利用EXCEL中數(shù)據(jù)透視表自動生成課表

1、利用EXCEL中數(shù)據(jù)透視表自動生成課表課表是學(xué)校最基本的教學(xué)管理依據(jù)， 課表形成的傳統(tǒng)方法是先安排好原始數(shù) 據(jù)，再設(shè)計(jì)好表格的固定格式，一項(xiàng)項(xiàng) 往表里填內(nèi)容。上百張課表的形成都要 人工錄入或人工粘貼復(fù)制，既繁瑣又容 易出差錯，而且不利于檢索查詢。筆者 介紹一種方法，在原始數(shù)據(jù)錄入后利用 “數(shù)據(jù)透視表”，可以實(shí)現(xiàn)課表生成的 自動化。一、功能一張“數(shù)據(jù)透視表僅靠鼠標(biāo)移 動字段位置，即可變換出各種類型的課 表，例如：班級課表。每班一張一周課 程表?？蛇x框內(nèi)選擇不同的學(xué)院和班號， 即可得到不同班的課表。按教師索引。 即每位教師一周所有的信息。按時間索 引，即每天每節(jié)課有哪些教師來、上什 么課。按課程索

2、引。課程帶頭人可能只 關(guān)心和自己有關(guān)的內(nèi)容。按學(xué)院索引。 可能只需要兩三項(xiàng)數(shù)據(jù)，了解概況。按本專科索引。按樓層索引。專家組聽課 時順序走過每個教室，需要隨時隨地查 看信息。按教室或機(jī)房索引。安排房間 時要隨時查看。字段數(shù)量的選擇是任意的，即表 格內(nèi)容可多可少，隨時調(diào)整。任何類型的表都能夠?qū)崿F(xiàn)連續(xù) 打印或分頁打印。如班級課表可以連續(xù) 顯示，也可快速、自動生成每班一張； 某部門所有教師的課表可以匯總在一張 表上，也可每個老師一頁紙，分別打印。遇到調(diào)課，只要更改原始表，再 重新透視一次，可在瞬間完成，就意味 著所有表的數(shù)據(jù)都巳更新。而傳統(tǒng)的方 法必須分別去改班級表、教室表、機(jī)房 表、教師表 稍有疏忽

3、就可能遺漏。所有的表都不用設(shè)計(jì)格式，能夠 自動形成表格，自動調(diào)整表格大小，自 動合并相同數(shù)據(jù)單元格。二、建立數(shù)據(jù)庫規(guī)范數(shù)據(jù)庫的建立是滿足查詢、檢 索、統(tǒng)計(jì)功能的基本要求?；咀侄危喊嗉墶⑿瞧?、節(jié)次、 課程、地點(diǎn)、教師。可選字段：學(xué)院、班級人數(shù)、學(xué) 生類別、金工實(shí)習(xí)周次、教師單位、地 點(diǎn)屬性、備注字段名橫向排列形成了“表 頭，每個字段名下是縱向排列的數(shù)據(jù)。庫中的數(shù)據(jù)必須規(guī)范。如“地點(diǎn) 中不能出現(xiàn)除樓號、房間號以外的任何 文字（包括空格）；“課程”中必須是規(guī) 范的課程名，不允許有“單、雙”等字樣。 建議上機(jī)課增加一個字段“上機(jī)，而不 是在課程名中增添“上機(jī)說明，后者不 利于課程檢索。庫中的每條數(shù)據(jù)

4、清單的每個格 只要存在數(shù)據(jù)就必須填滿。不允許因?yàn)?與上一行數(shù)據(jù)相同就省略了，更不能合 并單元格。5.增加的整條記錄在庫中的位置 可以任意。如規(guī)律課表的課程只有8節(jié),=1=1某班增加“910節(jié)或雙休日上課，新 增記錄則可插在該班其他課的末尾，也 可附在庫的最底端。無論在什么位置， 都不影響透視后的效果。三、做數(shù)據(jù)透視表=1=1在選擇透視范圍時要包含全部原始 數(shù)據(jù)庫，如果錄制“宏，最好比原始表 多增加若干行，以備增加記錄用。但字 段的數(shù)量可根據(jù)需要選擇。把選中的字 段分別放置在表的“行字段中，在每個 字段名上雙擊，彈出“字段設(shè)置框，選 擇“無，即形成了顯示美觀的透視表。用鼠標(biāo)拖動各字段，重新安排左

5、 右順序、上下位置（指行字段與頁字段 之間的轉(zhuǎn)換），或在可選框內(nèi)選中所需， 即可形成各種各樣的新表。常用的班級課表可排好紙張版 面、頁眉頁腳，專門供原始打印?！鞍嗉?字段最好放在“頁字段中，以便于每班 打印1張。在“班級字段的可選框內(nèi)選 擇各班，即可顯示出所有的班級課表。1=1Hi每班課表的大小是自動調(diào)整的，如“節(jié) 次”中的數(shù)據(jù)項(xiàng)只有8節(jié)，遇到增添 “910節(jié)課程的情況，表格會在7 8節(jié)后自動增加1行，把910節(jié)的 內(nèi)容填進(jìn)去，下一個班則可自動恢復(fù)正 常。既可以設(shè)置為無課顯示空格，也可 以設(shè)成無課不顯示，即有哪節(jié)顯示哪節(jié)。需要強(qiáng)調(diào)的是，以后每調(diào)一次課必須在原始庫中改，而不允許在透視表 中直接改。新庫形成后，再重新生成新 的透視表。此時原來的舊透視表則可以 刪去，以新表為準(zhǔn)。如果重新打印，需 要在新表上重新