試論高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及對(duì)策

1、試論高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及對(duì)策論文導(dǎo)讀：高校檔案是高校教學(xué)、科研、黨政管理等職能活動(dòng)的歷史記錄。高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)開展的重要組成局部。隨著信息化時(shí)代的到來。檔案管理，試論高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及對(duì)策。關(guān)鍵詞：高校，檔案管理，信息化高校檔案是高校教學(xué)、科研、黨政管理等職能活動(dòng)的歷史記錄，是高校開展歷史軌跡的真實(shí)記載,客觀地反映和記錄著高校各方面的改革開展過程。高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)開展的重要組成局部，是衡量高校管理水平上下的重要標(biāo)志。進(jìn)入 21 世紀(jì) ，隨著信息化時(shí)代的到來 ，檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生了深刻的變化 。檔案已成為一種文化資源 、知識(shí)資源和信息資源 ，檔案信息

2、的收集 、管理 、開發(fā)和利用的方式發(fā)生了根本性的變化 。采取什么樣的推進(jìn)策略，進(jìn)而有效地提高高校檔案管理信息化水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作效勞，是需要我們面對(duì)的重要課題。筆者認(rèn)為 ，檔案信息的數(shù)字化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理現(xiàn)代化的重要開展方向 ，而高素質(zhì)的檔案管理人員和完善的操作標(biāo)準(zhǔn)那么是檔案管理現(xiàn)代化健康開展的重要保證 。一、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及主要任務(wù)檔案管理信息化; 就是以電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)及互聯(lián)網(wǎng)為主體 ，把文字 、圖紙 、聲像等信息存貯在光盤 、磁盤等載體中 ，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和終端等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享 ，為用戶提供更為便捷 、生動(dòng) 、豐富及到位

3、的檔案信息效勞 。所謂高校檔案信息化建設(shè)，是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為根底， 以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項(xiàng)重要的檔案建設(shè)。論文寫作，檔案管理。它是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成局部，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息效勞網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要途徑。其最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)高校館藏信息資源數(shù)字化，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供效勞為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走

4、向標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。;【1】在信息化時(shí)代,高校檔案工作的對(duì)象、任務(wù)和性質(zhì)都發(fā)生了較大變化，各項(xiàng)管理工作已日益向自動(dòng)化、信息化方向開展，作為數(shù)字化校園;的重要組成局部，檔案管理信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。?全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要?明確提出了全國(guó)檔國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要?明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、平安保密的原那么,加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫(kù)建設(shè)，開展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢效勞，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、平安保障體系和信息化建設(shè)。;【2】作為全國(guó)檔案信息化建設(shè)的重要組成局部，高校檔案信息化

5、建設(shè)也應(yīng)以此為目標(biāo)，并結(jié)合自身特色和優(yōu)勢(shì)，改變高校檔案管理信息化相對(duì)滯后的局面。二、目前高校檔案管理信息化存在的問題目前信息化時(shí)代，高校檔案工作的對(duì)象、任務(wù)和沒有得到應(yīng)有的重視，信息化建設(shè)過程中還存在諸多問題，現(xiàn)狀不容樂觀，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：一思想觀念陳舊，管理意識(shí)有待更新高校檔案信息管理是高校信息資源現(xiàn)代化的根底和重要的組成局部 ，因此高校檔案工作的內(nèi)容與形式需要不斷創(chuàng)新 ，不斷開展 。但當(dāng)前人們普遍對(duì)于高校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)缺乏，缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理性的思考。有的人認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，無非就是整理資料之類的事情，只要不出過失就可了。有的檔案管理工作人員認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶

6、工作，做好做壞無關(guān)緊要，對(duì)學(xué)校開展沒有什么影響，因而在行動(dòng)上表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀的工作態(tài)度。論文寫作，檔案管理。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要思想根源。我們要從檔案工作的實(shí)際出發(fā)，使檔案工作的方針、政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作者的思想觀念，同我國(guó)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會(huì)開展相適應(yīng) 。二資金投入缺乏，管理手段有待改善在檔案管理信息化建設(shè)過程中，設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、技術(shù)等方面的配套，需要投入大量的資金，同時(shí)還需大量資金支持維護(hù)與更新，資金投入缺乏已成為制約國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)的最大障礙。同時(shí) ，有些高校檔案館雖已建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù) ，但都各自為政 。有的高校和有關(guān)軟件公司雖已開發(fā)出了假設(shè)干檔

7、案管理的計(jì)算機(jī)軟件 ,但開發(fā)檔案管理軟件的人員有些是專門從事計(jì)算機(jī)工作的，對(duì)檔案管理和分類標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，開發(fā)出來的軟件檔案管理涵蓋面不全；有些是專門從事檔案工作的，開發(fā)出來的軟件操作復(fù)雜，缺乏統(tǒng)一的操作簡(jiǎn)單功能強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)軟件，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。三網(wǎng)絡(luò)平安堪憂，信息平安維護(hù)有待加強(qiáng)隨著社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息化程度的加深，檔案的內(nèi)容日趨豐富，檔案信息的數(shù)量也隨之增加。各種先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，使得檔案載體更加多樣化，信息共享更加便捷。但是檔案信息具有本身的特殊性需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。高校檔案信息化加強(qiáng)了檔案部門與校內(nèi)校外的聯(lián)系，但也相應(yīng)帶來了像電腦病毒、電腦黑

8、客攻擊、非法訪問竊取信息等造成的平安問題，對(duì)高校檔案信息平安維護(hù)是一個(gè)挑戰(zhàn)。四人員專業(yè)化程度不高，素質(zhì)有待提高信息化時(shí)代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)。他們不光要擁有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，熱愛檔案管理事業(yè)，還需要熟悉和掌握各種相關(guān)管理軟件的操作，系統(tǒng)的維護(hù)并要不斷提高自己的檔案信息平安防范意識(shí)?？陀^來說,當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理人員整體水平不高,已經(jīng)不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的開展需要。一些高校雖已初步具備開展檔案管理信息化建設(shè)的條件，但檔案管理人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)方面仍有所欠缺，專業(yè)化程度較低，既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才非常缺乏，人才因素已成為制約高校檔案管理信息化

9、建設(shè)的瓶頸。三、高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的策略為適應(yīng)和滿足現(xiàn)代教育事業(yè)的需要，只有實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化，才能從根本上滿足學(xué)校、社會(huì)各方面對(duì)檔案工作的要求。針對(duì)上述現(xiàn)狀和存在的諸多問題，推進(jìn)和加快高校檔案信息化建設(shè)刻不容緩。一加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)對(duì)于檔案管理信息化還缺乏足夠認(rèn)識(shí)的情況，領(lǐng)導(dǎo)和師生員工要看到檔案管理在學(xué)校教學(xué)、科研、信息交流中發(fā)揮的不可替代的作用, 明確檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和任務(wù)。要從檔案事業(yè)的各個(gè)開展階段和具體環(huán)節(jié)出發(fā)，針對(duì)檔案工作過程中遇到的一系列難題，需要就一些重點(diǎn)、難點(diǎn)問題開展相關(guān)的科學(xué)研究，遵循實(shí)踐、認(rèn)識(shí)、再實(shí)踐、再認(rèn)識(shí)的認(rèn)識(shí)規(guī)律，不斷研究新情況

10、，解決新問題，形成新認(rèn)識(shí)。論文寫作，檔案管理。加大宣傳力度，營(yíng)造檔案管理信息化工作重要性的氣氛?？梢耘e辦各類展覽，編輯檔案工作簡(jiǎn)報(bào)，宣傳檔案法規(guī)，介紹檔案管理信息化工作知識(shí)，運(yùn)用多種形式宣傳檔案管理信息化工作的重要性等等。論文寫作，檔案管理。通過宣傳提高檔案意識(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要進(jìn)一步解放思想，更新觀念，樹立主動(dòng)效勞、主動(dòng)參與意識(shí)，以高度的責(zé)任感和主人翁姿態(tài)，積極投身到學(xué)校檔案管理信息化、檔案資源開發(fā)利用工作中去。二增加資金投入力度，加快高校檔案管理信息化建設(shè)檔案信息化建設(shè)的根底是相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的根本前提。在高校和相關(guān)部門的大力支持下，高校檔案館首先要注重

11、加強(qiáng)相關(guān)硬件建設(shè)，可根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)能力，從實(shí)際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，購(gòu)置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備，如配備數(shù)據(jù)庫(kù)效勞器 、圖文影像掃描 、微縮系統(tǒng) 、數(shù)字音像制作系統(tǒng)等。論文寫作，檔案管理。檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇要建立在Interent/W eb技術(shù)根底上。當(dāng)前我國(guó)高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)多用 DBase, FoxBASE, FoxPro 等編寫，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的M IS系統(tǒng)，它們無論在功能上、平安性、數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好地滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作

12、系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)效勞器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如O racle, Sybase, Inform ix，微軟的SQL Server。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫(kù)互連工具 (ODBC驅(qū)動(dòng)器 )、數(shù)據(jù)庫(kù)W eb連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫(kù)效勞。三運(yùn)用有效的信息技術(shù)，保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息平安隨著辦公自動(dòng)化 、文檔一體化的開展 ,網(wǎng)絡(luò)檔案信息平安問題日益突出 。論文寫作，檔案管理。由于檔案信息不像公開出版發(fā)行的雜志 、報(bào)刊信息那樣可以在網(wǎng)上任意發(fā)布 ,它有一定的保密性 。因此要在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)多媒體檔案信息的檢索和利

13、用 ,首先要解決不同用戶的訪問權(quán)限問題 。檔案信息的平安技術(shù)主要包括數(shù)據(jù)加密 、訪問控制 、身份認(rèn)證和平安通信等 。加密技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)平安最有效的技術(shù)之一，它是應(yīng)對(duì)非法用戶通過惡意攻擊、電磁竊取手段等造成文件喪失、信息泄密等不平安現(xiàn)象的主要平安手段之一。其過程是利用一定的加密算法將敏感數(shù)據(jù)加密后在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，用戶解讀這些數(shù)據(jù)之前，再用相應(yīng)的解密算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行解密，這樣就可以防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被非法竊取，從而保證檔案信息的平安。訪問控制技術(shù)旨在杜絕對(duì)電子文件信息的非法利用和蓄意破壞，最常見的訪問控制技術(shù)的應(yīng)用就是防火墻。防火墻是建立在專用網(wǎng)絡(luò) (內(nèi)部網(wǎng)) 和公用網(wǎng)絡(luò)之間的一道保護(hù)墻，是專用網(wǎng)絡(luò)惟一

14、的信息出口，起到監(jiān)測(cè)并過濾過往信息流，防止外來非法訪問和內(nèi)部機(jī)要信息非法輸出的作用。如果將數(shù)據(jù)加密后在網(wǎng)上傳輸，即使被非法竊取，也無法讀懂。認(rèn)證技術(shù)是指采用可信任的第三方，由密匙分配中心保存與所有密匙持有者通信的主密匙，每次認(rèn)證都要通過密匙分配中心認(rèn)證。分為一次性口令、數(shù)字憑證、數(shù)字簽名等。數(shù)字簽名就像個(gè)人信用卡，由認(rèn)證機(jī)構(gòu)發(fā)放管理，可以保證電子文件的真實(shí)性和完整性，使電子文件具有法律憑證作用。四加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案人員的全面素質(zhì)人是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質(zhì)將直接影響到檔案管理工作的實(shí)際成效，建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍是高校檔案信息化建設(shè)的重要

15、環(huán)節(jié)。1、直接培養(yǎng)檔案管理人才。要充分發(fā)揮高等院校設(shè)施齊全、師資力量雄厚、科研水平高、輻射面廣等優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)相關(guān)學(xué)科建設(shè)，通過高等院校培養(yǎng)一批檔案管理的專門人才，加強(qiáng)我國(guó)檔案管理方面的人才儲(chǔ)藏。2、提高在職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座等形式普及信息化管理知識(shí)，提高在職人員的信息處理的能力，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，使他們的業(yè)務(wù)水平得到顯著提高。3、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核。主管部門應(yīng)定期對(duì)檔案人員的實(shí)際操作業(yè)務(wù)技能進(jìn)行考核，將結(jié)果與工資收入等掛鉤,優(yōu)勝劣汰，以鼓勵(lì)檔案人員不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要?？傊?，檔案信息的有效開發(fā)和利用，對(duì)提升學(xué)校的教學(xué)、科研和管理水平具有