時(shí)間管理理論在高校秘書工作中的運(yùn)用

1、時(shí)間管理理論在高校秘書工作中的運(yùn)用時(shí)間管理理論在高校秘書工作中的運(yùn)用摘要：高校秘書在日常行政及管理工作中具有一定的地位和作用，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)的工作任務(wù)，因此常常承當(dāng)了大量較為繁重、瑣碎的工作。隨著各項(xiàng)改革及創(chuàng)新政策的推行，高校秘書也應(yīng)從中找到切入點(diǎn)，在劇烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中，不斷提升自我素質(zhì)，尋求更好的開展空間。因此，充分利用高效時(shí)間管理理論，合理改善工作流程不失為高校秘書發(fā)揮自我潛能的有效方法。本文將結(jié)合實(shí)際，分析目前高校秘書工作現(xiàn)狀，討論工作中時(shí)間管理的重要性，以期提升高校秘書的工作效率。關(guān)鍵詞：時(shí)間管理；高校管理；秘書工作中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B文章編號(hào)：1674-9324202202

2、-0226-02時(shí)間管理這門課程已經(jīng)延續(xù)到了第五代，其意義在于使我們實(shí)現(xiàn)個(gè)人效益和社會(huì)效益的同時(shí)，還可以享受更加舒適的生活。通俗地說就是要在辛勤工作中享受人生、創(chuàng)造價(jià)值，在創(chuàng)造價(jià)值的過程中，追求自身開展的最大化。高校秘書在日常行政及管理工作中具有一定的地位和作用，尤其是院系、各行政職能部門秘書，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)的工作任務(wù)，而常常由于編制緊縮等各種因素，承當(dāng)了大量較為繁重、瑣碎的工作。隨著各項(xiàng)改革及創(chuàng)新政策的推行，高校秘書也應(yīng)從中找到切入點(diǎn)，在劇烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中，不斷提升自我素質(zhì)，尋求更好的開展空間。因此，充分利用高效時(shí)間管理理論，合理改善工作流程不失為高校秘書發(fā)揮自我潛能的有效方法。本文將結(jié)合實(shí)際，

3、分析目前高校秘書工作現(xiàn)狀，討論工作中時(shí)間管理的重要性，以期進(jìn)步秘書的工作效率。一、高校秘書在高校管理中的作用高校秘書作為高校管理中必不可少的人群，人數(shù)往往不多，卻承當(dāng)著較多的行政及管理工作。理所當(dāng)然地成為部門與學(xué)校其它部門對(duì)接人，起著樞紐的作用。根據(jù)層級(jí)、分工、崗位編制的指定與劃分，直接導(dǎo)致高校秘書工作的專一性或是多面性。高校秘書既非老師系列，也非行政編制，因此，實(shí)際工作中，往往在日常工作外，存在一些突發(fā)性工作。例如，評(píng)估、接待、申訴及處理等。高校秘書在部門、學(xué)校及師生之間是一個(gè)必然存在的聯(lián)絡(luò)，在各項(xiàng)決策中，不僅可以起到記錄、擬定、傳達(dá)的作用，更可以起到搜集意見，進(jìn)展反應(yīng)，提出折中意見的作用。

4、對(duì)政策的領(lǐng)悟及傳達(dá)才能，也將直接影響到本部門的工作效率及最終的質(zhì)量。這就需要各秘書，學(xué)會(huì)對(duì)大量的信息進(jìn)展加工、處理，確定輕重緩急、突出重點(diǎn)。在教工、師生關(guān)系中，往往要起到一個(gè)協(xié)調(diào)作用，一旦出現(xiàn)問題，便要主動(dòng)、積極地去解決。同時(shí)，秘書也是部門的門面，工作的態(tài)度也代表著部門的形象。因此，高校秘書的工作才能，將直接影響到部門乃至校級(jí)層面的辦事效率及工作質(zhì)量。在高校管理工作中，不可無視，起著至關(guān)重要的作用。二、時(shí)間管理理論應(yīng)用的必要性時(shí)間對(duì)于每個(gè)人來說，都是不能因個(gè)人意志而改變的，都是相對(duì)公平的。因此，可以被管理的，實(shí)際上是個(gè)人以及個(gè)人的選擇。如何選擇、支配、調(diào)整、駕馭在單位時(shí)間里所做的事情，也就是時(shí)

5、間管理的關(guān)鍵所在。在這個(gè)快節(jié)奏生活的社會(huì)里，每個(gè)人都必須不斷地進(jìn)步自己工作的效率。學(xué)會(huì)進(jìn)步對(duì)自己時(shí)間的管理，勢(shì)在必行。從縱向來看，每個(gè)人的時(shí)間都是有限的，而我們就要學(xué)會(huì)橫向來拓寬一定時(shí)間內(nèi)的工作的實(shí)效性。高校秘書往往會(huì)有同感，即工作是永遠(yuǎn)也是做不完的。事實(shí)上，有些人能輕裝上陣，應(yīng)對(duì)自如。而有的人，卻是怨聲載道，疲于應(yīng)付，最終身心疲憊，不得要領(lǐng)。學(xué)習(xí)時(shí)間管理的目的并不是要在一樣的單位時(shí)間內(nèi)做更多的事情，而是在單位時(shí)間內(nèi)可以輕松自如地實(shí)現(xiàn)自我的價(jià)值。時(shí)間管理理論就是指引大家從繁瑣的工作中，找到切入點(diǎn)，逐個(gè)擊破。減少失誤、進(jìn)步效率，創(chuàng)造最大價(jià)值。同時(shí)，可以為自己贏取更大開展的空間。相反，如不能合理地

6、進(jìn)展時(shí)間管理，那么可能出現(xiàn)事倍功半、個(gè)人成就感不斷降低，直至影響工作情緒，嚴(yán)重者將失去此份工作時(shí)機(jī)。由于秘書工作的重要性，對(duì)工作的把握及處理，不僅僅代表著個(gè)人的才能，而將可能影響到整個(gè)部門的工作運(yùn)作的成功與否。因此，高校秘書更應(yīng)該學(xué)習(xí)并掌握高校時(shí)間管理理論，在有限的工作中，不斷打破自我。三、時(shí)間管理理論在高校秘書工作中的詳細(xì)表現(xiàn)形式時(shí)間管理可以有效地進(jìn)步秘書的工作效率，合理安排好時(shí)間，可以在一樣的時(shí)間長(zhǎng)度內(nèi)，完成加倍的任務(wù)。因此，學(xué)會(huì)管理自身的時(shí)間，對(duì)高校秘書而言更加重要。1.改變傳統(tǒng)的時(shí)間觀念。傳統(tǒng)的時(shí)間觀念有一個(gè)誤區(qū)，即希望在最短的時(shí)間里，完成更多的任務(wù)。而第五代時(shí)間管理理論認(rèn)為，1按照重

7、要性程度來安排順序，即先重后輕，先急后緩。高校秘書的工作，理應(yīng)以高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)為首要前提；2不輕易因緊急情況改變方案，尤其涉及面大的工作，不能反復(fù)變動(dòng)，會(huì)給人以抓不住要點(diǎn)的感覺。對(duì)高校秘書那么要求在制定一系列制度、流程、規(guī)章等時(shí)，務(wù)必盡量考慮周全，切忌反反復(fù)復(fù)、粗制濫造，以免使人厭惡，影響工作進(jìn)展；3認(rèn)清緊急性與重要性的區(qū)別，既不能因?yàn)榫o急而放棄重要的工作，也不能因?yàn)橹匾ぷ鞫⒄`緊急工作。這個(gè)時(shí)候做事的方法與技巧就表達(dá)了重要作用。高校秘書工作往往會(huì)有很多穿插之處，如何做到既不推卸責(zé)任，也不隨意狂攬。既不過于清閑，也不會(huì)成為替罪羊、冤大頭。處理好同事關(guān)系，合理利用學(xué)生助理等都將大大減少工作耗時(shí)

8、；4要遵循你心中的目的和方向。凡事都有一個(gè)目的，這樣不容易迷失方向，做事前可以多想想，仔細(xì)考慮清楚，是否可行，是否必須，防止本末倒置。明確了目的之后，只需大膽、放手地去做，往往能得到意想不到的結(jié)果。2.任務(wù)分解。任務(wù)分解與時(shí)間管理理論有著必然的內(nèi)在聯(lián)絡(luò)。如能很好地做到任務(wù)分解，將顯而易見地節(jié)省大量時(shí)間。任務(wù)分解，即將復(fù)雜的任務(wù)，層層細(xì)化，分解成一個(gè)個(gè)便于操作的任務(wù)，便可以逐個(gè)完成。高校秘書，一定要保持冷靜的心態(tài)。復(fù)雜的工作，都是由簡(jiǎn)單的工作所組成。例如，向指導(dǎo)請(qǐng)示前，如能先列出建議及備選解決方案，可以大大減少討論時(shí)間。又如，分配任務(wù)時(shí)，能事先做好方案，相對(duì)公平，而非臨陣磨槍，把大量時(shí)間耽誤在會(huì)

9、議上，浪費(fèi)大家更多珍貴的時(shí)間。3.第五代時(shí)間管理帶來的考慮。第五代時(shí)間管理理論也給我們帶來一些考慮。1工作與生活的關(guān)系。一些看似對(duì)立的關(guān)系，例如，辛勤工作與享受人生；工作賺錢與消費(fèi)花錢；個(gè)人利益與團(tuán)隊(duì)利益。其實(shí)，通過學(xué)習(xí)，就可以把它們有效地結(jié)合起來，高校秘書可以也應(yīng)當(dāng)通過不斷的自我提升，使自己在原有的工作中，尋求自身才能的更好表達(dá)，才能得到更多認(rèn)可。2真諦，即運(yùn)用辯證統(tǒng)一的思維方式，把工作與生活中看似對(duì)立的幾個(gè)方面，有效地統(tǒng)一、結(jié)合起來，主觀上，不要先入為主地把一切都看成是論文聯(lián)盟矛盾的對(duì)立面。高校秘書往往因?yàn)槟挲g、工作性質(zhì)等原因，生活與工作重疊處較多，因此，這就需要高校秘書運(yùn)用辯證統(tǒng)一的思維方式將生活和工作處理好。3使命和希望。學(xué)習(xí)時(shí)間管理理論的宗旨就是進(jìn)步經(jīng)營(yíng)管理程度，改善各級(jí)員工的生活素質(zhì)