教學課件：《秘書文檔管理》

1、 “文”是指文書、文件，主要是社會組織在工作中產(chǎn)生和使用的公務文書，即公文； “檔”是指檔案，主要是由公文轉(zhuǎn)化而來的文書檔案?！拔臋n管理”就是社會組織的文書部門和業(yè)務部門，依據(jù)一定的原則和規(guī)范，通過一系列科學有效的方法對文書和檔案實施的管理，包括文書的擬制、辦理和管理，檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研、統(tǒng)計等內(nèi)容和環(huán)節(jié)，大致相當于秘書實務課程中所說的辦文工作、檔案管理工作?！懊貢臋n管理”是一門近些年才出現(xiàn)的新興課程，是對原有的“文書學”和“檔案管理學”兩門課程主要內(nèi)容的重新組合。 重新組合的兩個原因：文書與檔案、文書工作和檔案工作有著天然的密切關聯(lián)；秘書學專業(yè)沒有專門的檔案

2、管理課程。緒論一、 “秘書文檔管理”的內(nèi)涵緒論二、“秘書文檔管理”的研究對象與主要內(nèi)容 對象：文書的研究對象有兩個文書和文書工作，檔案管理學的研究對象也有兩個檔案和檔案工作，所以，秘書文檔管理課程的研究對象有四個：文書、文書工作、檔案、檔案工作。知識體系：基礎知識和工作流程兩個板塊?；A知識板塊介紹文書和檔案的含義、特點、作用、關系，文書工作和檔案工作的性質(zhì)、內(nèi)容、機構等內(nèi)容。工作流程板塊，依據(jù)秘書工作中文書檔案工作前后順序依次介紹文書的制作、文書的辦理、文書的管理、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案保管、檔案的檢索、檔案的提供利用、檔案的編研和檔案的統(tǒng)計。另外，為適應新形勢的發(fā)展和學生

3、畢業(yè)后主要在企業(yè)內(nèi)任職的趨勢，本書還將介紹電子文件的管理和企業(yè)文檔管理的內(nèi)容。緒論三、文檔管理工作的重要性文書、檔案工作是國家管理的重要手段文書、檔案工作是秘書工作重要的組成部分文書、檔案工作是其他秘書工作的重要輔助手段緒論四、“秘書文檔管理”與相關課程的關系文檔管理有著和文書學、檔案管理學基本一致的研究對象，文檔管理包含文書學的所有內(nèi)容和檔案管理學的部分內(nèi)容與秘書學概論的關系與秘書實務的關系與秘書寫作的關系與管理學、計算機科學、網(wǎng)絡傳播等學科或?qū)ｉT知識的關系第一章 文書和檔案第一節(jié) 文書和檔案的關系文書的含義 文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項、管理事務、交流情況，依照一定的體式制作的具有

4、現(xiàn)實效用的文字材料。 以上定義包含六項內(nèi)容：文書的作者是從事社會活動的人；文書具有實用性；文書的記錄方式為文字；文書的載體形式多種多樣；文書具有廣泛的社會作用；文書是一個類別名詞，一般指一類文字材料，而不單指某份或幾份材料。文書、公文和文件之間的關系 文書、公文和文件三個概念，其內(nèi)涵基本相同，都是人們在實踐活動中形成和使用的信息記錄。但在外延上有很明顯的區(qū)分，按從大到小的順序排列應該是：廣義文件文書公文狹義文件。第一章 文書和檔案第一節(jié) 文書和檔案的含義和關系檔案的含義 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存

5、價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。 檔案的定義中包括以下幾個要素：檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性；檔案來源于各機關、社會組織和個人的社會實踐活動；檔案形式的多樣性。第一章 文書和檔案第一節(jié) 文書和檔案的含義和關系文書和檔案的聯(lián)系 文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。包括兩層意思： 第一，文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源。第二，文書有條件地轉(zhuǎn)化為檔案辦理完畢的文書才能作為檔案保存，正在承辦中的文件不是檔案；對日后實際工作和科學研究有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存；按照一定的規(guī)律將文件集中保存起來，才能最后成為檔案。文書和檔案的區(qū)別

6、 第一，在文件生命周期中所處的階段不同，其作用和價值重點不同。 第二，檔案只是文書的主要歸宿，而不是唯一的歸宿。 第三，檔案中除由文書變來的部分之外，還有其他部分。第一章 文書和檔案第二節(jié) 文書和檔案的種類和作用文書的種類 按其使用者的身份，可以分為私人文書和公務文書。公文的種類 按作用：通用公文 專用公文 按行文方向：下行文 平行文 上行文 按來源和使用范圍：外發(fā)文件（發(fā)文） 收來文件（收文） 內(nèi)部文件 按功能性質(zhì)：法規(guī)性公文 指揮性公文 部署性公文 知照性公文 報請性公文 批答性公文 獎懲性公文 按時限要求：緊急公文 普通公文 按機密程度：機密公文 普通公文第一章 文書和檔案第二節(jié) 文書和

7、檔案的種類和作用檔案的種類按檔案形成的歷史時期：古代檔案 近代檔案 現(xiàn)代檔案按檔案內(nèi)容：文書檔案 科技檔案 專門檔案 人物檔案按檔案的載體形式：甲骨、金文、石刻、貝葉檔案，竹簡木牘、縑帛、紙質(zhì)、膠片、磁帶檔案等；國外還有紙草、羊皮檔案等。按檔案的所有者：有國有檔案 集體檔案 個人檔案按檔案的內(nèi)容體式：公文、圖紙、賬簿、家譜、日記、電稿、照片、磁帶、膠片、光盤檔案等第一章 文書和檔案第二節(jié) 文書和檔案的種類和作用文書和檔案的作用文書處于生命周期三階段論中的“現(xiàn)行”和“休眠”階段，四階段論中的“制作形成階段”、“現(xiàn)行階段”、“半現(xiàn)行階段”，體現(xiàn)的是原始的“第一價值”，也就是為當前工作服務、用來管理

8、事務的現(xiàn)實價值，具體表現(xiàn)為規(guī)范、指導、聯(lián)絡三種作用；檔案處于生命周期的最后一個階段，即“永久保存”或“非現(xiàn)行階段”，體現(xiàn)的是從屬的“第二價值”，也即作為憑證和參考的價值，具體表現(xiàn)為憑證、參考和教育三種作用。文書和檔案的作用具體表現(xiàn)為：規(guī)范作用、指導作用、聯(lián)絡作用、憑證作用、參考作用、教育作用。第二章 文書工作和檔案工作第一節(jié) 文書工作文書工作的含義文書工作是社會組織的文書工作機構和人員遵守相關法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理，為組織工作服務的工作。此處的“文書”僅指公務文書，可以稱之為“公文處理工作”，機關中也習慣稱之為“辦文”或“辦文工作”。文書工作包含文

9、書制作、文書辦理和文書管理三項基本內(nèi)容，也是三項基本任務。文書工作具有法定的程序和嚴格要求。第二章 文書工作和檔案工作第一節(jié) 文書工作文書工作的原則文書工作的原則就是指導文書工作科學、高效、有序進行，是各社會組織在辦文時都必須遵守的規(guī)定和準則。黨和國家制定的文書工作方面的法規(guī)都對文書工作提出了明確的要求。中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例第四條規(guī)定：“公文處理應當堅持實事求是、按照行文機關要求和公文處理規(guī)定進行的原則，做到做到準確、及時、安全、保密?！敝醒胲娛挛瘑T會頒發(fā)的中央軍事委員會頒發(fā)的中國人民解放軍機關公文處理條例（2005年版）第四條也規(guī)定：“公文處理應當堅持求實、精簡、高效的原則，做到準確、

10、及時、安全、保密?！蔽臅ぷ鞯脑瓌t可被概括為及時、準確、安全、精簡八個字。第二章 文書工作和檔案工作第一節(jié) 文書工作文書工作組織文書工作組織包括文書工作組織機構和文書工作組織方式兩方面含義。文書工作組織機構，是指在社會組織中擔負文書工作任務的部門和人員以及這些部門和人員之間的關系；文書工作組織方式，是指社會組織里面開展文書工作的具體形式，也就是安排文書處理程序所采用的形式。第二章 文書工作和檔案工作第一節(jié) 文書工作文書工作組織機構中心機構:社會組織的辦公廳（室），它是整個組織文書工作的總樞紐。專門機構：社會組織內(nèi)專門從事文書工作的機構或部門，它們一般直屬辦公部門，所以也稱直屬機構。分支機構：除

11、中心機構和專門機構之外的職能部門，也就是業(yè)務部門。第二章 文書工作和檔案工作第一節(jié) 文書工作文書工作組織方式組織方式的類型：一是集中形式，二是分散形式。組織方式的選擇：社會組織內(nèi)部機構設置的層次和數(shù)量、社會組織形成和使用的文件數(shù)量、社會組織各內(nèi)部機構空間距離的遠近、工作人員的配備情況。 第二章 文書工作和檔案工作第一節(jié) 文書工作文書工作的組織領導就全國而言，黨、政、軍系統(tǒng)的文書工作分別由中共中央辦公廳、國務院辦公廳、中央軍委辦公廳負責指導。主要通過頒發(fā)有關條例、制度、辦法，作出指示與決定，通過召開會議等形式對文書工作進行業(yè)務指導。就社會組織之間而言，上級社會組織的辦公廳（室）負責對下屬社會組織

12、的文書工作進行業(yè)務指導；黨政機關的辦公廳（室）負責對同級各部門的文書工作進行業(yè)務指導。就一個社會組織而言，其文書工作由本組織的秘書長或辦公室主任負責領導。就文書工作同檔案工作的關系而言，各級檔案部門對同級社會組織及其下屬機構、部門的文書立卷歸檔工作負有檢查、監(jiān)督和指導的責任。 第二章 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作的含義廣義的檔案工作是指檔案事業(yè)工作，包括社會組織檔案工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作、檔案科研工作和檔案宣傳出版工作等。狹義的檔案工作是指檔案業(yè)務工作，就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。第二章 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工

13、作檔案工作的性質(zhì)管理性：首先，檔案工作的主要任務就是負責檔案管理。其次，檔案工作在一定的社會組織中屬于組織管理工作的一部分。服務性：從檔案工作同其他工作的關系說，它屬于一項服務性的工作。政治性：首先表現(xiàn)在它是為一定階級所掌握并為一定階級服務的。其次，檔案工作也是一項具有機要性質(zhì)的工作。另外，檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的一項重大事業(yè)。第二章 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作的內(nèi)容廣義的檔案工作，也就是檔案事業(yè)工作，由社會組織檔案工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案理論與技術研究、檔案宣傳出版、檔案外事工作等構成。狹義的檔案工作，也就是檔案業(yè)務工作，包含檔案收集、檔

14、案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研八個環(huán)節(jié)，通常稱為檔案業(yè)務工作八環(huán)節(jié)。第二章 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作的基本原則集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案國家全部檔案由檔案機構分別集中管理。全國檔案工作由黨和國家設立的各級檔案事業(yè)管理機關統(tǒng)一地分級、分專業(yè)負責地進行指導和監(jiān)督。實行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理。 維護檔案的完整與安全 維護檔案的完整從數(shù)量上要保證檔案的齊全，應該集中和已經(jīng)保存的檔案不能殘缺不全；從質(zhì)量上維護檔案的有機聯(lián)系和歷史真跡。 維護檔案的安全從物質(zhì)上力求檔案不遭受損害，盡量延長檔案的壽命；要保證檔案的政治安全，檔案機密不被盜竊、不

15、丟失、不泄密。 便于社會各方面的利用第二章 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機構我國的檔案工作機構有社會組織檔案部門、檔案館、檔案事業(yè)管理機構、檔案教育機構、檔案科研和宣傳機構等。在這些機構中，最基本的是社會組織檔案部門、檔案館和檔案事業(yè)管理機關。社會組織檔案部門負責集中管理本社會組織的檔案，檔案館統(tǒng)一保管各社會組織形成的需要長久保存的檔案和歷史檔案，檔案事業(yè)管理機關統(tǒng)一地、分層負責地指導和監(jiān)督全國的檔案工作。第二章 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機構社會組織檔案部門含義：社會組織檔案部門包括社會組織設立的檔案處（科）和檔案室。性質(zhì)：機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提

16、高機關工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。任務：對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督；負責管理本機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料；中央和地方專業(yè)主管機關的檔案部門，應根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負責對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。 檔案室類型：機關檔案室，科技檔案室，影片、照片、錄音檔案室，人事檔案室，綜合檔案室。體制：檔案工作受辦公廳（室）領導。業(yè)務工作受同級和上級檔案事業(yè)管理機關的指導、監(jiān)督與檢查。駐地方的上級直屬單位，實行以專業(yè)主管機關為主、地方檔案管理機關為輔的管理體制。 第二章

17、 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機構檔案館性質(zhì)：科學文化事業(yè)機構，永久保管檔案的基地科學研究和各方面工作利用檔案。 任務：接收與征集檔案；科學地管理檔案；開展檔案的利用工作；編輯出版檔案史料；參與編修史、志的工作。第二章 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機構檔案事業(yè)管理機關含義：黨和國家指導和管理檔案工作的行政部門。既是黨的機構，又是政府機構。 設置：國家檔案局管理全國的檔案事業(yè)，是全國檔案事業(yè)的最高領導機關。省、自治區(qū)、直轄市設立檔案局；地、市、州、盟設立檔案局（處）；縣、旗設立檔案局（科），負責統(tǒng)一掌管地方檔案事務。專業(yè)主管部門設置檔案業(yè)務管理機構檔案處（科），對所屬

18、系統(tǒng)各單位的檔案工作進行指導和監(jiān)督。 關系：檔案事業(yè)管理機構，只負責管理檔案業(yè)務。上級檔案事業(yè)管理機構對下級檔案事業(yè)管理機構，是業(yè)務指導和監(jiān)督關系，而不是領導與被領導的關系。 任務：根據(jù)統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的原則，管理全國或本地區(qū)、本系統(tǒng)的檔案事務，對檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。 第二章 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機構之間的關系上級檔案事業(yè)管理機關，對下級檔案事業(yè)管理機關是業(yè)務指導和監(jiān)督關系。檔案事業(yè)管理機關對檔案館和社會組織檔案工作，是業(yè)務指導和監(jiān)督關系。檔案室和檔案館之間是檔案交接關系。各級各類檔案館（室）之間均無隸屬關系，只有一定的協(xié)作關系。第二章 文書工作和檔案工作

19、第二節(jié) 檔案工作（合署）（）（）（）（）（）（）（）（）（）中共中央國務院中共省委省人民政府中共市委市政府中共縣委縣人民政府國家檔案局中央檔案館中央機關檔案處、科、室中國第一歷史檔案館中國第二歷史檔案館中央機關直屬單位檔案科、室中央專業(yè)檔案館省檔案局省 直 機 關檔案處、科、室省檔案館省專業(yè)檔案館省級機關直屬單位檔案科、室（合署）市 直 機 關檔案科、室市檔案館市專業(yè)檔案館市級機關直屬單位檔案室市檔案局（）（）縣檔案館第二章 文書工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作文書工作和檔案工作的關系聯(lián)系：文書工作和檔案工作的對象有交叉。文書工作和檔案工作前后相繼。文書工作和檔案工作互相影響。文書工作和檔案工作

20、長期處于“一體化”狀態(tài)。 區(qū)別 工作對象不同。工作任務不同。服務對象和工作目的不同。工作機構不同。 第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述文書制作的含義 ：文書制作是文書形成主體為了一定的目的，以特定的文體格式與載體形式表達主體意識的行為。文書制作包括文書寫作與文書印制兩個方面，在文書處理程序中也稱作“制文階段”和“制發(fā)階段”，前者是對文書內(nèi)容的表達，后者是對文書形式的表達。文書內(nèi)容反映了作者的思想意圖、發(fā)文目的，體現(xiàn)了作者的意志、決策、思路，是文書作者以一定的文字語言對思維結(jié)果作出的表達；文書形式反映了文書作者與文書接收對象之間的關系，體現(xiàn)了文書作者的法定地位、權力以及對文書所賦予的管理要求，

21、是以一定的技術手段對文書特定形式作出的表達。 第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述文書制作的過程 文書制作包括制文階段和制發(fā)階段制文階段交擬擬稿核稿簽發(fā)復核第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述交擬 組織的負責人將擬稿任務交給有關起草人員的辦文環(huán)節(jié)，是文件制作的起點。 擬稿任務主要包括本組織主動向上級、平級、下級組織制發(fā)和本組織作為收文的承辦單位進行的回復性發(fā)文。擬稿 擬稿人根據(jù)組織負責人的意圖，在發(fā)文稿紙上起草文件，是文書處理工作的基礎。國家行政機關公文處理辦法對草擬文件的規(guī)定 中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例對草擬文件的規(guī)定 按照國家標準發(fā)文稿紙格式 擬制定稿第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述核

22、稿 公文送負責人簽發(fā)前，由辦公廳（室）負責人進行審核的過程。 核稿的目的是為了加強對機關發(fā)文的管理與控制，保證公文質(zhì)量，節(jié)省負責人審核簽發(fā)的時間。 核稿主要從以下幾方面著手：一看是否需要行文，二看文稿內(nèi)容，三看文字表達 ，四看公文體式 。簽發(fā)：組織負責人對呈批的文稿進行審定后，簽署意見的過程。 文稿一經(jīng)領導簽發(fā)，即可生效，領導簽發(fā)的日期，即為文件成文日期。 簽發(fā)又有正簽、代簽、核簽、會簽四種形式。 簽發(fā)包括：簽發(fā)意見 、簽發(fā)人姓名 、簽發(fā)日期 。第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述 復核 秘書機構在文件正式印制前，對已簽發(fā)的定稿進行全面檢查的過程。 復核重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料

23、是否齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。 第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述制發(fā)階段 打字排版 校對 核稿簽發(fā)復核打字排版 打字員將領導簽發(fā)后的文件定稿，按照文種選擇文件格式進行打字排版的過程。 要做到： 打字排版以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，忠實于原稿。 版面設計美觀大方，嚴格按照文件格式排版。 打印排版要建立相應的登記制度 。第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述校對 以負責人簽發(fā)的定稿為基準，對打印出來的樣本進行核對的過程。 核對要做到： 第一，認真負責，嚴格細致，杜絕差錯。第二，以定稿為依據(jù)，忠實于原稿。第三，使用國家統(tǒng)一規(guī)定的校對符號。第四，根據(jù)具體情況選用不同的校對方法。 印制 指按照文件印刷要求和印

24、制份數(shù)對文件進行印制的過程。 文件印制應使用符合存檔要求的書寫材料，做到準確、及時、規(guī)范、安全、保密。第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述用印 在繕印好的文件落款處加蓋發(fā)文組織印章的過程。 用印要注意：以組織負責人簽發(fā)為準，未簽字的文件不得用印。與文件制發(fā)組織名義相一致。將印章端正、清晰地蓋在文件落款處，做到上不壓正文，下騎年蓋月。用印要填寫用印登記簿 第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述文書制作的要求第一，真實反映法定作者意圖第二，嚴格遵守公文格式要求第三，準確把握公文寫作特點第四，嚴密控制公文制作程序第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式體式的含義 所謂文書體式，簡單地說就是文書的文體與格式。文

25、書的文體是適應行政工作、公共事務的需要形成的語文體式，是一種兼有議論文、說明文、記敘文一般特點的應用文體。 文書格式是指文書的各個組成部分按一定要求、規(guī)格置排的整體結(jié)構形式，包括文書的文體要求、內(nèi)容結(jié)構、要素標記和格式安排等幾個方面。 公文體式包括公文文體與格式兩個方面，前者為對公文寫作的要求，后者為對公文印制的要求，兩者緊密聯(lián)系、相互影響。 第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式法定公文格式 ：法定公文格式是針對法定公文制定的規(guī)范格式，目前主要指國家行政機關公文格式。 公文格式國家標準適用于國家各級行政機關的公文。使用少數(shù)民族文字印制的公文可參照國家標準按有關規(guī)定執(zhí)行。其他國家機關、企事業(yè)單位、社

26、會團體可以結(jié)合自身實際，參照國家標準實施。 實施公文格式，還應結(jié)合辦法第三章“公文格式”的要求以及國務院辦公廳關于實施國家行政機關公文處理辦法涉及的幾個具體問題的處理意見（國辦函20011號）的相關規(guī)定全面執(zhí)行。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文格式的總體規(guī)則 公文用紙 公文用紙應使用復印紙或膠版印刷紙 公文用紙一般采用國際標準A4型，即幅面尺寸為210mm297mm。公文規(guī)格公文版心 版心是公文中放置各要素的圖文區(qū)域，不包含頁碼，其尺寸為156mm225mm公文頁邊 頁邊是公文版心與紙張邊緣的空白距離。 公文上下左右各頁邊的名稱和尺寸分別為： 天頭（上白邊）37mm1mm； 地腳（下白邊）

27、35 mm1mm； 訂口（左白邊）28mm1mm； 翻口或切口（右白邊）26 mm1mm。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文印制圖文顏色 除發(fā)文機關標識、眉首的反線和發(fā)文機關印章為紅色外，公文中圖文的顏色均為黑色。排版規(guī)格 一個字指一個漢字所占空間。公文正文用3號仿宋體字，小標題可用3號小標宋體字或黑體字。一般每面排22行，每行排28個字。制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷畫，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。印刷要求 雙面印刷。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。裝訂要求 左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上

28、下各14處，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文格式的要素規(guī)則 公文的各項要素總體上分為眉首、主體、版記三部分。眉首置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱；主體置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱；版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱。 要素可分為兩類：一類是必用要素，為任何情況下都應該使用的要素，如發(fā)文機關名稱、公文標題等；一類是選用要素，是根據(jù)公文種類、行文方向等具體情況，應該使用時一定要用，不應使用時一律不用的要素，如密級、簽發(fā)人等。第三章 文書制作第二節(jié) 文

29、書體式眉首部分 眉首是公文最醒目的部分，反映了公文的行文方向，包括：公文份數(shù)序號秘密等級和保密期限緊急程度發(fā)文機關標識發(fā)文字號簽發(fā)人第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文份數(shù)序號 簡稱“份號”，是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在首頁版心左上角第1行?！敖^密”、“機密”級公文應標明份數(shù)序號。公文印數(shù)較大，有必要使用公文份數(shù)序號。編制份數(shù)序號用阿拉伯數(shù)碼，至少應不少于兩位，即“1”編為“01” 第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式秘密等級和保密期限 秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。保密期限是對公文密級的時效規(guī)定。秘密等級（密級）分為：“絕密”、“機密”、“秘密” 。

30、秘密等級用3號黑體字，頂格標識在首頁版心右上角第1行，兩字之間空1字。保密期限分為：絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年。明確標注的，如“絕密3個月”。同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。不標識保密期限，秘密等級兩字之間空1字距離；標注保密期限，秘密等級的兩字間不空1字距離。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式緊急程度 緊急程度是對公文送達時限的要求。 標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字； 同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上

31、角第2行，即秘密等級在上，緊急程度在下，分兩行頂格標注在版心右上角。 第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式發(fā)文機關標識 又稱文頭、版頭，是顯示公文法定作者的標志。 由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。如“國務院文件 ” 。特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，如“國務院任免通知” 。下行文或平行文的發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。上行文的發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。 發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm15mm（高寬）。聯(lián)合行文時主辦機關排列在前，按照黨、政、軍、群的順序排列，“文件”二字居于發(fā)文機關名稱右

32、側(cè)，上下居中排布；聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式發(fā)文字號 即文件的編號，又稱公文字號、文號、發(fā)文號。發(fā)文字號在發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文序號組成，如“國辦發(fā)201023號”。 聯(lián)合行文時原則上使用排列在前機關的發(fā)文字號，只標注一個機關的發(fā)文字號。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識。年份要用全稱，用六角括號“ ”括起。序號是發(fā)文的流水號。序號不編虛位（即1不編為O01），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線 。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式簽發(fā)人 一般為發(fā)文機關的主要負責人，也

33、可以是有權簽發(fā)文件的其他領導人。簽發(fā)人標識僅在上報的公文格式中使用，其目的是為使上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，此時發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人居右空1字。 “簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。聯(lián)合上報的公文標主辦單位簽發(fā)人和協(xié)辦單位會簽人的姓名。主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，會簽人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個會簽人姓名處在同一行，并使紅色反線與之的距離為4mm。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式主體部分 主體是反映公文內(nèi)容的部分，包括：

34、公文標題主送機關公文正文附件成文日期印章附注第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文標題 一般由發(fā)文機關名稱、事由、文種三項要素構成。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題在紅色反線之下空2行標識，用2號小標宋體字。公文標題可分一行或多行居中排布，但要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式主送機關 指公文的主要受理機關，應當使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。同類型機關指性質(zhì)、職能相同的機關，發(fā)文時可以“各”來統(tǒng)稱，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。主送機關在標題下空1行，頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角

35、冒號。主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文正文 是公文的核心部分，用于表述發(fā)文的具體事項。公文正文用3號仿宋體字在主送機關名稱之下第1行開始標注，每起一自然段均要左空2字，回行頂格；數(shù)字、年份（用阿拉伯數(shù)碼標識的）均不能回行。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式附件 用于說明附屬于公文正件之后的有關文件材料的名稱和數(shù)量。附件既是正件的必要補充，又是正文內(nèi)容不可或缺的組成部分，如被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，圖表、名單、規(guī)定等。附件置于正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和

36、名稱。附件序號用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1”)；附件名稱后不加標點符號。附件與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式成文日期 是公文履行法定生效程序的時間。成文日期以負責人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準；經(jīng)會議討論通過的以會議通過日期為準；經(jīng)上級或立法機關批準的以批準日期為準；電報以發(fā)出日期為準。成文日期用漢字數(shù)字將年、月、日標全，“零”寫為“”，如“二一年十二月三十日”。成文日期的標識位置一般在正文末尾右下方，但要依印章的位置而定。 第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文生效標識 即發(fā)文機關印章或簽署人

37、姓名，是證明公文效力的表現(xiàn)形式。印章是最常見的公文生效標識，除了會議紀要和以電報發(fā)出的公文，不加蓋印章的公文應視為無效。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。單一機關制發(fā)的公文在落款處（即成文日期之上）不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。印章加蓋在成文日期上，上距正文1行之內(nèi)。印章用紅色，加蓋要端正，居成文日期之中，下壓成文時間。聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文生效標識加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章

38、，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，主辦機關印章在前，協(xié)辦機關的印章按照發(fā)文機關標識的順序依次排布，將印章加蓋在單位名稱上。每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；每排印章中心線對齊。在最后一排印章之下空1行位置，右空2個字標識成文時間。加蓋印章有兩種方式，一種是“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章，即印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。另一種為“中套”方式，適用于印章下弧有文字的印章。中套的蓋印要求是印章的中心線壓在成文日期上。聯(lián)合行文只能采用一種加蓋方式。第三

39、章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文生效標識公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式附注 一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項的說明，如“此件發(fā)至縣團級”、“此件可見報”等，不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文內(nèi)容的注釋或解釋一般在公文正文中采取夾注（文中注）的方式解決。公文附注用3號仿宋體字，以圓括號括入，左空2字標識在成文時間的下一行。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式版記部分 為了保證公文的完整性，版記應置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一

40、行。 版記的特點是位置要依公文主體的構成而定，版記的位置可以有以下幾種狀況：一是當公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標識版記時，版記要放在最后一面。二是公文的篇幅如果在一個折頁（即有四面）以上時，版記也一定要放在最后一面。三是公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數(shù)，此時版記應置于該空白處。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，此時被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應標識自己的版記。 版記包括：主題詞抄送機關印發(fā)機關印發(fā)日期第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式主題詞 是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范詞。公文應當標注主題詞。公文主題

41、詞通常由公文制發(fā)機關的最高行政主管機關負責制定和發(fā)布，如國家行政機關公文主題詞是由國務院辦公廳編制的國務院主題詞表。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。一份文件的主題詞除類別詞外最多不超過5個。標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞；在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。主題詞居左頂格標識。“主題詞”三字用3號黑體字標注，后標全角冒號；詞目用小標宋體字，詞目之間不加標點符號，而是空1字。主題詞之下印一條與版心等寬的黑色反線。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式抄送機關 指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。抄送機關應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關標識于主題詞下1行

42、；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。抄送機關之下要有一條寬度同版心的黑色反線。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式印發(fā)機關和印發(fā)日期 印發(fā)機關是指公文的印制主管部門，一般為各機關的辦公廳（室）或秘書部門；沒有專門的辦公廳（室）或秘書部門，也可標識發(fā)文機關。印發(fā)日期是公文的生成時效。印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機關如果字數(shù)太多，可以自行簡化，印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。印發(fā)機關和印

43、發(fā)日期之下要有一條寬度同版心的黑色反線。 第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式頁碼頁碼置于公文左下角或右下角，頁碼左右各放一字線，用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下1行；一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式公文中表格 表格應規(guī)范裝訂排布，要求是：橫排A4紙型表格的頁碼，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁碼橫表表頭在切口一邊。如需附A3紙型表格，且作為公文正文的最后一頁時，為避免表格脫落，應使表格處于封三之前位置。 第三章 文書制作

44、第二節(jié) 文書體式公文的特定格式信函式格式 公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。信函式格式主要用于函件?！靶藕健惫挠糜谔幚砣粘Ｊ聞盏钠叫形幕蛳滦形?，以“函的形式”行文應選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。信函式格式只標識發(fā)文機關名稱而不標識“文件”二字，發(fā)文機關名稱一般不用簡稱，如國務院的“信函式”公文，機關名稱便標識為“中華人民共和國國務院”。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式信函式格式發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為17

45、0mm。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。“信函式”公文與“文件式”公文的版心基本一致，每行居中排28個字，但將發(fā)文機關標識移出了版心?！靶藕健惫牡姆輸?shù)序號、密級、緊急程度可以放在武文線下版心左上角頂格（一般說來，“信函式”公文很少同時出現(xiàn)這三項），發(fā)文字號放在武文線下版心右上角頂格。首頁不放頁碼，最后一行（第22行）文字下邊緣與文武線距離6mm。其他各要素的標識方法均同“文件式”公文格式。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式命令格式 命令是國家行政機關發(fā)文的最高級形式。命令的發(fā)文機關標識由發(fā)文機關名稱加“命令”或“令”組成。發(fā)文機關名稱應用全稱，不能用簡稱包括規(guī)范化簡稱。如“國務院令”的發(fā)文機關標

46、識就是“中華人民共和國國務院令”。發(fā)文機關標識用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定，可以與上級機關的字號同等大小，但不能超過。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，聯(lián)合發(fā)布命令(令)，首位的發(fā)文機關也要在20mm下標識，其余機關下移，“命令(令)”字右側(cè)上下居中。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式命令格式在發(fā)文機關之下空2行標識令號，居中，令號用黑體字，前加“第”字，即“第號”。令號的編制自發(fā)第1號令開始，不受年度限制。令號之下空2行標識正文，中間沒有紅色反線，與“文件式”公文不同。正文標識方式與文件式格式相同。正文下空1行右空4字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字，標識簽發(fā)人職務；簽名章用紅色，右

47、空4字。命令的簽發(fā)人應是發(fā)文機關的最高領導；如果是聯(lián)合命令，職務應標全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。命令(令)的版記格式與“文件式”公文相同，只是命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，分送機關標識方法同抄送機關。其他要素均依據(jù)公文格式相關要素說明。 第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式會議紀要格式 會議紀要格式主要用于國家行政機關的辦公會議紀要，用作公文種類的會議紀要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發(fā)，并在標題中顯示。會議紀要標識由“會議紀要”組成，標識位置與“文件式”格式相同，即距版心上邊緣25mm。會議紀要標識用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。會議紀要

48、不加蓋印章。其他要素與公文格式相關要素要求一致。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式其他文書格式黨的機關公文格式 黨的機關公文格式與行政機關公文格式相比，區(qū)別主要在版頭上。根據(jù)條例規(guī)定，黨的各級機關公文版頭的形式主要為四種，并分別適用于不同情況，具體如下：中共文件：用于各級黨委發(fā)布、傳達貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關的文件，批轉(zhuǎn)下級機關的重要報告、請示。中國共產(chǎn)黨委員會（）：用于各級黨委通知重要事項、任免干部、批復下級機關的請示，向上級報告、請示工作。第三章 文書制作第二節(jié) 文書體式黨的機關公文格式中共辦公廳（室）文件、中共辦公廳（室）：用于各級黨委辦公廳（室）根據(jù)授權，傳達黨

49、委的指示，答復下級黨委的請示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關的文件，批轉(zhuǎn)下級機關的報告、請示，發(fā)布有關事項，向上級機關報告、請示工作。中共部文件、中共部（）：用于除辦公廳（室）以外的黨委各部門發(fā)布本部門職權范圍內(nèi)的事項，向上級報告、請示工作。第三章 文書制作專用公文文本格式 指行政職能機關和專業(yè)管理職能部門在管理工作中制發(fā)的專用公文規(guī)范的文本形式。 不同行業(yè)與專業(yè)領域的專用公文的文本形式是不同的，形成了外交文書、司法文書、財會文書、專利文書、稅務文書、醫(yī)藥文書等多種門類的專用文書。 盡管專用文書的文本格式復雜多樣、形式不一，但同一領域和行業(yè)使用的文本格式應該是一致的，同行、同業(yè)人員應該統(tǒng)一并規(guī)范地使用。而有的文

50、書盡管用于不同的行業(yè)之間，但由于使用目的相同，有的甚至已有國家標準，就更應該嚴格執(zhí)行，認真遵守，統(tǒng)一、規(guī)范地使用。如合同格式等。專用文本格式有的由國家有關部門統(tǒng)一制定，如合同文書、會計文書等；有的是由專業(yè)部門提供的，如司法文書、科技文書等；還有的是在長期的工作實踐中逐步形成的，有相對固定格式的文書，如簡報、會議記錄之類的管理性文書。第二節(jié) 文書體式第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本稿本的含義 稿本是文稿與文本的合稱。文稿是指文書起草過程中形成的歷次稿件，又分為草稿和定稿兩種；文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，有正本、副本、存本之分。 傳統(tǒng)意義上的文書稿本是指紙質(zhì)的文書稿本，隨著電子技

51、術在文檔工作中的運用，又出現(xiàn)了電子稿本。紙質(zhì)稿本和電子稿本形態(tài)迥異，發(fā)揮的效用和存檔的要求也不盡相同。 紙制的各個稿本是有較大差異的。首先，它們除了在外觀形態(tài)上不相似，形成的時間也不同。草稿、定稿和正本都是在文書制作階段產(chǎn)生的，但產(chǎn)生的時間則有一定的順序；副本和存本既可以產(chǎn)生于文書制作階段，也可以分別產(chǎn)生于文書處理和文書保管階段。其次，定稿與正本、副本和存本有著單向的因果關系，沒有定稿一般不可能產(chǎn)生正本、副本乃至存本。最后，文稿與文本有著各自特定的用途和價值，不能互相取代。第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本文稿的種類：草稿 草稿是按法定作者的意圖和要求起草撰寫的文稿。草稿是從文字到內(nèi)容都未成熟的

52、文本，從最初醞釀草擬到最終確定內(nèi)容，要經(jīng)過一系列討論、修改、審核并最終通過領導人簽發(fā)，在這個過程中，草稿內(nèi)容不斷發(fā)展變化，并衍生出不同名稱、不同功用的版本，如底稿、原始稿、討論稿、修改稿、審核稿，等等。草稿在領導人簽發(fā)以前都不具有法律和行政效力，不具備正式文件效用，一般不需要存檔。如果草稿上有領導人的重要批示意見或修改內(nèi)容，則要注意保存。草稿經(jīng)反復討論、修改、審核并最終經(jīng)過領導人簽發(fā)，就轉(zhuǎn)化為定稿。第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本定稿的種類定稿 既可以是經(jīng)簽發(fā)文件的領導人審閱并簽署確認的文稿，也可以是經(jīng)會議討論正式通過的最終完成稿，它是印制正式文件的標準和依據(jù)。 定稿通常以國家標準發(fā)文稿紙格式

53、（GB/T826-1989）的形式出現(xiàn)。 領導人應在發(fā)文稿紙的“簽發(fā)”欄中注明簽發(fā)意見，并簽署領導人職務、姓名、日期等；聯(lián)合行文時協(xié)辦社會組織單位領導要在“會簽”欄中同樣填寫上述內(nèi)容，并在最后一個社會組織領導人簽發(fā)后才能確定為定稿。發(fā)文稿紙記載了文件制作過程中草擬、審核、簽發(fā)、校對、印制人員以及印制份數(shù)等基本工作信息，也包括了公文字號、密級、緊急程度、主送和抄送機關、附件、主題詞、公文標題以及定稿正文等文件制作的基本要素信息，因此發(fā)文稿紙和定稿都必須歸檔保存，以明確相關人員的責任，必要時起查證的作用。第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本草稿與定稿的認定 對電子文件的草稿與定稿的認定，可以從以下兩方

54、面著手： 首先，對電子文件的簽發(fā) ，應在電子文件制作完成后，將其打印成紙質(zhì)文件，由領導人在紙質(zhì)發(fā)文稿紙上簽發(fā)，使電子文件的定稿通過與之對應的紙質(zhì)文件得以確認，并與電子文件一起存檔。對于采用電子簽名方式的文件定稿，為保證電子文件定稿的真實性與完整性，歸檔時應要求在電子文件對應的紙質(zhì)文件（發(fā)文稿紙）上再次簽發(fā)。 其次，對電子文件起草、修改、審閱過程中反映人們思想發(fā)展變化過程的重要草稿，可以有兩種做法：一是采取版本保護措施，即事先決定哪些電子文件需要保存草稿、定稿，在每次審閱修改后復制原文，逐一標注版本編號，與定稿以及正本（存本）一起歸檔；二是采用版本留痕技術，即利用文檔一體化管理軟件對電子文件的任

55、何增刪或修改的痕跡加以保留。第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本文本的種類正本 一般指有規(guī)范格式和生效標識的正式文件。正本通常根據(jù)定稿印制或繕寫，具有標準格式，由負責人簽署或蓋有社會組織印章，是發(fā)文的社會組織向外發(fā)出的、收文者開展工作或辦事的依據(jù)，具有法定的實際效用。正本數(shù)量不限，根據(jù)實際需要印制。 正本的意義主要體現(xiàn)在有規(guī)范格式和生效標識上，需要注意的是，實際工作中，正本又出于各種原因而出現(xiàn)不同的名稱，如暫行本、試行本、試行草案、修訂本、兩種以上文字文本等。第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本文本的種類暫行本、試行本 主要用于發(fā)布條例、規(guī)章、辦法等法規(guī)性文件，標明暫行本、試行本。 之所以有這些名稱是

56、基于所涉事項由來已久，必須以文件的形式加以規(guī)范化、制度化，但文件內(nèi)容往往還不夠成熟，或一時未來得及制定詳細周密的方案，為穩(wěn)妥起見，先以暫行、試行或草案的方式發(fā)布，待實踐檢驗并總結(jié)經(jīng)驗教訓，時機成熟，必然加以修訂。因此，上述文本都屬于正式文件，只是在文件標題中或標題后用括號注明文本性質(zhì)，如國家行政機關公文處理暫行辦法、中國共產(chǎn)黨各級機關文件處理條例（試行）等。對于暫行本、試行本，收文機關應作為正式文件對待，認真貫徹落實。第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本文本的種類試行草案 有些文件標題后用括號標明“草案”或“試行草案”，雖然都有“草案”二字，但兩者有本質(zhì)區(qū)別。草案一般指法律、法規(guī)性文件或計劃、方案

57、之類的規(guī)劃性文件在尚未通過或批準之前在一定范圍內(nèi)發(fā)布的文本，其性質(zhì)還是供討論、修改的草稿，草案有時對外發(fā)出，其目的也是為廣泛征求意見，不產(chǎn)生實際效力；試行草案則是正式發(fā)出的，供實踐檢驗并有待修訂完善的正式文件，收文單位理應貫徹執(zhí)行。文本的種類修訂本 修訂本是指文件經(jīng)發(fā)布生效后，經(jīng)實踐檢驗，或隨著事物的發(fā)展，原有的文件已不再適用，有必要對文件內(nèi)容或文字做修訂、補充、完善而產(chǎn)生的文本。 修訂本大多用于法規(guī)性文件。 重新修訂后的文本通常在文件標題后面用括號標示為“修訂本”，或在文件標題的題注中注明“年月日修訂”。修訂本生效之日起，原有的文件即行廢止。第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本文本的種類兩種以上

58、文字文本 指同一份文件以兩種以上文字形式出現(xiàn)，內(nèi)容和文字語義上一致的文本，主要用于我國少數(shù)民族自治地區(qū)或外事工作中。第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本文本的種類副本 是再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復制本。副本是正本的增殖與變態(tài)，實際工作中以復印、傳真、翻印、打字、手抄等形式復制的文本，無論其形態(tài)如何，只要內(nèi)容與正本一致，均可視為副本；在報刊上發(fā)布的未注明“不另行文”的文件也應視為副本。 現(xiàn)代辦公技術可以在印制正本時同時印制副本，但正本主要是發(fā)給主送機關的，而副本則是發(fā)給抄送機關的。副本主要用于傳閱、參考或存檔備查，因此發(fā)文單位可以同時向收文單位發(fā)送若干份副本。 收文單位也可根據(jù)需要并按文件復制的有關

59、規(guī)定，將收到的文件正本或副本再復制若干份使用，以利于文件傳閱、處理和存檔，提高工作效率。第三章 文書制作第三節(jié) 文書稿本文本的種類存本 是發(fā)文機關對重要的、有保存價值的文件留檔備查的文本。 存本是發(fā)文機關是從制成的正本中預留幾份，與定稿一起存檔而形成的。把文件正本與定稿一起存放，目的是便于將正本與定稿作對照，以便核查內(nèi)容與發(fā)文各環(huán)節(jié)相關人員的責任。 如果定稿與正本、副本都是電子文本，則應分別注明不同稿本名稱。 如有領導人的親筆信函，則要將原件發(fā)出，另外抄錄一份作為副本留存。 會議記錄、電話記錄、信訪記錄等文書也都以原件作為正本，而一旦需要保存，則轉(zhuǎn)化為存本。文書辦理的含義含義 廣義的文書辦理是

60、指包含文書制作、文書處理和文書管理在內(nèi)的所有文書工作，相當于秘書實務中所說的辦文工作。 狹義的文書辦理主要指按照國家的相關規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、傳遞、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個方面，一般不包含文書的保管和立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)。 文書辦理有許多具體的工作內(nèi)容，每一項內(nèi)容構成一個工作環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)前后銜接、環(huán)環(huán)相扣，構成文件處理的流程，稱為文書處理程序。第四章 文書辦理第一節(jié) 文書辦理概述特點連續(xù)性。文書辦理工作是由諸多相互聯(lián)系的環(huán)節(jié)構成的，不同環(huán)節(jié)之間具有相互銜接的連續(xù)性。時效性。所謂時效性是指辦文人員必須在一定的時間范圍內(nèi)完成文書辦理工作。保密性。