文件控制程序

1、0 PAGE 3/04邦ZS/CX/S唉B01 哀文件控制程序，鞍2003年9月跋26日生效0 目的邦對與集團(tuán)公司一氨體化管理體系有半關(guān)的文件、資料爸進(jìn)行控制，確保鞍與一體化管理體耙系有關(guān)的場所使皚用有效的文件和澳資料。1 適用范圍頒適用于本集團(tuán)公懊司一體化管理體安系有關(guān)的文件、扮資料控制。2 術(shù)語和定義拌2.1 般本程序中的術(shù)語邦采用GB/T1罷9000-20霸00標(biāo)準(zhǔn)、GB板/T24001艾-1996標(biāo)準(zhǔn)邦、GB/T28凹001-200挨1標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語皚。邦文件持有者：經(jīng)伴批準(zhǔn)后領(lǐng)用一體扮化管理體系文件按的保管人員。艾2.3 格霸式文件：按 HYPERLINK .ZuoYeGongSiBa

2、nWenJianBianXie.doc 八文件編寫導(dǎo)則笆格式擬制的文昂件。3 職責(zé)傲3.1 文絆件批準(zhǔn)稗3.1.1 一罷體化管理手冊的盎批準(zhǔn)由公司總經(jīng)皚理負(fù)責(zé);盎3.1.2 一板體化管理手冊的扒審核、程序文件熬的批準(zhǔn)由管理者芭代表負(fù)責(zé);昂3.1.3 格澳式作業(yè)文件的批哎準(zhǔn)由分管公司領(lǐng)哀導(dǎo)負(fù)責(zé)，非格式佰作業(yè)文件的批準(zhǔn)扳根據(jù)需要由分管氨公司領(lǐng)導(dǎo)或者責(zé)哎任部門負(fù)責(zé)人負(fù)扒責(zé)；靶3.1.4 技背術(shù)文件的批準(zhǔn)由傲公司總工程師負(fù)懊責(zé)。翱3.2 責(zé)任部鞍門扮3.2.1 負(fù)辦責(zé)擬制職責(zé)范圍敗內(nèi)的程序文件、骯作業(yè)文件；巴3.2.2 負(fù)凹責(zé)分發(fā)非格式作芭業(yè)文件；阿3.2.3 公半司辦另負(fù)責(zé)擬制爸本程序并督導(dǎo)實(shí)扮施,

3、負(fù)責(zé)印制分案發(fā)格式文件；傲3.2.4 企吧劃部另負(fù)責(zé)擬制藹一體化管理手冊愛，負(fù)責(zé)審核格式胺文件及其文件更傲改通知書與一體敖化管理手冊的一昂致性、協(xié)調(diào)性。白3.3 文件持鞍有者皚3.3.1 維捌護(hù)一體化管理體俺系文件的規(guī)范性按，督導(dǎo)有關(guān)人員皚履行文件內(nèi)容；艾3.3.2 按叭文件更改通知書奧及時更改文件內(nèi)巴容；集團(tuán)公司領(lǐng)柏導(dǎo)所持一體化管盎理體系的文件捌的更改，由公司胺辦安排辦理。襖3.3.3 發(fā)靶現(xiàn)不妥之處向擬傲文部門提出修改柏意見；骯3.3.4 妥敗善保存一體化管瓣理體系文件，防邦止破損及遺失；擺3.3.5 受哎控文件不準(zhǔn)復(fù)制斑（除表格外）和艾對外借閱；暗3.3.6 因背故離崗時，將霸“百有效文

4、件清單霸”耙、隘“稗受控文件清單哀”版及所列文件移交按給繼任人員，或礙將發(fā)文部門所發(fā)拌受控文件移交給哀發(fā)文部門。靶3.俺4 項(xiàng)目部挨3.4.1 負(fù)版責(zé)對所在工程項(xiàng)澳目與一體化管理暗體系有關(guān)的文件盎和資料的控制；敖3.4.2 負(fù)傲責(zé)根據(jù)工程項(xiàng)目疤實(shí)際制定落實(shí)集骯團(tuán)公司 HYPERLINK 八D:楊荷奧紅MS啊ChengXu佰WenJi愛an.doc澳 辦文件管理程序熬文件的實(shí)施性澳文件, 扒 并定期對項(xiàng)八目部及下屬各工百區(qū)執(zhí)行該文件的拔情況進(jìn)行檢查,板檢查結(jié)果書面報(bào)柏公司 版 辦。工作程序頒 文件擬制皚和審核傲4.1.1 一半體化管理手冊由柏企劃部擬制，管哎理者代表審核;隘4.1.2 凹程序文件

5、和作業(yè)扮文件由責(zé)任部門邦擬制,部門負(fù)責(zé)艾人審核,格式文白件須送企劃部審百核；礙4.1.3 程爸序文件擬制為格案式文件，長期執(zhí)氨行的作業(yè)文件可氨擬制為格式文件爸;柏4.1.4 責(zé)暗任部門制定的作擺業(yè)文件必須與一案體化管理手冊和疤程序文件相融;按4.1.5 作按業(yè)文件由責(zé)任部扒門提出文件發(fā)放暗范圍。埃4.1.6 文半件需引用國標(biāo)、吧部標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)埃及政府法令、法柏規(guī)等有效資料，阿應(yīng)注明出版社、哎版號、生效日期搬。礙4.2 文霸件批準(zhǔn)案擬文部門將擬制斑后經(jīng)過審核的一搬體化管理文件稿骯件按3款職責(zé)規(guī)耙定送交批準(zhǔn)。哎4.3 文件印翱制安4.3.1 批班準(zhǔn)后的文件由公哎司辦打出清樣，邦擬文部門負(fù)責(zé)校癌核。

6、皚4.3.2 公板司辦按照文件發(fā)捌放范圍印制，并礙蓋公司章和受控芭印章。提供給顧澳客的一體化管理凹體系文件不受控跋，應(yīng)在文件顯要熬處注明唉“板非受控文件翱”壩，如有修改可不按通知。愛4.3.3 格佰式文件注明擬制爸部門/審核人/骯批準(zhǔn)人，非格式隘文件需注明批準(zhǔn)辦人。靶4.3.4 受澳控文件應(yīng)加蓋受隘控印章，注明其叭受控號，格式文礙件的受控號與該壩套文件中一體化板管理手冊受控號懊相同；一次發(fā)放叭多份格式文件時擺，由公司辦標(biāo)注頒第一份文件的受挨控號，其余文件矮由文件持有者標(biāo)疤注受控號。熬4.4 文件收搬發(fā)案4.4.1 根懊據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范拔圍，公司辦分發(fā)澳格式文件，其它愛文件由擬文部門骯分發(fā)。愛4.

7、4.2 發(fā)百文控制艾a)八配發(fā)給機(jī)關(guān)相關(guān)靶崗位的文件，公癌司辦/擬文部門罷填寫壩“昂發(fā)文登記表骯”斑，文件持有崗位板人員簽字領(lǐng)取并懊負(fù)責(zé)保管；配發(fā)氨給機(jī)關(guān)部門的文瓣件，部門指派人凹員簽字領(lǐng)取并負(fù)艾責(zé)保管。柏b)板凡是通過郵寄的奧文件，公司辦/按擬文部門應(yīng)在擺“礙發(fā)文登記表安”矮上記錄清楚，對版受控文件隨同文跋件發(fā)出胺“岸收文回執(zhí)阿”邦，收文單位/部辦門收到文件后，胺填寫收文回執(zhí)寄柏回或傳真發(fā)文部擺門；非受控文件半可以其它適當(dāng)方巴式確認(rèn)收文。版4.4.3 收埃到內(nèi)、外部文件拜后，填寫收文登拜記表。對外部文柏件，需轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行瓣的，即轉(zhuǎn)化為內(nèi)搬部文件，按有關(guān)頒規(guī)定辦理；不轉(zhuǎn)隘發(fā)而直接執(zhí)行該敖文件的，該

8、文件稗在使用上應(yīng)受控懊，在文件的適當(dāng)安位置加蓋受控印拔章，注明受控號熬。柏4.5 文件更壩改白4.5.1 原奧文件擬制部門擬拌制更改內(nèi)容，說愛明更改原因，注皚明更改標(biāo)記和生霸效日期，對技術(shù)背標(biāo)準(zhǔn)、政策條文般還應(yīng)附有充分依瓣據(jù)，填寫罷“昂文件更改通知書愛”氨，按所更改文件奧原審核、批準(zhǔn)程靶序執(zhí)行。拔4.5.2 更盎改應(yīng)由文件資料氨的原審批崗位進(jìn)藹行審批。因特殊稗原因，更改由非瓣原審批崗位審批瓣時，文件原擬制案部門應(yīng)提供審批百所需的有關(guān)背景背資料。文件更改拜時應(yīng)注意與之相般關(guān)的文件也應(yīng)做佰相應(yīng)更改。柏4.5.3 更稗改批準(zhǔn)后，擬制跋部門將胺“拌文件更改通知書挨”八送公司辦印制，霸公司辦/擬文部背門

9、按原文發(fā)放范霸圍發(fā)放一份文件阿通知書至文件持笆有者，并填寫盎“癌發(fā)文登記表癌”搬。暗4.5.4 文瓣件持有者收到埃“啊文件更改通知書吧”拌后，作好收文登白記，及時對文件皚進(jìn)行更改和敗/或換頁，按文疤件更改時間順序扮保存好?！鞍嘉募耐ㄖ獣弧卑?。手冊的更改，哎須采用換頁方式懊，并填寫扒“罷文件更改狀態(tài)記傲錄伴”扮。骯4.5.5 文哀件經(jīng)過多次更改白或需進(jìn)行大幅度拜修改時要進(jìn)行換版版，重新執(zhí)行本霸程序。白4.5.6 文安件更改標(biāo)識為：艾在被更改文件的百條款前面注明：奧第一次更改為哀百，第二次更改瓣為捌安依次類推。對文叭件的附表作更改邦時，更改標(biāo)識為把在被更改的附表靶代號后加澳“般/愛”稗、拔“

10、搬/骯”奧，依次類推。半4.6 文件、拔資料管理阿4.6.1 蓋挨公司章的文件底盎稿由公司辦統(tǒng)一礙保存，擬文部門扮將文件底稿交公巴司辦，其它文骯件底稿由責(zé)任部敗門保存。白4.6.2 需叭要摘抄使用文件班資料時，摘抄人八應(yīng)將文件標(biāo)題、耙文件編號、生效辦日期摘錄清楚。骯文件持有者負(fù)責(zé)柏填寫百“按摘抄文件記錄稗”吧。當(dāng)摘抄的文件班內(nèi)容更改時，文壩件持有者應(yīng)同時佰通知摘抄人對摘岸抄的文件內(nèi)容進(jìn)笆行更改。叭4.6.3 格稗式文件破損需領(lǐng)扳用文件，填寫頒“隘文件領(lǐng)用申請表稗”岸，經(jīng)分管公司領(lǐng)挨導(dǎo)批準(zhǔn)后到熬公司辦以破損文凹件換取，受控號唉按原文標(biāo)注。公按司辦填寫發(fā)文登艾記，并銷毀破損扒文件。伴4.6.4 格

11、皚式文件增加使用壩范圍或文件丟失骯，應(yīng)說明原因，八填寫扳“暗文件領(lǐng)用申請表唉”胺，經(jīng)般分管公司領(lǐng)導(dǎo)批扒準(zhǔn)后到公司辦領(lǐng)俺取，確定新的發(fā)芭文受控號。澳4.6.5 文愛件持有者收到文昂件新?lián)Q版本或文愛件作廢通知后，唉原版本即告作廢矮，應(yīng)及時將作敗廢文件撤出，自斑行銷毀，并做好癌銷毀記錄，記錄藹清楚銷毀文件理絆由，日期，文件敗名稱，編號，版背號，銷毀人，監(jiān)埃銷人。澳4.6.6 需吧保留作廢文件時暗，做襖“鞍作廢保留岸”八標(biāo)識，注明作廢啊范圍，與有效文骯件分離存放。辦4.6.7 當(dāng)爸執(zhí)行內(nèi)、外部文襖件新?lián)Q版本后，愛責(zé)任部門應(yīng)及時奧將新?lián)Q版本、出吧版社以書面形唉式發(fā)至文件持有扳者。集團(tuán)公司未昂提供的文件，

12、文懊件使用單位自行霸配置，用背“熬收文登記表辦”骯記錄清楚配制日凹期。盎4頒.6.奧8 責(zé)任部分/柏項(xiàng)目部應(yīng)對所發(fā)熬文件和執(zhí)行的有盎關(guān)外部文件進(jìn)行邦定期評審，并公扮布哀“拔有效文件清單鞍”百。每年元月底，白責(zé)任部門/項(xiàng)目板部公布前一年癌“班有效文件清單擺”愛發(fā)往文件持有者霸，公司領(lǐng)導(dǎo)可不襖發(fā)。項(xiàng)目部的挨“敖有效文件清單哎”啊主要內(nèi)容是項(xiàng)目拌部發(fā)文和轉(zhuǎn)錄/霸摘抄甲方（業(yè)主把）、設(shè)計(jì)、監(jiān)理把的文件和資料。拔每次公布/收到哀“挨有效文件清單鞍”熬后，上次公布/哀收到的盎“疤有效文件清單敗”百即告作廢，及時矮自行銷毀。使用癌單位/崗位當(dāng)獲八得外部文件換版熬信息后，及時與骯相應(yīng)責(zé)任部門確把認(rèn)有效性。埃4

13、.6.9 責(zé)傲任部門、項(xiàng)目部胺應(yīng)建立拌“藹受控文件清單邦”板。辦4.6.巴10唉公司訂購的與一瓣體化管理體系有罷關(guān)的書籍按4.搬6.7辦理。胺4.6.胺11壩手冊、程序文件爸和格式作業(yè)文件啊的底稿及其所有芭的文件更改通知啊書的底稿都由公罷司辦負(fù)責(zé)歸檔到翱公司辦檔案科。芭每三年歸檔一次懊，即與認(rèn)證周期半同步，在認(rèn)證（邦換證）后的6個絆月內(nèi)，將前一個澳周期三年內(nèi)的以矮上文件和資料歸昂檔。八4.6.奧12隘本程序所附發(fā)文阿編號表專為發(fā)文鞍部門發(fā)文編號用拔；發(fā)文登記表分鞍兩種表樣，代號藹為S/CX/S稗B01-2表適埃合于收文單位較挨少時的發(fā)文，代唉號為S/CX/翱SB01-3表澳適合于收文單位暗較多

14、時的發(fā)文。矮相關(guān)/支持性文啊件襖5.1 HYPERLINK .ZuoYeGongSiBanWenJianBianXie.doc 扮文件編寫導(dǎo)則般（ZS/ZY/拔SB01）版5.2 HYPERLINK .ZuoYeGongSiBanJiLuBianHao.doc 傲記錄控制程序扒（ZS/CX/百SB02）6 記錄骯6.1 發(fā)文登捌記（二級）澳6.2 收文登癌記（二級）佰文件更改通知（胺二級）熬 八文件領(lǐng)用申請（襖二級）敖 叭受控文件清單（佰一級）百 矮有效文件清單（瓣二級）八 柏摘抄文件記錄（伴二級）熬收文回執(zhí)（二級疤）版 凹文件銷毀記錄（奧二級）附表/附錄芭7.1 發(fā)扮文編號表斑7.2 發(fā)癌文

15、登記表（兩種版表樣）版7.3 收翱文登記表皚7.4 文扒件更改通知書艾7.5 文斑件領(lǐng)用申請表癌7.6 有百效文件清單搬7.7 受奧控文件清單霸7.8 摘愛抄文件記錄表收文回執(zhí)挨7.10 文罷件銷毀記錄表 叭 HYPERLINK .MS MuLu.doc 罷 瓣 愛 柏 邦 藹 懊 鞍S/CX/壩SB01耙-1澳發(fā) 文 編埃 號 表安 奧 藹 年凹發(fā)文扳日期辦序叭號稗收文單位安文哀件胺編艾號艾版號耙受控號柏份傲數(shù)愛文艾 邦件絆 氨名柏 胺稱柏附斑件安批準(zhǔn)人靶備注疤月邦日斑月拔日昂月罷日跋月拔日俺月背日扒 靶 奧 斑 拔 傲 按 扒 礙 靶 耙 襖 背 白 敗 礙 骯 隘 傲 爸 爸 爸 搬 暗

16、 般 白 伴 S/CX/柏SB拌0熬1扮-2爸發(fā) 文 登跋 記 表拜 扳 鞍年氨發(fā)文吧日期暗收 文 單 位皚文阿件艾編柏號罷版號暗受控號柏份按數(shù)白文 件 名 稱皚收文人簽字班 班 扒 笆 啊 傲 唉 安 斑 愛 凹 唉 埃 唉 胺 瓣 扳 皚 搬 按 半 骯 佰 瓣 半 百 愛 辦 跋S/CX/奧SB笆0昂1埃-4板收 文 登靶 記 表拔 壩 年捌收澳文藹日罷期翱序埃號班發(fā) 文巴單 位疤文把件凹編半號斑份奧數(shù)吧版號辦受控號疤文 件 名捌 稱哎附捌件奧辦復(fù)情況唉歸入檔案鞍備 注半月板日辦月啊日捌月埃日八月吧日敖月頒日挨S/CX/SB吧01-7佰有 效 文 件挨 清 單爸 編岸號：版公布單位昂日

17、期藹文件持有者啊文 件 狀氨 況氨序號八文 件 名 稱奧編 號奧版號罷發(fā) 文 部 門扮備 注板 靶 矮 哀 挨 霸 按 皚 愛 愛 懊 矮 叭 翱 瓣 第礙 頁澳 懊 拌 八 伴 辦 白 礙 鞍 佰 鞍 跋 愛 昂 暗 絆S/CX/SB般01-8稗受 控 文 件岸 清 單 伴建立單位俺文 件 狀礙 況擺序號鞍文 件 名 稱柏編 號斑版號礙受控號隘發(fā)文部門安建立時間鞍 霸 絆 叭 斑 巴 傲 挨 扳 罷 伴 翱 藹 澳 伴 搬第 頁扒S/CX/SB哀01-3安發(fā) 敗 絆文骯 壩登 擺 巴記叭 辦表岸 邦 隘 熬 壩 昂 礙 拜 吧 襖 版 頒 襖 半 斑 敖 班 靶 氨 盎年 疤月 暗日爸文件編

18、號襖文件名稱暗掛號愛收文單位班份數(shù)奧簽章埃掛號盎收文單位八份數(shù)啊簽章皚掛號邦收文單位哀份數(shù)拌簽章皚掛號襖收文單位敗份數(shù)芭簽章隘 敖 佰 昂 岸 胺 擺 百 埃 案 傲 S/CX/啊SB挨0笆1凹-5頒 伴文 件 更氨 改 通 壩 知 書班 霸編號： 版 皚 吧 稗 氨 埃 拔更改文件名稱般文 件 編 號頒責(zé)任部門隘更改理由：胺更改內(nèi)容：般更改文件人： 壩 暗 愛 年背 月 日艾更 改 方 式捌手改囗/換頁囗暗更改狀態(tài)瓣部 門 初 審澳日 期翱企劃部審核懊日 期埃批 邦 準(zhǔn)斑日 期安生 效 日 期班 昂 辦 斑 耙 昂 唉 瓣第 頁哎 敗 白 哀 艾 辦 背 S爸/CX/SB0隘1罷-6岸文 件 領(lǐng) 用氨 申 請 表巴 暗編號： 擺 八 隘 柏 澳 班 佰 俺領(lǐng)用文件申請人艾文件持有者凹日期版申 請 理骯 由白申 請 領(lǐng) 用邦 文 件 名 俺稱懊文件編號般版號爸份數(shù)罷管 理 者 代班 表 批 示芭日 期笆領(lǐng) 用 文 件扳 人 簽 字版日 期霸 傲 霸 皚 叭 拜 藹 辦 阿第 頁敗 哀 藹 版 拌 伴 八 芭 吧 疤 S/CX傲/SB0熬1扒-9爸摘 抄 文 件埃 記 錄 表俺 編號: 暗 懊 把 把 藹 唉 翱 扳摘抄把時間澳摘抄愛崗位把摘抄文件翱名稱/版號伴摘抄條款拜/或頁碼翱通知更改時間皚