時(shí)間管理與工作效率-劉興村(3月4日第一場(chǎng))

1、時(shí)間管理與工作效率Mar., 04, 2011Charles Liu(劉興村)Tel:-mail: charles.liuCharles Liu2管理工作中的”七種浪費(fèi)”時(shí)間管理是什么時(shí)間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計(jì)劃展開執(zhí)行力的強(qiáng)化Q&A課程大綱時(shí)間的獨(dú)特性 供給毫無(wú)彈性 無(wú)法儲(chǔ)存 無(wú)法取代 無(wú)法失而復(fù)得前 言Charles Liu4管理工作中的”七種浪費(fèi)”時(shí)間管理是什么時(shí)間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計(jì)劃展開執(zhí)行力的強(qiáng)化Q&A課程大綱管理常見的等待浪費(fèi)無(wú)序浪費(fèi)協(xié)調(diào)不力浪費(fèi)閑置浪費(fèi)應(yīng)付浪費(fèi)低效浪費(fèi)7大浪費(fèi)“不合理”浪費(fèi)管理“七種浪費(fèi)”為了找出產(chǎn)生生產(chǎn)浪費(fèi)的

2、深有效的開展下去,我們首次提出管層次原因,使消除浪費(fèi)的活動(dòng)深入理工作中的“七種浪費(fèi)”的概念.等待管理工作不能“等” 等待的浪費(fèi)主要表現(xiàn)在以下幾方面： 等待上級(jí)的指示 等待下級(jí)的匯報(bào) 等待對(duì)方的回復(fù) 等待生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的聯(lián)系 等待在工作中大量存在,主要是中層管理人員缺乏責(zé)任心和主動(dòng)精神,不愿承擔(dān)責(zé)任造成的.無(wú)把無(wú)序變有序 序 職責(zé)不清造成的無(wú)序 業(yè)務(wù)能力低下造成的無(wú)序 有章不循造成的無(wú)序 業(yè)務(wù)流程的無(wú)序 “沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓”,這句古語(yǔ) 說(shuō)明了秩序的重要性.無(wú)序出現(xiàn)的頻次多,會(huì)造成企業(yè)的管理混亂.造成無(wú)序的原因: 協(xié)調(diào)不力企業(yè)喪失凝聚力常見的協(xié)調(diào)不力現(xiàn)象： 工作進(jìn)程的協(xié)調(diào)不力 上級(jí)指示的貫徹協(xié)調(diào)不力

3、業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)不力 信息傳遞的協(xié)調(diào)不力 協(xié)調(diào)力不 有了良好的協(xié)調(diào),就會(huì)出現(xiàn)1+12的 效應(yīng).如果協(xié)調(diào)不力,就會(huì)造成工作停滯等 方面的浪費(fèi).讓閑置的“動(dòng)”起來(lái) 固定資產(chǎn)的閑置 工作流程的閑置 人員的閑置 信息的閑置閑置 機(jī)構(gòu)重迭,職能重迭形成人浮于事,使生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)要素不能得到有效利用,造成閑置的浪費(fèi).常見的閑置現(xiàn)象：應(yīng)付現(xiàn)象最常見 應(yīng)付基礎(chǔ)工作 應(yīng)付檢查 應(yīng)付導(dǎo)致前松后緊 應(yīng)付造成虎頭蛇尾 應(yīng)付加工 應(yīng)付的浪費(fèi)主要是由責(zé)任心不強(qiáng)和素質(zhì)低下造成的,它實(shí)際上是工作中的失職,這種浪費(fèi)對(duì)組織的損害是隱性的,是一種慢性毒藥.常見的應(yīng)付現(xiàn)象：低效 拒絕“低效” 反復(fù)發(fā)生庫(kù)存 錯(cuò)誤的工作是一種負(fù)效率 我們?cè)试S的

4、是創(chuàng)造性的失誤, 而不允許反復(fù)發(fā)生低級(jí)的錯(cuò)誤 低效相對(duì)高效來(lái)說(shuō)是一種嚴(yán)重的浪費(fèi)無(wú)理管理必須真正有“理”可依 計(jì)劃編制無(wú)依據(jù) 計(jì)劃執(zhí)行不嚴(yán)肅 計(jì)劃?rùn)z查不認(rèn)真 計(jì)劃考核不到位 投入生產(chǎn)不匹配 管理成本是企業(yè)成本構(gòu)成的一項(xiàng)重要組成部分,即各職能部門產(chǎn)生的費(fèi)用成本. “理”在企業(yè)管理中具體指“目標(biāo)、指標(biāo)、預(yù)算、計(jì)劃”.常見的無(wú)“理”現(xiàn)象：提升時(shí)間管理技能的方法 建立正確的時(shí)間觀念觀 念行 為績(jī) 效 跨越時(shí)間的陷阱 了解導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的因素Charles Liu14管理工作中的”七種浪費(fèi)”時(shí)間管理是什么時(shí)間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計(jì)劃展開執(zhí)行力的強(qiáng)化Q&A課程大綱時(shí)間管理不是什么?時(shí)間本身不是問(wèn)題

5、.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在于時(shí)間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間時(shí)間管理是什么?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績(jī)效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃時(shí)間管理的正確涵意 控制時(shí)間？ 支配時(shí)間？ 管理時(shí)間？ 你善于管理時(shí)間嗎？ 時(shí)間管理就是自我管理 改變錯(cuò)誤的習(xí)慣使自己更有績(jī)效人,為何安于現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀1.無(wú)奈2.不確定改變之后會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時(shí),表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對(duì)“新的思考方

6、式”Charles Liu19管理工作中的”七種浪費(fèi)”時(shí)間管理是甚么時(shí)間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計(jì)劃展開執(zhí)行力的強(qiáng)化Q&A課程大綱緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先級(jí)?ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩正確的行事優(yōu)先級(jí)緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)托有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜

7、好的沉迷事務(wù)的定義(1)事務(wù)的分類緊 急不 緊 急重要 設(shè)備發(fā)生故障 生產(chǎn)出問(wèn)題 客戶抱怨或退貨 重大工安問(wèn)題 員工發(fā)生嚴(yán)重沖突 制度興革與推行 人才培訓(xùn) 計(jì)劃擬定 提升產(chǎn)能與良率 提升研發(fā)能力 問(wèn)題追蹤與解決不重要 不速之客 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 某些無(wú)謂的請(qǐng)托 瑣碎的工作 某些信件 某些電話 處理部屬職掌范圍內(nèi)的事 某些交際應(yīng)酬事務(wù)的定義(2) 一天動(dòng)物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來(lái)了，于是開會(huì)討論，一致認(rèn)為是籠子的高度過(guò)低。所以他們決定將籠子的高度由原來(lái)的10米加高到20米。結(jié)果第二天他們發(fā)現(xiàn)袋鼠還是跑到外面來(lái)，所以他們又決定再將高度加高到30米。 沒(méi)想到隔天居然又看到袋鼠

8、全跑到外面，于是管理員們大為緊張，決定一不做二不休，將籠子的高度加高到100米。一天長(zhǎng)頸鹿和幾只袋鼠們?cè)陂e聊，“你們看，這些人會(huì)不會(huì)再繼續(xù)加高你們的籠子？”長(zhǎng)頸鹿問(wèn)?！昂茈y說(shuō)。”袋鼠說(shuō)：“如果他們?cè)倮^續(xù)忘記關(guān)門的話” 管理故事分享_袋鼠與籠子 管理心得事有“本末”、“輕重”、“緩急”，關(guān)門是本，加高籠子是末，舍本而逐末，當(dāng)然就不得要領(lǐng)了。管理是什么？管理就是先分析事情的主要矛盾和次要矛盾，認(rèn)清事情的“本末”、“輕重”、“緩急”，然后從重要的方面下手。Charles Liu25管理工作中的”七種浪費(fèi)”時(shí)間管理是甚么時(shí)間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計(jì)劃展開執(zhí)行力的強(qiáng)化Q&A課程大綱 常見的時(shí)間

9、陷阱 欠缺計(jì)劃 事必躬親 會(huì)議過(guò)多 不會(huì)拒絕他人之托 拖延的惡習(xí) 電話/不速之客的干擾 文件滿桌 上司陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì)Reaction消極回應(yīng) VS Proaction積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重于做事最好的控制是: 預(yù)防預(yù)防勝于處理不合理的時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時(shí)間配置III1.重要的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫“灌能”正確的時(shí)間配置陷阱二:拖延除了第四項(xiàng)以外,其它的做起來(lái)都不太愉快不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的

10、事1 st2 nd不重要的事3 rd4 th行事之優(yōu)先級(jí) 兼顧輕重緩急 公文處理的分類 4重要不重要緊急 不緊急132 重視 “危機(jī)管理”，避免 “危機(jī)處理”克服1.成本/效益分析法成本.好處.克服2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便盡早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來(lái)像做完80%一般陷阱三:事必親躬諸葛亮凡事必親躬,后來(lái)過(guò)勞而死.為何事必親躬?因?yàn)榕虏繉偃〈环判牟繉?不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高一個(gè)人去買鸚鵡，看到一只鸚鵡前標(biāo)此鸚鵡會(huì)兩門語(yǔ)言，售價(jià)二百元。 另一只鸚鵡前則標(biāo)道此鸚鵡會(huì)

11、四門語(yǔ)言，售價(jià)四百元。 該買哪只呢？?jī)芍欢济怩r，非常靈活可愛。這人轉(zhuǎn)啊轉(zhuǎn)，拿不定主意。 結(jié)果突然發(fā)現(xiàn)一只老掉了牙的鸚鵡，毛色暗淡散亂，標(biāo)價(jià)八百元。 這人趕緊將頭家叫來(lái)這只鸚鵡是不是會(huì)說(shuō)八門語(yǔ)言？ 店主說(shuō)不。 這人奇怪了那為什么又老又丑，又沒(méi)有能力，會(huì)值這個(gè)數(shù)呢？ 店主回答因?yàn)榱硗鈨芍畸W鵡叫這只鸚鵡頭家。 管理故事分享_鸚 鵡這故事告訴我們，真正的領(lǐng)導(dǎo)人，不一定自己能力有多強(qiáng)，只要懂信任，懂放權(quán)，懂珍惜，就能團(tuán)結(jié)比自己更強(qiáng)的力量，從而提升自己的身價(jià)。 相反許多能力非常強(qiáng)的人卻因?yàn)檫^(guò)于完美主義，事必躬親，什么人都不如自己，最后只能做最好的攻關(guān)人員，銷售代表，成不了優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)人。陷阱四:有求必應(yīng)

12、會(huì)花太多時(shí)間,時(shí)間不夠會(huì)犧牲第二項(xiàng)受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請(qǐng)托的原因接納請(qǐng)托比拒絕請(qǐng)托容易擔(dān)心觸怒請(qǐng)托者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請(qǐng)托每個(gè)人都有一個(gè)好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下Conclusions:時(shí)間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事Charles Liu38管理工作中的”七種浪費(fèi)”時(shí)間管理是甚么時(shí)間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計(jì)劃展開執(zhí)行力的強(qiáng)化Q&A課程大綱如何提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性,善用之.2.

13、以PDCA分布周一到周五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好1.工作時(shí)段分配法則早上中午13:0015:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action, Plan)Relax,人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中項(xiàng)目1.面對(duì)面Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中項(xiàng)目1.花1小時(shí)寫作每天工作時(shí)

14、段的特性參考2.每周工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.Follow Up一二所丟的球2.調(diào)整, Update計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什么?意義何在?2.有沒(méi)有辦法提升自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/規(guī)劃周一到周五的工作性質(zhì)參考Charles Liu42管理工作中的”七種浪費(fèi)”時(shí)間管理是甚么時(shí)間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計(jì)劃展開執(zhí)行力的強(qiáng)化Q&A課程大綱如何展開你的計(jì)劃一日之計(jì)在于一周之計(jì)在

15、于一月之計(jì)在于昨天下班前周末日月底1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下良好的時(shí)間管理來(lái)自于計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間80/20法則1/2the Vital Few & the Trivial Many柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作里, 80%的成果,來(lái)自于20% 的時(shí)間 -也就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的20/80 法則 重要的少數(shù)(20%)與瑣碎的多數(shù)(80%) 用80% 的時(shí)間處理20% 重要的事情80%時(shí)間

16、20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物20/80法則的例子 80%的營(yíng)業(yè)收入來(lái)自20%的客戶 80%的討論出自20%的與會(huì)者 80%的客訴來(lái)自20%的客戶 80%的人口集中在20%的地區(qū) 80%的看電視時(shí)間都花在20%的節(jié)目 80%的物料成本集中于20%的物料 80%的員工問(wèn)題都出在20%的員工目標(biāo)金字塔長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)如何列管重要計(jì)劃將自己短中長(zhǎng)期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來(lái),并算出每個(gè)計(jì)劃的效益.在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專案(項(xiàng)目件數(shù)依自己能力而定,紅線的左手邊)有項(xiàng)目結(jié)束之后下一個(gè)項(xiàng)目就可以往左遞補(bǔ)每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)

17、分先將所有計(jì)劃列出來(lái),分成短中長(zhǎng)期(自行定義)分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整),依照:重要性,急迫性及成功機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù).最好給5分,最不好給1分將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘,分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃Charles Liu52管理工作中的”七種浪費(fèi)”時(shí)間管理是甚么時(shí)間管理的架構(gòu)與陷阱如何提高工作效率計(jì)劃展開執(zhí)行力的強(qiáng)化Q&A課程大綱備忘錄時(shí)間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老板今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事歷3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會(huì)善用顏色管理的功能

18、紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)綠色字體為Routine Schedule良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)“執(zhí)行”的寫照J(rèn)ust Do It奉備忘錄的To Do-Check List如圣旨行動(dòng)才是企劃的開始把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷Buffer緩沖區(qū)并不是每件事情都那么的急如果我們每件事情都要實(shí)時(shí)地處理掉,相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們執(zhí)行的技巧:Key Success Factor靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有余).分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體由計(jì)劃階段時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勒出來(lái)做對(duì)的事情,并不會(huì)耗費(fèi)太大的力氣.反而做不對(duì)的事情,才需花時(shí)間東補(bǔ)西補(bǔ).魏文王問(wèn)名醫(yī)扁鵲說(shuō)“你們家兄弟三人，都精于醫(yī)術(shù)，到底哪一位最好呢？” 扁鵲答“長(zhǎng)兄最好，中兄次之，我最差。