化工大學(xué)教學(xué)檔案管理辦法

1、化工大學(xué)教學(xué)檔案管理辦法（2002年1月制定10月修訂）為規(guī)范教學(xué)資料的管理，規(guī)范二級學(xué)院(系)教學(xué)檔案的建立，現(xiàn)將部分文檔內(nèi)容、存檔時(shí)間、編碼規(guī)則等規(guī)定如下：文檔類型及符號 試卷 畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)） 實(shí)驗(yàn)報(bào)告 實(shí)習(xí)報(bào)告 課程設(shè)計(jì) 教學(xué)日歷（理論課、實(shí)驗(yàn)課及畢業(yè)環(huán)節(jié)指導(dǎo)日歷等） 成績單 教學(xué)文件 教學(xué)部門代碼 社會科學(xué)系 外語系 數(shù)理系 體育系 工業(yè)與藝術(shù)設(shè)計(jì)系 化學(xué)工程學(xué)院 應(yīng)用化學(xué)學(xué)院 材料科學(xué)與工程學(xué)院 機(jī)械工程學(xué)院 信息工程學(xué)院 計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 制藥與生物工程學(xué)院環(huán)境與安全工程學(xué)院能源與動力工程學(xué)院工程技術(shù)學(xué)院三.化工大學(xué)專業(yè)編碼化學(xué)工程與工藝安全工程高分子材料與工

2、程無機(jī)非金屬材料材料化學(xué)應(yīng)用化學(xué)生物工程環(huán)境工程過程裝備與控制工程機(jī)械設(shè)計(jì)制造及其自動化熱能與動力工程自動化測控技術(shù)與儀表電氣工程及其與自動化電子信息工程計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)信息與計(jì)算科學(xué)金融學(xué)會計(jì)學(xué)工商管理信息管理與信息系統(tǒng)制藥工程電子科學(xué)與技術(shù)電子信息科學(xué)與技術(shù)國際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易英語 化學(xué)工程與工藝（中職升本） 應(yīng)用化學(xué)（中職升本） 機(jī)械設(shè)計(jì)制造及其自動化（中職升本） 軟件工程（中職升本） 油氣儲運(yùn)工程 工業(yè)設(shè)計(jì) 通信工程 公共事業(yè)管理 材料物理 理論與應(yīng)用力學(xué) 自動化（中職升本） 化學(xué) 工程管理 金屬材料工程 軟件工程 市場營銷 社會體育 社會工作 食品科學(xué)工程 復(fù)合材料工程 化工與制藥 環(huán)境科

3、學(xué) 藝術(shù)設(shè)計(jì) 林產(chǎn)化工 網(wǎng)絡(luò)工程 工業(yè)工程 資源科學(xué)與工程 包裝工程 水質(zhì)科學(xué)與技術(shù)四.部分教學(xué)檔案歸檔要求4.1 試卷4.1.1 歸檔部門: 任課教師所在教學(xué)部門（二級院、系）4.1.2 歸檔范圍: 全部試卷(含補(bǔ)考卷等) 4.1.3存檔時(shí)間: 不少于5年4.1.4檔案號編制規(guī)則: XX XXXX XX/XX/X XX- XXXX X 考卷類型專業(yè)班級學(xué)年學(xué)期文檔流水號存檔部門(學(xué)院系代碼)文檔類型 說明 A 考卷類型 0正式考卷 ; 1 補(bǔ)考卷 2重修考卷等; 以班級為單位裝訂試卷, B 專業(yè)按化工大學(xué)統(tǒng)一編碼, 班級編碼為四位數(shù)字 例: 01-0001即化學(xué)工程與工藝專業(yè) 2000級1班

4、 C 學(xué)年學(xué)期 例 00/01/1 , 00/01/2 分別為2000至2001學(xué)年第一學(xué)期, 第二學(xué)期 D 檔案號碼標(biāo)記在裝訂好的試卷脊背上 E 二級院（系）自行建立試卷調(diào)用、查閱、處理記錄。 F 建議采用如下教學(xué)文檔一覽表格式:試卷存檔情況一覽表文檔類型: SJ 存檔部門 XX 學(xué)年學(xué)期:XX/XX/X 序號試卷名稱課程編號試卷類型專業(yè)班級存檔流水號備注（未存檔原因）4.2 畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）4.2.1 歸檔部門: 專業(yè)所在二級院(系)4.2.2 歸檔范圍: 全部論文設(shè)計(jì)（含圖紙） 4.2.3存檔時(shí)間: 不少于5年4.2.4檔案號編制規(guī)則:BY XX XXXX XX/XX/X XX-XXXX

5、 專業(yè)班級學(xué)年學(xué)期文檔流水號存檔部門(院系代碼)文檔類型說明 A 優(yōu)秀論文（設(shè)計(jì)）原件送學(xué)校檔案室存檔，復(fù)印件留二級院（系）存檔，優(yōu)秀設(shè)計(jì)不復(fù)印圖紙。 B 專業(yè)按化工大學(xué)統(tǒng)一編碼, 班級編碼為四位數(shù)字 例: 01-0001即化學(xué)工程與工藝專業(yè) 2000級1班 C 學(xué)年學(xué)期 例 00/01/1 , 00/01/2 分別為2000至2001年學(xué)第一學(xué)期, 第二學(xué)期 D 檔案號碼標(biāo)記在論文（設(shè)計(jì)說明書）脊背上 二級院（系）自行建立設(shè)計(jì)論文調(diào)用、借閱、處理記錄 采用如下教學(xué)文檔一覽表格式論文(設(shè)計(jì))存檔情況一覽表文檔類型: BY 存檔部門 XX 學(xué)年學(xué)期:XX/XX/X 序號題目學(xué)生姓名專業(yè)班級指導(dǎo)教

6、師存檔流水號備注(未存檔原因)4.3 實(shí)驗(yàn)報(bào)告4.3.1 歸檔部門: 承擔(dān)實(shí)驗(yàn)課的二級院（系）4.3.2 歸檔范圍: 典型實(shí)驗(yàn)報(bào)告(每個(gè)專業(yè)每個(gè)實(shí)驗(yàn)不少于三份) 4.3.3存檔時(shí)間: 不少于3年4.3.4檔案號編制規(guī)則:SY XX XXXX XX/XX/X XX XXXXX 專業(yè)班級學(xué)年學(xué)期文檔流水號存檔部門(院系代碼)文檔類型說明 A 其余實(shí)驗(yàn)報(bào)告原則上返還學(xué)生或在教研室保存, 存檔實(shí)驗(yàn)報(bào)告以班級為單位裝訂。 B 專業(yè)按化工大學(xué)統(tǒng)一編碼, 班級編碼為四位數(shù)字 例: 01-0001即化學(xué)工程與工藝專業(yè) 2000級1班 C 學(xué)年學(xué)期 例 00/01/1 , 00/01/2 分別為2000至200

7、1年第一學(xué)期, 第二學(xué)期 D 檔案號碼標(biāo)記在裝訂好的實(shí)驗(yàn)報(bào)告脊背上 二級院（系）自行建立實(shí)驗(yàn)報(bào)告調(diào)用、借閱、處理記錄 采用如下教學(xué)文檔一覽表格式實(shí)驗(yàn)報(bào)告存檔情況一覽表文檔類型: Y 存檔部門 XX 學(xué)年學(xué)期:XX/XX/X 序號課程名稱實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目專業(yè)年級指導(dǎo)教師存檔份數(shù)存檔流水號備注(未存檔原因)4.4 實(shí)習(xí)報(bào)告4.4.1 歸檔部門: 專業(yè)所在二級院（系）4.4.2 歸檔范圍: 典型實(shí)習(xí)報(bào)告(每個(gè)班每個(gè)實(shí)習(xí)地點(diǎn)不少于三份) 4.4.3 存檔時(shí)間: 不少于3年4.4.4 檔案號編制規(guī)則S X XX XXXX XX/XX/X XX XXXXX 專業(yè)班級學(xué)年學(xué)期文檔流水號存檔部門(院系代碼)文檔類型說

8、明 A 其余實(shí)習(xí)報(bào)告原則上返還學(xué)生或在教研室保存, 存檔實(shí)驗(yàn)報(bào)告以專業(yè)年級為單位裝訂。 B 專業(yè)按化工大學(xué)統(tǒng)一編碼, 班級編碼為四位數(shù)字 例: 01-0001即化學(xué)工程與工藝專業(yè) 2000級1班 C 學(xué)年學(xué)期 例 00/01/1 , 00/01/2 分別為2000至2001年第一學(xué)期, 第二學(xué)期 D 檔案號碼標(biāo)記在裝訂好的實(shí)習(xí)報(bào)告脊背上；實(shí)習(xí)性質(zhì)指生產(chǎn)實(shí)習(xí)、畢業(yè)實(shí)習(xí) 二級院（系）自行建立實(shí)習(xí)報(bào)告調(diào)用、借閱記錄 采用如下教學(xué)文檔一覽表格式實(shí)習(xí)報(bào)告存檔情況一覽表文檔類型: X 存檔部門 XX 學(xué)年學(xué)期:XX/XX/X 序號實(shí)習(xí)地點(diǎn)實(shí)習(xí)性質(zhì)專業(yè)班級指導(dǎo)教師存檔份數(shù)存檔流水號備注(未存檔原因)4.5

9、課程設(shè)計(jì)4.5.1 歸檔部門: 承擔(dān)課程設(shè)計(jì)指導(dǎo)的二級院（系）4.5.2 歸檔范圍: 典型課程設(shè)計(jì)(每個(gè)專業(yè)每項(xiàng)設(shè)計(jì)不少于三份) 4.5.3 存檔時(shí)間: 不少于3年4.5.4 檔案號編制規(guī)則K S XX XXXX XX/XX/X XX XXXXX 專業(yè)班級學(xué)年學(xué)期文檔流水號存檔部門(院系代碼)文檔類型說明 A 其余課程設(shè)計(jì)原則上返還學(xué)生或在教研室保存; 存檔課程設(shè)計(jì)以專業(yè)或?qū)I(yè)類別為單位裝訂。 B 專業(yè)按化工大學(xué)統(tǒng)一編碼, 班級編碼為四位數(shù)字 例: 01-0001即化學(xué)工程與工藝專業(yè) 2000級1班 C 學(xué)年學(xué)期 例 00/01/1 , 00/01/2 分別為2000至2001年第一學(xué)期, 第

10、二學(xué)期 D 檔案號碼標(biāo)記在裝訂好的課程設(shè)計(jì)脊背上 二級院（系）自行建立課程設(shè)計(jì)調(diào)用、借閱記錄 采用如下教學(xué)文檔一覽表格式課程設(shè)計(jì)存檔情況一覽表文檔類型: K 存檔部門 XX 學(xué)年學(xué)期:XX/XX/X 序號課程名稱設(shè)計(jì)題目專業(yè)年級指導(dǎo)教師存檔份數(shù)存檔流水號備注(未存檔原因)4.6 教學(xué)日歷4.6.1 歸檔部門: 二級院(系)、教務(wù)處（分別存檔）4.6.2 歸檔范圍: 全部教學(xué)日歷、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)日歷、畢業(yè)環(huán)節(jié)指導(dǎo)日歷 4.6.3存檔時(shí)間: 5年4.6.4檔案號編制規(guī)則R L XX XXXX XX/XX/X XX 日歷類型學(xué)年學(xué)期文檔流水號存檔部門(院系代碼)文檔類型說明 A 日歷類型: 01教學(xué)日歷,

11、 02實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)日歷, 03畢業(yè)環(huán)節(jié)指導(dǎo)日歷, 04實(shí)習(xí)指導(dǎo)日歷。 B 學(xué)年學(xué)期 例 00/01/1 , 00/01/2 分別為2000至2001年第一學(xué)期, 第二學(xué)期。 C 檔案號碼標(biāo)記在裝訂好的實(shí)驗(yàn)報(bào)告脊背上 D 二級院（系）、教務(wù)處自行建立教學(xué)日歷調(diào)用、借閱記錄。 采用如下教學(xué)文檔一覽表格式 教學(xué)日歷存檔情況一覽表文檔類型: 存檔部門 XX 存檔流水號學(xué)年學(xué)期教學(xué)環(huán)節(jié)（理論課、實(shí)驗(yàn)、畢業(yè)環(huán)節(jié)）存檔份數(shù)備注4.7 學(xué)生成績報(bào)告單4.7.1 歸檔部門: 學(xué)生專業(yè)所在的二級院(系)、教務(wù)處（分別存檔）4.7.2 歸檔范圍: 全部成績單(含補(bǔ)考、重修等) 4.7.3存檔時(shí)間: 永久4.7.4檔案號

12、編制規(guī)則C J XX XXXX XX/XX/X XX 成績單類型專業(yè)班級文檔流水號存檔部門(院系代碼)文檔類型說明 A 成績報(bào)告單類型: 01正式考試, 02補(bǔ)考、重修、先修等; 以班級為單位裝訂。 B 專業(yè)按化工大學(xué)統(tǒng)一編碼, 班級編碼為四位數(shù)字 例: 01-0001即化學(xué)工程與工藝專業(yè) 2000級1班。 C 檔案號碼標(biāo)記在裝訂好的成績報(bào)告單脊背上。 D 二級院（系）、教務(wù)處自行建立成績報(bào)告單調(diào)用、借閱記錄。 采用如下教學(xué)文檔一覽表格式： 成績報(bào)告單存檔情況一覽表文檔類型: 存檔部門 XX 存檔流水號專業(yè)班級成績單份數(shù)備注4.8 其他教學(xué)資料4.8.1 歸檔部門: 二級院(系)、教務(wù)處等有關(guān)

13、部門4.8.2 歸檔范圍: 教育部、教育廳、教指委、學(xué)校、二級院（系）等全部教學(xué)資料、文件 4.8.3存檔時(shí)間: 永久4.8.4檔案號編制規(guī)則W J XX XXXX XX 文件分類號文檔流水號存檔部門(院系代碼)文檔類型說明 A 文件、資料分類號: 01 教育部、教育廳、教指委等下發(fā)的文件02 學(xué)校制定發(fā)布的教學(xué)文件03 教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)驗(yàn)大綱等04 教務(wù)處制定規(guī)章制度、條例等05 二級院（系）發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、建學(xué)建設(shè)規(guī)劃（專業(yè)、課程、教材、實(shí)驗(yàn)等），新增本科專業(yè)申請表等06二級院(系)制定的規(guī)章制度條例等07 指導(dǎo)書08其他 B 檔案號碼標(biāo)記在相關(guān)位置。 C 二級院（

14、系）、教務(wù)處等部門自行建立實(shí)教學(xué)文件借閱記錄。 D 采用如下教學(xué)文檔一覽表格式：教學(xué)文件存檔情況一覽表文檔類型: WJ 存檔部門 XX 存檔流水號教學(xué)文件類型文件名稱文件號（版本）日期備注五、部分教學(xué)檔案歸檔前基本要求5.1 試卷試卷全部存檔, 歸檔前以班級為單位進(jìn)行檢查整理，內(nèi)容如下：a閱卷記錄表 注意： *必須有各考題閱卷人、核分人簽字*不允許一人閱卷*注意評卷時(shí)間b空白試卷c標(biāo)準(zhǔn)答案及評分標(biāo)準(zhǔn)(細(xì)化到基本得分點(diǎn))d成績單 注意：* 試卷分?jǐn)?shù)必須與成績單相符(一定認(rèn)真核對)* 填寫優(yōu)、良、中、及格、不及格所占比例* 任課教師簽字、時(shí)間* 分?jǐn)?shù)改動處必須有任課教師簽字e試卷分析（按標(biāo)準(zhǔn)格式要

15、求）* 按順序放在試卷前* 不得用鉛筆批卷.* 卷面總分改動處必須有核分人簽字. * 補(bǔ)考卷要求同上5.2 畢業(yè)設(shè)計(jì)、論文畢業(yè)設(shè)計(jì)論文全部存檔, 歸檔前檢查整理如下內(nèi)容： 封皮專業(yè)學(xué)生姓名日期（答辯前） 任務(wù)書專業(yè)、班級、學(xué)生姓名論文題目論文內(nèi)容專題部分（含圖紙要求及張數(shù)）指導(dǎo)教師簽字、日期（教研室主任、院長、系主任下達(dá)任務(wù)日期約在月份）C 中文摘要D 英文摘要E 論文內(nèi)容及參考文獻(xiàn)、致謝、附錄F 評閱人意見(要有針對性,評閱人簽字日期在答辯前)G 答辯委員會意見 院系名稱, 答辯時(shí)間, 專業(yè)名稱, 學(xué)生姓名, 題目, 專題 頁數(shù), 圖紙張數(shù) 簽字、日期: 指導(dǎo)教師, 評閱人, 答辯委員會意見成績答辯委員會名稱, 公章, 答辯委員會主席簽章、日期 *ABCDEFG為裝訂順序5.3 實(shí)驗(yàn)報(bào)告典型實(shí)驗(yàn)報(bào)告存檔，(每個(gè)專業(yè), 每個(gè)實(shí)驗(yàn)不少于三份)，歸檔前注意檢查整理如下內(nèi)容：A 實(shí)驗(yàn)報(bào)告的填寫是否齊全B 有無評閱C 有無評閱人簽字,評閱日期D 有無成績(必須與成績單一