文檔移交與保管管理制度

1、 FORMTEXT 文檔移交交與保管管管理辦辦法 FORMTEXT 編號(hào)：GGDHiiPALL-DCCC-PP2-0004版 本 號(hào)： FORMTEXT 00所屬體系系： FORMTEXT 行政管管理編寫部門門： FORMTEXT 人力資資源及行行政部生效日期期：200 FORMTEXT xx年 FORMTEXT xx月 FORMTEXT xx日目 錄TOC o 1-1 h z u HYPERLINK l _Toc286929753 1目的 PAGEREF _Toc286929753 h 33 HYPERLINK l _Toc286929754 2適用范范圍 PAGEREF _Toc28692

2、9754 h 3 HYPERLINK l _Toc286929755 3編制依依據(jù) PAGEREF _Toc286929755 h 3 HYPERLINK l _Toc286929756 4釋義 PAGEREF _Toc286929756 h 33 HYPERLINK l _Toc286929757 5職責(zé)分分工 PAGEREF _Toc286929757 h 4 HYPERLINK l _Toc286929758 6文檔的的移交 PAGEREF _Toc286929758 h 55 HYPERLINK l _Toc286929759 7文件的的保管利利用 PAGEREF _Toc286929

3、759 h 144 HYPERLINK l _Toc286929760 8附則 PAGEREF _Toc286929760 h 116 HYPERLINK l _Toc286929761 9修改日日志 PAGEREF _Toc286929761 h 177目的為了確保保公司文檔檔及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)收收集整理理歸檔并并移交，有效地地為建設(shè)設(shè)、運(yùn)營(yíng)營(yíng)和管理理提供查查詢利用用，特制制定本管管理辦法法。適用范圍圍該辦法適適用于公公司各部部門文檔檔的交接接、保存存及利用。編制依據(jù)據(jù)文檔管管理基本本制度，GDDHiPPAL-DCCC-P11-0001，Revv. 00。文檔管管理辦法法，GDDHiPP

4、AL-DCCC-P22-0001,Revv. 00。保密工工作管理理辦法，GDDHiPPAL-ADMMPA-P2-0011。資料室室管理辦辦法，GDHHiPAAL-DDCC-P2-0033,Revv. 00。會(huì)計(jì)檔檔案管理理辦法, GDDFC-ACCC-P22-0007,Revv. 00。合同采采辦文檔檔管理辦辦法, GDDCP-CP-P2-0066,Revv. 00。國(guó)家重重大項(xiàng)目目建設(shè)項(xiàng)項(xiàng)目文件件歸檔要要求與整整理規(guī)范范，DA/T 228-220022。釋義文檔：指指文件和和檔案，文件是是檔案的的基礎(chǔ)，是公司司在各項(xiàng)項(xiàng)活動(dòng)和和處理事事務(wù)中形成成的各種種形式的的信息記記錄；檔檔案是公公司歷史

5、史發(fā)展和和在各項(xiàng)項(xiàng)活動(dòng)中中直接形形成的有有價(jià)值的的各種形形式的真真實(shí)歷史史記載。移交：指指各部門門將工作作活動(dòng)實(shí)實(shí)施過程程中形成成的各項(xiàng)項(xiàng)最終資資料移交交給DCCC和DDCC按按有關(guān)規(guī)規(guī)定把公公司重大大項(xiàng)目竣竣工資料料移交給給深圳市市檔案管管理機(jī)構(gòu)構(gòu)。綜合管理理檔案：由公司司在行政政管理事事務(wù)活動(dòng)動(dòng)中產(chǎn)生生的各類類重要性性及其它它具有利用用價(jià)值的的文件。包括公公司章程程、合同同、原則則協(xié)議、各類證證件、重重要性請(qǐng)請(qǐng)示、批批復(fù)、董董事會(huì)文文件、會(huì)會(huì)議紀(jì)要要等管理理性文件件。會(huì)計(jì)檔案案：公司司在經(jīng)濟(jì)濟(jì)管理活活動(dòng)中產(chǎn)產(chǎn)生的會(huì)會(huì)計(jì)憑證證、會(huì)計(jì)計(jì)帳簿和和各類報(bào)報(bào)表等具有有保存價(jià)價(jià)值并作作為歷史史記錄保保

6、存的會(huì)會(huì)計(jì)核算算的專業(yè)業(yè)檔案。科技檔案案：公司司在基本本建設(shè)和和生產(chǎn)等等項(xiàng)目及及改擴(kuò)建項(xiàng)項(xiàng)目中形形成的，有利用價(jià)值的的投資計(jì)計(jì)劃、設(shè)設(shè)計(jì)、施施工、竣竣工及維維護(hù)等活活動(dòng)中形形成的圖圖紙、圖圖表、文文字材料料、計(jì)算算材料、聲像材材料等文文件。聲像材料料檔案：公司在在各項(xiàng)工工作和活活動(dòng)中直直接形成成、具有有保存價(jià)價(jià)值，并并主要以磁磁磁性材材料或感感光材料料為載體體、以音音像為主主要反映映方式的的記載，包括照照片、錄錄音、錄錄像制品品、影視視片以及及相應(yīng)的的說明文文字。檔案保管管期限：指以年年為單位位,將已鑒鑒定且需需保存的的文件給給出的特特定保管年限。檔案保管管期限表表：指已鑒鑒定且需需保存的的文

7、件檔檔案的匯匯總表。永久保存存：指對(duì)公司司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等等有長(zhǎng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)利用價(jià)價(jià)值的文文件。定期保存存：指較短時(shí)時(shí)間內(nèi)對(duì)對(duì)公司生生產(chǎn)、經(jīng)經(jīng)營(yíng)等有有參考利利用價(jià)值值的文件件。原件：指指最初產(chǎn)產(chǎn)生的區(qū)區(qū)別于復(fù)復(fù)制件簽簽章生效效的原始文件件。復(fù)印件：指與原原件內(nèi)容容相同的的復(fù)制品品。案卷：指指由互有有聯(lián)系的的若干文文件組合合成的檔檔案保管管單位。立卷：指指將若干干文件按按照形成成規(guī)律和和有機(jī)聯(lián)聯(lián)系組成成案卷的的過程。案卷目錄錄：指以全全宗為單位位登記案卷卷的提名名及其他他特征并并按案卷卷號(hào)次序序編排而而成的一一種檔案案目錄。卷內(nèi)目錄錄，登記記卷內(nèi)文文件提名名和其他他特征并并固定文文件排列列次序的的表格

8、，排列在卷卷內(nèi)文件件之前。卷內(nèi)備考考表，卷卷內(nèi)文件件狀況的的記錄單單，排列列在卷內(nèi)內(nèi)文件之之后。職責(zé)分工工文控中心心制定公司司文檔歸檔及整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等等有關(guān)規(guī)規(guī)章制度度。監(jiān)督、指指導(dǎo)、檢檢查各部部門文件件的形成成、積累累工作。根據(jù)本辦辦法對(duì)文文檔進(jìn)行行接收、保管和和向業(yè)務(wù)務(wù)部門提提供利用用。負(fù)責(zé)向相相關(guān)檔案案部門移移交檔案案。業(yè)務(wù)部門門負(fù)責(zé)收集集、積累累、整理理、歸檔檔本部門門產(chǎn)生的的文檔，確保保文檔的完整整性和系統(tǒng)性性。專兼職文文控應(yīng)負(fù)負(fù)責(zé)累積積形成的的文檔，并對(duì)對(duì)歸檔文文檔的的完整整、準(zhǔn)確確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)責(zé)。負(fù)責(zé)對(duì)制制成文檔檔的材料料質(zhì)量負(fù)負(fù)責(zé)，確確保文檔檔利于長(zhǎng)長(zhǎng)久保存存，圖

9、文文字跡清晰等。專兼職文文控按照照文控中中心歸檔檔要求整整理和移移交。項(xiàng)目部文文控配合合文控中中心向檔檔案部門門移交檔檔案。文檔的移移交文檔歸檔檔范圍反應(yīng)公司司在生產(chǎn)產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)營(yíng)、管理理等活動(dòng)動(dòng)中形成成并具有有保存價(jià)價(jià)值的文文件均應(yīng)應(yīng)納入歸歸檔范圍圍。具體體歸檔范范圍詳見見附件11文件件歸檔范范圍和保保存期限限表。文檔的收收集凡是公司司在工作作活動(dòng)中中形成或或使用的的、辦理理完畢的的，對(duì)今今后工作作有查考考利用價(jià)價(jià)值的文文件、證證書、各各種記錄錄以及各各種圖表表、照片片、聲像像材料等等都應(yīng)齊齊全完整整地收集集。在收收集過程程中各部部門專兼兼職文控控要注意意以下事事項(xiàng)：文件齊全全完整，確保收收集的

10、文文件完整整、準(zhǔn)確確、系統(tǒng)統(tǒng)，確保文文件的附附件齊全，與與文件相相配套的的其他載載體形式式的資料料齊備；確保文件件的簽批完整整，簽發(fā)發(fā)手續(xù)完完備；收集的文文件原則則上應(yīng)為為原件，如無(wú)原原件的可可將具有有利用價(jià)價(jià)值的復(fù)復(fù)制件歸歸檔；文件材料料，文件的的制作和和書寫材材料應(yīng)當(dāng)當(dāng)益于長(zhǎng)長(zhǎng)久保存存。要選選用碳素素墨水等等符合存存檔要求求的書寫寫材料，不得使使用鉛筆筆、圓珠珠筆、純純藍(lán)墨水水、紅墨墨水等；聲像、電電子文件件等載體體形態(tài)的的文件應(yīng)應(yīng)與其文文字說明明一并歸歸檔，并并確保電電子文件件可讀、清晰、無(wú)病毒毒。文檔的整整理總則文檔整理理是檔案案保管和和利用的的重要基基礎(chǔ)環(huán)節(jié)節(jié)，須對(duì)對(duì)收集的的文件進(jìn)進(jìn)

11、行條理化、系統(tǒng)化化的整理理、分類類、排列列與編目目。文檔歸檔整整理分類類方法可可根據(jù)文文件實(shí)際際可操作作性按照照年度分分類整理理、性質(zhì)質(zhì)分類整整理或工工程項(xiàng)目目分類整整理。文檔整理理案卷類類別主要要包括綜綜合管理理類、合合同類、財(cái)務(wù)類類、設(shè)計(jì)計(jì)類、聲像類、竣工資資料類等等。文檔檔整理原原則先劃劃分文檔檔案卷類類別，再再劃分文文件類別別，然后后根據(jù)實(shí)實(shí)際可操操作性按按照年度度、性質(zhì)質(zhì)或工程程項(xiàng)目類進(jìn)進(jìn)行歸檔檔整理。文檔組卷卷時(shí)所需需的檔案盒盒、卷皮皮均由文控控中心統(tǒng)統(tǒng)一提供供。根據(jù)實(shí)際際文檔組組卷的需需求，可可選擇“6.33 文檔檔的整理理”中不同同形式的整理方方式。本細(xì)則“6.33 文檔檔的整

12、理理”中規(guī)定定的文檔檔整理要要求只針針對(duì)移交交公司的檔案，移交相相關(guān)檔案案部門時(shí)時(shí)，應(yīng)按按照相關(guān)關(guān)檔案部部門的組組卷要求求整理。按照年度度分類整整理總則按照文件件類型對(duì)對(duì)形成文件件的年度進(jìn)進(jìn)行劃分分，此分分類一般般適用于于綜合管理理類文件件的歸檔檔。比如如收發(fā)文文件、會(huì)會(huì)議文件件、周月月報(bào)、會(huì)會(huì)計(jì)類檔檔案等。整理方法法案卷類別別 年度度 - 文件類類型 案卷卷號(hào)。組件要求求件，為歸歸檔文件件的整理理單位，一般以以每份文文件為一一件。將將收集的的文件按照照文件的的時(shí)間順順序或文文件流水水號(hào)進(jìn)行行排列。對(duì)于上級(jí)級(jí)的批復(fù)復(fù)與本級(jí)級(jí)的請(qǐng)示示、本級(jí)級(jí)的批復(fù)復(fù)與下級(jí)級(jí)的請(qǐng)示示、正文文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件件與被轉(zhuǎn)

13、轉(zhuǎn)發(fā)件、正本與與底稿、原件與與復(fù)制件件、多種種文字形形成的同同一文件件等等；排列時(shí)時(shí)應(yīng)批復(fù)復(fù)在前，請(qǐng)示在在后；正正文在前前，附件件在后；正本在在前，定定稿在后后須作為為一件排排列在一一起?！耙患奔从芍髦黧w文件件和主體體文件關(guān)關(guān)聯(lián)的附附件為一一件。編編目時(shí)也也應(yīng)視為為一個(gè)條條目。卷盒中每每件文件用用A4塑料料袋裝訂訂，一盒為為一卷，每卷中中的文件件按照文件件編號(hào)或或時(shí)間順順序排列列進(jìn)行編編目。卷內(nèi)目錄錄應(yīng)包括括序號(hào)、單位、文號(hào)、題名、日期、備注等等信息。卷內(nèi)備考考表要標(biāo)標(biāo)明卷內(nèi)內(nèi)文件的的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，數(shù)量，說明組組卷情況況，如立卷人人，檢查查人，立立卷時(shí)間間等；卷卷內(nèi)備考考表排列列在卷內(nèi)內(nèi)文件之

14、之后。不同類別別的歸檔檔文件分分別裝盒盒，同一一類別的的可分裝裝幾盒，不同類類別的不能能混裝一一盒。不同年度度的歸檔檔文件不不能放入入同一盒盒內(nèi)。檔案盒的的封面及及背脊應(yīng)應(yīng)包括類類別、案案卷名稱稱、年度度、起止止號(hào)、保保管期限等等信息。按文檔性性質(zhì)分類類整理總則按照文件件內(nèi)容所所涉及的的性質(zhì)進(jìn)進(jìn)行的劃劃分。此此分類一般般適用于于證書類類文件、批復(fù)類類文件、報(bào)告類類文件、政策程程序、合合同類文文件等文文件。整理方法法案卷類別別 - 文件類類別案卷號(hào)。組件要求求件，為歸歸檔文件件的整理理單位，一般以以每份文文件為一一件。將將收集的的文件按照照文件號(hào)號(hào)進(jìn)行排排列。對(duì)于上級(jí)級(jí)的批復(fù)復(fù)與本級(jí)級(jí)的請(qǐng)示示、

15、本級(jí)級(jí)的批復(fù)復(fù)與下級(jí)級(jí)的請(qǐng)示示、正文文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件件與被轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)件、正本與與底稿、原件與與復(fù)制件件、多種種文字形形成的同同一文件件等等；排列時(shí)時(shí)應(yīng)批復(fù)復(fù)在前，請(qǐng)示在在后；正正文在前前，附件件在后；正本在在前，定定稿在后后須作為為一件排排列在一一起?！耙患奔从芍髦黧w文件件和主體體文件關(guān)關(guān)聯(lián)的附附件為一一件。編編目時(shí)也也應(yīng)視為為一個(gè)條條目。卷盒中每每件文件件用A44塑料袋袋裝訂，對(duì)于裝裝訂成冊(cè)冊(cè)的文件件進(jìn)行編編碼后可直直接存放放在卷盒盒中，一一盒為一一卷，每每卷中的的文件按按照文件件號(hào)的順序排排列進(jìn)行行編目。卷內(nèi)目錄錄應(yīng)包括括序號(hào)、單位、文號(hào)、題名、日期、備注等等信息。卷內(nèi)備考考表要標(biāo)標(biāo)明卷內(nèi)內(nèi)

16、文件的的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，數(shù)量，說明組組卷情況況，如立卷人人，檢查查人，立立卷時(shí)間間等；卷卷內(nèi)備考考表排列列在卷內(nèi)內(nèi)文件之之后。不同類別別的歸檔檔文件分分別裝盒盒，同一一類別的的可分裝裝幾盒，不同類類別的不能能混裝一一盒。檔案盒的的封面及及背脊應(yīng)應(yīng)包括類類別、案案卷名稱稱、起止止號(hào)、保保管期限限等信息。按工程項(xiàng)項(xiàng)目（科科技技術(shù)術(shù)檔案）分類整理理總則對(duì)于工程程項(xiàng)目類文文件的整整理，只只針對(duì)各各業(yè)務(wù)部部門向文文控中心心移交的的檔案，移交相相關(guān)檔案案部門的文文件均應(yīng)應(yīng)按照相相關(guān)檔案案部門要求求整理組組卷。整理方法法工程項(xiàng)目目類文件應(yīng)應(yīng)按照建建設(shè)綜合合文件（基建文文件）、監(jiān)理文文件、施工文件件、廠商商文件、

17、試運(yùn)行行文件及及竣工圖圖分別進(jìn)進(jìn)行組卷卷。工程項(xiàng)目目文件應(yīng)應(yīng)保存原原件，因因各種原原因不能能保存原原件的，應(yīng)在復(fù)復(fù)印件上加加蓋具有有法律效效率的印印章。項(xiàng)目本身身形成的的資料須須是原件件。文字材料料組卷要求求卷，為組組卷單位位。多份份文件可可以歸檔檔為一卷卷；卷內(nèi)資料料排列順順序應(yīng)依依據(jù)卷內(nèi)內(nèi)資料構(gòu)構(gòu)成而定定，一般般順序?yàn)闉榉饷?、目錄、?nèi)內(nèi)容、備備考表和和封底。案卷封面面編制案卷封面面應(yīng)包括括工程名名稱、案案卷題名名、編制制單位、編制日日期、保保管期限限、密集集、檔號(hào)號(hào)、共 冊(cè)第 冊(cè)等信信息。工程名稱稱：填寫寫工程建建設(shè)項(xiàng)目目正式批批準(zhǔn)的名名稱；案卷題名名：填寫寫組卷編編號(hào)及案案卷內(nèi)容容，案卷

18、卷內(nèi)容應(yīng)應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭揭示卷內(nèi)內(nèi)文件的的內(nèi)容；編制單位位：編制制本卷的的主要編編制單位位；編制日期期：填寫寫卷內(nèi)資資料形成成的起、止日期期；保管期限限，依據(jù)據(jù)文件件歸檔范范圍及保保管期限限填寫寫組卷時(shí)時(shí)劃定的的保管期期限；密級(jí)，應(yīng)應(yīng)依據(jù)保保密規(guī)定定填寫卷卷內(nèi)文件件的最高高密級(jí)；檔號(hào)，按按照文控控中心提提供的項(xiàng)項(xiàng)目檔號(hào)號(hào)編號(hào)。(檔號(hào)號(hào)編號(hào)原原則：GGDLNNG- 部部門代碼碼-項(xiàng)目目代碼-案卷類類別)。卷內(nèi)目錄錄編制卷內(nèi)目錄錄內(nèi)容包包括工程程名稱、序號(hào)、文件題題名、責(zé)責(zé)任者、日期、頁(yè)號(hào)、備注等等信息，并應(yīng)采采用XLLS格式式編目。工程名稱稱：應(yīng)是是單體工工程名稱稱；序號(hào)：卷卷內(nèi)資料料應(yīng)按照照文件

19、的的排序，先后順順序用阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字從11開始依依次標(biāo)注注；文件題名名：文件件內(nèi)容名名稱；責(zé)任者：資料的的形成單單位名稱稱；日期：資資料的形形成時(shí)間間；頁(yè)次：填填寫本份份文件材材料的起起頁(yè)號(hào)，最后的的那份文文件材料料應(yīng)當(dāng)填填寫起止止頁(yè)號(hào)；備注：填填寫其他他需要說說明的問問題。裝訂要求求裝訂要求求如下：每卷裝訂訂的厚度度不超過過3厘米米。文字材材料可采采用3孔孔棉線裝裝訂或不不銹鋼釘釘裝訂；案卷內(nèi)不不應(yīng)有腐腐蝕的金金屬物；卷內(nèi)文件件有書寫寫內(nèi)容的的頁(yè)面均均應(yīng)編寫寫頁(yè)號(hào)；每卷內(nèi)容容從阿拉拉伯?dāng)?shù)字字1開始始，用打打號(hào)機(jī)一一次逐頁(yè)頁(yè)連續(xù)打打號(hào)，采采用黑色色油墨水水；封面和卷卷內(nèi)目錄錄不編頁(yè)號(hào)；單面書寫

20、寫文件在在右下角角；雙面面書寫文文件，正正面在右右下角，背面在在左下角角；成套圖樣樣或印刷刷成冊(cè)文文件，不不必重新新編寫頁(yè)頁(yè)號(hào)；各卷之間間不連續(xù)續(xù)編頁(yè)號(hào)號(hào)；錯(cuò)編頁(yè)號(hào)號(hào)采用黑黑墨水筆筆平直劃劃線，在在錯(cuò)號(hào)附附近空白白處補(bǔ)編編頁(yè)號(hào)；一個(gè)檔案案盒內(nèi)可可裝多卷卷文字材材料,圖圖紙一盒盒為一卷卷，應(yīng)根根據(jù)案卷卷內(nèi)容的的厚度選選用檔案案盒，避避免盒內(nèi)內(nèi)空蕩。卷內(nèi)備考考表卷內(nèi)備考考表填寫寫要求如如下：卷內(nèi)備考考表要標(biāo)標(biāo)明卷內(nèi)內(nèi)文件的的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，不同載載體文件件的數(shù)量量，說明明組卷情情況，如如立卷人人，檢查查人，立立卷時(shí)間間等；卷內(nèi)備考考表排列列在卷內(nèi)內(nèi)文件之之后?？⒐D組組卷及歸歸檔要求求竣工圖編編碼應(yīng)符

21、符合GGDHiiPALL-DCCC-PP3-0001 文件編編碼管理理細(xì)則要求?？⒐D應(yīng)應(yīng)按照專專業(yè)分別別組卷，每一個(gè)個(gè)專業(yè)根根據(jù)圖紙紙數(shù)量組組成一卷卷或多卷。一張圖一一個(gè)頁(yè)碼碼號(hào)(包包括竣工工圖紙封封面頁(yè)和和竣工圖圖目錄)編打在在的右下角角，從11開始至至本卷圖圖紙尾張張頁(yè)碼號(hào)號(hào)止，卷卷內(nèi)目錄錄不編案案卷頁(yè)碼碼號(hào)?？⒐D紙紙以內(nèi)折折手風(fēng)琴琴式折疊疊（A44紙張大大?。?，整齊散散裝在檔檔案盒內(nèi)?？⒐D須須由施工工單位和和監(jiān)理單單位相關(guān)關(guān)技術(shù)人人員對(duì)照照變更內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)逐逐條審核核，審核核無(wú)誤后后在竣工工圖圖簽簽欄附近近空白處處蓋上紅紅色印油油國(guó)標(biāo)規(guī)規(guī)格的“竣工圖圖章”，由施工工單位和和監(jiān)理單

22、單位相關(guān)關(guān)人員本本人簽字字確認(rèn)后后才能作作為竣工工圖。編制竣工工圖目錄錄時(shí)，須須在“備備注“一一覽中標(biāo)標(biāo)識(shí)每張張竣工圖圖相應(yīng)的的變更文件件編號(hào)，便于查查閱竣工工圖的修修改內(nèi)容容?？⒐D更更新歸檔檔要求竣工圖更更新由技技術(shù)服務(wù)務(wù)部負(fù)責(zé)責(zé)。相關(guān)工程程師根據(jù)據(jù)項(xiàng)目竣竣工后的的竣工圖圖核對(duì)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)情況況，如發(fā)發(fā)現(xiàn)圖紙紙與現(xiàn)場(chǎng)有有不相符符的情況況，須對(duì)對(duì)竣工圖圖進(jìn)行更更新。更新版竣竣工圖發(fā)發(fā)布后，如錯(cuò)別別字、編編號(hào)等文文字及格格式方面面的更改改由更改人人簽署后后即可修修改。對(duì)對(duì)圖紙實(shí)實(shí)質(zhì)性數(shù)數(shù)據(jù)的修修改應(yīng)在在更改內(nèi)內(nèi)容旁加加蓋校對(duì)對(duì)章，并并由更改改人、校校對(duì)人和和審批人人簽字確確認(rèn)后方方可發(fā)布布。具體要要

23、求詳見見GDDTS-ES-P3-0077 技術(shù)術(shù)文件管管理細(xì)則則中“7 項(xiàng)項(xiàng)目竣工工圖更新新”。正式出版版的竣工工圖更新新須打印印白圖，以內(nèi)折折手風(fēng)琴琴式折疊疊（A44紙張大小?。?。具體的組組卷歸檔檔要求詳詳見“66.3.4.4 竣竣工圖組組卷及歸歸檔要求求”。移交要求求總則移交的文文檔應(yīng)齊全全、完整整、真實(shí)實(shí)、有效效。移交的文文檔應(yīng)為原件，無(wú)原件件的應(yīng)提供說明明，并在在復(fù)印件件上加蓋蓋單位公公章。接收方接接收文檔檔時(shí)應(yīng)逐逐份清點(diǎn)點(diǎn)核對(duì)和和檢查文文件及文文件質(zhì)量量，雙方方確認(rèn)無(wú)無(wú)誤后在文文件移交交單移移交人和和接收人人處簽名名，一式式兩份，各存一一份備查查。移交的電電子版文文件須與紙質(zhì)版內(nèi)容一

24、致致，確保保文檔的的真實(shí)、完整有有效和利利用。業(yè)務(wù)部門門移交未未中標(biāo)文文件時(shí)，需根據(jù)據(jù)移交內(nèi)內(nèi)容提供供清單，同時(shí)提提供未中中標(biāo)文件件的保存存期限。移交說明明按年度/性質(zhì)歸檔檔的文檔檔，業(yè)務(wù)務(wù)部門向向文控中中心移交交完整的的1套紙板原件及11套電子子版文件件（可編編輯電子子文件及及帶簽章章PDFF/TIIF掃描描文件）。按工程項(xiàng)項(xiàng)目歸檔檔的文字字材料，移交要要求：如需向檔檔案相關(guān)關(guān)部門移移交時(shí)：移交公司司二套，其中一一套原件件，一套套復(fù)印件件；移交公司司一套電電子光盤盤；移交檔案案相關(guān)部部門一套套紙版及及一套電電子光盤盤。（紙紙版文件件及電子子版文件件移交要要求均按按檔案相相關(guān)部門門要求）。如不

25、需向向檔案相相關(guān)部門門移交時(shí)時(shí)：移交公司司兩套，其中一一套原件件，一套套復(fù)印件件；移交電子子光盤一一套。項(xiàng)目竣工工圖移交交要求：如需向檔檔案相關(guān)關(guān)部門移移交時(shí)：移交公司司五套竣竣工圖；移交公司司一套電電子版（可編輯輯電子文文件及帶帶簽章PPDF/TIFF掃描文文件）；移交檔案案相關(guān)部部門一套套竣工圖圖一套電電子版（竣工圖圖及電子子版要求求均按照照檔案相相關(guān)部門門要求）。不需向檔檔案部門門移交時(shí)時(shí)：移交公司司六套竣竣工圖；移交公司司一套電電子版（可編輯輯電子文文件及帶帶簽章PPDF/TIFF掃描文文件）?？⒐D更更新由技技術(shù)服務(wù)務(wù)部門向向文控中中心移交交1套紙質(zhì)版版原件和和1套電電子版文文件（可

26、可編輯電電子文件件及帶簽簽章PDDF/TTIF掃掃描文件件）。日常移交交的文件件，業(yè)務(wù)務(wù)部門向向文控中中心原則則上移交交原件，無(wú)原件件的文件件需進(jìn)行行說明。電子版移移交要求求移交文控控中心的的文檔須提供供電子版版文件。歸檔的電電子文件件應(yīng)提供供可編輯輯版本及及帶簽章章的掃描描版本（PDFF/TIIF格式）；如沒有有可編輯輯版本須須特殊說說明。項(xiàng)目竣工工資料電電子版特特殊要求求：文件材料料必須組組卷編頁(yè)頁(yè)號(hào)才能能進(jìn)行掃掃描；掃描的文文件以PPDF/TIFF格式存存儲(chǔ)，；一份文件件存儲(chǔ)一一個(gè)掃描描文件，并以該該文件的的文件編編號(hào)及名名稱命名名（無(wú)文文件編號(hào)號(hào)的文件件可忽略略，只以以文件名名稱命名名

27、）,每每卷掃描描的文件件按照卷卷內(nèi)目錄錄的順序序用阿拉拉伯?dāng)?shù)字字從1開開始排列列，每卷卷中附上上相應(yīng)的的卷內(nèi)目目錄；每卷掃描描文件設(shè)設(shè)置一個(gè)個(gè)文件夾夾，并以以卷號(hào)及及卷名命命名文件件夾名稱稱，每個(gè)個(gè)文件夾夾下存儲(chǔ)儲(chǔ)本卷掃掃描文件件及目錄錄；竣工圖CCAD電電子文件件（下簡(jiǎn)簡(jiǎn)稱CAAD文件件）必須須采用ddwg的的格式,在模型型空間窗窗口存儲(chǔ)儲(chǔ)每一個(gè)個(gè)CADD文件，對(duì)使用用外部引引用塊內(nèi)內(nèi)容的,必須將將外部引引用塊捆捆綁固定定在所在在的CAAD竣工工圖中；CAD竣竣工圖必必須與修修改完整整的竣工工圖紙內(nèi)內(nèi)容及版版本完全全一致，一個(gè)CCAD文文件存儲(chǔ)儲(chǔ)一張竣竣工圖,與竣工工圖紙數(shù)數(shù)量一致致(包括括

28、封面和和圖紙目目錄)；竣工圖須須提供帶帶竣工圖圖章的PPDF/TIFF格式和和CADD文件格格式；掃描文件件裝載到到優(yōu)質(zhì)的的光盤中中，可讀讀性必須須達(dá)到百百分之百百。在EDMMS線上上提交的的電子文檔檔須按照照電子子文檔管管理細(xì)則則 GDDHiPPAL-DCCC-P33-0005的的要求進(jìn)進(jìn)行移交交。文件移交交時(shí)間總則文件移交交時(shí)間是是指文件件材料形形成的部部門按照照一定要要求整理理后向文文控中心移交交的時(shí)間間。文件件移交時(shí)時(shí)間有兩兩種：定定期移交交和日常常移交。定期移交交是指各各部門文文件在形形成處理理完畢一一段時(shí)間間之后，可按年年度移交歸檔檔、按項(xiàng)項(xiàng)目時(shí)間間結(jié)束移移交歸檔檔或按工工作階段段

29、移交歸檔檔等方式式向文控控中心移移交。按年度移移交歸檔檔按年度移移交歸檔檔，就是是在每年年的初始始階段，將上一一個(gè)年度度形成的的文件整整理歸檔檔，此類類歸檔適適用于文文件形成成周期較較長(zhǎng)，比比階段歸歸檔更適適合的文文件以及及對(duì)自然然觀察或或觀測(cè)活活動(dòng)中形形成的文文件。如如出現(xiàn)跨跨年度文文件，可可按照文文件實(shí)際際辦結(jié)年年度歸檔檔。例如如，收發(fā)發(fā)文（傳傳真、信信函、備備忘錄等等）、會(huì)議紀(jì)紀(jì)要、會(huì)計(jì)憑憑證類、航標(biāo)巡巡檢、掃掃海測(cè)量量、變形形監(jiān)測(cè)記記錄等文文件。按項(xiàng)目結(jié)結(jié)束時(shí)間間移交歸檔檔按項(xiàng)目結(jié)結(jié)束時(shí)間間移交歸檔檔是指在在一項(xiàng)生生產(chǎn)活動(dòng)動(dòng)結(jié)束后后歸檔。例如項(xiàng)目目竣工檔案案、竣工工圖更新新等。工程項(xiàng)項(xiàng)

30、目檔案案以試運(yùn)運(yùn)行開始始日起3個(gè)月月內(nèi)，由由移交部部門向文文控中心心移交。原則上一一個(gè)項(xiàng)目目的竣工工檔案須須整體向向文控中中心移交交，如不不能按期期整體移交交，可按按如下內(nèi)內(nèi)容分批批移交：建設(shè)綜合合管理文文件監(jiān)理文件件施工文件件廠商文件件試運(yùn)行文文件竣工圖更新版竣竣工圖自自發(fā)布之之日起三三個(gè)月內(nèi)內(nèi)須向文文控中心心移交。按工作階階段移交交歸檔按工作階階段移交交歸檔是是指當(dāng)一一項(xiàng)生產(chǎn)產(chǎn)活動(dòng)按按其流程程完成一一個(gè)工作作階段后后，可將將該階段段形成的的文件整整理歸檔檔。例如如，項(xiàng)目目可行性性階段、設(shè)計(jì)階階段（FFEEDD階段、初步設(shè)設(shè)計(jì)階段段、基礎(chǔ)礎(chǔ)設(shè)計(jì)階階段）等等分別進(jìn)進(jìn)行歸檔檔。日常移交交日常移交

31、交是指各各部門文文件形成成時(shí)就將將其歸檔檔，或形形成處理理完畢后后立即歸歸檔。例例如，證證書類文文件、批批復(fù)類文文件、報(bào)報(bào)告類文文件、政政策程序序、合同同類文件件等文件件。文檔的保保管利用用文檔保管管總則文件保管管是指科科學(xué)、合合理的存存放和管管理文件件資料，防止丟丟失和毀毀壞，維維護(hù)文件件的完整整性和安安全性。文件保保管要求求定期/不不定期檢檢查文件件的存放放狀態(tài)，并作記記錄，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題及時(shí)處處理，防止文件件資料破破損。文件管理理人員要要求有責(zé)責(zé)任心，有義務(wù)務(wù)維護(hù)文文件的完完整性和和安全性性，復(fù)制文件件時(shí)必須須保持原原貌，不不得修改改、變更更。資料室的的環(huán)境和和條件設(shè)置專門門的資料室室存放

32、文文件資料料。資料室應(yīng)應(yīng)防塵、防潮、遮光、防火、防盜、無(wú)鼠害害、無(wú)蟲蟲蛀，并并在適當(dāng)位置置放置防防火器。資料室必必須保持持清潔，不得存存放與檔檔案無(wú)關(guān)關(guān)的物品品。做好保衛(wèi)衛(wèi)保密工工作。注意控制制室內(nèi)的的溫度和和濕度，保證文文件資料料的保管管條件。文檔存存放方式式文件應(yīng)按按分類和和單獨(dú)存存放的要要求配置置檔案柜柜。在文件柜柜上貼有有標(biāo)簽，注明文文件的類類別及序序號(hào)，便便于查閱閱。對(duì)于公司司重要的的文件，如電子子文件、重要的的紙質(zhì)文文件應(yīng)實(shí)實(shí)施備份份管理，以防防突發(fā)事事件。對(duì)活動(dòng)不不頻繁的的文檔采采用異地地存放方方式存放放至與公公司簽約約的文檔檔管理代代理服務(wù)務(wù)商處。未中標(biāo)文文件將被被視為不不頻繁

33、文文件異地地存放至至文檔管管理代理理服務(wù)商商處。文檔利用用利用總則則文控中心心提供文文件查閱閱、借閱閱及復(fù)制制等利用用服務(wù)，充分發(fā)發(fā)揮文件件的利用價(jià)值值。文檔利用用人員應(yīng)應(yīng)遵守國(guó)國(guó)家法律律法規(guī)及及公司保保密管理理辦法規(guī)規(guī)定要求求,對(duì)所所利用的的文檔進(jìn)進(jìn)行保密密。 文檔利用用國(guó)家明令令要求保保密的檔檔案，應(yīng)應(yīng)按照國(guó)國(guó)家批準(zhǔn)準(zhǔn)權(quán)限批批準(zhǔn)后提提供利用用。原則上文文檔原件件不外借借，如有有特殊情情況，需需獲高管批準(zhǔn)準(zhǔn)。公司文件件原則上上不對(duì)第第三方開開放，如如外單位位借閱，外單位位借閱人人需獲得其所在在單位相相關(guān)負(fù)責(zé)責(zé)人提出出的申請(qǐng)請(qǐng)及本公公司相關(guān)關(guān)部門經(jīng)經(jīng)理及高高管批準(zhǔn)準(zhǔn)后申請(qǐng)請(qǐng)查閱。公司員工工因工

34、作作需要可可到文控控中心借借閱利用用文件（紙版文文件及電電子版文件，填填寫文文件利用用申請(qǐng)表表并獲獲得相關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)后，方可借借閱利用用。利用用簽批說說明如下下：董事會(huì)文文件：獲得申請(qǐng)請(qǐng)部門總總經(jīng)理及及董事會(huì)會(huì)秘書簽簽批；資質(zhì)類文文件：獲獲得申請(qǐng)請(qǐng)部門總總經(jīng)理及及直線高高管簽批批；合同類文文件：合同及采采購(gòu)合同同：申請(qǐng)請(qǐng)本部門門合同，需獲本本部門總總經(jīng)理及及直線高高管的簽簽批，跨跨部門合合同，除除申請(qǐng)部門門總經(jīng)理理簽批外外，需獲獲得合同同業(yè)務(wù)部部門總經(jīng)經(jīng)理及跨跨部門直直線高管管簽批。商務(wù)合同同：申請(qǐng)請(qǐng)部門需需獲本部部門總經(jīng)經(jīng)理、商商務(wù)部門門總經(jīng)理理及商務(wù)務(wù)部門直直線高管管的批準(zhǔn)準(zhǔn)；財(cái)務(wù)類檔檔案：獲獲得申請(qǐng)請(qǐng)部門總總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部部門總經(jīng)經(jīng)理及財(cái)務(wù)總總監(jiān)