進(jìn)銷存管理系統(tǒng)操作說明手冊(cè)

1、宏正軟件企業(yè)進(jìn)銷存管理系統(tǒng)操作說明書宏正軟件余姚市宏正計(jì)算機(jī)技術(shù)有限公司電話：服務(wù) QQ：目錄第一章系統(tǒng)主界面介紹系統(tǒng)主界面是軟件的總體功能窗體，所有的操作都在其上進(jìn)行。進(jìn)銷存軟件系統(tǒng)包含五塊內(nèi)容：倉庫管理、采購與供應(yīng)商管理、銷售與客戶管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理。1.1系統(tǒng)界面了解系統(tǒng)主界面菜單欄、工具欄、單據(jù)欄、消息欄、目錄欄、報(bào)表欄、導(dǎo)航等功能了解如何把單據(jù)添加到收藏夾下面功能介紹【菜單欄】：各項(xiàng)操作功能的羅列（后面會(huì)作詳細(xì)說明）。【工具欄】：以直觀的圖示方式，讓使用者更方便、更快捷的選擇和執(zhí)行菜單每一項(xiàng)功能，工具欄只對(duì)單據(jù)和報(bào)表進(jìn)行操作?！灸夸洐凇浚悍譃闃I(yè)務(wù)操作、最近常用單據(jù)（使用者點(diǎn)

2、擊單據(jù)之后會(huì)自動(dòng)保存在常用單據(jù)下面）和收藏夾三項(xiàng)內(nèi)容?！鞠凇浚菏鞘褂谜咧g消息交互（可通過傳送信息傳遞需要審核的單據(jù)信息，有關(guān)預(yù)警以及待辦事項(xiàng)提醒的人機(jī)交互信息）。【報(bào)表欄】：以直觀的圖示方式，讓使用者更方便、更快捷的選擇自己需看的報(bào)表。進(jìn)銷存系統(tǒng)界面：請(qǐng)參見：實(shí)操案例系統(tǒng)界面進(jìn)銷存系統(tǒng)界面 圖 1-1-01 工具欄：請(qǐng)參見：實(shí)操案例系統(tǒng)界面工具欄圖 1-1-02目錄欄：請(qǐng)參見：實(shí)操案例系統(tǒng)界面目錄欄圖 1-1-03消息欄：請(qǐng)參見：實(shí)操案例系統(tǒng)界面消息欄圖 1-1-04報(bào)表欄：請(qǐng)參見：實(shí)操案例系統(tǒng)界面報(bào)表欄圖 1-1-05主操作界面包括菜單欄、工具欄、單據(jù)欄、消息欄、目錄欄、報(bào)表欄、導(dǎo)航欄

3、。如圖1-1-01-01圖 1-1-01-01進(jìn)銷存管理界面【 菜 單 欄 】 ：各項(xiàng)操作功能的羅列，如下：文件： 單據(jù)的新建、保存、取消、刪除；打印設(shè)置、打印預(yù)覽、打印編輯： 單據(jù)的記錄移動(dòng)、查找、過濾、刷新倉庫管理： ?與出入庫有關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)采購與供應(yīng)銷管理：?各類反映采購情況銷售與客戶管理：?各類反映銷售情況基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理：?公用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括：物料信息、往來信息、倉庫等等系統(tǒng)管理： 用戶管理、系統(tǒng)控制、內(nèi)部管理等窗口： 用戶口令修改、計(jì)算器幫助： 使用戶可以更詳細(xì)了解軟件的相關(guān)事項(xiàng)采購與供應(yīng)商管理系統(tǒng)界面，如圖1-1-01-02圖 1-1-01-02 采購與供應(yīng)商管理界面銷售與客戶管理界

4、面，如圖 1-1-01-03圖 1-1-01-03 銷售與客戶管理界面工 具 欄 】 ：以直觀的圖示方式，讓使用者更方便、更快捷的選擇和執(zhí)行菜單每一項(xiàng)功能，工具欄只對(duì)單據(jù)和報(bào)表進(jìn)行操作。如圖圖 1-1-02圖 1-1-02 工具欄目 錄 欄 】 ：分為業(yè)務(wù)操作、最近常用單據(jù)（使用者點(diǎn)擊單據(jù)之后會(huì)自動(dòng)保存在常用單據(jù)下面）和收藏夾三項(xiàng)內(nèi)容，如圖 1-1-03圖 1-1-03 目錄欄如何添加單據(jù)到收藏夾？按下 Ctrl健 直接拖 動(dòng) 鼠 標(biāo)點(diǎn) 擊 需要 收藏的 單 據(jù) 到【 消 息 欄 】 ：是使用者之間消息交互（可通過傳送信息傳遞需要審核的單據(jù)信息，有關(guān)預(yù)警以及待辦事項(xiàng)提醒的人機(jī)交互信息）。圖 1

5、-1-04 消息欄新建新消息：1.在消息欄內(nèi)，單擊“新消息”按鈕。2.在“收件人”框中，鍵入每位收件人的名稱，分別用英文分號(hào)(；) 隔開。若要從操作員中添加收件人，請(qǐng)單擊“收件人 ”框后面的查找按鈕，然后選擇所需的收件人名稱。在“主題”框中，鍵入消息主題。撰寫消息，然后單擊新消息工具欄上的“發(fā)送”按鈕。閱讀消息：在消息欄內(nèi)雙擊要讀取的消息或點(diǎn)擊“消息中心”按鈕，打開消息中心對(duì)話框，點(diǎn)擊“收件箱”閱讀要讀取的消息?！?導(dǎo) 航 欄 】 ：以樹型羅列各個(gè)模塊。這個(gè)樹型模塊可以用鼠標(biāo)向上向下拖動(dòng)，注：鼠標(biāo)則放在樹型模塊的最頂端方可拖動(dòng)?！?報(bào) 表 欄 】：以直觀的圖示方式，讓使用者更方便、己想要看的報(bào)

6、表，如圖1-1-05更快捷的選擇自第二章系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化是企業(yè)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)賬套時(shí)期初數(shù)據(jù)的錄入。本章主要理系統(tǒng)在使用前的初始化工作資料設(shè)置和啟用講述了進(jìn)銷存管基礎(chǔ)設(shè)置、初始化數(shù)據(jù)錄入等操作，為下面更好使用系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。2.1基礎(chǔ)資料掌握基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置背景基礎(chǔ)資料是系統(tǒng)各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的總稱。如：客戶、供應(yīng)商、部門、雇員、產(chǎn)品類別、產(chǎn)品目錄等信息。功能介紹基礎(chǔ)資料設(shè)置和初始數(shù)據(jù)錄入是應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理所必需進(jìn)行的，包括業(yè)務(wù)資料的設(shè)置，這里的每一步設(shè)置都關(guān)系到系統(tǒng)啟用后對(duì)應(yīng)模塊的操作，是為后面更好的使用軟件打下基礎(chǔ)，故，基礎(chǔ)資料的設(shè)置是相當(dāng)重要的。舉例產(chǎn)品類別：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料產(chǎn)品類別

7、表圖 2-1-01產(chǎn)品目錄：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料產(chǎn)品目錄表圖 2-1-02BOM 結(jié)構(gòu)：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料BOM 結(jié)構(gòu)圖 2-1-03聯(lián)系類型：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料聯(lián)系類型表圖 2-1-04往來單位：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料往來單位表圖 2-1-05(1) 產(chǎn)品類別 。在系統(tǒng)主界面，選擇基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理產(chǎn)品類別，輸入資料信息。如圖 2-1-01圖 2-1-01-01物料新建產(chǎn)品類別同級(jí)圖 2-1-01-02物料新建產(chǎn)品類別下級(jí)編碼規(guī)則如： * * * * *第一級(jí)編碼2位 *01 代表機(jī)械第二級(jí)編碼2位 +3位=5 位 * *01001 代表機(jī)械下面的機(jī)械原輔材料第三級(jí)編碼2位 +3

8、位 +3位=8 位 * * *01001001代表原輔材料下面的標(biāo)準(zhǔn)件第四級(jí)編碼2位 +3位 +3位+3位=11 位 * * * *第五級(jí)編碼2位 +3位 +3位+3位+3 位=14 位1、上級(jí)編碼：上級(jí)類別的編碼。2、類別編碼：類別的子編碼。上級(jí)編碼+類別編碼 =完整的類別編碼。類別編碼必須具有唯一性。3、類別名稱：類別的名稱。類別名稱必須具有唯一性。4、備注：類別的輔助說明。5、對(duì)應(yīng)材料科目：如原材料、包裝物等。6、對(duì)應(yīng)應(yīng)收科目：應(yīng)收科目（與應(yīng)收塊相連時(shí)使用）7、對(duì)應(yīng)應(yīng)付科目：應(yīng)付科目（與應(yīng)付塊相連時(shí)使用）。(2) 產(chǎn)品目錄 。在系統(tǒng)主界面，選擇基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理產(chǎn)品目錄，輸入產(chǎn)品目錄的信息。注

9、：有類別才能有目錄，且目錄是類別中最明細(xì)的一級(jí),如圖 2-1-02-01圖 2-1-02-01 物料基本屬性建產(chǎn)品目錄欄位說明： 打“ *”必填1 、 *物 品 編碼：它必須具有唯一性，根據(jù)編碼方案，對(duì)每種物料進(jìn)行具體的逐一編碼。 可由阿拉伯?dāng)?shù)字、 英文字母組成， 如例子中的編碼： 它是鋁合金最明細(xì)的一級(jí)鋁合金升降機(jī) （ LHJ-8 ）。2、助憶詞：填入易記的名稱。3、 *物品名稱：物料名稱，如鋁合金鋁合金升降機(jī)4、 * 計(jì)量單位：它是物料的單位。注：計(jì)量單位必須在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理計(jì)量單位里設(shè)置好（如何設(shè)置，后面會(huì)有詳細(xì)說明） 。5、規(guī)格型號(hào)、物品產(chǎn)地、條形碼、工程圖號(hào)、物品說明、顏色、特性、尺寸

10、，這些資料根據(jù)需要填寫。6、產(chǎn)品來源：標(biāo)識(shí)物料的來源，是采購的，還是自制的。選項(xiàng)為系統(tǒng)默認(rèn)，如圖2-1-02-02圖 2-1-02-02 產(chǎn)品來源采購件：從供應(yīng)商處購買。 主供應(yīng)商 ：主要的購買地。 提前期 ：采購提前期。廠內(nèi)制造件：車間內(nèi)部生產(chǎn)。 提前期 ：生產(chǎn)提前期。外協(xié)制造件：外協(xié)單位加工生產(chǎn)。提前期 ：外協(xié)加工提前期。說明： 產(chǎn)品類別與產(chǎn)品目錄的關(guān)系。產(chǎn)品類別是對(duì)企業(yè)物料的分類，產(chǎn)品目錄是企業(yè)中實(shí)實(shí)在在存在的物料。對(duì)企業(yè)中的物料進(jìn)行分類，從成品、半成品、原材料開始，逐級(jí)細(xì)化，如原材料還可以按材質(zhì)分為：塑料件、五金件等。成品還可以按用途分。 （產(chǎn)品類別支持分級(jí)功能）在輸入產(chǎn)品類別的基礎(chǔ)上

11、，按照類別輸入其下的產(chǎn)品目錄。(3) BOM 結(jié)構(gòu)。 在系統(tǒng)主界面，選擇基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 BOM 結(jié)構(gòu)，輸入產(chǎn)品的信息。如圖 2-1-03 （就以上述鋁合金升降機(jī)為例）2-1-03BOM即物料清單，一般亦可稱為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表或配比表，它乃用來表示產(chǎn)品成品或半成品是由那些零組件或素材原料所結(jié)合而成之組成元素明細(xì)，是所有產(chǎn)品，半成品，在制品，原材料，配套件，協(xié)作件等等與生產(chǎn)有關(guān)的物料的統(tǒng)稱。如圖 2-1-03（就以鋁合金升降機(jī)為例），升降機(jī)已是一個(gè)成品，在這張物料清單里可以看出，鋁合金升降機(jī)是由哪些零部件組成（如它是有電箱總成、底盤總成、桅桿總成、液壓總成等等一些子件組成）。簡(jiǎn)單的說一個(gè)產(chǎn)品就是由許多個(gè)子

12、件組成。(4)聯(lián)系類型 。在系統(tǒng)主界面，選擇基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理聯(lián)系類型，輸入資料的基本信息，如圖2-1-04-01圖 2-1-04-01 聯(lián)系類型1、聯(lián)系類型設(shè)置同產(chǎn)品類別編碼設(shè)置一致。2、聯(lián)系類型下有三種類型系統(tǒng)已默認(rèn)（供應(yīng)商、客戶、外協(xié)）。圖 2-1-04-02 新建工具欄：新建、建下級(jí)、修改、刪除、保存、取消等等。新建：主要是新建同級(jí)類型，如客戶、供應(yīng)商都是一級(jí)類別，他們就是同級(jí)，如圖2-1-04-03圖 2-1-04-03 聯(lián)系類型同級(jí)注：類型編碼要按照上面所提示的編碼規(guī)則進(jìn)行，如果使用者不按照編碼規(guī)則（如編碼規(guī)則寫著兩位數(shù)據(jù)* ，你寫一位數(shù) *），即按保存鍵時(shí)它會(huì)有一個(gè)錯(cuò)誤的提示，如圖2-

13、1-04-04其他編碼如聯(lián)系類型相同，使用者請(qǐng)注意這一點(diǎn)。(5)往來單位 。在系統(tǒng)主界面，選擇基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理往來單位，輸入資料的基本信息如圖 2-1-052-1-05 往來單位基本信息往來單位收錄了客戶、供應(yīng)商的基本信息，如公司代碼：往來單位編碼。助憶詞、公司名稱、英文名稱、公司地址、送貨地址、法人代表、郵政編碼、公司電話、公司傳真、司郵箱、公司網(wǎng)址、所屬地區(qū)等。說明： 聯(lián)系類型與往來單位的關(guān)系。聯(lián)系類型是對(duì)企業(yè)各類往來單位的分類，往來單位企業(yè)各類往來單位的名稱，（關(guān)系同：產(chǎn)品類別、產(chǎn)品目錄相似）。對(duì)企業(yè)中的往來單位進(jìn)行分類，從供應(yīng)商、客戶、外協(xié)開始，逐級(jí)細(xì)化，如供應(yīng)商還可以按重要程度可分為：主

14、要供應(yīng)商、零星供應(yīng)商等。按地區(qū)可分為：華東地區(qū)、華南地區(qū)等。按供應(yīng)的材料可分為：塑料件供應(yīng)商、五金件供應(yīng)商等。（聯(lián)系類型支持分級(jí)功能）在輸入聯(lián)系類型的基礎(chǔ)上，按照類別輸入其下的往來單位。(6)部門 。在系統(tǒng)主界面，選擇基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理部門，輸入資料的基本信息，如圖2-1-06-012-1-06-01 部門1、部門里面有四個(gè)類別是系統(tǒng)默認(rèn)：管理部門、公司倉庫、生產(chǎn)車間、其他部門。2、管理部門為企業(yè)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)：采購部、銷售部、財(cái)務(wù)部等等。3、公司倉庫為企業(yè)的物料存放地：原料倉、成品倉、半成品倉等等。4、生產(chǎn)車間為企業(yè)的參加生產(chǎn)的各個(gè)車間。部門設(shè)置支持分級(jí)編碼。（與上面的產(chǎn)品類別、聯(lián)系類型類似）注：

15、設(shè)好部門職能，如是參與采購的部門，應(yīng)選擇，圖1-1-07 所示，有些單據(jù)（如采購入庫單）只能選擇有參與采購屬性的部門。其他部門職能類似，如參與銷售的部門，選擇?；A(chǔ)數(shù)據(jù)里面的操作都是基本相同，對(duì)客戶而言也比較容易入手。注：公司倉庫、公司車間，沒有單獨(dú)設(shè)立分開，如圖2-1-06-02倉庫參數(shù)（部門參數(shù)）說明：圖2-1-06-01部門參數(shù)有三個(gè)，如與產(chǎn)品連接、允許負(fù)庫存等。與產(chǎn)品連接：用戶如果選擇，在出入庫單據(jù)中，產(chǎn)品只能存放到指定倉庫。（倉庫與產(chǎn)品的關(guān)聯(lián)在倉庫初始化中設(shè)置）允許負(fù)庫存： 公司倉庫里的原料、 產(chǎn)品倉等如有存在負(fù)庫存的話，點(diǎn)擊如此設(shè)置是為避免客戶在新建單據(jù)中出現(xiàn)負(fù)庫存而不能保存。不參

16、與物料核算：打勾表示，與參與物料核算（與物料核算塊相連）倉庫屬性：它有五個(gè)默認(rèn)的存儲(chǔ)倉，包括存貨倉、檢驗(yàn)倉、廢品倉、現(xiàn)場(chǎng)倉和委外倉，如圖2-1-06-03存貨倉：存放物料的普通倉庫檢驗(yàn)倉：還未經(jīng)檢驗(yàn)的暫時(shí)存放地廢品倉：存放廢品、廢件的倉庫現(xiàn)場(chǎng)倉：一般是指車間委外倉：一般是指外協(xié)(7)雇員 。在系統(tǒng)主界面，選擇基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理雇員，輸入資料的基本信息，如圖2-1-07圖 2-1-07 雇員雇員也就是公司內(nèi)部的員工詳細(xì)檔案，它包括每個(gè)部門的員工資料，資料如2-1-07 所示，員工編號(hào)不能重復(fù)輸入，以上資料必填有：雇員編號(hào)和姓名，其他資料可填可不填，這里根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要。(8)計(jì)量單位 。在系統(tǒng)主界面，

17、選擇基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理計(jì)量單位，如圖 2-1-082-1-08計(jì)量單位也是系統(tǒng)默認(rèn)，如非默認(rèn)的計(jì)量單位可根據(jù)客戶新增或修改已默認(rèn)的單位。(9)倉庫初始化。在系統(tǒng)主界面，選擇倉庫管理初始化倉庫初始化，圖 2-1-092-1-09-01倉庫初始化錄入數(shù)據(jù)倉庫初始化就是使用者啟用系統(tǒng)時(shí)，對(duì)物料的一個(gè)期初數(shù)、期初價(jià)、期初額數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，這些也是使用者啟用系統(tǒng)前的前期工作。注：每選擇一種（如所有產(chǎn)品、當(dāng)前倉庫的產(chǎn)品等）都要“刷新”一下表頭說明：倉庫名稱：在基礎(chǔ)資料里倉庫名稱已做設(shè)置，使用者只在這里選擇需要初始化的倉庫名稱。如圖 2-1-09-022-1-09-02產(chǎn)品類別：顯示指定產(chǎn)品類別下的物料。如圖2-1

18、-09-032-1-09-03所有產(chǎn)品：顯示指定產(chǎn)品類別下的所有產(chǎn)品。當(dāng)前倉庫的產(chǎn)品：顯示指定產(chǎn)品類別下當(dāng)前倉庫已經(jīng)初始化過的產(chǎn)品。當(dāng)前倉庫以及未初始化過的產(chǎn)品：顯示指定產(chǎn)品類別下當(dāng)前倉庫已經(jīng)初始化過的產(chǎn)品和還未被任何倉庫初始化過的產(chǎn)品。上述所講一一輸入各種物料在對(duì)應(yīng)倉庫中的期初數(shù)、期初價(jià)、期初額數(shù)據(jù)，然后再點(diǎn)保存。倉庫初始完畢后，即可正式開帳。2.2用戶管理掌握新用戶組和新用戶的建立掌握用戶的授權(quán)背景用戶管理是對(duì)系統(tǒng)使用者的管理，包括新增用戶、刪除用戶、用戶授權(quán)，在進(jìn)入系統(tǒng)之后，就需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，設(shè)置相應(yīng)的操作人員并賦予適當(dāng)?shù)臋?quán)限，以便系統(tǒng)的操作方便和管理。功能介紹新增用戶、刪除用戶

19、是對(duì)賬套使用者的管理，而用戶授權(quán)是為了系統(tǒng)的安全性，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，對(duì)每一個(gè)用戶進(jìn)行具體權(quán)限的設(shè)置。舉例案例中部門設(shè)置為：銷售部、采購部、生產(chǎn)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、離職部門等。其中各業(yè)務(wù)操作人員及權(quán)限分工如下：用戶組：請(qǐng)參見：實(shí)操案例系統(tǒng)管理用戶組表圖 2-2-01用戶：請(qǐng)參見：實(shí)操案例系統(tǒng)管理用戶表圖 2-2-02用戶操作權(quán)限 :請(qǐng)參見：實(shí)操案例系統(tǒng)管理用戶操作權(quán)限表圖 2-2-03(1)建立用戶組 。在系統(tǒng)主界面，選擇系統(tǒng)管理用戶管理用戶組 ,如圖所示，在“用戶組”中輸入“管理組” ，點(diǎn)擊保存，重復(fù)操作，依次建立案例列表中的其他用戶組，如圖2-2-01圖 2-2-01-01 建立用戶組(

20、2)建立用戶 。在系統(tǒng)主界面，選擇系統(tǒng)管理用戶管理用戶，如圖所示，新建用戶如“管理員”再在基礎(chǔ)上設(shè)置所隸屬的用戶組，如“管理員”隸屬“管理組” ，其他用戶也如同操作，如圖2-2-02，圖 2-2-02-01 建立用戶用戶設(shè)置密碼，在菜單欄上點(diǎn)擊窗口修改口令，如圖所示2-2-02-02圖 2-2-02-02 用戶設(shè)置密碼圖 2-2-02-03 用戶設(shè)置密碼或修改密碼注：使用者只能設(shè)置當(dāng)前登錄用戶的口令。重復(fù)步驟（圖2-2-02），依次添加案例列表中的其他用戶，也只能設(shè)置當(dāng)前登錄用戶的口令。(3)進(jìn)行授權(quán)（用戶）。就以“管理員”為例，選擇系統(tǒng)管理用戶管理用戶操作權(quán)限 ，如圖 2-2-03圖 2-2

21、-03-01 管理員用戶授權(quán)如圖所示1-2-03，管理員是可以全部模塊都可以自行操作，故，所授權(quán)的模塊均可選中。2-2-03-02選好之后，必需按保存，否則剛選的模塊權(quán)限全都無效。除管理員可以擁有所有系統(tǒng)的操作權(quán)，其他則否。如倉庫員，倉庫員那只能負(fù)責(zé)倉庫模塊的權(quán)限，不能跨越其他權(quán)限，如圖 2-2-03-01右半部份， 有寫明所屬模塊，是倉庫的只選倉庫管理進(jìn)行授權(quán)，其他用戶者也如此選擇相應(yīng)模塊進(jìn)行授權(quán)。(4)進(jìn)行授權(quán)（用戶組） 。就以“銷售組” 為例，選擇 系統(tǒng)管理用戶管理用戶操作權(quán)限 ，如圖 2-2-03-022-2-03-02用戶與組操作權(quán)限，這里應(yīng)當(dāng)選“組“，這樣方便于設(shè)置的時(shí)候?qū)τ脩艚M所

22、在的有戶進(jìn)行設(shè)置（例如銷售組，它組所在的用戶有 10 來個(gè)人，只要組設(shè)了權(quán)限，那其余 10 個(gè)人自然也就設(shè)置）。第三章業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)銷售管理系統(tǒng)涉及倉庫方面的出入庫單、采購業(yè)務(wù)及銷售業(yè)務(wù)等，本章主要結(jié)合案例講述了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體處理方法和一些基本的操作。3.1倉庫管理掌握收發(fā)物料的流程學(xué)會(huì)倉庫管理中各種單據(jù)的具體制單過程了解倉庫的相關(guān)報(bào)表背景倉庫管理系統(tǒng)，通過入庫業(yè)務(wù)（采購入庫單、生產(chǎn)入庫單、其他入庫單、銷售退貨入庫單等），出庫業(yè)務(wù)（銷售出庫單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、其他出庫單、采購?fù)素洺鰩靻巍⑸a(chǎn)領(lǐng)料退料單）、倉庫調(diào)撥單，結(jié)合倉庫盤點(diǎn)單，即時(shí)庫存管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對(duì)倉庫管理全程進(jìn)行有效的控制和追

23、綜。實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)倉儲(chǔ)信息管理。舉例(1)因公司需要， 08 年 5 月 3 日，采購人員從寧波三好集團(tuán)有限公司直接購進(jìn)A 主板和 B 主板各 1000個(gè)和 1500 個(gè)，市場(chǎng)含稅價(jià)格每個(gè)為 102 元和 98 元，當(dāng)日貨已到達(dá)并驗(yàn)收入庫。 5 月 10 日，將 300 個(gè) A 主板和 200 個(gè) B 主板含稅價(jià)200 元和 198 元銷售給杭州鋼材有限公司，款已收。(2)6月 19日，從原料倉向半成品倉調(diào)入10個(gè) A 主板。(3)6月 25日從原料倉領(lǐng)出 500 個(gè) A 主板， 400 臺(tái) A 主機(jī)用于生產(chǎn)，350 臺(tái)顯示器等用于電腦，其中用于生產(chǎn)電腦損耗2個(gè) A 主板， 1 臺(tái)主機(jī)， 1

24、臺(tái)顯示器， 6 月 30 日完工入庫，并退回多余的A 主板 50個(gè)。采購入庫單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料采購入庫單圖 3-1-01銷售出庫單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料銷售出庫單圖 3-1-02倉庫調(diào)撥單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料倉庫調(diào)撥單圖 3-1-03生產(chǎn)領(lǐng)料單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料生產(chǎn)領(lǐng)料單圖 3-1-04-01生產(chǎn)領(lǐng)用退料單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料生產(chǎn)領(lǐng)用退料單圖 3-1-05-03倉庫損耗單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例基礎(chǔ)資料倉庫損耗單圖 3-4-05-04(1) 因公司需要， 08 年 7 月 17 日，采購人員從寧波三好集團(tuán)有限公司直接購進(jìn)A 主板和 B 主板各 1000 個(gè)和 150

25、0 個(gè)，市場(chǎng)含稅價(jià)格每個(gè)為 102 元和 98 元，當(dāng)日貨已到達(dá)并驗(yàn)收入庫。于當(dāng)天7 月 17 日，將 300 個(gè) A 主板和 200 個(gè) B 主板含稅價(jià) 200 元和 198 元銷售給杭州鋼材有限公司，款已收。分析：案例中，是一筆采購和銷售業(yè)務(wù)，我們?cè)趥}庫管理中直接通過采購入庫單和銷售出庫單來完成。錄入采購入庫單，購進(jìn)A 主板和 B 主板各 1000 個(gè)和 1500 個(gè)，市場(chǎng)含稅價(jià)格每個(gè)為102 元和 98 元，實(shí)際單價(jià)是87.17949元和 83.76069元，這個(gè)系統(tǒng)里自動(dòng)算出來。如圖3-1-01圖33-1-01-01 錄入采購入庫單1、采購入庫單新建直接按工具欄上的“新建”按紐，或按快

26、捷鍵Ctrl+A2、單子錄完之后直接可按工具欄上的“保存”按紐，或按快捷鍵Ctrl+S3、保存單據(jù)之后進(jìn)行審核，可按工具欄上的“審核”，或按快捷鍵F5（F5 可進(jìn)行審核及反審核功能），例：?jiǎn)螕?jù)進(jìn)行審核：按快捷鍵F5 或點(diǎn)擊工具欄按紐，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框點(diǎn)擊“是”，說明這個(gè)單據(jù)已經(jīng)審核。單據(jù)進(jìn)行反審核： 同樣按快捷鍵F5 或點(diǎn)擊工具欄按紐，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框點(diǎn)擊“是”，說明這個(gè)單據(jù)已經(jīng)反審核。注：用戶做完一些單據(jù)，想清楚的知道如何看已審核和未審核的單據(jù)，故，就要通過快捷鍵F9 來實(shí)現(xiàn)，F(xiàn)9 快捷鍵就是未審核狀態(tài)與已審核狀態(tài)之間的切換注：采購入庫單旁邊有一個(gè)單據(jù)附件，這個(gè)功能主要便于使用者方便存放相關(guān)

27、采購方面的資料如圖 3-1-01-02圖 3-1-01-02 附件窗體4、窗體設(shè)計(jì)器說明：點(diǎn)擊菜單欄上窗口按紐，如圖3-1-01-03用戶可以自己設(shè)置表頭欄上各個(gè)參數(shù)：如倉庫名稱、部門名稱等設(shè)計(jì)前：如圖3-1-01-04設(shè)計(jì)后：如圖3-1-01-05用戶也可以按照自己需要設(shè)計(jì)哪些參數(shù)填，哪些參數(shù)不必填，如圖：3-1-01-06注：如果用戶已選好哪些參數(shù)必填，那么在保存單據(jù)時(shí)不能某個(gè)參數(shù)沒填，這樣會(huì)導(dǎo)致該據(jù)不能保存，系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)跳出對(duì)話框，如圖 3-1-01-07圖 3-1-01-085、選擇物品編碼時(shí)有兩種選法：如方法一：在 物品編碼 欄中直接輸入物品編碼，如倉庫名稱編號(hào)為002，故直接用手工輸

28、入跳出原料倉，如圖3-1-01-093-1-01-09方法二：在 物品編碼 欄中按 F2或者點(diǎn)擊輔助窗體圖標(biāo)，出現(xiàn)物料對(duì)話框，圖3-1-01-103-1-01-10選擇物品欄 位 功能介紹：查詢：在查詢框內(nèi)輸入可模糊查詢列的數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)的一部分, 便能找到符合條件的數(shù)據(jù)。（可模糊查詢列，可以用 Ctrl+Shift+E進(jìn)行自行設(shè)置，不宜設(shè)置過多，以免影響查找速度）。如圖3-1-01-11 過濾：過濾與查詢的區(qū)別在于，查詢找到了符合條件的數(shù)據(jù)之后，別的數(shù)據(jù)還是顯示在窗口上的。而過濾是僅顯示符合條件的數(shù)據(jù)。還是以“直柄麻花鉆頭”為例，在查詢框內(nèi)輸入“直柄麻花鉆頭”，然后將“過濾”打上勾，如圖3-1-

29、01-12圖 3-1-01-12 過濾產(chǎn)品類別：按下拉鍵，選擇自己想要看的物料，該產(chǎn)品類別就是在前面基礎(chǔ)資料里輸好的類別名稱。 產(chǎn)品來源：它在上述基礎(chǔ)資料產(chǎn)品目錄里說詳細(xì)介紹過，主要包括采購件、廠內(nèi)制造件、外協(xié)制造件，使用者可根據(jù)自己需要來選擇物料，如按采購件，則全部跳出采購件的物料，其他兩個(gè)也如此。注：其他單據(jù)都有上述所說的功能6、單據(jù)打印預(yù)覽及打印機(jī)設(shè)置單據(jù)填完之后，在工具欄點(diǎn)擊預(yù)覽按紐，就以上述采購入庫單為例，如圖3-1-01-13這就是采購入庫單的打印文件。注：打印單據(jù)時(shí)要設(shè)置打印機(jī)的格式，流程如下：點(diǎn) 擊 屬性 打印先首選項(xiàng) 高級(jí) 紙張/輸出 Hz210*197即可。銷售時(shí)，在倉庫管

30、理中直接錄入銷售出庫單，保存并審核，其功能跟上述采購入庫單相同，如圖3-2-01圖33-2-01 銷售出庫單(2)6 月 19 日，從原料倉向半成品倉調(diào)入10 個(gè) A 主板。分析：調(diào)撥業(yè)務(wù)可能直接通過倉庫調(diào)撥單來完成，6 月 19 日從原料倉調(diào)入10 個(gè) A 主板到半成品倉，首先進(jìn)入倉庫模塊，點(diǎn)擊調(diào)撥單，進(jìn)入調(diào)撥單錄入窗口，錄入調(diào)入倉庫和調(diào)出倉庫，必需要輸入調(diào)出和調(diào)入的數(shù)量，保存并審核，如圖3-1-03圖3-1-03 錄入倉庫調(diào)撥單(3)6 月 25 日從原料倉領(lǐng)出500個(gè) A 主板， 400 臺(tái) A主機(jī)用于生產(chǎn)，350 臺(tái)顯示器等用于電腦，其中用于生產(chǎn)電腦損耗2個(gè) A 主板， 1 臺(tái)主機(jī)，1

31、 臺(tái)顯示器，6 月30 日完工入庫，并退回多余的A 主板50 個(gè)。a 、生產(chǎn)領(lǐng)料是企業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，不同倉庫的領(lǐng)料不能制作在同一張領(lǐng)料單上，選擇倉庫管理生產(chǎn)領(lǐng)料單，按照案例要求我們要制作2 張領(lǐng)料單，分別從原料倉和半成品倉發(fā)料，如圖3-1-04-01圖3-1-04-01 錄入生產(chǎn)領(lǐng)料單（主板）b、退回到倉庫的 A 主板 50 個(gè)，直接做一張生產(chǎn)領(lǐng)用退料單，如圖3-1-04-033-1-04-03 生產(chǎn)領(lǐng)用退料單c、用于生產(chǎn)電腦損耗2 個(gè)A 主板，1 臺(tái)主機(jī)， 1 臺(tái)顯示器，直接填2張倉庫，道理同生產(chǎn)領(lǐng)料單一樣，不同產(chǎn)品不能在同一張單據(jù)里面錄入，在此我們就填一張損耗2 個(gè) A 主板，如圖3-4

32、-01-043-1-04-04 錄入倉庫損耗單3.2采購與供應(yīng)商管理掌握采購物料各種業(yè)務(wù)的具體操作背景采購與供應(yīng)商管理系統(tǒng)是通過采購申請(qǐng)單采購訂單采購進(jìn)貨單采購?fù)素泦?，?duì)采購物流全過程進(jìn)行有效的控制和管理，實(shí)現(xiàn)完善企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。功能介紹采購與供應(yīng)商管理系統(tǒng)幫助采購人員控制并完成物料從采購申請(qǐng)單、采購下達(dá)至到貨接收的全部過程，可有效的監(jiān)控采購的實(shí)施。舉例采購與供應(yīng)商管理系統(tǒng)里面的步驟都是連續(xù)進(jìn)行的，如生產(chǎn)部在生產(chǎn)物料時(shí)發(fā)現(xiàn)該物料不足下達(dá)申請(qǐng)單后，采購人員第二步緊接著做采購訂單，訂單下達(dá)完成之后采購人員要去采購物料，如例子因生產(chǎn)需要，生產(chǎn)部下達(dá)需采購部主板 1000 個(gè)，內(nèi)存 1500 個(gè)

33、，風(fēng)扇 500 個(gè)。僅需要一個(gè)例子就可以說明采購管理的整個(gè)系統(tǒng)。采購申請(qǐng)單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例采購與供應(yīng)商管理采購申請(qǐng)單圖 3-2-01采購訂單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例采購與供應(yīng)商管理采購訂單圖 3-2-02采購進(jìn)貨單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例采購與供應(yīng)商管理采購進(jìn)貨單圖 3-2-03采購?fù)素泦危赫?qǐng)參見：實(shí)操案例采購與供應(yīng)商管理采購?fù)素泦螆D 3-2-04(1) 因生產(chǎn)需要，生產(chǎn)部下達(dá)需采購部主板1000 個(gè)，內(nèi)存 1500 個(gè)，風(fēng)扇 500 個(gè)。第一步：首先生產(chǎn)部需主板 3000 個(gè)，內(nèi)存 1500個(gè)，風(fēng)扇 900 個(gè)，先由提出采購申請(qǐng)的部門填一張采購申請(qǐng)單，如圖 3-2-01圖 3-2-01 采購申請(qǐng)單第二

34、步：采購申請(qǐng)單經(jīng)審批之后下達(dá)給采購部，由采購員下達(dá)采購訂單訂貨。采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議，主要包括采購什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時(shí)間到貨、到貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等，如圖3-2-02圖 3-2-02 采購訂單注：填寫訂單時(shí)，可通過選單來完成，不需重新輸入。第三步：物料到達(dá)企業(yè)后，填制入庫單（進(jìn)貨單）。如圖 3-2-03圖 3-2-03 采購進(jìn)貨單（采購入庫單）第四步：如果發(fā)現(xiàn)已入庫的貨物因質(zhì)量等因素要求退貨，那么對(duì)普通采購業(yè)務(wù)進(jìn)行退貨單處理。如圖3-2-04圖 3-2-04 采購?fù)素泦?.3銷售與客戶管理熟悉銷售的各種業(yè)務(wù)掌握銷售物料各種業(yè)務(wù)的具體操作背景銷售與客

35、戶管理系統(tǒng)是通過銷售訂單銷售發(fā)貨申請(qǐng)單銷售發(fā)貨單銷售退貨申請(qǐng)單銷售退回單，對(duì)銷售全過程進(jìn)行有效控制和追蹤，實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)管理理信息。功能介紹銷售管理系統(tǒng)作為企業(yè)運(yùn)作中的一個(gè)重要部分，與其他模塊有著緊密的聯(lián)系，一起共同組成完整的企業(yè)管理信息。舉例銷售管理系統(tǒng)跟采購管理系統(tǒng)類似， 他們的的步驟都是連續(xù)進(jìn)行的， 企業(yè)接到客戶單位的銷售合同后要選單銷售訂單，貨物生產(chǎn)完畢后，便可以發(fā)貨了。填寫銷售發(fā)貨申請(qǐng)單，通過審核之后，從倉庫發(fā)貨，填寫銷售發(fā)貨單等，這些步驟都是接著進(jìn)行， 例子：公司將已完工的500 臺(tái)聯(lián)想和 250 臺(tái)華碩銷售給上海的一家大型企業(yè)，此銷售過程就需3 個(gè)步驟完成。銷售訂單：請(qǐng)參見：實(shí)操

36、案例銷售與客戶管理銷售訂單圖 3-3-01銷售發(fā)貨申請(qǐng)單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例銷售與客戶管理銷售發(fā)貨申請(qǐng)單圖 3-3-02銷售發(fā)貨單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例銷售與客戶管理銷售發(fā)貨單圖 3-3-03銷售退回單：請(qǐng)參見：實(shí)操案例銷售與客戶管理銷售退回單圖 3-3-04公司將已完工的 500 臺(tái)聯(lián)想和 250 臺(tái)華碩銷售給上海的一家大型企業(yè)，第一步：首先要下達(dá)一張銷售訂單，如圖3-3-01如圖 3-3-01 銷售訂單銷售訂單是反映由購銷雙方確認(rèn)的客戶要貨需求的單據(jù)。對(duì)于追求對(duì)銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化管理的工商企業(yè)而言，銷售業(yè)務(wù)的進(jìn)行，須經(jīng)歷一個(gè)由客戶詢價(jià)、銷售業(yè)務(wù)部門報(bào)價(jià)，雙方簽定購銷合同（或達(dá)成口頭購銷協(xié)議）的過

37、程。訂單作為合同或協(xié)議的載體而存在，成為銷售發(fā)貨的日期、貨物明細(xì)、價(jià)格、數(shù)量等事項(xiàng)的依據(jù)。企業(yè)根據(jù)銷售訂單組織貨源，并對(duì)訂單的執(zhí)行進(jìn)行管理、控制和追蹤。在先發(fā)貨后開票業(yè)務(wù)模式下，發(fā)貨單可以根據(jù)銷售訂單開據(jù)；在開票直接發(fā)貨業(yè)務(wù)模式下，銷售發(fā)票可以根據(jù)銷售訂單開據(jù)。第二步：填寫銷售發(fā)貨申請(qǐng)單，如圖3-3-02圖 3-3-02 銷售發(fā)貨申請(qǐng)單注：銷售發(fā)貨單及下面的銷售都可通過選單進(jìn)行操作第三步：是由銷售申請(qǐng)單批準(zhǔn)后，銷售部正試下達(dá)發(fā)貨單，發(fā)圖3-3-03圖 3-3-03 銷售發(fā)貨單第四步：是發(fā)貨單的逆向處理業(yè)務(wù)單據(jù)。它反映的是客戶因貨物質(zhì)量、品種、數(shù)量不符合規(guī)定要求而將已購貨物退回給本單位的業(yè)務(wù)。和

38、發(fā)貨單一樣，退貨單可以與銷售訂單相關(guān)聯(lián)。在先發(fā)貨后開票業(yè)務(wù)模式下,退貨單經(jīng)審核后，增加倉庫庫存，如圖3-3-04圖 3-3-04 銷售退回單第四章報(bào)表查詢4.1查詢報(bào)表了解相關(guān)倉庫報(bào)表的功能了解相關(guān)采購報(bào)表的功能了解相關(guān)銷售報(bào)表的功能背景倉庫報(bào)表包括：庫存明細(xì)三欄帳、庫存日?qǐng)?bào)表三欄帳、庫存月報(bào)表三欄帳、出入庫匯總表等。采購報(bào)表包括：采購申請(qǐng)單流水帳、采購訂單流水帳、采購進(jìn)貨單流水帳、供應(yīng)商未到貨查詢等報(bào)表。銷售報(bào)表包括：銷售訂單流水帳、銷售發(fā)貨單流水帳、銷售訂單發(fā)貨查詢表、銷售日?qǐng)?bào)表等。功能介紹庫存明細(xì)三欄帳：以三欄帳形式顯示在某一段時(shí)間內(nèi)，某一個(gè)物料的出入庫及結(jié)存情況。雙擊可進(jìn)入實(shí)體單據(jù)。庫

39、存日?qǐng)?bào)三欄帳：顯示選定日期倉庫的進(jìn)出存情況庫存月報(bào)三欄帳：顯示選定會(huì)計(jì)期間倉庫的進(jìn)出存情況，雙擊可進(jìn)入庫存明細(xì)三欄帳，詳細(xì)查看，每種物料的出入庫情況。出入庫匯總表：以匯總的形式顯示選定時(shí)間段內(nèi)所有出入庫操作。舉例下面就看一下庫存日?qǐng)?bào)表三欄帳、庫存月報(bào)表三欄帳、出入庫流水帳、庫存明細(xì)三欄帳、出入庫匯總表的操作，及報(bào)表打印設(shè)置、報(bào)表格式設(shè)置及報(bào)表打印預(yù)覽。庫存日?qǐng)?bào)表：請(qǐng)參見：實(shí)操案例報(bào)表查詢庫存日?qǐng)?bào)表圖 4-1-01庫存月報(bào)表：請(qǐng)參見：實(shí)操案例報(bào)表查詢產(chǎn)品目錄表圖 4-1-02庫存明細(xì)表：請(qǐng)參見：實(shí)操案例報(bào)表查詢聯(lián)系類型表圖 4-1-03報(bào)表的格式有兩種形式（1）報(bào)表?xiàng)l件輸入窗體與報(bào)表內(nèi)容輸出窗體

40、分開，如圖 4-1-01-01圖 4-1-01-01 庫存日?qǐng)?bào)表三欄式（條件輸入）單擊 確定 或按 Enter鍵出現(xiàn)報(bào)表窗體：如圖4-1-01-024-1-01-02 庫存日?qǐng)?bào)表三欄賬庫存日?qǐng)?bào)表里頭包括了上日結(jié)存（數(shù)量、金額）；庫存增加（本日、本月）；庫存減少（本日、本月）；庫存調(diào)整（本日、本月）；本日結(jié)存（數(shù)量、金額），日?qǐng)?bào)表就可很清楚的看到本日增加，本日減少和本日的結(jié)存數(shù)和金額。庫存月報(bào)表三欄賬， 如圖 4-1-02-01圖 4-1-02-01 庫存月報(bào)表三欄賬（條件輸入）單擊 確定 或按 Enter鍵出現(xiàn)報(bào)表窗體：如圖4-1-03-014-1-02-02庫存月報(bào)表三欄賬庫存月報(bào)表三欄賬包

41、括上月結(jié)存（數(shù)量、單價(jià)、金額）；本月入庫（數(shù)量、單價(jià)、金額）；本月結(jié)存（數(shù)量、單價(jià)、金額），月報(bào)表就可很清楚的看到本月入庫、出庫、結(jié)存的數(shù)量、單價(jià)、金額。注：庫存月報(bào)表三欄賬有一個(gè)最大的優(yōu)勢(shì)，就是雙擊月報(bào)表中的某一種物料，它就是進(jìn)入到該物料的明細(xì)賬，再從該明細(xì)賬雙擊進(jìn)入到該單據(jù)，這樣可以方便的查看或修改某張單據(jù)。（ 2）報(bào)表?xiàng)l件輸入窗體與報(bào)表內(nèi)容輸出窗體合并（庫存明細(xì)賬）， 如圖 4-1-04-014-1-03-01庫存明細(xì)賬庫存明細(xì)賬進(jìn)去之后一定要選條件，否則數(shù)據(jù)不能列來，必選的只有一個(gè)“會(huì)計(jì)期間” ，選“會(huì)計(jì)期間” 后，庫存的全部出入庫都會(huì)列出來，如使用者想再細(xì)一點(diǎn)的話，可選條件 “倉庫名稱” 、“產(chǎn)品類別”等1、報(bào)表格式設(shè)置（例舉庫存明細(xì)賬）根據(jù)特殊需要，右擊報(bào)表中的選擇顯示列，數(shù)據(jù)匯總，對(duì)齊方式等可以自行設(shè)計(jì)，如圖4-1-04-02圖 4-1-03-02 是否顯示 ：列是否在報(bào)表中顯示。 是否分組 ：是否依照列在報(bào)表中顯示小計(jì)。如：在 單據(jù)編號(hào) 列的小計(jì)欄中打勾。報(bào)表窗體變?yōu)椋簣D 4-1-03-03 是否小計(jì) ：該列數(shù)據(jù)，是否進(jìn)行小計(jì)、合計(jì) 是否合并 ：報(bào)表臨近的相同數(shù)據(jù)，是否合并 排序 ：列數(shù)據(jù)的排序