物業(yè)合同管理工作程序與流程

1、工作行為規(guī)范系列物業(yè)合同管理工作程序（標(biāo)準(zhǔn)、完整、實(shí)用、可修改）GL 實(shí)用范本| DOCUMENT TEMPLATE第 PAGE 13頁/共13頁編號：FS-QG-17660物業(yè)合同管理工作程序Property contract management work procedures說明：為規(guī)范化、制度化和統(tǒng)一化作業(yè)行為，使人員管理工作有章可循，提高工作效率和責(zé)任感、歸屬感，特此編寫。物業(yè)管理有限公司程序文件-合同管理程序1.目的為合同的訂立、履行、保管提供指引，降低法律風(fēng)險， 規(guī)范公司及各部門的合同管理。范圍適用于公司或公司某部門作為一方當(dāng)事人的所有合同 和合同管理的各個階段。職責(zé)總經(jīng)理辦公室

2、是公司的合同管理部門。以公司名義簽訂的合同由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理。以部門名義簽訂的合同由本部門負(fù)責(zé)管理。4.方法和過程控制合同的訂立合同的訂立應(yīng)遵循以下原則:事前簽訂原則所有合同或協(xié)議應(yīng)在依照本程序完成訂立、審核、簽署、 生效后才予以履行，不應(yīng)未簽合同即先行履行。合同審核原則所有合同或協(xié)議需依照本程序相關(guān)條款所規(guī)定的程序報批，不得在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直 接報簽。采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本或者政府有關(guān)部門制定的合同文本，且合同當(dāng)事人對合同條款沒有提出增加或者刪減的合同， 可作為本原則的例外。增加補(bǔ)充條款的，視為對合同條款的增加或者刪減。合同內(nèi)容合同內(nèi)容一般應(yīng)包括但不限于以下條款: A.

3、當(dāng)事人的名稱或者姓名、住所、電話;標(biāo)的;數(shù)量;質(zhì)量;價款或者報酬;履行期限、地點(diǎn)和方式:買賣合同以及其他涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)的合同，應(yīng)以公司或項 目所在地為合同履行地;在公司為付款方時，應(yīng)將付款時間與對方當(dāng)事人履行義務(wù)的時間相結(jié)合，若對方履行義務(wù)時間 較長，應(yīng)盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務(wù)類合 同合同期不得超過 1 年，以利于定期對其進(jìn)行評估。違約責(zé)任:包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外 條件、承擔(dān)違約責(zé)任的方式等;解決爭議的方法。根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要，合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗(yàn)收、風(fēng)險、權(quán)利歸屬等條款:工程合同、買賣合同等，在公司為付款方時，應(yīng)有保 修

4、條款;涉及知識產(chǎn)權(quán)(包括商業(yè)秘密)的合同，應(yīng)有保密條款 和權(quán)利歸屬的條款;涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)或成果 移交的合同，應(yīng)有驗(yàn)收條款和風(fēng)險承擔(dān)或轉(zhuǎn)移條款。合同內(nèi)容應(yīng)具體、確定，能明確界定各方當(dāng)事 人的權(quán)利、義務(wù);客觀情況在簽約時確實(shí)無法明確規(guī)定的，應(yīng) 規(guī)定能明確權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。合同的草擬合同由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬，公司已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對標(biāo) 準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ)充條款，但必須履行合同報批 手續(xù)。政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定的，可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)， 應(yīng)參照以往的合同或最相類

5、似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。合同的報批合同報批前，經(jīng)辦部門須對對方的主體資格、 履約能力、資信情況、恪守合同的信譽(yù)狀況及背景等進(jìn)行審 查，并保存加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和相關(guān)資格證明。經(jīng)辦人員應(yīng)將草擬好的合同分別報部門經(jīng)理及公司相關(guān)部門審批，各審批部門應(yīng)在各自職權(quán)范圍內(nèi)對合同 提出書面修改意見，經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合 同文本。不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同，審批程序可以 有差異，但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本 的、涉及總金額在 5000 元以上的合同，必須經(jīng)過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本，由總經(jīng)理辦公室存入 合同范本庫。所有涉

6、及款項收付的合同均須有財務(wù)人員審核。各管理處可以根據(jù)實(shí)際需要，對 B 類合同的范本動議更改，填寫文件更改申請表由部門經(jīng)理簽署意見 后報品質(zhì)部和法律人員審核，總經(jīng)理辦公室審批并備案。然 后由申請部門在本部門范圍內(nèi)使用。合同的簽署物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險及法律合同、公司統(tǒng)一結(jié)算的A 類物資及其它采購合同、電梯維護(hù)保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公 司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關(guān)業(yè)務(wù)合同及其它由公司職能部門經(jīng)手簽訂的合同，均以公司名 義簽訂，加蓋公司印章。其他合同以業(yè)務(wù)部門名義簽訂，加 蓋業(yè)務(wù)部門公章。對于以公司名義簽定，對方須由法人代表或經(jīng) 法人書面

7、授權(quán)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人親自簽約，法人授權(quán)書須與合同 一同由總經(jīng)理辦公室保存。各審核部門在合同審批表上均簽字同意后，經(jīng) 辦人員負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并 蓋章生效的，應(yīng)先由公司代表 (法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字，然后報公司總經(jīng)理辦公室蓋章，未明確 加蓋公章的，應(yīng)盡量蓋合同專用章。公司合同專用章由公司總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé) 保管，除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意，否則不得 向任何人出借。合同內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)在每頁加蓋騎縫 章。條件允許的，每件合同應(yīng)保證公司擁有兩份原件。部門對外簽訂合同必須由部門經(jīng)理簽約，如經(jīng) 理出差、假休原因應(yīng)委托分管總經(jīng)理助理簽約，不允許向下

8、 授權(quán)。體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議，可以長期授權(quán)形式(書面授權(quán)書)指定專人負(fù)責(zé)簽約。合同一般應(yīng)由雙方同時簽字蓋章 ;不能同時簽字蓋章的，應(yīng)避免我方先行簽字蓋章 ;對方簽字蓋章應(yīng)在我方報批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。合同的履行合同訂立之后，經(jīng)辦部門與經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對合同 的履行進(jìn)行跟蹤;財務(wù)部負(fù)責(zé)對合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督;公司其他相關(guān)部門應(yīng)對合同的履行給予必要的協(xié)助。經(jīng)辦人員應(yīng)密切關(guān)注合同的履行情況，按照合同 規(guī)定及時行使我方的權(quán)利，全面履行我方的義務(wù)，特別是對 應(yīng)收、應(yīng)付款須及時報批結(jié)算，不得擅自延期履行。合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內(nèi) 容，或者對方提出變更要求的，經(jīng)

9、辦人員應(yīng)及時向部門經(jīng)理 請示，依照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批，另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。4.2.4 合同訂立后，對方當(dāng)事人提出把合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的，或者我方需 要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的，需由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批，另行簽訂合同或 補(bǔ)充合同。在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時，或者發(fā)生 與合同有關(guān)的爭議時，經(jīng)辦人員須及時向部門經(jīng)理報告并知 會公司相關(guān)部門，由公司相關(guān)部門協(xié)商并請示公司領(lǐng)導(dǎo)決定 依法采取何種措施。合同的解除合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變 化(如不可抗力)需要解除合同的，參照合同訂立的有關(guān)程序 辦理審批手續(xù)，合同當(dāng)事雙方須就

10、合同解除另行簽訂合同或 補(bǔ)充合同。4.2.6.2 合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成就，據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的，經(jīng) 辦人員應(yīng)立即報部門經(jīng)理并知會公司相關(guān)部門，以決定解約 條件是否成就或解約方式是否有效。合同的保管合同保管應(yīng)遵循下列原則及時歸檔原則;完整保存原件原則;4.3.1.4 便于查找原則。合同保管的范圍應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容:合同(包括附件);合同評審的相關(guān)記錄;合同訂立與履行過程中的所有書面材料。合同保管部門公司業(yè)務(wù)部門在職權(quán)范圍內(nèi)，對以本部門名義簽訂的合同原件進(jìn)行保管。公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以公司名義簽訂的合同 的保管工作。因履行合同進(jìn)行款項結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由公司

11、 財務(wù)部負(fù)責(zé)保管。公司各業(yè)務(wù)部門以本公司名義對外簽訂合同時 應(yīng)當(dāng)一式兩份(含一式兩份)以上，公司總經(jīng)理辦公室備份一 份合同原件，業(yè)務(wù)部門保留一份影印件存檔，其他由合同其 他當(dāng)事人和政府部門持有(具體份數(shù)根據(jù)合同當(dāng)事人和需要報批部門數(shù)目確定)。財務(wù)部可保存有付款內(nèi)容的合同影印件 ;其它部門因業(yè)務(wù)需要，可經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)保存有關(guān)合同復(fù)印件。合同的歸檔經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料，除款 項結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同其他當(dāng)事人或者公 司其他部門的材料外，所有材料應(yīng)在合同履行過程中作為合 同附件及時妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時，按要求將有關(guān)材料提交公司總經(jīng)理辦公室

12、。與履行合同有關(guān)的材料必須提交給其他當(dāng)事人 且公司沒有備份的，經(jīng)辦人員應(yīng)保留影印件并按 4.3.4.1 的規(guī)定處理。各部門合同管理員負(fù)責(zé)保管應(yīng)由本部門保存的 所有合同，并依照合同登記表進(jìn)行分類、編號、登記、 存檔，保證存檔的合同內(nèi)容完整，便于管理。所有合同均應(yīng)永久保存。合同的使用登記合同在歸檔之后，公司各部門調(diào)閱、復(fù)印合同 須向總經(jīng)理辦公室申請，并在借閱登記表中進(jìn)行登記。; 絕密級合同的調(diào)閱，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任與調(diào)閱者所在部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。歸還被調(diào)閱的合同時，合同管理員應(yīng)當(dāng)場檢查 合同是否有損壞、涂改或缺失，并予登記，由調(diào)閱者簽字確 認(rèn);如合同有被損壞、涂改或缺失的情況，合同管理員應(yīng)及時 登記并向總經(jīng)理辦公室主任及調(diào)閱者所在部門經(jīng)理做出書面匯報。合同的保管形式合同檔案保存形式為文本原件。為研究和借鑒需要，絕密級以外的合同可在保 存文本原件的同時，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以電子文檔形式存 放，并設(shè)定訪問權(quán)限。合同的保密各部門應(yīng)根據(jù)合同的重要性，將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當(dāng)?shù)拿芗墶：贤芗壱话惴譃榻^密、機(jī)密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領(lǐng)導(dǎo)和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;機(jī)密級合同僅限公司中層領(lǐng)導(dǎo)以上人員和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉 ;其他合同為保密級，除為正常開展業(yè)務(wù)所需外，不得對外傳播(集 團(tuán)內(nèi)各公司之間的交流除外)。合同經(jīng)