常見公文寫作格式和文件排版格式

1、常見公文寫作格式和文件排版格式公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指國家行政機關(guān)公文處理辦法中規(guī)定的13種行政公文和中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例中規(guī)定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。1文種全國黨的機關(guān)公文以中共中央辦公廳發(fā)布自1996年5月3日起施行的中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例規(guī)定為準，全國黨的機關(guān)公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要等14個種類；國家行政機關(guān)公文以國務(wù)院辦公廳發(fā)布自2001年1月1日起施行的國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定執(zhí)行，國家行政機關(guān)公文文體主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通

2、報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要等13個種類。文種方面存的問題有三個。一是黨政混用文種。決議、指示、公報、條例、規(guī)定為黨的機關(guān)公文專用，命令、公告、議案為行政機關(guān)公文專用,不可混用。二是生造文種。把沒列為文種的公文種類作為文種使用。黨的機關(guān)除條例所確定的文種外均不可直接行文，但可作為印發(fā)、頒發(fā)式通知的附件行文。例如，關(guān)于技術(shù)練兵比武的辦法可以改成XX關(guān)于印發(fā)技術(shù)練兵比武的辦法的通知，不能作為文種使用的還有總結(jié)、計劃、安排、要點、細則等。三是請示報告函混用。例如：XX關(guān)于辦公自動化所需經(jīng)費的報告是要求上級解決問題，應(yīng)該用請示而不是報告。報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機

3、關(guān)的詢問的，不需要回復(fù)；而請示是向上級機關(guān)請求指示、批準的，需要回復(fù)。有時也存在請示和函混用。辦法規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項是用函?？墒怯械膯挝粸榱宿k事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準時，故意將函用成請示，如XX縣辦公室關(guān)于追加2006年度辦公經(jīng)費的請示（給縣財政局），應(yīng)改為xx縣辦公室關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費的函。2紙張和排版中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例、國家行政機關(guān)公文處理辦法公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、抄送機關(guān)、印發(fā)機

4、關(guān)和印發(fā)日期等7個要素。置于公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例、第九條規(guī)定，公文用紙可采用16開型（寬184mmx長260mm）,也可采用國際標準A4型（寬210mmx長297mm）。國家機關(guān)公文用紙的采用A4型紙。采用A4型紙的頁邊和版心尺寸為：天頭（上白邊）為：37mmlmm”,訂口（左白邊）為：28mm1mm,地腳（下白邊）為：35mmlmm”，翻口（右白邊）為：25mmlmm”，版心尺寸為：156mmx225mm（不含頁碼）”。正文用

5、小三仿號宋體字,一般每面排22行,每行排28個字。采用16開型紙的頁邊和版心尺寸為：天頭（上白邊）為：40mm1mm”,訂口（左白邊）為：25mm1mm,地腳（下白邊）為：25mmlmm”，翻口（右白邊）為：20mmlmm”。正文用小三號仿宋體字，一般每面排20行,每行排25個字。公文的裝訂要求左側(cè)裝訂,訂位為兩釘訂眼距書心上下各14處,允許誤差4mm.釘鋸與書脊間的距離為，般為4mmo公文的頁碼標識,要求用4號半角阿拉伯數(shù)字,數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm.單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁和空白頁以后的頁不標頁碼。3發(fā)文機關(guān)標識（文頭）又稱“版頭”，中國共產(chǎn)黨

6、機關(guān)公文處理條例規(guī)定：版頭“由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發(fā)文機關(guān)標識原則上應(yīng)使用宋體字或黑變體字和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發(fā)文機關(guān)酌定，推薦使用高22mmx寬15mm字體。上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.目前有的文件版頭不規(guī)范?？h級以上行政區(qū)域名稱前不必要再加上一級行政區(qū)域名稱?？凇皒x縣檔案局”，不必寫為“xx省xx縣檔案局”或“xx市xx縣檔案局”。同級機關(guān)或部門可聯(lián)合行文，聯(lián)合行文版頭可以用主辦機關(guān)名稱，也可并用聯(lián)署機關(guān)名稱。聯(lián)合同級別機關(guān)，一般按黨政軍群的順序排列。發(fā)文字號只標明主辦機關(guān)發(fā)

7、文字號。而在實際操作中，有些單位往往是沒有聯(lián)合機關(guān)專用紅色文頭，打印“黑頭”文件，嚴重影響了公文的嚴肅性。4發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文字號一般在發(fā)文機關(guān)標識下空2行處，用3號仿宋體字標注并居中排布（不與簽發(fā)人時）。機關(guān)代字應(yīng)當反映發(fā)文機關(guān)或部門的性質(zhì)，不可有幾種寫法。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識。目前存的問題有：一是“字”和“發(fā)”混淆不清。黨政機關(guān)代字多為“xx發(fā)”，職能部門代字多為“xx字”。二是“”不對，年份應(yīng)標全稱，用六角括號“”括住，六角括號（）可在word軟件“插入符號”中選取，不能用“（）”；三是序號編虛位，將“5號誤編為005號；四是加“第”字。如方發(fā)20

8、065號寫為”方發(fā)2006第5號”5簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字：“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。6紅色反線紅色反線一般標印在發(fā)文字號之下4mm處，其長度與版心等寬（即16開110mm-145mm,A4在156mm左右）。需要注意的是，黨委的可在紅色反線中間標，政府序列不標7標題標題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成。一般都要寫全。省略發(fā)文機關(guān)有兩種情況，一是機關(guān)內(nèi)部使用的公文，標題中省略在落款處寫機關(guān)名稱；二是法規(guī)類公文。令、命令等為了莊重簡練省略事由。公布張貼

9、性的通告、通知等公文為了醒目，發(fā)文機關(guān)事由可同時省略。普遍存在的問題有五個：一是不寫發(fā)文機關(guān)名稱，以為文頭印了發(fā)文機關(guān)，標題就可省略的，這時錯誤的。二是濫用標點符號。公文標題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。三是多層轉(zhuǎn)發(fā)，語意難解。如某縣級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)市級機關(guān)已經(jīng)轉(zhuǎn)發(fā)的山西省民政廳關(guān)于加強民政工作的通知，其標題擬為XX縣民政局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX市民政局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)山西省民政廳關(guān)于加強民政工作的通知的通知，一個標題中出現(xiàn)多個“關(guān)于”和多個“通知”，使讀者不知所云，可通過省略一個通知字樣的方式來“消腫”，改為XX縣民政局轉(zhuǎn)發(fā)山西省民政廳關(guān)于加強民政工作的通知。四是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件選詞不

10、當。下發(fā)行政法規(guī)、規(guī)章的公文標題用“發(fā)布”或“印發(fā)”，下發(fā)隸屬機關(guān)的公文標題用“批轉(zhuǎn)”，下發(fā)上級、同級和不相隸屬機關(guān)的公文標題用“轉(zhuǎn)發(fā)”，貫徹上級機關(guān)發(fā)出的公文的標題，應(yīng)將事由寫清楚，而不能只寫原文發(fā)文字號。五是對公文主題的把握不準確、不全面。對起限制、修飾和說明的時間名詞、程度副詞和介詞結(jié)構(gòu)等使用不當，從而造成了公文標題事由不清楚、不準確，如XX縣工商局關(guān)于擺攤設(shè)點的決定，此決定對擺攤設(shè)點究竟是禁止還是準許、擺設(shè)地點等不明確、不具體，根據(jù)該文的內(nèi)容，應(yīng)改為XX縣工商局關(guān)于禁止在城區(qū)繁華地帶隨意擺攤設(shè)點的決定。公文標題一般標識在紅色反線下空2行處，用2號宋體字居中排布。有兩個發(fā)文機關(guān)的機關(guān)名稱

11、可橫排也可縱排，縱排要上下對齊。公文標題如果字數(shù)偏多，需要分行排列，分行時須注意不要把各行上下對齊排成等長，有二行時可上短下長或下短上長，有三行以上時，可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式，不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾?？傊畼祟}的排布要做到詞義完整、排列對稱、間距恰當。8主送機關(guān)主送機關(guān)是指公文的主要接收機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。普遍存的問題：一是主送機關(guān)“一逗”或“一頓”到底。主送機關(guān)較多，應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或同級別的機關(guān)之間用頓號，不同性質(zhì)或不同級別的機關(guān)之間用逗號。比如國務(wù)院對下行文，其主送機關(guān)的排列形式是：“各省、自治區(qū)、直轄市人民政

12、府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)”。二是位置選擇不對。主送機關(guān)一般在標題下空1行、左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格，最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。意見、決定、條例的主送機關(guān)標注在版記中的主題詞之下、抄送之上。其余類別的公文，如果主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。向上級機關(guān)請示只寫一個主送機關(guān)；向下級部分機關(guān)發(fā)送的公文，如果發(fā)送機關(guān)少，可將發(fā)送機關(guān)名稱全部寫上，發(fā)送機關(guān)多，可采用“各有關(guān)部門和單位”等辦法概寫。三是黨政不分。黨委行文對政府系統(tǒng)，黨政聯(lián)合行文對黨委。中共中央行文主送單位可為“各省、自治區(qū)、直轄市黨委

13、，各大軍區(qū)黨委，中央各部委，國家機關(guān)各部委黨組，各人民團體黨組”；國務(wù)院行文可為“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)”；中共中央、國務(wù)院聯(lián)合行文可為“各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府，各大軍區(qū)黨委，中央和國家機關(guān)各部委，各人民團體”。9正文正文用3號仿宋體字，每自然段左空2字；數(shù)字、年份不能回行。普遍存在的問題：一是引用公文文號格式不對。應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。女口，據(jù)x辦200612號文關(guān)于xxxxxx的通知，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為據(jù)關(guān)于xxxxxx通知（x辦200612號）。二是文件層次結(jié)構(gòu)不對。用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)序數(shù)，其標識方法為

14、：第一層用“一、”“二、”“三、”第二層用“（一）”“（二）”“三）”第三層用“1、”“2、3、第四層用“（1）”“（2）”“（3）”目前一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況，要注意序數(shù)數(shù)詞的寫法，一、下面是頓號，1.下面是圓號，而（一）和（1）括號外面是不帶頓和點號。意見等公文為了便于查閱引用，第一層用“一、”“二、”“三、”.第二層用“1、”“2、”“3、”一條龍排隊。三是結(jié)束語。頒發(fā)性、轉(zhuǎn)發(fā)性、指示性的通知，因提出了具體的執(zhí)行要求（女請貫徹執(zhí)行，請遵照執(zhí)行）。意盡言止，自然結(jié)束。任免性通知，屬告知性質(zhì)，最后用“特此通知”回行空兩格作結(jié)。通告可寫“特此通告”。公告可寫“現(xiàn)予公告”。請示

15、可寫“以上請示女無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位貫徹執(zhí)行”“可否，請批示”“當否，請指示”“請審批”。批復(fù)可寫“此復(fù)”。函可寫“特此函告”“請研究后函復(fù)”“請同意”“請批準”。10附件公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)在公文成文日期之后，另起一頁與正文一起裝訂，并在附件左上角第二行頂格標識“附件”，有序號時還要標識序號，比如“附件1”、“附件2”等。普遍存在的問題是：在一些轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件中，將附件置于版記（公文主題詞以下）之后，這是錯誤的。因為轉(zhuǎn)發(fā)性的文件和被轉(zhuǎn)的文件在形式上是正件是附件的關(guān)系，實質(zhì)上都是正件，因主

16、要政策規(guī)定在被轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件之中。11成文時間成文時間以負責人簽發(fā)和會議通過的時間為準，不能以文件起草時間為準。行政機關(guān)公文標準規(guī)定公文成文時間應(yīng)用漢字將年、月、日標全，“?！辈荒軐憺椤傲恪?，一般置于正文右下方。中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文未明確，根據(jù)慣例一般用數(shù)字標全。成文日期具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數(shù)來定，一般右空2-4字。12署名和印章單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處可不署發(fā)文機關(guān)名稱只標識成文時間并加蓋印章（黨的機關(guān)公文署名）。公文除會議紀要、和普發(fā)性文件外，均應(yīng)加蓋印章。公文所蓋的印章一定要與發(fā)文機關(guān)的名稱一致，因故需用別的印章代替時，應(yīng)注明“代”字。加蓋印章應(yīng)端正、居中下壓成文時間

17、。正確的蓋章方式有：（1）下套方式。當印章文字環(huán)行排列、下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；（2）中套方式。當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，主辦機關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期。要注意只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm.當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。新辦法規(guī)定13附注附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意事項等情況的說明，比如“此件發(fā)至省

18、、軍級”、“此件發(fā)至縣、團級”等。公文如有附注，一般用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。按照國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定，請示性的公文應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。14主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字，不用標點分隔。一般情況下，一篇公文可標15個主題詞，但最多不超過5個。上報的公文按上級部門的主題詞表選用。在詞表中找不出準確反映主題內(nèi)容類屬的詞時，應(yīng)在確定詞的后面加，以便區(qū)別。15抄送機關(guān)公文如有抄送，則在“主題詞”下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。排列順序一般為：上級機關(guān)單排一行，黨政機關(guān)、軍事機關(guān)、人民團體、民主黨派等合排一行，人大、政協(xié)、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。實際中，同級機關(guān)也可按黨委、人大、政協(xié)、法院、檢察院、其他單位的順序排列。如果主送機關(guān)移至“主題詞”之下，標識方法同抄送機關(guān)。普遍存在的