會計(jì)電算化的組織實(shí)施課件

1、一、開展會計(jì)電算化的基本步驟實(shí)施會計(jì)信息系統(tǒng)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部的各個(gè)方面，需要較多的人力、物力和財(cái)務(wù)，必須由單位領(lǐng)導(dǎo)或總會計(jì)師親自作為決策者和領(lǐng)導(dǎo)者，并負(fù)責(zé)和指揮會計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施工作。單位的財(cái)務(wù)會計(jì)部門承擔(dān)會計(jì)信息系統(tǒng)的具體組織和實(shí)施工作。1.制定會計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃在會計(jì)信息系統(tǒng)具體實(shí)施過程中，必須制定一個(gè)詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，對在一定時(shí)期內(nèi)要完成的工作有一個(gè)具體安排。這樣才能使整個(gè)工作有計(jì)劃、按步驟地進(jìn)行，有利于合理安排人力、財(cái)務(wù)和物力，有利于會計(jì)電算化工作的實(shí)施與檢查。2.配備計(jì)算機(jī)硬件和軟件(1)硬件工作方式的選擇會計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用初期或核算間接的小型企業(yè)單位可選用單機(jī)結(jié)構(gòu)；會計(jì)業(yè)務(wù)

2、量大、地理分布集中的在中型企事業(yè)單位可選用多用戶結(jié)構(gòu)；中小型企事業(yè)單位，等會計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用工作深入后，可沒用文件服務(wù)器(FS)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)；大型企事業(yè)單位可逐步建立客戶機(jī)/服務(wù)器(C/S)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)直到瀏覽器/Web服務(wù)器(B/S)網(wǎng)絡(luò)體系。高檔客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和瀏覽器/Web服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)體系是會計(jì)信息系統(tǒng)比較理想的硬件結(jié)構(gòu)。(2)硬件性能指標(biāo)要求應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和財(cái)務(wù)狀況，選擇與本單位會計(jì)電算化工作規(guī)劃相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和有關(guān)配套設(shè)備，對于實(shí)行垂直領(lǐng)導(dǎo)的行業(yè)、大型企業(yè)集團(tuán)，應(yīng)盡量做到統(tǒng)一，為以后實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化在軟件、硬件技術(shù)支持方面打好基礎(chǔ)。(3)操作系統(tǒng)的配置對于采用單機(jī)結(jié)構(gòu)的，目前主要采用

3、Windows 9x/NT/XP操作系統(tǒng)。對于采用多用戶結(jié)構(gòu)的，可采用UNIX或XNIX操作系統(tǒng)。對于采用客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)或?yàn)g覽器/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的，可采用Windows NT/2000/XP等操作系統(tǒng)，使用Internet Explorer 5.0以上版本瀏覽器。3配置財(cái)務(wù)管理軟件財(cái)務(wù)軟件的來源主要有通用商品化財(cái)務(wù)軟件、專門開發(fā)財(cái)務(wù)軟件、通用與專門開發(fā)相結(jié)合等三種渠道。商品化財(cái)務(wù)軟件是指經(jīng)過評審?fù)ㄟ^的，用于在市場銷售的通用財(cái)務(wù)軟件。商品化財(cái)務(wù)軟件一般具有通用性好、合法性和安全性高的特點(diǎn)。選擇商品化財(cái)務(wù)軟件是企業(yè)實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的一條捷徑，是采用最多的一種方式。專門開發(fā)財(cái)務(wù)軟件是指為適合本

4、單位的財(cái)務(wù)管理要求而專門為本單位開發(fā)的專用財(cái)務(wù)軟件，適用范圍一般僅限于本企業(yè)，通用性較差。其優(yōu)點(diǎn)在于能根據(jù)比較符合企業(yè)自身財(cái)務(wù)管理的需要。通用與專門開發(fā)財(cái)務(wù)軟件是指對于通用性較好的部分模塊，如財(cái)務(wù)和報(bào)表模塊，一般使用商品化財(cái)務(wù)軟件，而對于本單位特殊要求的核算和管理功能，在商品化財(cái)務(wù)軟件不能滿足的情況下自行開發(fā)，然后利用商品化財(cái)務(wù)軟件提供的接口，將它們連接起來。財(cái)務(wù)軟件取得方式的選擇一般遵循如下的原則：（1）在開展會計(jì)電算化初期應(yīng)盡量選擇商品化通用財(cái)務(wù)軟件，會計(jì)業(yè)務(wù)比較簡單的企業(yè)單位（小型企業(yè)和行政事業(yè)單位）應(yīng)以選擇通用財(cái)務(wù)軟件為主。（2）大中型企事業(yè)單位會計(jì)業(yè)務(wù)一般都有其特殊要求，在取得一定會

5、計(jì)電算化工作經(jīng)驗(yàn)以后，也可根據(jù)實(shí)際工作需要，選擇定點(diǎn)開發(fā)方式，以滿足本單位的特殊要求。（3）一般大中型企事業(yè)單位待會計(jì)電算化工作深入后，通用財(cái)務(wù)軟件不能完全滿足其各種特殊的核算與管理要求時(shí)，可根據(jù)實(shí)際工作需要，結(jié)合通用財(cái)務(wù)軟件定點(diǎn)開發(fā)部分配套的模塊，選擇通用財(cái)務(wù)軟件與定點(diǎn)開發(fā)財(cái)務(wù)軟件相結(jié)合的方式。4.商品化財(cái)務(wù)軟件的選擇采用商品化財(cái)務(wù)軟件的做點(diǎn)是見效快，成本低，安全可靠，維護(hù)有保障。其缺點(diǎn)是：一是不能全部東路使用單位的各種核算與管理要求；二是對會計(jì)人員要求較高，如要求用戶定義各種轉(zhuǎn)賬公式、數(shù)據(jù)來源公式、費(fèi)用分配公式等，會計(jì)人員會感到使用不便。在選購商品化財(cái)務(wù)軟件時(shí)，主要注意以下幾個(gè)問題：(1)

6、系統(tǒng)環(huán)境。每一種財(cái)務(wù)軟件都有相適應(yīng)的軟件運(yùn)行環(huán)境的要求，企業(yè)應(yīng)根據(jù)計(jì)算機(jī)硬件及系統(tǒng)軟件的配備情況選擇合適的商品化財(cái)務(wù)軟件。(2)功能規(guī)范。財(cái)務(wù)軟件應(yīng)達(dá)到財(cái)政部發(fā)布的會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范的要求，并已通過財(cái)政部門評審。(3)功能要求。要根據(jù)企業(yè)自身所處的行業(yè)及具體核算與管理的要求進(jìn)行適當(dāng)?shù)倪x擇。(4)技術(shù)指標(biāo)。分析財(cái)務(wù)軟件的安全可靠性、操作簡便性等技術(shù)指標(biāo)。(5)售后服務(wù)?？疾檐浖N售廠商提供售后服務(wù)的情況，包括用戶培訓(xùn)、軟件使用說明、版本升級及相關(guān)的費(fèi)用問題。(6)軟件價(jià)格。主要是指財(cái)務(wù)軟件的市場銷售價(jià)格。5.培訓(xùn)會計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用人員會計(jì)信息系統(tǒng)的實(shí)施及會計(jì)電算化工作正常的開展，需要的是既懂

7、財(cái)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。因此在會計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施過程中，必須要有針對性地對相關(guān)人員進(jìn)行會計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)，包括計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、財(cái)務(wù)軟件操作技術(shù)等。6.建立財(cái)務(wù)管理制度7.新舊會計(jì)信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換會計(jì)電算化工作的實(shí)施是一個(gè)系統(tǒng)化工程，特別是在新舊會計(jì)信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)換時(shí)，大量的復(fù)雜的信息需要由舊系統(tǒng)到新系統(tǒng)的統(tǒng)籌安排。新舊會計(jì)信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換主要是指由手工核算向會計(jì)電算化轉(zhuǎn)換時(shí)的過渡階段。過渡階段主要應(yīng)考慮如下事項(xiàng)：(1)數(shù)據(jù)初始化過程數(shù)據(jù)初始化是指首次實(shí)行會計(jì)電算化時(shí)將手工會計(jì)資料向計(jì)算機(jī)輸入的過程，這是會計(jì)核算持續(xù)經(jīng)營假設(shè)的要求。主要包括以下內(nèi)容：整理手工會計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。重新核對各類憑證和賬簿

8、，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符，整理各賬戶余額；清理往來賬戶和銀行賬戶等建立會計(jì)科目體系。會計(jì)科目體系是會計(jì)核算的基礎(chǔ)，必須按要求建立會計(jì)科目體系并進(jìn)行編碼。統(tǒng)一證、賬、表的格式。要全面考慮各類會計(jì)資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認(rèn)的會計(jì)賬、下、表的格式更適于計(jì)算機(jī)處理。規(guī)定操作過程和核算方法。會計(jì)核算過程自動化程度很高，要求預(yù)先確定同一模塊內(nèi)和不同模塊間數(shù)據(jù)傳遞的次序。重新確定各種會計(jì)核算方法，充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)。(2)新舊系統(tǒng)并行為了保證手工會計(jì)向電算化會計(jì)的安全平穩(wěn)地過渡， 一般企業(yè)在初次實(shí)施會計(jì)電算化以后都不立即放棄手工核算，而是在較長的一段時(shí)間內(nèi)手工核算和會計(jì)電

9、算化同時(shí)進(jìn)行，目的是為了檢驗(yàn)使用會計(jì)電算化進(jìn)行會計(jì)核算初期是否會存在一些問題，并通過這種對比及時(shí)對問題進(jìn)行修正。8.會計(jì)信息系統(tǒng)的實(shí)施咨詢二、會計(jì)電算化內(nèi)部管理制度開展會計(jì)電算化的單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，建立健全以下管理制度：(l)崗位責(zé)任制。會計(jì)電算化崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。工作崗位包括電算主管、軟件操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算審查和數(shù)據(jù)分析等。(2)操作管理制度。操作管理制度主要內(nèi)容包括：明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計(jì)軟件；預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審

10、核而登記機(jī)內(nèi)賬簿；操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計(jì)軟件；由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。(3)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度主要內(nèi)容包括：保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行，對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對正使用的會計(jì)軟件進(jìn)行修改、升級等要有審批手續(xù)；健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施；健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。(4)電算化會計(jì)檔案管理制度。電算化會計(jì)檔案包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出