采購控制流程

1、精品文件編號：版 本：修 改：第幾頁 共幾頁采購控制流程采購控制流程擬制： 日期：審核： 日期：批準： 日期：版本修改記錄版本修改內(nèi)容概要審批批準生效日期V1.0初步制定文件編號：版 本：修改：第幾頁 共幾頁采購控制程序總則一、目的：為進一步建立、健全和完善公司采購活動規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，明確采購流程，使得整個采購活動在受控的基礎(chǔ)上高質(zhì)量、高效率的運作，制定本程序。二、適用范圍：本程序適用于公司研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物料及辦公用品的采購，以及委外加工、委托試驗、委托檢定等采購過程的控制。本程序適用部門：采購部、品質(zhì)部、研發(fā)部、項目部、生產(chǎn)部、綜合部及其他需要采購物料及參與采購流程的部 門

2、。三、名詞術(shù)語：合格供應(yīng)商：指那些按照新供應(yīng)商開發(fā)和評價控制程序通過評估納入合格供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商。并長期需求采購的。臨時供應(yīng)商指除合格供應(yīng)商以外有合作記錄的供應(yīng)商；主要指零星采購、現(xiàn)金采購及身份未定的新合作供應(yīng) 商納入臨時供應(yīng)商名錄，臨時供應(yīng)商列表中全是已經(jīng)與我公司交易過并建立合作關(guān)系的供應(yīng)商。潛在供應(yīng)商指之前沒有合作記錄但可以提供相關(guān)報價進行參考；待條件成熟時可以納入合格供應(yīng)商或臨時供應(yīng)商；在未納入合作供應(yīng)商名錄前所提供的報價信息（需蓋章）僅供參考；此類供應(yīng)商不能執(zhí)行采購合同或采購訂單，此類可以不提供相關(guān)資質(zhì)。委托試驗：指本公司將需要試驗的項目委托外部試驗機構(gòu)進行試驗和測試。委外加工：由本

3、公司提供料件委托給指定的外協(xié)供應(yīng)商加工成本公司所需料件。委托檢定：將計量器具資產(chǎn)委托計量檢定機構(gòu)所進行的檢定/檢測工作。BOM:物料清單（Bill of Material ）。物料：指成品、半成品、原材料、外協(xié)件、標準件、定制件、輔料等與研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的原輔材料/委外加工/委托檢定/委托試驗的統(tǒng)稱。四、主要職責：項目部根據(jù)銷售訂單在ERP系統(tǒng)錄入產(chǎn)品需求單或銷售訂單，通知生產(chǎn)部（一般是供應(yīng)鏈部門生產(chǎn)計劃工程師和物料控制工程師）下推、審核由系統(tǒng)計算分解出的生產(chǎn)計劃和物料需求單。參與生產(chǎn)計劃和物料需求單的審核。提供及協(xié)調(diào)客戶對于物料特殊要求及其他要求。提供對于供應(yīng)商供貨進度方面評價意見。如有需

4、要，在ER原統(tǒng)錄入項目部物料需求申請單。提交BOM卜項目部新物料的的詳細信息參數(shù)等包括規(guī)格、型號、顏色、尺寸、品牌等要求給物料庫管理員申請物料編碼，如需輸出圖紙等技術(shù)文件申請部門作圖等有困難時，可以請研發(fā)部協(xié)助輸出技術(shù)文件。研發(fā)部負責提供組成產(chǎn)品的物料及研發(fā)新開發(fā)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營所需采購物料的詳細信息參數(shù)等包括規(guī)格、型號、顏色、尺寸、品牌等及技術(shù)文件（BOM技術(shù)規(guī)格書、圖紙等）給物料庫管理員，申請物料編碼并對技術(shù)文件進行管控維護，參與物料庫信息維護（物料庫的維護工作建議由研發(fā)和采購、庫房一起完成。）；跟進新開發(fā)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營所需采購物料的技術(shù)質(zhì)量標準執(zhí) 行情況并進行適當調(diào)整直至物料質(zhì)量技術(shù)標準定

5、型。負責提供已定型BOMJ研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營所需采購物料的技術(shù)質(zhì)量標準及技術(shù)文件（ BOM技術(shù)規(guī)格書、圖紙等）給采購和質(zhì)量，編制物料入廠檢驗作業(yè)指導(dǎo)書給質(zhì)量部并對其進行更新維護和管控。在ERP系統(tǒng)錄入研發(fā)部物料需求申請單：負責提供供應(yīng)商技術(shù)研發(fā)水平等方面評價意見。參與采購物料品質(zhì)問題處理，如有需要適當調(diào)整采購物料技術(shù)標準，修改相關(guān)技術(shù)文件。生產(chǎn)部生產(chǎn)部（一般是供應(yīng)鏈部門生產(chǎn)計劃工程師和物料控制工程師）從ERP系統(tǒng)銷售訂單下推、審核由系統(tǒng)計算分解出的生產(chǎn)計劃和物料需求單。負責提供生產(chǎn)部所需的 BOM卜物料的詳細信息參數(shù)等包括規(guī)格、型號、 顏色、尺寸、品牌等等要求給物料庫 管理員，申請物料編碼，如需輸

6、出圖紙等技術(shù)文件申請部門作圖等有困難時，可以請研發(fā)部協(xié)助輸出技術(shù)文件。如有需要，按照申請好的物料編碼在ERP系統(tǒng)錄入生產(chǎn)部所需的除由產(chǎn)品需求計算出的物料之外的物料需求單。生產(chǎn)部主管參與BO隨卜其他采購原輔材料的物料需求單的審核。采購部采購工程師負責公司研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營所需外購物料及委外加工，委托試驗和質(zhì)量部委托檢定采購實施和控制；供應(yīng)商開發(fā)及管理。庫房對采購的物品進行收貨和通知品質(zhì)部門檢驗，并辦理入庫手續(xù)。對于不合格的進料，倉庫協(xié)助采購人員辦理好退換貨手續(xù)核實物料需求單庫存數(shù)量，參與采購數(shù)量審核。品質(zhì)部負責根據(jù)研發(fā)部提供的入廠檢驗作業(yè)指導(dǎo)書及物料庫信息結(jié)合品質(zhì)部要求編制及與供應(yīng)商簽訂采購物料的質(zhì)

7、量技術(shù)協(xié)議。（建議規(guī)范起來對所有生產(chǎn)性關(guān)鍵物料簽訂質(zhì)量技術(shù)協(xié)議）參與采購物料品質(zhì)問題處理，與供應(yīng)商反饋溝通品質(zhì)問題。負責采購物料的入庫質(zhì)量檢驗和試驗，品質(zhì)信息及時反饋給采購部、研發(fā)部、項目部等相關(guān)部門；負責提供品質(zhì)部所需的 BOM卜物料的詳細信息參數(shù)等包括規(guī)格、型號、 顏色、尺寸、品牌等等要求給物料庫 管理員，申請物料編碼，如需輸出圖紙等技術(shù)文件申請部門作圖等有困難時，可以請研發(fā)部協(xié)助輸出技術(shù)文件。如有需要，按照申請好的物料編碼在ERP系統(tǒng)錄入品質(zhì)部所需的除由產(chǎn)品需求計算出的物料之外的物料需求單。提供對供應(yīng)商品質(zhì)相關(guān)評價意見。精品精品文件編號：版 本：采購控制程序修改：第幾頁 共幾頁五、要求5

8、.1管理要求本公司的采購過程包括研發(fā)過程的未定型物料采購，生產(chǎn)制造過程的原輔材料、包裝物采購以及委托試驗、委外 加工、委托檢定等采購過程都需要嚴格按照采購控制程序控制，確保采購的物料（包括從供應(yīng)商采購的物料以及 從顧客指定供應(yīng)商采購的物料）符合質(zhì)量、安全、環(huán)保和顧客的要求。第一章采購控制程序采購申請單/委外申請單現(xiàn)有ER源統(tǒng)模塊未完全開通，以下流程暫時以民營企業(yè)常見金蝶 ER源統(tǒng)供應(yīng)鏈模塊（價格居中，有固定模塊，可定制空間?。槔?，實際可用 SAP系統(tǒng)（外企常用，價格高，功能強）或找軟件公司定制 ER朦統(tǒng)（價格較金蝶低，功能靈活可以完全按需求定制，對于供應(yīng)鏈方面經(jīng)驗不如金蝶多，需公司內(nèi)部專業(yè)供

9、應(yīng)鏈負責人對接，提要求）采購申請單/委外申請單生成項目部在ERP系統(tǒng)錄入銷售訂單，（生產(chǎn)部或供應(yīng)鏈部）計劃工程師根據(jù)銷售訂單執(zhí)行物料需求計劃，系統(tǒng)會根據(jù)錄入的 BOMF 口銷售訂單自動生成生產(chǎn)計劃、采購計劃、委外計劃，計劃工程師從采購計劃進行下達操作，系統(tǒng)會自動生成采購申請單、委外申請單。（備注：這部分物料都應(yīng)有物料編碼，物料的規(guī)格、尺寸、質(zhì)量技術(shù)要求，技術(shù)文件等物料基礎(chǔ)資料在物料庫中維護。以物料編碼保證物料唯一性和信息完整性，以物料庫信息作為物 料采購的唯一判定標準。）對于沒有對應(yīng)銷售訂單，需要單獨采購的物料，由各使用部門在ERP系統(tǒng)直接錄入物料需求單，系統(tǒng)根據(jù)物料需求單及庫存信息自動計算出

10、采購申請單。對于沒有物料編碼的需要單獨采購的新物料，由申請采購部門提交所需物料的詳細信息參數(shù)等包括規(guī)格、型號、顏色、尺寸、品牌等等要求給物料庫管理人員申請物料編碼，如需輸出圖紙等技術(shù)文件申請部門作圖 等有困難時，可以請研發(fā)部協(xié)助輸出技術(shù)文件。采購回的物料符合申請部門提交的物料庫信息而申請部門無法使用或認為有質(zhì)量問題的，由申請部門承擔責任，采購可盡量協(xié)助配合解決問題。采購申請單/委外加工申請單審批ERP 系統(tǒng)采購申請單/委外加工申請單生成后先由發(fā)起人部門主管審批庫房管理員核減庫存情況審批（一般還有供應(yīng)鏈物控工程師和供應(yīng)鏈部門主管參與審批統(tǒng)籌規(guī)劃物料情況，我們公司沒有供應(yīng)鏈部門少這一步）項目經(jīng)理審

11、批分管領(lǐng)導(dǎo)/副總審批總經(jīng)理審批委外領(lǐng)料單生成對于委外加工采購需由采購負責人完成委外領(lǐng)料流程，提供料件給供應(yīng)商加工。ERP 系統(tǒng)會自動由銷售訂單生成的委外申請單生成委外用料清單，點擊業(yè)務(wù)查詢下用料清單查詢出現(xiàn)用 料清單，由采購從用料清單下推委外領(lǐng)料單。委外領(lǐng)料單審批庫房核實庫存審批采購部部門主管審批（一般會有供應(yīng)鏈物料控制工程師和供應(yīng)鏈部門主管審核）項目經(jīng)理審批分管領(lǐng)導(dǎo)/副總審批總經(jīng)理審批采購執(zhí)行采購詢價和議價采購人員接到采購申請單后，開始執(zhí)行采購。采購人員應(yīng)將物料庫中物料信息加上需求物料的數(shù)量及交 貨期等要求準確無誤的傳達給供應(yīng)商，擬好詢價單，以合適的方式發(fā)至對應(yīng)的供應(yīng)商進行詢價（優(yōu)先在合格

12、供應(yīng)商內(nèi)選擇詢價，也可以向臨時供應(yīng)商詢價；有必要可以開發(fā)新的供應(yīng)商進行詢價），對每一種物料（特殊物 料除外）應(yīng)至少尋找3家以上供應(yīng)商進行詢價，以確保采購行為的合理、公正和可比性。特殊物料是指這些情況: 1、原廠采購2、非長期經(jīng)常采購且總金額低于1000元的非生產(chǎn)性零星采購3、唯一指定供應(yīng)商4、技術(shù)特殊要求指定商家5、緊急采購6、戰(zhàn)略合作獨家協(xié)議供應(yīng)商7、其他特殊情況（需說明）若所有合格供應(yīng)商中未有符合所需求物料的，按照新供應(yīng)商開發(fā)和評價控制程序中要求通過各種渠 道搜尋符合詢價資格的新供應(yīng)商通過適當?shù)姆绞竭M行詢價，索取報價。供應(yīng)商提供的報價資料做以下要求：1）報價可以郵件報價確認，報價單以附件掃

13、描（蓋章）。2）外購件（一般采購）可以讓供應(yīng)商在報價時注明價格有效期限，報價單在有效期限內(nèi)采購人員可以重復(fù)使用。 特殊商品可隨市場波動調(diào)整價格。3）大額采購（金額超過10萬元）必須提供報價單原件（蓋章）4）簽訂戰(zhàn)略協(xié)議的供應(yīng)商已有價格無需提供報價單，在協(xié)議期內(nèi)直接按照協(xié)議采購。5）報價單原件存檔：可以由合同管理部門或者財務(wù)保存，以便相應(yīng)人員稽核。財務(wù)或?qū)徲嫽巳藛T可以核查市場價格與報價單價格是否一致。采購合同擬定采購人員確定供應(yīng)商和價格后，應(yīng)分現(xiàn)金采購、訂單采購、合同采購進行采購。若領(lǐng)導(dǎo)指定采購方式，需注明清楚并確認后執(zhí)行。對已招標或簽訂采購協(xié)議確定價格的物料，在其履行有效時間內(nèi)可以采購訂單形

14、式直接采購，小額也可直接以現(xiàn)金采購或采購訂單采購執(zhí)行。合同簽訂前按照公司相關(guān)規(guī)定走合同蓋章審批申請后簽訂執(zhí)行。采購人員與供方簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定合同文本條款，并確認以下事項：1）名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、價格、防護、運輸、交付地點、交付時間；2）采用標準，國家標準、國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等；3）圖紙、規(guī)范、技術(shù)要求以及產(chǎn)品認證要求；4）合格證、檢驗報告、驗收方法、驗收準則；5）開具發(fā)票的類型、稅率；6）付款方式和付款期限；7）違約責任及糾紛的處理；采購框架協(xié)議/采購合同錄入ER源統(tǒng)ERP系統(tǒng)中采購合同和采購訂單只能從系統(tǒng)中已審核批準的采購申請單下推，采購應(yīng)綜合考慮成本及周轉(zhuǎn)率控制實際到貨數(shù)

15、量。（一般控制采購訂單下推不能超過采購申請單數(shù)量的5%采購合同/協(xié)議審核采購部門主管審批項目部經(jīng)理審批（如像德國公司那樣成本敏感需保密，或需隔離其他部門參與采購避免腐敗現(xiàn)象可省略項目部審批）財務(wù)部經(jīng)理審批分管領(lǐng)導(dǎo)/副總審批總經(jīng)理審批審批通過系統(tǒng)通知合同章管理員，由合同章管理員給對應(yīng)采購合同/框架協(xié)議蓋章。采購訂單下推對已招標或簽訂采購協(xié)議確定價格的物料，在其履行有效時間內(nèi)可以采購訂單形式直接采購，小額采購 （3000元以下采購）也可直接以現(xiàn)金采購或采購訂單采購執(zhí)行。在ERP系統(tǒng)里從采購申請單下推采購訂單，采購應(yīng)綜合考慮成本及周轉(zhuǎn)率控制實際到貨數(shù)量。（一般控制采購訂單下推不能超過采購申請單數(shù)量的

16、5%采購訂單審批對已招標或簽訂采購協(xié)議確定價格的物料，在其履行有效時間內(nèi)下推的采購訂單，可直接由采購部門領(lǐng) 導(dǎo)審批采購。下達采購合同/協(xié)議/訂單審核通過蓋好章的采購合同/框架協(xié)議/訂單應(yīng)及時下達給供應(yīng)商，通知供應(yīng)商盡快回簽，同時對采購合同/訂單中的物料盡快安排生產(chǎn)發(fā)貨。采購負責人應(yīng)把我司采購控制、質(zhì)量管控等要求給供應(yīng)商宣導(dǎo)到位，內(nèi)容包括如下：（最好擬定供應(yīng)商送貨須知等發(fā)給供應(yīng)商簽字蓋章確認）1）要求供應(yīng)商在發(fā)貨前按我司要求做好查驗工作，發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量、期限等有異常時，必須在發(fā)貨前將情況及時反給給采購，由采購?fù)ㄖ焚|(zhì)部、研發(fā)部、項目部等相關(guān)部門確認沒問題以后供應(yīng)商才能發(fā)貨；發(fā)現(xiàn)不能按時、按量到貨時

17、，應(yīng)提前（XX天，根據(jù)具體情況簽訂送貨須知內(nèi)容）及時通知采購，因此造成我司損失的，按照合同違約條款進行賠付。（在質(zhì)量協(xié)議、合同條款、供應(yīng)商須知里注明）2）要求供應(yīng)商按照我司供應(yīng)商供貨規(guī)范或質(zhì)量技術(shù)協(xié)議要求隨貨提供符合我司物料合格證明文件管理規(guī)定要求的對應(yīng)文件，如合格證、出廠檢測報告、COC ROSK告、產(chǎn)品測試報告等。（建議由品質(zhì)部加在質(zhì)量技術(shù)協(xié)議里）供應(yīng)商提供的檢驗報告、合格證、質(zhì)量體系等證明文件，由質(zhì)量部管理。3）如有必要，要求供應(yīng)商隨貨提供符合我司要求的送貨單（主要針對生產(chǎn)性物料）?？蓴M送貨單模板，須包含模板中各項主要內(nèi)容，包括：1、合同/訂單號2、供應(yīng)商名稱3、我司物料編碼4、物料名稱

18、5、物料型號（圖紙?zhí)枺?、生產(chǎn)廠家7、批次號（DC號）8、單位9、發(fā)貨數(shù)量等。4）要求供應(yīng)商按時提供符合我司規(guī)定的發(fā)票：a.采購應(yīng)盡量向供應(yīng)商索取增值稅專用發(fā)票，非一般納稅人供應(yīng)商可以提供增值稅普通發(fā)票，對于低值零星采購可提供定額發(fā)票。b.發(fā)票內(nèi)容要求：物料名稱、規(guī)格型號與采購合同/采購訂單內(nèi)容須一致； 發(fā)票上我司信息須嚴格按照采購提供的 我司開票信息開具。采購合同執(zhí)行進度管理.1采購合同/采購框架協(xié)議/采購訂單簽署生效后，采購人員應(yīng)及時跟蹤執(zhí)行情況，監(jiān)督跟進甲乙雙方履行采購合同/采購框架協(xié)議/采購訂單條款的義務(wù)和進度，需要時協(xié)助綜合部處理合同糾紛。.2采購人員應(yīng)及時跟蹤物料進度，更新進度跟蹤

19、情況，及時告知生產(chǎn)計劃部門和需求部門，以便生產(chǎn)計劃 制定和項目進度安排。.3 采購合同/采購框架協(xié)議/采購訂單在執(zhí)行中，如遇生產(chǎn)、經(jīng)營等情況發(fā)生變化， 需要變更采購合同/采購 框架協(xié)議/采購訂單時采購人員應(yīng)及時和供應(yīng)商溝通，按照國家法律和合同條款辦理修改、補充、取消采購合同/采購框架協(xié)議/采購訂單等事宜。.4在合同執(zhí)行過程中，若出現(xiàn)圖紙設(shè)計等問題，應(yīng)及時與設(shè)計人員溝通，若需修改圖紙時，應(yīng)由設(shè)計人員 負責修改，采購人員及時將新圖紙?zhí)峁┙o供應(yīng)商。圖紙修改與發(fā)放按照公司相應(yīng)的文件控制程序操作。物料到貨收料采購負責人在ERP系統(tǒng)中從審核通過的對應(yīng)采購訂單下推采購收料單通知庫房收貨。庫房查看采購收料單核

20、對實際到貨物料的品種、數(shù)量等是否一致。如有不一致，庫房應(yīng)及時通知采購負責 人，采購負責人應(yīng)及時查看處理，通知相關(guān)部門。采購物料檢驗來料檢驗通知收貨后倉庫人員應(yīng)在 ER源統(tǒng)下推來料驗收通知單，通知相關(guān)部門（品質(zhì)部或研發(fā)部、申請部門）進行檢驗。如相關(guān)部門未能及時檢驗，庫房人員應(yīng)提醒，多次提醒還未檢驗的，庫房人員應(yīng)及時反饋給采購及項目等相關(guān)部門。來料檢驗對于物料分級管理規(guī)定的我司目前所有的 BO附定型生產(chǎn)性物料 （包括定制件（塑膠件、鉞金、機加、壓鑄、PCB射頻線、線纜組件）；標準件（連接器、輔料、模塊、電池）、電子元器件）品質(zhì)收到來料檢驗通知單照研發(fā)提供的物料檢驗作業(yè)指導(dǎo)書要求檢驗來料，從來料檢驗

21、通知單按照實際檢驗結(jié)果下推填寫來料檢驗單。對于物料分級管理規(guī)定的非BO腫定型生產(chǎn)性物料，由研發(fā)或申請部門檢驗，下推填寫來料檢驗單。合格物料入庫庫房將檢驗單判定合格的物料下推入庫單。6. 8不合格品處理6. 8 .1檢驗單判定不合格的物料，由品質(zhì)部或研發(fā)、申請部門在ERP系統(tǒng)從判定不合格的檢驗單下推不合格品處理單，判退或折讓，折讓金額由采購根據(jù)品質(zhì)判定的品質(zhì)影響程度及物料價值等確定。采購過程中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄由質(zhì)量部門統(tǒng)一管理并提供給采購部門查閱。6. 8 .1.1對于不合格品處理單判退的不合格品由采購負責人從不合格品處理單下推采購?fù)肆仙暾垎?，庫房從采購?fù)肆仙暾垎蜗峦撇少復(fù)肆蠁巍２少徛?lián)系供應(yīng)商安排發(fā)回，或請庫房代安排運輸發(fā)回，運輸費用由供應(yīng)商承擔