辦公室工作的各類注意

1、辦公室工作的注意事項(xiàng)辦公室是一個單位的綜合管理部門，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，綜合承接上級部門指示和各下級各單位的請示、報告，綜合協(xié)調(diào)處理行政事務(wù)，督查領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)政策的貫徹落實(shí)以及重要工作的完成；辦公室是一個單位運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，是領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的中介，在各單位中處于中心地位；辦公室是單位的窗口和總進(jìn)出口，負(fù)責(zé)本單位與政府、行業(yè)管理部及其它有關(guān)部門和兄弟單位的聯(lián)系應(yīng)對，接待上級的視察和兄弟單位的參觀訪問，接收處理上級部門和兄弟單位的來文來函，處理各種公務(wù)往來，接待群眾來訪等等?？傊?，辦公室溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系各方，照應(yīng)內(nèi)外，其運(yùn)行狀況直接影響著單位整體工作的水平和效率。一、辦公室工作基本注意事項(xiàng)1

2、、勤請示、 多匯報。 辦公室工作看似簡單零碎，實(shí)則關(guān)系重大。千萬不可自己做主，自行處理。凡事都要請示主任或副主任，甚者直接請示主管領(lǐng)導(dǎo)。對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，要不斷匯報進(jìn)度，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握領(lǐng)導(dǎo)思路。對于突發(fā)事件，更要第一時間匯報給領(lǐng)導(dǎo)！2、勤溝通、多聯(lián)系。辦公室是整個單位的中樞神經(jīng)，承擔(dān)著上傳下達(dá)、左右聯(lián)系的重要任務(wù)，因此必須做到有事勤溝通，電話找不到人直接打手機(jī)，手機(jī)不接直接發(fā)短信，防止延誤。辦公室的事，一多半就是打電話！3、勤整理、多記錄。辦公室事務(wù)繁雜，且多為臨時性、緊急性的事務(wù)，因此必須將手頭事務(wù)整理清晰，才能做到分清主次輕重，遇到臨時性事務(wù)多的時候，更要用筆分別記錄，分別處理。14

3、、勤反省、多思考。 每天中午、 下午下班前， 都應(yīng)該好好思考：我所做的事情哪些是領(lǐng)導(dǎo)還不知道的、有哪些文件還沒有送達(dá)、有哪些事情還沒有記錄和整理、有哪些事情需要繼續(xù)督辦或提醒領(lǐng)導(dǎo)的。二、辦公室接待工作注意事項(xiàng)1、誠懇熱情。 誠懇熱情是接待工作的起點(diǎn)和要點(diǎn)，熱情友好的言談舉止，會使來訪者產(chǎn)生一種溫暖、愉快的感覺。因此，對于來訪者，不管是上級單位來的，還是下級單位來的，也不管其身份、職位、資歷如何，都應(yīng)平等相待，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。2、講究禮儀。 接待活動作為一項(xiàng)典型的社會交際活動，務(wù)必以禮待人，體現(xiàn)辦公室工作人員人員較高的禮貌素質(zhì)養(yǎng)。講究禮儀所包排括：在儀表方面：要面容清潔，衣著得體，

4、和藹可親；在舉方面，要穩(wěn)重端莊，態(tài)度自然，從容大方；在語言方面，要聲音適度，語氣溫和，禮貌文雅。講究禮儀是個人修養(yǎng)的自然流露和體現(xiàn)，這同虛情假意和矯揉造作是截然不同的。3、細(xì)致周到。 接待工作的內(nèi)容往往具體而瑣碎，涉及到許多方面的部門和人員，這就要求辦公室工作人員人員在接待過程中要開動腦筋，綜合考慮，把工作做得面面具到、細(xì)致入微、有條不紊、善始善終，也要一環(huán)扣一環(huán)，一絲不茍地做好每一件事，切忌有頭無尾，缺少章法。4、儉省節(jié)約。 接待工作在某種意義上是一種消費(fèi)活動，需要人力、物力、財(cái)力的投入。辦公室工作人員人員應(yīng)厲行節(jié)約，精打細(xì)算，勤儉務(wù)實(shí)，不搞形式主議、擺闊氣、講排場、盡可能少花錢多辦事。25

5、、保守秘密。 在重要的接待工作中，往往接觸到一些機(jī)要事務(wù)、重要會議、秘密資料等，所以要特別注意保密工作。在接待各色人等來送往的過程中，尤其要注意自己的言談舉止的分寸，注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。6、平等相待。 在接待過程中，不論來賓職位的高低，都要熱主動的提供各種必要的服務(wù)，杜絕官貴民賤、嫌貧愛富的現(xiàn)象出現(xiàn)。三、辦公室工作的保密性一個組織的保密工作是從本單位的安全和利益出發(fā)，將秘密信息控制在一定的范圍和時間內(nèi)，防止被泄露和利用，使其自身價值得到充分有效的實(shí)現(xiàn)而采取必要手段與措施。（一）從載體上分, 信息的安全及保密工作通常包括:口頭信息的安全及保密工作紙面信息的安全及保密工作電子信息的安全及保

6、密工作（二）基本要求:1、不該說的秘密絕對不說，不該知道的秘密絕對不問，不該看的秘密文件（資料）絕對不看。2、不得對密件進(jìn)行摘錄、拍攝、復(fù)印，不得擅自將密件帶回家中和外出。3、不得在私人接觸、通信、電話以及公共場所談?wù)撋婷苁录?，不得將國家秘密和商業(yè)秘密（工作秘密）向家屬、親友和其他無關(guān)人員泄露。4、對發(fā)現(xiàn)泄密事件或泄密問題，必須立即采取補(bǔ)救措施，并在小時內(nèi)向所在科室負(fù)責(zé)人和辦公室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，不得隱瞞。3四、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作1、接受工作任務(wù)要弄清“三要素”領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)，大體都有“三要素”：一是內(nèi)容 - 辦什么事；二是時限 - 什么時間完成；三是要求 - 工作質(zhì)量、注意事項(xiàng)等等。辦公室

7、工作人員人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時，一定要把“三要素”搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。2、優(yōu)化辦事成果“三比較”辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進(jìn)行三個方面的比較，這就是 “利利相交取于大，利弊相交取于利， 弊弊相交取于小” 。3、把握好辦事“三形式”辦事可能出現(xiàn)三種形式：1）單一辦事 - 在同一時間內(nèi)完成一項(xiàng)工作任務(wù)；2）交叉辦事 - 同時接受領(lǐng)兩項(xiàng)工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時間或交叉時間內(nèi)完成；3）穿插辦事 - 三項(xiàng)以上工作任務(wù)穿插在同一時間流程中

8、進(jìn)行。同時辦兩件或兩件以上的事情要注意分清事情的輕重緩急，主次先后，抓住重點(diǎn)和要點(diǎn)。4、檢驗(yàn)辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)”辦公室工作人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進(jìn)行工作效率自我檢驗(yàn)。一是工作質(zhì)量是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；二是工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪4費(fèi)拖延時間的情形；三是辦事過程中，對企業(yè)、職工有沒有產(chǎn)生不良影響。5、情況匯報“三注意”工作任務(wù)全部結(jié)束，或告一段落，應(yīng)向交辦任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命，匯報完成任務(wù)的效果、時間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對后續(xù)工作的看法等。復(fù)命時要注意三點(diǎn)：一是不失真。對完成任務(wù)情況要一是一，二是二，不擴(kuò)大，不縮小，不隱匿問題和缺點(diǎn)。二是

9、不吹噓。不借機(jī)自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。三是不邀利。不要因?yàn)橥瓿闪祟I(lǐng)導(dǎo)交辦工作而向領(lǐng)導(dǎo)提出不合理的利益要求。五、辦公室匯報工作的方法匯報工作說結(jié)果因?yàn)楣ぷ鹘Y(jié)果才是企業(yè)和管理者最關(guān)心的；請示工作說方案 ，請示工作至少給領(lǐng)導(dǎo)兩個方案，不要讓領(lǐng)導(dǎo)做問答題，而是要讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題。想好了再說常見的問題是有的同志匯報工作，連自己對情況都沒搞清，匆匆忙忙就去找領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)一問：這個事為什么會發(fā)生?。磕闾徇@個建議的依據(jù)是什么？或一問三不知；或只知其一，不知其二；或一問就說，一說就錯。原因就是沒有做好充分的準(zhǔn)備工作。我們做機(jī)關(guān)工作的，無論是書面匯報，還是口頭匯報，匯報之前，首先要把情況摸準(zhǔn)搞透，這是最起碼

10、的。 對匯報的主題是什么？匯報內(nèi)容的意義和價值在哪里？一定要做到胸有成竹，心中有數(shù)。還有，就是匯報時要有請示。這一點(diǎn)很重要。不要匯報了半天，也沒提出解決問題的辦法和建議，領(lǐng)導(dǎo)不知道你想干什么。準(zhǔn)確地說5準(zhǔn)確、規(guī)范地表述你的建議和意見，是得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可、采納的基礎(chǔ)。如果一開口就語無倫次，詞不達(dá)意，含糊不清，或是對應(yīng)該掌握的基本常識一知半解，亂說一氣，可能會讓領(lǐng)導(dǎo)對你留下不好的印象。長話短說就是要做到言簡意賅，簡明扼要，直奔主題。說話啰啰嗦嗦、拖泥帶水、鋪墊過多，有時還說過來又道回去，都是匯報工作的大忌。機(jī)關(guān)人員能做到長話短說，在最短時間內(nèi)與領(lǐng)導(dǎo)溝通。這也是公務(wù)員溝通協(xié)調(diào)能力的一個重要體現(xiàn)。瞅準(zhǔn)機(jī)會

11、說所謂瞅準(zhǔn)機(jī)會說，就是要注重請示匯報的時機(jī)和場合。比如，領(lǐng)導(dǎo)正在開黨組會研究干部，你夾著個文件夾就進(jìn)來了；領(lǐng)導(dǎo)正在接待外來人員，你上來就旁若無人地匯報事項(xiàng)。這都不合適。按程序說遇事要逐級匯報，是請示匯報的基本程序，也是一名機(jī)關(guān)干部應(yīng)有的基本常識。因此，下面幾種情況需要注意：一是請示匯報不是按照處室領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)的程序逐級匯報，而是直接找到主管領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)果主管領(lǐng)導(dǎo)批示了，分管領(lǐng)導(dǎo)和處室領(lǐng)導(dǎo)還不知道。這就是匯報程序倒置的問題。二是一件事向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報了，領(lǐng)導(dǎo)也批示了，事你也辦了，承辦的結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)卻不知道。這就是一個信息反饋不到位、匯報程序有缺漏的問題。要養(yǎng)成“回一回頭”的習(xí)慣，對請示匯報的每一個事項(xiàng)要做到事事有反饋、件件有回音。這樣，才便于領(lǐng)導(dǎo)及時了解掌握情況。6六、九條工作箴言不為模糊不清的未來擔(dān)憂，只為清清楚楚的現(xiàn)在努力。只有先改變自己的態(tài)度，才能改變?nèi)松母叨?。在抱怨自己賺錢少之前