辦公自動化系統(tǒng)使用指引

1、辦公自動化 組長：冉陽陽組員：楊晗、鞏妍艷 TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc358232801 第一章PPT模版制作 PAGEREF _Toc358232801 h 3 HYPERLINK l _Toc358232802 1.1新建幻燈片 PAGEREF _Toc358232802 h 3 HYPERLINK l _Toc358232803 1.1.1幻燈片版式 PAGEREF _Toc358232803 h 3 HYPERLINK l _Toc358232804 1.1.2創(chuàng)建母版 PAGEREF _Toc358232804 h 3 HYPERLINK l _

2、Toc358232805 1.1.3編輯母版樣式 PAGEREF _Toc358232805 h 4 HYPERLINK l _Toc358232806 1.1.4插入圖片 PAGEREF _Toc358232806 h 4 HYPERLINK l _Toc358232807 1.1.5制作動畫效果 PAGEREF _Toc358232807 h 5 HYPERLINK l _Toc358232808 1.1.6模板保存 PAGEREF _Toc358232808 h 5 HYPERLINK l _Toc358232809 第二章 FLASH下載與在PPT中的應用 PAGEREF _Toc35

3、8232809 h 6 HYPERLINK l _Toc358232810 2.1 FLASH下載 PAGEREF _Toc358232810 h 6 HYPERLINK l _Toc358232811 2.1.1下載地址 PAGEREF _Toc358232811 h 6 HYPERLINK l _Toc358232812 2.1.2不帶下載地址的下載方法 PAGEREF _Toc358232812 h 7 HYPERLINK l _Toc358232813 2.2FLASH在PPT中的應用 PAGEREF _Toc358232813 h 10 HYPERLINK l _Toc3582328

4、14 2.2.1 PAGEREF _Toc358232814 h 10 HYPERLINK l _Toc358232815 2.2.2 PAGEREF _Toc358232815 h 11 HYPERLINK l _Toc358232816 2.2.3 PAGEREF _Toc358232816 h 11 HYPERLINK l _Toc358232817 2.2.4 PAGEREF _Toc358232817 h 12 HYPERLINK l _Toc358232818 2.2.5 PAGEREF _Toc358232818 h 12 HYPERLINK l _Toc358232819 2.

5、2.6 PAGEREF _Toc358232819 h 13 HYPERLINK l _Toc358232820 第3章 音頻下載與應用 PAGEREF _Toc358232820 h 14 HYPERLINK l _Toc358232821 3.1 音視頻下載 PAGEREF _Toc358232821 h 14 HYPERLINK l _Toc358232822 3.2視頻應用 PAGEREF _Toc358232822 h 17 HYPERLINK l _Toc358232823 3.2.1視頻合并 PAGEREF _Toc358232823 h 17 HYPERLINK l _Toc3

6、58232824 3.3音頻在PPT中的播放 PAGEREF _Toc358232824 h 20 HYPERLINK l _Toc358232825 34視頻在PPT中的播放 PAGEREF _Toc358232825 h 21 HYPERLINK l _Toc358232826 第四章 常用辦公設備 PAGEREF _Toc358232826 h 24 HYPERLINK l _Toc358232827 4.1打印機 PAGEREF _Toc358232827 h 24 HYPERLINK l _Toc358232828 4.1.1簡介 PAGEREF _Toc358232828 h 24

7、 HYPERLINK l _Toc358232829 4.1.2使用方法 PAGEREF _Toc358232829 h 24 HYPERLINK l _Toc358232830 4.2傳真機 PAGEREF _Toc358232830 h 25 HYPERLINK l _Toc358232831 4.2.1簡介 PAGEREF _Toc358232831 h 25 HYPERLINK l _Toc358232832 4.2.2使用方法 PAGEREF _Toc358232832 h 25 HYPERLINK l _Toc358232833 4.3復印機 PAGEREF _Toc3582328

8、33 h 26 HYPERLINK l _Toc358232834 4.3.1簡介 PAGEREF _Toc358232834 h 26 HYPERLINK l _Toc358232835 4.3.3使用方法 PAGEREF _Toc358232835 h 27第一章PPT模版制作1.1新建幻燈片1.1.1幻燈片版式打開幻燈片，新建幻燈片文件單擊右鍵選擇【幻燈片版式】，【內(nèi)容版式】選擇【空白】。（如圖1-1）圖1-11.1.2創(chuàng)建母版選擇【視圖】菜單下【母版】欄之下的【幻燈片母版】。（如圖1-2）圖1-21.1.3編輯母版樣式用“ctrl+A”全選文本框用“delete”刪除（如圖1-3） 圖

9、1-31.1.4插入圖片選擇【插入】菜單下【圖片】選擇【來自文件】選項，插入圖片，并調(diào)整成合適的大小。（如圖1-4）圖1-41.1.5制作動畫效果利用【藝術字】鍵入適當?shù)奈淖?，并利用網(wǎng)絡動畫圖庫加入FLASH動畫效果。（如圖1-5）圖1-51.1.6模板保存關閉母版，并以演示文稿設計模板的類型保存。（如圖1-6）圖1-6第二章 FLASH下載與在PPT中的應用2.1 FLASH下載2.1.1下載地址1首先應當保證此計算機裝有迅雷下載軟件，如無此軟件，則按此下面的方法，進行下載。1.1在百度搜索迅雷7正版下載.(如圖2-1)圖2-12下載后，發(fā)現(xiàn)由于計算機沒有安裝FLASH軟件，所以無法播放。若

10、要播放，可以借助PPS影音播放。2.1在百度中搜索并下載PPS影音，(如圖2-2)圖2-22.1.2不帶下載地址的下載方法2121可以通過查看源代碼，查找到下載地址，然后在迅雷中進行下載，此過程省略。2.1.2.2 沒有地址的下載方法首先在互聯(lián)網(wǎng)上打開要下載的FLASH,使其處于播放狀態(tài)中，然后選擇【工具】【internet選項】 【設置】（如圖2-3internet選項 設置） 【查看文件】（如圖2-4查看文件），利用【搜索】找出所有擴展名為“.swf”的文件（如圖2-5擴展名為“.swf”的文件），找到所需文件即可。圖2-3(選項設置) 圖2-4（選項查看文件）圖2-5（搜素*.swfl）

11、2. 12.3可以以影片的形式進行下載雖然下述方法可以下載為影片形式，但不是以.swf文件格式出現(xiàn)的。而是以影音格式.flv文件形式出現(xiàn)的，但是卻可以播放。此方法可適用于任何在線視頻的下載。（1）首先在互聯(lián)網(wǎng)上打開要下載的FLASH,使其處于播放狀態(tài)中，將地址復制。（如圖2-6復制地址）圖（2-6復制地址）（2）打開碩鼠下載網(wǎng)站，將地址粘貼。點擊【開始】。（如圖2-7地址粘貼在碩鼠網(wǎng)站）圖2-7地址粘貼在碩鼠網(wǎng)站3）選中地址點擊【右鍵】選擇【目標另存為】（如圖2-8目標另存為）如圖2-8目標另存為）4）保存在適當位置即可。（如圖2-9保存）圖2-9保存2.2FLASH在PPT中的應用2.2.1

12、在菜單欄【幫助】旁邊點擊右鍵，選擇【控件工具箱】。（如圖2-10控件工具箱）圖2-10控件工具箱2.2.2在控件工具箱中選擇【其他控件】中的【shockwave flash object】。（如圖2-11 flash控件）圖2-112.2.3畫出flash插件（如圖2-12flash插件）圖2-122.2.4點擊右鍵選擇【屬性】。（如圖2-13插件屬性）圖2-132.2.5在movie一欄鍵入視頻地址。（如圖2-14鍵入視頻地址）圖2-142.2.6播放幻燈片即可觀看到插入的flash視頻。（如圖2-15播放flash視頻） 圖2-15第3章 音頻下載與應用3.1 音視頻下載3.1.1音頻下載

13、(1)打開百度mp3搜索所需歌曲.(如圖3-1)圖3-1(2)點擊歌曲名,使其處于播放狀態(tài).(如圖3-2)圖3-2(3)選擇下載音頻會彈出下載文件信息對話框,選擇開始下載.(如圖3-3)圖3-3)(4)在下載完成的對話框中選擇【打開】即可播放音頻.(如圖3-4)圖3-431.2音頻剪切1)從網(wǎng)上下載音頻剪切的軟件.(如圖3-7)圖3-7(2)安裝好后打開音頻剪切軟件,并按照提示添加需剪切的文件.（如圖3-8）圖3-8（2）在所需位置點擊開始和結(jié)束，并保存。（如圖3-9）圖3-93.2視頻應用3.2.1視頻合并（1）從網(wǎng)上下載貍窩視頻格式轉(zhuǎn)換器后，解壓并安裝。（如圖3-10）圖3-10（2）打開

14、貍窩，添加所需視頻文件。（如圖3-11）圖3-11（3）再添加要合并的另一個文件。（如圖3-12） 圖3-12（4）將文件保存到適合的位置，選擇【合并成一個文件】，點擊回旋按鈕。（如圖3-13）圖3-133.2.2視頻的剪切(1)添加要剪切的視頻文件，并選擇【視頻編輯】。（如圖3-14）圖3-14 圖3-14（2）在所需位置選擇【開始】和【結(jié)束】，并點擊【剪切】，然后【確定】。（如圖3-15）圖3-153.3音頻在PPT中的播放（1）打開PPT，在所需播放音頻文件的那頁PPT上選擇【插入】【影片和聲音】【文件中的聲音】。（如圖3-16）圖3-16（2）在彈出的端對話框中選擇【自動】則會出現(xiàn)如圖

15、的喇叭.(如圖3-17) 圖3-17(3)右鍵選擇編輯聲音對象,聲音選項.將循環(huán)播放,直到停止和幻燈片放映時隱藏聲音圖標都選中,最后確定.(如圖3-18)圖3-184）右鍵選擇自定義動畫，選擇向下箭頭再選擇效果選項,若需要在整個幻燈片播放期間都播放音頻文件則在停止播放下選擇在最后一張幻燈片頁數(shù)加一張幻燈片后結(jié)束.最后確定.(如圖3-19 假設幻燈片共44張)圖3-1934視頻在PPT中的播放(1)打開貍窩視頻轉(zhuǎn)換器,選擇添加視頻.將預置方案更改為擴展名為*.avi的格式.并保準在適當?shù)奈恢?(如圖3-20)圖3-20(1)打開PPT,選擇插入影片和聲音文件中的聲音,將已轉(zhuǎn)換格式的視頻插入.(如

16、圖3-21)圖3-21(2)在彈出的對話框中選擇在單擊時.(如圖3-22)圖3-22(3)在工具欄空白處右鍵選擇控件工具箱其它控件Windows media player.(如圖3-23)圖3-23(4)畫出要播放的視頻框.(如圖3-24)圖3-24(5)右鍵選擇屬性,在URL欄鍵入地址.(可以通過查看屬性復制地址,特別注意最后要加名稱.avi),選擇放映幻燈片觀看放映即可.(如圖325)圖325第四章 常用辦公設備4.1打印機4.1.1簡介圖4-1打印機（printer) 是計算機的輸出設備之一，用于將計算機處理結(jié)果打印在相關介質(zhì)上。衡量打印機好壞的指標有三項：打印分辨率，打印速度和噪聲。打

17、印機的種類很多，按打印元件對紙是否有擊打動作，分擊打式打印機與非擊打式打印機。按打印字符結(jié)構，分全形字打印機和點陣字符打印機。按一行字在紙上形成的方式，分串式打印機與行式打印機。按所采用的技術，分柱形、球形、噴墨式、熱敏式、激光式、靜電式、磁式、發(fā)光二極管式等打印機。4.1.2使用方法第一步:將打印機連接至主機，打開打印機電源，通過主機的“控制面板”進入到“打印機和傳真”文件夾，在空白處單擊鼠標右鍵，選擇“添加打印機”命令，打開添加打印機向?qū)Т翱?。選擇“連接到此計算機的本地打印機”，并勾選“自動檢測并安裝即插即用的打印機”復選框。 第二步:此時主機將會進行新打印機的檢測，很快便會發(fā)現(xiàn)已經(jīng)連接好

18、的打印機，根據(jù)提示將打印機附帶的驅(qū)動程序光盤放入光驅(qū)中，安裝好打印機的驅(qū)動程序后，在“打印機和傳真”文件夾內(nèi)便會出現(xiàn)該打印機的圖標了。 第三步:在新安裝的打印機圖標上單擊鼠標右鍵，選擇“共享”命令，打開打印機的屬性對話框，切換至“共享”選項卡，選擇“共享這臺打印機”，并在“共享名”輸入框中填入需要共享的名稱，例如CompaqIJ，單擊“確定”按鈕即可完成共享的設定。4.2傳真機4.2.1簡介圖4-2定義：應用掃描技術，把固定的圖像(包括相片、文字、圖表等)轉(zhuǎn)換成電信號再進行收發(fā)的終端設備。4.2.2使用方法將傳真機接到電話線上，把你要傳的文件放到進紙?zhí)?，打一個傳真號嗎，然后對方接通后，告訴對方

19、給你一個信號，對方給你信號后按“確認”就可以了 有的傳真機上的確定和啟動是一個鍵！如果是對方要發(fā)傳真給你，拿起話筒后按傳真/復印/輸入(一般是綠色的)，然后放下電話，對方 收到傳真信號后就會傳真比你的了！如果是你要發(fā)傳真比別人的，你首先打電話叫對方比個傳真信號，聽到嗶嗶聲后按自己傳真機的傳真/復印/輸入這個按鈕(也可以不掛上電話)就可以發(fā)傳真 了。4.3復印機4.3.1簡介圖4-34.3.2常用功能復印復印功能是數(shù)碼復合機的核心功能，可以徹底地取代普通復印機，作為辦公中的復印設備，其復印性能和功能又遠遠超出傳統(tǒng)的復印機，不僅復印內(nèi)容可以存儲，而且可以衍生很多特色的復印功功能。例如縮放復印、海報

20、復印、名片復印、組合復印等功能，可以幫助用戶實現(xiàn)多種非常實用的文件復印功能。 打印雖然是復合機的一種延展功能，但可以完全作為打印機使用，從打印速度、打印質(zhì)量、紙張?zhí)幚砟芰?、打印功能方面與打印機完全一致，而在打印負荷和單頁打印成本方面甚至要優(yōu)于普通的打印機。而且在保密打印、存儲打印、網(wǎng)絡打印等技術上與打印機領域保持了一致，即使在彩色發(fā)展潮流中，數(shù)碼復合機與打印機領域也保持了同步，似乎沒有理由將其排斥在打印領域之外。 掃描掃描功能同樣是復印功能的一種延展，相較于普通的掃描儀，數(shù)碼復合機的功能更加面向文檔掃描，沒有片面追求掃描分辨率和色深，但對于文檔中的文字和圖片掃描完全沒有問題。其掃描速度、批量掃

21、描能力、雙面掃描能力又是普通掃描儀所無法比擬的。文檔電子化：文檔電子是數(shù)碼復合機掃描功能的拓展，堆積如山的各種文檔和票據(jù)保存和管理是很多辦公室頭痛的問題，利用數(shù)碼復合機的掃描功能可以快速將這些文檔電子化，以電子文件的方式保存在計算機中，分類、檢索后再輸出都非常方便，而且可以改善文件處理、傳送流程，是提高辦公效率的一個重要發(fā)展方向。文檔電子化在歐美等發(fā)達國家的應用已經(jīng)非常普及，國內(nèi)在一些政府部門、行業(yè)、大型企業(yè)和一些現(xiàn)代辦公室合機中。數(shù)碼復臺機配置了很強大的處理和存儲能力，本身就是一個功能完備的文檔處理設備，除了衍生的掃描、增加的打印、傳真功能外，還可以利用自身的處理和控制能力，完善文檔分撿、裝

22、訂功能，小冊子、海報等特色復印、打印功能，保密打印、權限打印等安全和管理功能。 網(wǎng)絡最重要的一點是，數(shù)碼復合機可以接入網(wǎng)絡，與信息系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)融合，成為企業(yè)信息化系統(tǒng)的重要組成部分。數(shù)碼復合機相較于普通復印機的另一大改變是人機交互能力的大大加強，大尺寸液晶顯示屏、觸摸輸入方式的引入，使其本身成為了一種高度智能化、可獨立操作運行的信息處理終端。分類：復印機按工作原理，復印機可分為光化學復印、熱敏復印和靜電復印三類。4.3.3使用方法一、電源額定值應選擇200V240V，50Hz，8A以上電壓過高或過低會造成復印機不能正常使用，并且其它設備不要與復印機在同一線路，接地要用三相插座，電源線勿折勿壓，關機后再拔電源線。勿讓回形針、別針等金屬件掉入機內(nèi)，勿在機器上放重物，勿將裝有液體的容器放在復印機上或機器周圍。三、遇下列情況請立即關掉電源并請維修員維修機器出現(xiàn)故障代碼，機器出現(xiàn)異聲和異味，機器被水或其他液體淋濕，機器外殼過熱。四、使用假墨粉的危害墨粉的主要成分并不是由碳組成，而大數(shù)是由樹脂和粘合劑組成，在復印和打印過程的最后一道程序中，墨粉經(jīng)150200高溫熔入紙纖維中，樹脂被氧化成帶有刺激氣味的氣體，這就是大家所說的臭氧。正品