物業(yè)管理部文件管理制度資料

1、物業(yè)管理部文件管理制度物業(yè)管理部文件管理制度第一條 總則為確保文件管理正常、順利進行，促進公司管理工作的效率，特制定本辦法。所謂”文件”，是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀(jì)要、規(guī)定、報表等。文件的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送由行政部負(fù)責(zé)。第二條 文件的類別絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文件。機密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。普通。指非機密文件。第三條 外來文件的收發(fā)及處置外來文件全部由行政部接收，在 外來文件收發(fā)簿中登記，填寫文件處理標(biāo)簽由總經(jīng)理批示后，下發(fā)相關(guān)部門處理，行政部在處理時按下列要點處置。一般文件予以啟封，

2、分送各部門。私人文件不必開啟，直接送收件人。分送各部門的文件若有差錯，必須立即退回行政 部。普通文件的處理原則由部門負(fù)責(zé)人以上人員負(fù)責(zé)對文件進行審閱、回 答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文件進 行具體處理。如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主 管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。各種有關(guān)聯(lián)的事項，必須與各部門商議后方能予 以處置。機密文件的處理原則機密文件原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。指名或親啟文件，原則上應(yīng)在封面上注明文件所 涉及事項的要點和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。到達的指名或親啟文件，原則上由文件上所指明 的部門負(fù)責(zé)人或個人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主 管在職務(wù)上有

3、權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第四條 內(nèi)部文件的制發(fā)各部門因工作業(yè)務(wù)需要下發(fā)文件時，由部門擬訂文件交行政部，由行政部統(tǒng)一格式編號擬定文件審批表交相關(guān)部門會簽，由總經(jīng)理審批后下發(fā)。文件編號規(guī)則公司文件：涉及公司重大經(jīng)營決策、規(guī)章制度、人事變動等事宜，均以公司文件下發(fā)。編號規(guī)則：皖國購司字（XX XX） 000號（XX XX為發(fā)文年號，000為發(fā)文流水號） ?？偨?jīng)理辦公室文件：臨時的通知等以辦公室文件下發(fā)，編號規(guī)則：皖國購辦字（XXXX） 000號（XXXX為發(fā)文年號，000為發(fā)文流水號）。會議紀(jì)要：凡公司會議形成的重大決定均應(yīng)以會議紀(jì)要形式下發(fā)，編號規(guī)則為：*購紀(jì)字（X X X X）0

4、00號（XXXX為發(fā)文年號，000為發(fā)文流水號）。記錄表格：各部門使用的紀(jì)錄表格在初次使用前必須到行政部進行編號，無編號的表格不允許在部門之間流轉(zhuǎn)。編號規(guī)則：Q/GG-X X -001流水號 部門代碼記錄前綴例如：行政部代碼 xz,物業(yè)部代碼 wy財務(wù)部代碼CW 電腦部代碼DN等。文件的受控：為確保下發(fā)文件在適用的場所使用和對密級的控制，必須對下發(fā)文件進行控制，控制其分發(fā)場所。公司所有下發(fā)文件必須有密級標(biāo)識和文件受控號。受控章形：文件下發(fā)需要在使用部門留存的文件必須以紙質(zhì)文件或電子文件下發(fā)，下發(fā)時各部門必須在文件簽收簿簽收登記。不需要在使用部門留存的，在文件正本上附文件傳閱表交相關(guān)部門傳閱，文

5、件被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文件傳閱表上填寫閱覽后的意見。文件存檔公司的外來文件和內(nèi)部文件在處置完畢后一個工作日必須交檔案室存檔，否則將追究相關(guān)人員的責(zé)任。各部門指定一名工作人員管理部門的文件，公司下發(fā)的文件各部門必須完整保存，行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況，發(fā)現(xiàn)公司機密性文件使用、保存不當(dāng)或遺失，將追究文件管理人員的責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)對每年的文件進行整理，集中封存。文件查閱原則上部門查閱文件，應(yīng)在部門查閱，檔案室不接受查閱。因工作或業(yè)務(wù)需要，查閱公司機密性文件，應(yīng)辦理文件查閱審批手續(xù)后，方可在檔案室查閱。第五條 執(zhí)行時間此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，由行