寫付款申請單申請即可，如退還未中標單位的保證金等。日常付款業(yè)務分類及其附件要求列舉如下：1材料采購：A.按物料采購類別來要求：坭沙料、化工料、燃料類：采購申請單、合同

6、或訂單、入庫單、付款申請單、發(fā)票;包裝材料類：寄售物料結算清單、付款申請單、發(fā)票;機物料類： 屬于寄售類的請?zhí)峁┘氖畚锪辖Y算清單、付款申請單、發(fā)票；非寄售類的附入庫單、付款申請單及發(fā)票；廣告物料類: 采購申請單、訂單、入庫單、付款申請單、發(fā)票;需要預付款項時，應附合同/訂單原件、采購申請單；分期執(zhí)行并分期付款的，需附付款申請單、發(fā)票、入庫單； 最后一期退質量保證金時需附合同復印件及使用或品質部門確認文件。 2外協(xié)加工：需要預付款項時，應附合同/訂單原件；分期執(zhí)行并分期付款的，需附合同/訂單復印件、廠家生產(chǎn)入庫明細表、本次付款產(chǎn)品貨值估算表、OEM訂單付款跟蹤表，并在付款后三天內將相當于付款額7

7、0%的發(fā)票交回財務部，余下30%發(fā)票在一個月內交回，付款申請單須對應并注明訂單號；最后一期退質量保證金時需附合同復印件及營銷等相關管理部門確認文件。3基建、裝修工程：基建、裝修工程工程付款申請單上應有預算編號，并需經(jīng)立項及審批，審批后首期預付款需附合同原件及工程審批表或簽呈；如有按進度付款則應附合同復印件、我方施工監(jiān)視人員的進度確認書；工程完工驗收后付款時需附合同復印件、工程竣工驗收單或工程預算書、發(fā)票，退工程質量保證金需附合同復印件及資產(chǎn)質量確認單。預算外的工程需先到財務預算分析師處取得一個編號方可申請。4設備等固定資產(chǎn)采購：設備等固定資產(chǎn)采購嚴格在預算內開支，并需經(jīng)立項及審批簽呈，審批后首

8、期款需附合同原件及合同審批表；二期款需附合同復印件、固定資產(chǎn)驗收單、發(fā)票，最后一期付尾款需附合同復印件、資產(chǎn)質量確認單，并需要到設備部門取得固定資產(chǎn)編號方可申請付款。5辦公低值資產(chǎn)、專用備品備件、工具器具采購：辦公資產(chǎn)采購應附發(fā)票、采購申請單、入庫單；備品備件、工具器具采購付款可參照材料采購執(zhí)行。6模具制造：首期款需附合同原件及合同審批表或簽呈；二期款需附合同復印件、發(fā)票、模具驗收報告，最后期余款需附合同復印件及資產(chǎn)質量確認單。7客戶及經(jīng)銷商索賠付款：應附事故處理報告、責任界定報告、客戶及經(jīng)銷商索賠申請、客戶及營銷商索賠審批表等。8經(jīng)銷商退款：退款申請表、客戶余額確認表。9一般費用支出報銷：除

9、差旅費用與業(yè)務招待費用外，費用報銷填寫付款申請單，如有不同費用工程請分別在用途欄注明工程、金額。10能執(zhí)行價格招標的采購費用支出報銷，需附三家以上報價資料，招標確定的年度供給商，由財務部備案。免價格招標須附已按程序批準的免價格招標申請表。5財務部會計人員在審核無誤后，制單匯總，辦理支付手續(xù)。其中： 資產(chǎn)類別的付款申請由資產(chǎn)管理會計負責處理；經(jīng)銷商類別的付款申請由營銷會計負責處理；其他類別的付款申請由應付會計分別負責處理。四、相關結算要求1為加強采購工作的監(jiān)視，采購合同/訂單原件由采購中心整理歸檔，而合同復印件由財務核對及備查。財務部將嚴格對照合同/訂單審核發(fā)票等單據(jù)的單價、數(shù)量和交期等重要信息

10、是否相符。2原則上申請付款時應有增值稅專用發(fā)票。特殊情況由經(jīng)辦人申請可順延一個月，但不能按時拿回則應由經(jīng)辦人相應承當公司的稅款損失，具體承當比例根據(jù)實際情況由公司高層決定。3OEM產(chǎn)品、大宗原材料、外購外協(xié)等結算必須在簽定合同時確定結算方式、結算日期、合同總金額等工程，并考慮資金本錢因素，付款方式、日期以合同協(xié)議、審批報告為準。4付款到期日的計算：以我方驗收并開出入庫單的日期為起始日期推算。一個月內分批入庫的，按最后一批入庫日期推算合同規(guī)定的最終付款期限。5與供給商的合同、協(xié)議中一般應注明質保金條款，在與供給商停頓業(yè)務往來關系后的一年內結算完畢，合同中另有約定的從其約定。6結算方式：由財務部根

11、據(jù)資金狀況、結算本錢等情況作出安排。 具體方式包括支票、信匯、電匯、承兌匯票、國內信用證等；7付款信用期：公司要求一般情況下應有一個月以上、爭取2-3個月的的付款期限；鼓勵供給商采用承兌匯票方式結算，其他條件一樣時采購人員應優(yōu)先安排。同一個月內分批送貨的，付款到期日按最后一批入庫日期計算。8所有付款均由出納到銀行直接辦理，本公司員工不得代供給商收受支票、現(xiàn)金；特殊情況下需要采取先付形式的，應以備用金支付，金額較大、采購人員需自帶支票購貨的，由經(jīng)辦人填寫員工借款申請單，采購總經(jīng)理確認簽字前方可辦理，并要求在業(yè)務處理完畢后兩個星期內核銷。9內部控制：采購、付款等工作是公司最重要的工作之一，公司倡導

12、和信賴員工的自律亦建立必要的內部控制程序保證采購、付款等工作的良性運作。A建立完整的合格供給商檔案，是采購部門的重要工作，亦是加強公司內部控制的重要程序。1 凡日常生產(chǎn)經(jīng)營所需之周期性的采購業(yè)務必須與合格供給商檔案中的供貨商進展，不得臨時尋找。2 所有經(jīng)過評審合格的供給商檔案應備份至財務部存檔備查。3 凡年采購金額在10萬以上的采購業(yè)務必須有三家以上合格供給商檔案，10萬元以下的應有2家以上供給商檔案。4 供給商檔案中應有評審表，內容包括具體物品規(guī)格名稱建檔時供給價格驗收標準聯(lián)系人名稱地址等內容。 5 合格供給商檔案每半年必須進展一次維護。B涉及到方案、申請、采購、驗收、入庫、付款等業(yè)務流程的

13、各相關部門應建立必要的內部管理程序，以合理控制經(jīng)營風險，所有原始的業(yè)務單據(jù)包括物料需求方案、采購申請單、采購合同/訂單、客戶送貨單、入庫單、驗收單、發(fā)票、簽呈、使用或品質部門確認手續(xù)等應建檔管理備查，未經(jīng)批準不得擅自處理。C物料采購允許收貨的溢缺*圍為不超過合同或訂單中規(guī)定采購數(shù)量的10%。10財務部在支付手續(xù)辦理完畢后，應填寫付款記錄表并報財務總監(jiān)處。11本指引未盡事宜，參見費用結算管理制度。 財務類制度*公司財務部付款管理方法-001付款管理方法 財務類制度目錄-001付款管理方法一、 工程類付款3 二、 材料采購付款4 三、 工程類借款.4-5 四、 營銷類付款5 五、 開發(fā)類付款6 六

14、、 設計類付款.6 七、 公司運營費用.6 八、 融資款項.7 九、 固定資產(chǎn)支出.8 十、 繳納的稅費.8 十一、 公司運營費用管理方法.9 十二、 報銷時間10 十三、 費用報銷單據(jù)樣*10*公司財務部付款管理方法為進一步規(guī)*公司的對外付款，保證公司資金平安與完整，提高資金使用效益，制訂本方法。本方法中的付款，系指公司及各公司的所有預算內現(xiàn)金流出，按付款性質分為工程類付款、營銷類付款、其他付款等。一、工程類付款管理工程主體、分包等的付款一、付款審批流程：工程施工單位提出書面付款申請公司工程部填制付款申請公司財務部負責人審核確認公司總經(jīng)理二、付款應附資料： 1. 施工單位付款申請書 2. 工

15、程撥款審批單3. 工程質量驗收報告 4.工程現(xiàn)場施工進度照片 5.發(fā)票 6.三、公司各職能部門及負責人對工程付款審核要求：公司工程主管、工程經(jīng)理對工程質量是否符合國家標準以及工程進度是否到達合同約定的付款條件及付款比例提出意見，對工程進度是否到達付款節(jié)點，是否符合合同約定付款條件并依據(jù)工程付款預算單價以及合同約定的計算標準，計算出本節(jié)點應付款金額；公司財務部門審核要求：審核該項支出是否有資金預算，付款是否到達合同約定付款節(jié)點，施工單位提供發(fā)票是否合法合規(guī)，付款審批流程是否合規(guī)等提出意見；公司總經(jīng)理 材料采購付款一、付款審批流程：材料供貨單位提出書面付款申請公司采購部門填制采購付款審批表公司財務

16、部負責人審核確認公司總經(jīng)理二、付款應附資料： 1. 供貨單位付款申請書2. 工程部出具的設備及安裝質量驗收報告 3.資金支付審批表 4.材料購置發(fā)票三、公司各職能部門及負責人對材料設備付款審核要求：采購部門 對材料的采購情況提出初步意見，審核要求：對材料到場及配合情況的意見，材料的數(shù)量、質量、價格、付款條件等是否符合合同要求；公司財務部門審核要求：審核該項支出是否有資金預算，并從該項付款是否到達合同約定條件、供貨單位提供發(fā)票是否合法合規(guī)、付款審批流程是否合規(guī)等方面提出意見；公司總經(jīng)理 工程類借款付款方法一、付款審批流程：工程施工單位提出書面借款申請公司董事長批準公司工程部填制資金支付單確認公司

17、財務部負責人審核總經(jīng)理二、付款應附資料： 1.施工單位借款申請單 2.資金支付審批單三、公司各職能部門及負責人對工程付款審核要求：公司工程經(jīng)理對工程進度及工程施工質量提出意見，并對本次借款金額提出意見；公司財務部門審核要求：施工單位提供票據(jù)是否合規(guī)，付款審批流程是否合規(guī)等提出意見，復核該借款單位累計付款比例并提出風險控制要求；公司總經(jīng)理 四、關于工程類借款付款的其他要求工程類借款申請應明確約定還款條件及具體還款的期限；工程類借款是以該施工單位即將到達的付款節(jié)點為根底批復的款項，屬于工程付款節(jié)點款項的提前支付，歸還借款時以約定還款時間、工程節(jié)點付款時間孰近原則保證款項的及時歸還，如順延借款時間需

18、由公司董事長另行審批。營銷類付款管理營銷類付款系指公司開展營銷推廣及銷售過程中發(fā)生的廣告費和業(yè)務宣傳費。營銷籌劃及廣揭發(fā)布費用付款一、付款審批流程：公司營銷部填寫付款審批表公司財務部負責人審核確認公司總經(jīng)理二、所附資料 1.資金支付審批單2.物品驗收單3.物品采購發(fā)票三、公司各職能部門及負責人對營銷類付款審核要求：公司部門分管負責人審核要求：廣告質量、收費、付款時點等是否符合合同約定。公司財務部門審核要求：該項支出是否有資金預算，并從付款是否到達合同約定條件、對方提供票據(jù)是否合法合規(guī)、付款審批流程是否合規(guī)等方面提出意見。公司總經(jīng)理 開發(fā)類付款：開發(fā)付款指公司開發(fā)的土地及配套稅費、工程規(guī)劃報批及

19、建立施工許可報批報建費用、水電氣暖公共配套費用等一、付款審批流程：公司部門責任人填制付款審批表公司財務部負責人審核確認公司總經(jīng)理二、付款應附資料： 財務日常業(yè)務流程規(guī)*為了加強對工程部人員日常報銷的管理力度，規(guī)*銀行、現(xiàn)金結算業(yè)務處理流程，確保更好地開展日常工作，有效節(jié)約本錢費用，針對工程部日常報銷、借款及銀行付款等業(yè)務流程作以規(guī)*。一、日常報銷業(yè)務流程職工因公出差、辦理相關業(yè)務及借支備用金等，須經(jīng)工程經(jīng)理同意或批準。日常費用報銷單應嚴格按要求妥善貼好，不符合標準，或填報單據(jù)不符、金額不符、重復報銷，一律退回業(yè)務經(jīng)辦人員。各類費用報銷單填寫要求和粘貼方法：1、填寫內容按費用報銷單上的要求填寫清

20、楚。2、粘貼考前須知：將各類票據(jù)按面額的大小分類粘貼，并在粘貼處注明各類面額票據(jù)的*數(shù)和總金額。嚴格執(zhí)行車輛派車單制，每次所發(fā)生的路橋費用均應粘貼在派車單后面，并要跟派車單所填時間吻合，否則按照無效票據(jù)處理。辦公用品每次由綜合部統(tǒng)一提前方案，經(jīng)工程經(jīng)理審批后采購，由綜合部登記入賬前方可領用。勞保用品按規(guī)定采購、發(fā)放，并設立勞保用品領用卡。日常費用報銷業(yè)務流程。借款業(yè)務流程二、應付款、材料款及機械、料具租賃費支付等業(yè)務流程資金支付原則上遵從資金結算管理方法的有關規(guī)定，及時上報資 金方案，嚴格按照同比例付款原則進展付款，并按照相應比例劃繳公司資金，盡量按月足額上交。為加強資金支付的申請、審批、復核及支付辦理等各環(huán)節(jié)資金平安管控，對資金支付業(yè)務流程作以明確。支付申請資金使用部門應向公司領導提交資金使用審批單，注明申請部門、經(jīng)辦人、款項的用途、金額、結算方式、收款單位名稱、賬號、開戶銀行等內容，附有效經(jīng)濟合同及相關單證，并對提交的資金支出申請材料和內容的真實性、合法性負責。支付審批資金支付業(yè)務的審批人為工程經(jīng)理和公司領導。支付復核財務部門負責人應當對批準后的資金支付申請進展復核，復核資金支付申請的批準*圍、權限、程序是否正確，手續(xù)及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式、