高等院校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

1、高等院校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理近幾年來，隨著我國高等教育事業(yè)的迅猛開展，高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷開展和普及，將逐漸在高校檔案管理中實行，傳統(tǒng)的檔案管理形式與手段已無法適應(yīng)現(xiàn)實情況的需要。實現(xiàn)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理既是科技開展的必然，也是時代對高校檔案管理工作的新要求。一、目前高等院校檔案管理現(xiàn)狀分析1、原來的檔案管理形式已落后隨著高校的辦學(xué)規(guī)模迅速擴大，專業(yè)設(shè)置、科研工程、教育經(jīng)費、設(shè)備設(shè)施、師資隊伍、學(xué)生數(shù)量等都在迅速增多，檔案工作的工作量和難度都迅速增加了。以前，高校檔案館館藏主要以紙質(zhì)檔案資料為主。在網(wǎng)絡(luò)時代，高校檔案館的技術(shù)從手工操作轉(zhuǎn)向計算機操作。網(wǎng)絡(luò)時代的信息效勞是

2、依靠計算機和通信網(wǎng)絡(luò)來傳遞的，同傳統(tǒng)的信息效勞相比，其傳遞方式大大加快，信息資源必須轉(zhuǎn)換成機器可讀形式和通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)存齲隨著文檔一體化的開展和計算機網(wǎng)絡(luò)信息資源的出現(xiàn)，高校檔案館的館藏發(fā)生了重大變化。即檔案館的館藏不僅指現(xiàn)實館藏還包括虛擬館藏；檔案館的開展不再以館藏量大、紙質(zhì)檔案多為目的，而是以更多地進步各種電子媒體獲取檔案信息的速度和為社會提供更為便捷的效勞為目的。因此，隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開展，檔案館必須具備和采用與之相適應(yīng)的現(xiàn)代技術(shù)設(shè)施，向?qū)崿F(xiàn)檔案館信息效勞網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。同時，檔案館必須具備提供準(zhǔn)確快捷信息效勞的才能，其效勞形式以用戶為中心，用戶效勞目的轉(zhuǎn)向培養(yǎng)樹立新的資源觀。

3、目前檔案信息量成倍增加，檔案管理的工作量與原有的工作機構(gòu)發(fā)生了鋒利矛盾，假如靠工作人員的超負荷運轉(zhuǎn)，結(jié)果只能造成降低檔案質(zhì)量、工作拖延的場面。在這種情況下，實現(xiàn)檔案管理的信息管理從被動向主動效勞轉(zhuǎn)變，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)新形式成為必然。2、檔案信息內(nèi)容與應(yīng)用多元化我國取消方案分配以后，畢業(yè)生開場走向市場擇業(yè)，就業(yè)的不確定性增大，人員流動速度加快，還有的參加考研、出國、留學(xué)、在職函授等形式多樣的繼續(xù)教育，這些新情況使高校學(xué)生檔案管理面臨許多新問題。另外，隨著地方民辦高校的迅速開展，導(dǎo)致高校畢業(yè)生的專業(yè)、學(xué)歷、層次不一樣，同時人才培養(yǎng)方式也呈現(xiàn)多種形式，如統(tǒng)招、自費、委培、成教、掛職代培、函授、雙學(xué)歷進修

4、、技術(shù)培訓(xùn)等，使學(xué)生檔案管理的內(nèi)容變得非常復(fù)雜。第三，由于社會環(huán)境的逐漸寬松，學(xué)生自主權(quán)的釋放，加上單親子女增多和學(xué)生婚戀的限制取消，學(xué)生在校的經(jīng)歷變得復(fù)雜化，出現(xiàn)了原來不允許的婚戀關(guān)系，以及賭博、吸毒等違法亂紀(jì)現(xiàn)象，給學(xué)生檔案管理帶來了新的課題。第四，社會就業(yè)供需矛盾的變化，要求高校主動向社會展示高校人才培養(yǎng)和科研方面的大量信息，向社會推薦自己學(xué)校培養(yǎng)的人才，這也要求高校創(chuàng)新檔案管理。第五，高校的任職人員受市場各方面的影響下，其流動性越來越高。高校必須認(rèn)真對待這些現(xiàn)象，如不提升檔案管理工作的程度，高等院校檔案管理工作不僅上不了新臺階，沒才能開發(fā)更高層次、更廣泛的檔案信息，而且勢必影響檔案效勞

5、于教學(xué)、科研等各項工作的質(zhì)量，造成檔案工作制約學(xué)校開展的場面。二、實在加強檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的措施在高等院校檔案管理部門制定檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的規(guī)劃時，既要實事求是，循序漸進，又要考慮到現(xiàn)有的人力、財力情況。無論在計算機軟件與硬件設(shè)備的購置，還是在人員裝備、場館設(shè)施安排等方面，都要使計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不僅能滿足目前網(wǎng)絡(luò)化初始階段的要求，也要為今后高質(zhì)量、高要求的學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理打下必要的基矗1、解放思想，更新觀念，制定管理制度實行網(wǎng)絡(luò)化管理，廣泛運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，給高校檔案工作提出了更新、更高的要求，高校檔案界必須解放思想，更新觀念，樹立并強化與知識經(jīng)濟相適應(yīng)的思想觀念和意識形態(tài)。一是要樹立資源共享

6、意識。為解決檔案信息資源的分散性和利用者對檔案信息需求的綜合性矛盾，高校的檔案管理工作必須樹立為整個社會效勞的意識和分工協(xié)作、資源共享的新觀念。為滿足各個行業(yè)、各種層次的刊用需求，要提倡和鼓勵檔案系統(tǒng)內(nèi)外部之間的互相信息交流與合作，逐步做到在信息資源效勞整體化。二是強化效勞意識，制定管理制度。高校檔案管理工作是一項保管和提供檔案為社會效勞的工作，高校假如可以緊緊圍繞著為學(xué)校開展和學(xué)生成長效勞，為社會效勞這一主題來開展工作，同時建立健全檔案管理制度，明確崗位責(zé)任，確定專人負責(zé)、明確到位的檔案管理制度。2、運用新技術(shù)處理電子文件歸檔與泄密問題電子文件日益增加，電子文件與紙質(zhì)文件的歸檔問題已不容無視

7、。?電子公文量檔管理暫行方法?第七條中規(guī)定：“具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔。為防止電子文件的失真，去除平安隱患，如非法增加、刪除、修改等，電子文件與紙質(zhì)文件應(yīng)按時歸檔，對重要文件要及時打櫻電子文件壽命的短暫性及對環(huán)境的依賴性決定其不能輕易取代紙質(zhì)文件。重要的電子文件需要同時量檔保存紙質(zhì)備份。同時，應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)化后電子文件的保密問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在固定的閱覽用戶被提供利用，專人負責(zé)接待，更宜于做到保密。電子文件因空間和技術(shù)范疇，那么不宜做到保密。當(dāng)電子文件在網(wǎng)上運行時，檔案的內(nèi)容易被第三者理解，第三者可在短時間內(nèi)查到。為此，高校檔案在網(wǎng)上運行時易泄密。這要求我們加強對信息防范技術(shù)增加投入，不斷完善技術(shù)保障。3、培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和計算機管理專用人才高校檔案管理工作者除了有強烈的事業(yè)心和歷史責(zé)任感外，還要不斷進展理論和理論探究，要成為既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂現(xiàn)代化科技知識的新型檔案管理人員。要