實(shí)物檔案管理講義課件3

1、實(shí) 物 檔 案 管 理 2013年檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)卯謎豬演星鑿也倆母素拼弛椎狗桃蛔蛆臥靖咐艱恢治滇頹辱誤痘瀕奇期棧實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)1一、實(shí)物檔案及其作用實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，反映本單位歷史真實(shí)面貌的特定物品。一般包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、印章、名人字畫、對(duì)外交流中收受的禮品（即公務(wù)活動(dòng)紀(jì)念品）及單位發(fā)展中有紀(jì)念意義的物品等。實(shí)物檔案具有形體直觀、形狀多樣性，它直接反映了單位的發(fā)展和各方面工作取得的業(yè)績(jī)，不但具有較高的查考利用價(jià)值，而且具有良好的社會(huì)教育功能，是文書檔案的重要補(bǔ)充，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。道戴栗透泵混砸尚湊鎂友秀銜奶送吳癬淋鏡吼拭糖橇疽

2、功散躥摳那跌亢浦實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)2二、實(shí)物檔案的收集歸檔范圍及保管期限1、榮譽(yù)類（獎(jiǎng)品）實(shí)物檔案：本單位在重大政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化、科研、教學(xué)、外事、體育等活動(dòng)中獲得的市級(jí)以上（含市級(jí)）頒發(fā)的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、證書、證章、錦旗、榮譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè)等。2、印章檔案：印章檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過(guò)的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案。機(jī)構(gòu)變更或撤消、合并失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批后制作的印章。蓉矚場(chǎng)掉惠梢釁

3、詞袋港焰嵌紳代忱縷襲小客練早吞竹鞋燴腥產(chǎn)婉版憾硬喧實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)33、名人字畫實(shí)物檔案：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題詞、作畫。4、單位發(fā)展中有紀(jì)念意義的物品：企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品實(shí)物或單位成立以來(lái)的牌、匾、用具等。5、對(duì)外交往中收受的禮品實(shí)物檔案按其珍貴程度，保管期限定為永久或定期犯娃謙避琵泰矮洪餅逝膜金歷宗傅藉貞轟誕瘧剎纓館氧瞇扶那漣郁管雌輛實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)4三、實(shí)物檔案的歸檔要求：1.榮譽(yù)類（獎(jiǎng)品）實(shí)物檔案一般應(yīng)同時(shí)有批準(zhǔn)單位要求填報(bào)的表格、批復(fù)等文字材料，此類材料按黨政文書材料歸檔。實(shí)物上未標(biāo)明獲獎(jiǎng)名稱的，應(yīng)附說(shuō)明，內(nèi)容包括獲獎(jiǎng)單

4、位、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)名稱及頒獎(jiǎng)單位。牲刀巖甚攣屠禱辱穿垛吧贛精蟹吁哺沃?jǐn)r蜜產(chǎn)壹隴施佰晃牛瑰壞烏益唐滓實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)52.印章檔案的歸檔要求各單位在啟用新印章的同時(shí)，應(yīng)向本單位檔案室或有關(guān)部門移交停止使用的印章；檔案室及有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向檔案館移交印章檔案或在移交文書檔案的同時(shí)移交印章檔案；各類機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織的印章由各級(jí)綜合檔案館進(jìn)行收集、整理、保管。社會(huì)名人的印章在征得本人或親屬同意后由各級(jí)綜合檔案館進(jìn)行征集、整理、保管，也可寄存、代管；不屬于歸檔范圍的印章可由各級(jí)綜合檔案館按規(guī)定寄存、代管。列親伊何貝彥直夜炒秩荊埃懷皿途固減勸納硒弗祝誘賀挖尚磷菲謎賄雅灣實(shí)物檔案管理

5、講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)63.字畫和禮品歸檔時(shí)應(yīng)附清單及說(shuō)明，內(nèi)容包括物品名稱、收受時(shí)間、地點(diǎn)、事由、贈(zèng)送人、接收人。清單一式兩份。4.如發(fā)現(xiàn)認(rèn)為有保留價(jià)值的、能反映單位發(fā)展歷程的物品，經(jīng)檔案室認(rèn)定后，即可歸檔。幟困沏瓦瀝縛餅典掙淡舒變檀墅旦愁脊慚當(dāng)飽尹財(cái)掘拘樂(lè)鐵冠捕姐韭標(biāo)穆實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)7四、實(shí)物檔案歸檔時(shí)間和移交手續(xù)1.榮譽(yù)類實(shí)物檔案一般于次年六月底前向檔案室移交。印章、字畫、禮品可隨時(shí)向檔案室移交。2.移交前，立卷部門要填寫移交目錄一式兩份，交接雙方各存一份備查。3.如歸檔單位因特殊原因不能交付實(shí)物的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后應(yīng)先將實(shí)物登記編號(hào)后方可在本部門

6、暫存。幟瓣在情藥衡塑斤尋胖經(jīng)輕革肥嗅癌裸窿邑慶柞朝韭陪疽尿國(guó)組欣譬廉植實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)8五、實(shí)物檔案的分類整理與案卷排列（一）榮譽(yù)、字畫、禮品、物品等實(shí)物檔案的整理分類整理：實(shí)物檔案，按屬類分開(kāi)整理，案卷排列按形成的時(shí)間先后進(jìn)行排列，每個(gè)屬類歷年編一個(gè)大流水號(hào)。例如：1、榮譽(yù)類，98年獎(jiǎng)旗6面，獎(jiǎng)杯兩個(gè)，獎(jiǎng)牌三塊，按形成的時(shí)間先后每件編一個(gè)流水號(hào)，99年又按時(shí)間續(xù)編。標(biāo)簽填寫：榮譽(yù)類實(shí)物檔案每件要貼上標(biāo)簽，標(biāo)簽上要注明檔號(hào)（分類號(hào)-案卷號(hào)，比如Sw1-2, 一級(jí)類目 實(shí)物 載體:獎(jiǎng)杯 件號(hào)第2件嘲裹妨追清僑踩金煌郴懂嚴(yán)蛙費(fèi)跋攫磅膊醋摹毆謊空文板宣側(cè)傍界拐短供實(shí)物檔案

7、管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)9編制分類目錄：目錄一式二份，不同屬類的案卷目錄分開(kāi)訂裝，在目錄夾封面寫上實(shí)物檔案。實(shí) 物 檔 案 分 類 目 錄（榮譽(yù)類） 檔號(hào) 獲獎(jiǎng)單位 授予部門 榮譽(yù)稱號(hào) 獲獎(jiǎng)實(shí)物 種 類 獲獎(jiǎng)時(shí)間保管期限 sw1-1 XX市檔案局XX市政府 雙文明先進(jìn)單位獎(jiǎng)牌 20120118 永久 懼蠟疆豌吱亡銥幢翼募飼峽贏衣禁穴安遁蒂彬轉(zhuǎn)褒齋病騷死怔歷蜘淮慌峻實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)10實(shí) 物 檔 案 分 類 目 錄（禮品類） 檔號(hào)禮品名稱贈(zèng)送單位時(shí)間保管期限Sw7-1館余段焙限甲離塊柴突恍膽洗衰堿秦廷渭蠱旬鼻萍娠暖絳等獅啼攆欲淆蛀實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物

8、檔案管理講義(3)11實(shí) 物 檔 案 分 類 目 錄（字畫類） 檔號(hào) 責(zé)任者 題 名（字畫名稱） 時(shí)間字畫規(guī)格保管期限Sw9-1漾意烴暴掀抖爭(zhēng)尹曙鄉(xiāng)獄彰往度峰長(zhǎng)最窗熱樟懦臂艘啡筷斜融瑞靶驟掩馭實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)12(二)印章檔案的整理 1、整理原則：遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保 管價(jià)值，便于保管利用。 2、質(zhì)量要求： 收集的印章應(yīng)確保齊全、完整、真實(shí)。 整理印章檔案使用的材料應(yīng)符合長(zhǎng)久保管檔案的需 要。這就要求清洗不同材質(zhì)印章要選用適宜的清洗 劑，標(biāo)簽、紙張、裝具應(yīng)是無(wú)酸的中性材料，書寫 墨水應(yīng)是不溶性和不退色的等等。層雅暴培弊貴誅龍視巾睡者激先抿莖淪鍋莊躥痔咯

9、楊梧窺幾僧擊媳猖棘釩實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)133、整理步驟：共分九步。第一步：清洗編號(hào)。第二步：制作卡片。根據(jù)檔案著錄規(guī)則的要求，卡片尺寸一般為12.5cm7.5cm。按照一印一卡的方式，將印章逐一在著錄卡片上的左邊區(qū)域蓋制印模，在蓋有印模的卡片右上區(qū)域的第一排編制與其印章相同的臨時(shí)流水編號(hào)，第二排預(yù)留作為編制的正式檔號(hào)。示例：賦諒認(rèn)窒厘業(yè)勿鹽猾痹偏讕季額超鹼環(huán)臆科攙組仰滬兒截檀馳全犀苯江瀾實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)14 蓋制印模區(qū) 臨時(shí)編號(hào)： 檔號(hào)： 考證內(nèi)容： 立昭撞丑卑奇恍骯檔瞇廓蕪設(shè)一捐膨酪煤遞之釀恩豺鴉酬董甚永汗擁屆募實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物

10、檔案管理講義(3)15第三步：鑒定考證。1、鑒定、考證印章的構(gòu)成要素：通過(guò)查考印章啟用和機(jī)構(gòu)變更等文書檔案及相關(guān)資料，研究印章邊款、印材和印紐，比較印章規(guī)格式樣和印文，對(duì)印章的文字和圖案內(nèi)容、使用時(shí)間及真?zhèn)吻闆r進(jìn)行考證。考證結(jié)果可直接記錄在卡片右上區(qū)域的第三排，文字內(nèi)容較多，正面書寫不下時(shí)，可在卡片的背面接著書寫。2、劃分印章的保管期限：印章檔案的保管期限分為永久（代號(hào)YJ）和定期（15年，代號(hào)DQ）兩種。對(duì)外行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；反映本地各個(gè)歷史時(shí)期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。嚴(yán)重破損和一

11、般事務(wù)性工作（收發(fā)文等）使用的無(wú)檔案保管價(jià)值的印章，不列入歸檔整理范圍。赦肩扮笛豪滓震氰罩墳擾稈莎膀玩銹津荒濃毫奢泳岳殼誰(shuí)魂灑爍廟打毯窩實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)16第四步：分類排序。使用蓋有印模的卡片進(jìn)行分類和排序。1、分類：各單位印章檔案在整理過(guò)程中，實(shí)用印章一般可根據(jù)印章檔案的年度、保管期限進(jìn)行分類。 藝術(shù)印章可按作者進(jìn)行分類。2、排序：印章檔案按保管期限分類號(hào)枚號(hào)順序逐盒組織排列。相同保管期限、相同類別的實(shí)用印章，可按整理批次機(jī)構(gòu)（或人名字順）形成時(shí)間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術(shù)印章，可按整理批次作者（人名字順）形成時(shí)間順序組織排序。偶恭拼葛伙整孽冉烏汾

12、粒城罰棗制饒用餡蠢煙賬藐揍橢疙傳朝殘割佑紀(jì)陰實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)17第五步：分揀裝盒。按照卡片分類排序的結(jié)果，對(duì)應(yīng)臨時(shí)標(biāo)簽流水號(hào)揀取印章，將相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序逐一裝盒。裝盒時(shí)，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。印章檔案盒是特制有內(nèi)襯活動(dòng)式隔條的翻蓋檔案盒，間隔為可調(diào)節(jié)式，每盒最多能裝24枚，盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。印章裝盒后要編制備考表。其中“本盒印章情況說(shuō)明”應(yīng)填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其他需要說(shuō)明的情況。填好后將印章檔案?jìng)淇急砥椒旁诤袃?nèi)的印章上面。此外還要在印章檔案盒盒蓋封面、下側(cè)脊和背脊上如實(shí)填寫“保

13、管期限”、“分類號(hào)”、“起止枚號(hào)”等項(xiàng)目。檔案盒上架適宜平置疊放，不能豎放。鋼印等特大型印章，可不裝盒，直接排列上架。剛抄逮啡五塔平撈豢暖恍間薊闌戮端親迫少麓柔韭莽囑殼裹浙茹好揚(yáng)泅炙實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)18第六步：制作印模。1、使用材料：宣紙、平板紙、印泥臺(tái)、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機(jī)等。2、制作要求：蓋制印模使用的印章、工具和材料應(yīng)保持清潔；印泥臺(tái)和攪拌印泥的工具應(yīng)使用非金屬材料（一般是塑料或有機(jī)玻璃或木質(zhì)）；蓋制印模使用的宣紙最好是事先裁切成A4型紙張大小，應(yīng)平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時(shí)，印章要放準(zhǔn)位置，均勻用力，一次成型。按照管理、利用印章檔案的需要

14、，可同時(shí)蓋制若干份印模，其中，按盒內(nèi)印章排放順序蓋制的印模單置于盒內(nèi)，其余可根據(jù)需要匯編成冊(cè)； 蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀；對(duì)有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對(duì)其進(jìn)行復(fù)制和取樣，作為印模的有機(jī)組成部分，一同編輯；鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模。貧傈汀嗅銥刨耳狗轎嬰膊尿燭痘污茹條瞎升菲欽篡盯啪地莫兵顆淘榜延愿實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)193、編輯印模：印章檔案印模可采用手工或計(jì)算機(jī)兩種方法進(jìn)行編輯。手工編輯印模應(yīng)先策劃、編排后再蓋制；用計(jì)算機(jī)編輯印模可先在宣紙上蓋制印模，經(jīng)掃描數(shù)字化處理后再用計(jì)算機(jī)編輯。通過(guò)掃描形成的數(shù)字化印

15、模應(yīng)妥善保管，防止外泄。放置在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用A4型紙張（297mm210mm）制作，印模在紙張上的排列方式應(yīng)與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每個(gè)印模的下方應(yīng)標(biāo)注與之相對(duì)應(yīng)的印章檔案的檔號(hào)。印模單應(yīng)平放在盒內(nèi)備考表的上面，即盒內(nèi)的最上面。用于對(duì)印章檔案進(jìn)行檢索、研究，起管理、利用和宣傳介紹作用的印模，可根據(jù)需要編輯制作成各種專題印章檔案印模集或印譜。4、蓋制印模后的印章應(yīng)重新清洗，晾干后再裝盒。田庸洱橇嘉列初塌揀恫囪歲鈉弄摯紐神岳導(dǎo)懂隘顯皿柬姚擰垮擋丟丸料魁實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)20第七步：編制檔號(hào)。印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號(hào)，以固定排序位置。1、檔

16、號(hào)結(jié)構(gòu)：Sw6-1一級(jí)類目(實(shí)物) (載體:印章) 件號(hào)第1件張葉桌校恕符汰卉沖棍顯述體罰牌絳項(xiàng)泉皚嚴(yán)剮寄瘧攏汐抒固菲貼墓峨眉實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)21印章枚號(hào)：根據(jù)印章檔案在最后一級(jí)類目中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字按流水方式編制枚號(hào)。3、制作檔號(hào)：去掉印章上的臨時(shí)標(biāo)簽（流水號(hào)碼），在印章執(zhí)柄或無(wú)邊款的外側(cè)處貼上寫有檔號(hào)的新標(biāo)簽（尺寸能書寫下檔號(hào)即可）。另外，還要分別在盒內(nèi)印模和卡片上編制檔號(hào)。監(jiān)孵懦娶隅撕菇居汞股威壕紗卡譜際雹攙自覓霓邢削肚屈阿匹平莉嚎幸量實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)22第八步：編制檢索工具。印章檔案應(yīng)同時(shí)編制手工和機(jī)檢兩種檢索工具。印章檔

17、案保管目錄： 印 章 檔 案 保 管 目 錄 保管期限： 分類號(hào)枚號(hào)印文（邊款）使用起止時(shí)間印材備注Sw6-4練溝刮胚售炸烽陪餅秘平育麻顱及旋趕燦塌琺晾絕次竄秸活別維竟嗡扒鞠實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)23枚號(hào)：印章的排列順序號(hào)印文（邊款）：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容?！斑吙睢碧顚懹≌逻吙钪械奈淖謨?nèi)容，兩端應(yīng)加注圓括號(hào)“（）”。無(wú)邊款的印章只填“印文”。示例：剿匪總兵關(guān)防（1651年制）使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間。各用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，中間用連接號(hào)“”連接。時(shí)間無(wú)法確定的，用空格“”表示。印材：填寫印章的制作材料，這個(gè)前面已經(jīng)介紹過(guò)了。值

18、得注意的是，當(dāng)印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時(shí)，只填寫印面的制作材料。備注：注釋對(duì)印章需要說(shuō)明的情況。如與文書檔案及其他相關(guān)檔案的參見(jiàn)號(hào)等。漿龔硯徑允羔湛說(shuō)午捌掙?duì)€汗東擄鑷稽賈華輕樂(lè)罕虧臟墟拽切等腆兇毆捂實(shí)物檔案管理講義(3)實(shí)物檔案管理講義(3)24卡片和印模集：蓋制有印模的卡片和匯編成冊(cè)的印模集，經(jīng)標(biāo)引檔號(hào)及相關(guān)檢索標(biāo)識(shí)后，可組織成相應(yīng)的印章檔案檢索工具。除了有與紙質(zhì)印章檔案保管目錄同版本的電子目錄外，還要配有經(jīng)過(guò)對(duì)印章檔案掃描、編輯后形成的電子印模圖形。第九步：編制整理說(shuō)明。印章檔案整理完畢后，都應(yīng)該編制整理說(shuō)明。記載印章檔案的來(lái)源、數(shù)量；介紹印章的內(nèi)容、價(jià)值和完整情況；說(shuō)明印章檔案整理的時(shí)間、方法。廢妖茂覓肩框哇啊訊嘿需急差