連鎖餐飲管理應(yīng)收帳款管理及風(fēng)險(xiǎn)控制制度

1、政策編號(hào)No：XZ2011-119提出部門From：行政辦執(zhí)行部門To：各部門主 題Sub：應(yīng)收帳款管理及風(fēng)險(xiǎn)控制制度批 準(zhǔn)：Ratification：會(huì) 簽:Countersigned：撤消前政策編號(hào)：Repeal No：生效日期:Date： （一）有效簽單人的資格認(rèn)定1、凡與餐廳簽訂簽單掛帳協(xié)議中的指定簽單人即為有效簽單人；2、經(jīng)權(quán)限人批準(zhǔn)同意的具有掛帳權(quán)的員工個(gè)人；3、除以上1、2點(diǎn)外其他任何人不得簽單掛帳；4、對(duì)有效簽單人電話預(yù)訂消費(fèi)，而其本人未到現(xiàn)場(chǎng)的，由接受預(yù)訂的人員在餐廳管理系統(tǒng)中增加預(yù)訂單，并打印訂餐確認(rèn)單，書面?zhèn)髡娼o有效簽單人簽字確認(rèn)后回傳。有效簽單人不方便傳真的，由營(yíng)銷代表

2、與之聯(lián)系并擔(dān)保，但事后須補(bǔ)簽有關(guān)單據(jù)。5、餐廳鼓勵(lì)現(xiàn)款消費(fèi)，不提倡掛帳消費(fèi)。僅有當(dāng)消費(fèi)企業(yè)或個(gè)人在當(dāng)?shù)鼐哂休^大的消費(fèi)能力和良好的信譽(yù)時(shí)，方可簽定簽單掛帳帳議。6、在簽單掛帳協(xié)議有效期內(nèi)，協(xié)議客戶需增加或減少指定簽單人的，需填寫有效簽單人變更通知書須加蓋公章并經(jīng)原權(quán)限人批準(zhǔn)同意方可變更。7、取消餐廳具有簽單掛帳權(quán)的員工個(gè)人的簽單掛帳權(quán)，須由簽單人編制所在單位的行政部門發(fā)出書面通知。（二）成為有效簽單人應(yīng)報(bào)備的資料1、有效簽單人為企業(yè)的，應(yīng)報(bào)備的資料：（1）必須提供以下資料，并作為協(xié)議的附件：a、企業(yè)實(shí)際法人代表、經(jīng)營(yíng)地址、電話、傳真、聯(lián)系人等資料b、企業(yè)指定簽單人辦公電話、手機(jī)、E-mail等c

3、、企業(yè)指定簽單人的簽名字樣d、以上資料需加蓋企業(yè)公章（2）盡量提供以下資料，并作為協(xié)議的附件：a、企業(yè)工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件(加蓋公章)b、企業(yè)法人代表身份證復(fù)印件（或護(hù)照、港澳臺(tái)通行證、回鄉(xiāng)證復(fù)印件）c、企業(yè)指定簽單人身份證復(fù)印件（或護(hù)照、港澳臺(tái)通行證、回鄉(xiāng)證復(fù)印件）2、有效簽單人為個(gè)人的，應(yīng)報(bào)備的資料：（1）必須提供以下資料，并作為協(xié)議的附件：a、有效簽單人身份證復(fù)印件（或護(hù)照、港澳臺(tái)通行證、回鄉(xiāng)證復(fù)印件）b、餐廳內(nèi)部擔(dān)保人的擔(dān)保協(xié)議c、餐廳內(nèi)部擔(dān)保人身份證復(fù)印件（或護(hù)照、港澳臺(tái)通行證、回鄉(xiāng)證復(fù)印件）d、簽單權(quán)人住址、家庭及辦公電話、手機(jī)、E-mail等e、餐廳內(nèi)部擔(dān)保人辦公電話、手機(jī)、E-m

4、ail等f、簽單權(quán)人的簽名字樣3、簽單權(quán)人為餐廳內(nèi)部人員的，應(yīng)具有餐廳總經(jīng)理審批同意的內(nèi)部人員消費(fèi)簽單授信審批單（三）簽單掛帳協(xié)議的審批1、所有簽單掛帳協(xié)議的付款方式為月結(jié)，且以每個(gè)月的1日至當(dāng)月最后一天為一個(gè)帳期。次月10日前由餐廳收帳員將帳期內(nèi)的所有掛帳明細(xì)及相關(guān)帳單送至協(xié)議客戶并與之核對(duì)，核對(duì)后由對(duì)方在對(duì)帳單上簽字確認(rèn)。2、固定每月20日為最后還款日。由協(xié)議客戶將上個(gè)帳期內(nèi)的所有欠款支付給餐廳。超過最后還款日還未還款的，轉(zhuǎn)入欠款逾期客戶名單，由信貸員進(jìn)行重點(diǎn)跟催。3、協(xié)議客戶為單位或個(gè)人的，其授信額度由餐廳根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不得超過2萬元（2萬及2萬元以內(nèi)由總經(jīng)理審批即可）。對(duì)個(gè)別信

5、用良好，實(shí)力雄厚且消費(fèi)能力強(qiáng)的公司，其額度可放寬到2萬元以上，但必須上報(bào)執(zhí)行董事審批后確定。4、餐廳內(nèi)管理層以上員工及現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理、值班經(jīng)理需在餐廳內(nèi)消費(fèi)掛帳的，由其填寫內(nèi)部人員消費(fèi)簽單授信審批單，經(jīng)審批后生效。餐廳內(nèi)管理層以上員工的，授信額度不得超過其月工資的1倍(且要求為管理層以上員工才可授信掛帳，普通員工不得掛帳)。簽單權(quán)人為餐廳營(yíng)業(yè)部門負(fù)責(zé)人及現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理、值班經(jīng)理的，授信額度不得超過其月工資的2倍。5、財(cái)務(wù)人員根據(jù)蓋章生效的簽單掛帳協(xié)議或?qū)徟У膬?nèi)部人員消費(fèi)簽單授信審批單，在前臺(tái)系統(tǒng)中建立客戶檔案，并錄入授信額度。6、簽單掛帳協(xié)議一式三份，協(xié)議單位一份、餐廳營(yíng)銷部、餐廳財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份。內(nèi)部

6、人員消費(fèi)簽單授信審批單一式兩份，行政部及財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份。（四）授信額度的臨時(shí)調(diào)整及固定調(diào)整1、對(duì)簽約并消費(fèi)達(dá)二個(gè)月以上且信用良好的客人（抵款客戶除外），在最后還款日前其累計(jì)未結(jié)清的掛帳超出授信額度時(shí)，可由協(xié)議單位或個(gè)人電話申請(qǐng)，臨時(shí)調(diào)高授信額度。臨時(shí)額度有效期為申請(qǐng)生效日起15天，15天過后自動(dòng)恢復(fù)其原有授信額度，且一個(gè)月僅能申請(qǐng)一次臨時(shí)額度的調(diào)整。2、對(duì)有逾期欠款的客戶，在未還清到期欠款前，一律不得接受其臨時(shí)調(diào)升授信額度的申請(qǐng)。3、協(xié)議客戶提出臨時(shí)調(diào)高信用額度后，應(yīng)由營(yíng)銷部門填寫授信額度調(diào)整申請(qǐng)，在上調(diào)原授信額10%的范圍內(nèi)，可由財(cái)務(wù)經(jīng)理或值班經(jīng)理人員審批確定。上調(diào)原授信額10%且50%的由

7、總經(jīng)理審批確定。超出50%的臨時(shí)授信額度調(diào)升，應(yīng)上報(bào)執(zhí)行董事審批同意方為有效。4、臨時(shí)授信額度審批完成后，應(yīng)及時(shí)電話通知協(xié)議單位或個(gè)人，并由財(cái)務(wù)人員在餐廳管理系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作。5、臨時(shí)額度調(diào)整有效期到后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)到餐廳管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，并恢復(fù)客戶的原始授信額度。6、對(duì)餐廳內(nèi)部人員，不受理臨時(shí)信用額度調(diào)升申請(qǐng)。只有當(dāng)其工資調(diào)升，且經(jīng)其書面申請(qǐng)?zhí)顚憙?nèi)部人員消費(fèi)簽單授信審批單后重新核定授信額度。7、當(dāng)客戶簽約并消費(fèi)達(dá)5個(gè)月以上且信用良好的（抵款客戶除外），經(jīng)其本人填寫授信額度調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可以調(diào)高并確定固定授信額度。8、授信額度（包括臨時(shí)授信額度及固定授信額度）僅在簽單掛帳協(xié)議有效期內(nèi)有效，

8、協(xié)議到期且并未續(xù)簽的，即取消掛帳資格，授信額度降為0。營(yíng)銷部應(yīng)做好簽單掛帳協(xié)議的日常維護(hù)，對(duì)即將到期的協(xié)議，提前確定是否與對(duì)方續(xù)簽并知會(huì)財(cái)務(wù)。9、在帳期內(nèi)的消費(fèi)欠款，累積達(dá)到客戶授信額度的80%時(shí)，由收帳員及時(shí)提醒客戶清帳匯款，以釋放其信用額度。10、對(duì)有明確的跡象表明掛帳客戶的經(jīng)濟(jì)狀況不佳，存在拖款風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)由銷售代表提報(bào)授信額度調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，降低客戶原有授信額度或停止此客戶簽單掛帳。（五）逾期掛帳處理1、原則上對(duì)有逾期未還款的客戶，逾期超過5天的，即自動(dòng)停止其掛帳資格。但在停止掛帳的前三天（即逾期后的第二天），由餐廳書面通知對(duì)方客戶，要求三天內(nèi)還款，否則取消其掛帳資格。通知發(fā)出

9、后，三天內(nèi)仍未還款的，由信貸員通知財(cái)務(wù)經(jīng)理及營(yíng)銷部，在餐廳管理系統(tǒng)中對(duì)其進(jìn)行停止掛帳。2、在按以上第1點(diǎn)對(duì)逾期未還款的客戶需做停止掛帳處理時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)事先與營(yíng)銷部進(jìn)行有效溝通和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，書面報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后發(fā)出要求三天內(nèi)還款的通知。收帳員及營(yíng)銷代表應(yīng)注重催收帳款的技巧，并盡可能避免因?yàn)橥Ｖ箳鞄ざ鴮?dǎo)致呆帳損失。3、因客觀原因逾期5天以上仍需繼續(xù)掛帳的（由財(cái)務(wù)與營(yíng)銷部根據(jù)具體情況判斷是否需繼續(xù)掛帳），由餐廳在逾期后2天內(nèi)上報(bào)欠款逾期客戶繼續(xù)掛帳申請(qǐng)，經(jīng)執(zhí)餐廳總經(jīng)理及行董事審批同意后方可繼續(xù)掛帳。同時(shí)收帳員及營(yíng)銷人員必須將逾期欠款客戶作為重點(diǎn)催款對(duì)象。4、對(duì)餐廳內(nèi)部人員掛帳逾期的，自逾期之日起由財(cái)務(wù)

10、從其工資中扣回，直到還清欠款為止。餐廳有權(quán)對(duì)有不良信用的員工個(gè)人停止掛帳。5、對(duì)逾期未還款而停止掛帳資格的客戶，財(cái)務(wù)應(yīng)在停止掛帳之日起五個(gè)工作日內(nèi)收集所有客戶簽單的帳單及簽字資料以及客戶檔案，填寫問題應(yīng)收帳款報(bào)告書。問題應(yīng)收帳款報(bào)告書經(jīng)餐廳總經(jīng)理及執(zhí)行董事審批后，確定是否采取訟訴法律或用其他方式予以追回。（六）臨時(shí)掛帳與擔(dān)保1、未與餐廳簽訂簽單掛帳協(xié)議的客戶，不得掛帳。若因其一時(shí)未帶現(xiàn)金或現(xiàn)金不足的，經(jīng)餐廳營(yíng)業(yè)部門經(jīng)理（或現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理、值班經(jīng)理）擔(dān)保方可進(jìn)行掛帳，且電腦掛帳名稱為擔(dān)保人。2、營(yíng)業(yè)部門經(jīng)理的擔(dān)保金額及本人消費(fèi)未清帳金額累計(jì)不得超出其授信額度，且必須在第二個(gè)月的20日前結(jié)清。3、對(duì)內(nèi)部

11、人員進(jìn)行擔(dān)保的欠款，逾期未收回的，由財(cái)務(wù)直接從擔(dān)保人的工資中扣回。4、在餐廳管理系統(tǒng)中增加客戶檔案“其他掛帳”，并不受信用額度限制。專門用于因?yàn)榉?wù)員漏單、錯(cuò)單、跑單，需由服務(wù)員賠償?shù)膾鞄?，以及其他特殊情況對(duì)無簽單權(quán)的人員進(jìn)行的臨時(shí)掛帳。5、掛入“其他掛帳”中的需由服務(wù)員賠償?shù)膸?，必須要有部門經(jīng)理的處罰說明并注明處罰人員名單及金額，處罰說明須隨同帳單一同下投。6、掛入“其他掛帳”中的特殊臨時(shí)掛帳，必須要有值班經(jīng)理的書面說明，并確定款項(xiàng)如何催收及無法收回時(shí)的責(zé)任劃分。書面說明須隨同帳單一同下投。7、沒有部門經(jīng)理的處罰說明或值班經(jīng)理的書面掛帳說明，收銀員不得對(duì)“其他掛帳”進(jìn)行掛帳操作。8、會(huì)計(jì)應(yīng)根

12、據(jù)部門經(jīng)理的處罰說明或值班經(jīng)理的書面掛帳說明，進(jìn)行后臺(tái)帳務(wù)調(diào)整操作。（七）單次會(huì)議接待掛帳的特別處理1、對(duì)在餐廳管理系統(tǒng)中已具有簽單掛帳權(quán)并確定授信額度的單位，因?yàn)榕R時(shí)在餐廳舉行訂貨會(huì)等接待活動(dòng)，從而會(huì)導(dǎo)致授信額度臨時(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠用的情況。對(duì)此要求所有單次接待雙方應(yīng)簽訂接待協(xié)議，明確當(dāng)次接待的價(jià)格、內(nèi)容、接待過程的有效簽單人、聯(lián)系人及最后付款日期等。2、接待協(xié)議一式三份，對(duì)方單位一份，餐廳營(yíng)銷部、財(cái)務(wù)部各一份。3、會(huì)議接待結(jié)束后，收帳員應(yīng)及時(shí)與對(duì)方人員進(jìn)行對(duì)帳，并在接待協(xié)議的最后付款日期前收回對(duì)方欠款。收到款后會(huì)計(jì)對(duì)應(yīng)收帳進(jìn)行及時(shí)核銷操作。（八）問題應(yīng)收帳款處理及責(zé)任劃分1、對(duì)逾期未收回且停止掛帳

13、的客戶，其欠款轉(zhuǎn)為問題應(yīng)收帳款。2、對(duì)問題應(yīng)收帳款部分，財(cái)務(wù)應(yīng)進(jìn)行分析，確定是否存在授信違規(guī)行為。若有，則由違規(guī)人員賠償相應(yīng)損失。3、對(duì)按規(guī)定應(yīng)收集而未收集的簽單人資料，從而導(dǎo)致訴訟法律或索要債權(quán)理由不充分的，由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償相應(yīng)損失。4、簽單掛帳協(xié)議中約定的銷售代表即為客戶的推薦人，推薦人工作不負(fù)責(zé)任，對(duì)客戶不認(rèn)真調(diào)查了解，對(duì)客戶經(jīng)濟(jì)狀況發(fā)生危機(jī)而不及時(shí)提醒調(diào)整授信額度的，或與客戶串通惡意拖欠消費(fèi)款的，則由推薦人承擔(dān)相應(yīng)損失。 （九）應(yīng)收帳款的操作與管理1、掛帳帳單的傳遞過程稽核員 會(huì)計(jì) 收帳員(由出納員兼職) 轉(zhuǎn)協(xié)議單位（1）稽核員根據(jù)審核完后的當(dāng)天交接下來的各營(yíng)業(yè)部門的帳單，將掛帳帳

14、單拆出（營(yíng)業(yè)點(diǎn)的為帳單客戶聯(lián)、客房為RF單和房間帳單）并登記于帳單交接登記表上轉(zhuǎn)給會(huì)計(jì)。（2）會(huì)計(jì)根據(jù)稽核員審核完后的各營(yíng)業(yè)點(diǎn)每日發(fā)生的掛帳帳單,次日及時(shí)進(jìn)行接收并于交接本上簽字確認(rèn)。（3）收帳員應(yīng)每天及時(shí)把會(huì)計(jì)核對(duì)無誤的帳單進(jìn)行接收（填寫帳單交接登記表），同時(shí)在打印出來的每日掛帳明細(xì)表與匯總報(bào)表上簽字確認(rèn)。（4）帳單客戶聯(lián)由收帳員保管，記帳聯(lián)由會(huì)計(jì)保管，存根聯(lián)由稽核員保管，收帳員對(duì)全部客戶聯(lián)帳單應(yīng)進(jìn)行分類存放保管。（5）收帳員拿著帳單到掛帳單位收款時(shí)，客戶要求把帳單留下，并待其將帳目核對(duì)清楚后才付款的，收帳員應(yīng)填寫客戶消費(fèi)對(duì)帳單，寫明所留下帳單的消費(fèi)日期、帳單號(hào)、各營(yíng)業(yè)點(diǎn)的消費(fèi)金額，給對(duì)方經(jīng)

15、辦人員簽字確認(rèn)。對(duì)帳單第二聯(lián)（客戶聯(lián)）連同掛帳帳單交由客戶，對(duì)帳單第一聯(lián)由收帳員保管，并于收到客戶款項(xiàng)后進(jìn)行注銷。（6）會(huì)計(jì)根據(jù)每天出納所交接的收款收據(jù)的記帳聯(lián)對(duì)收帳員所填寫的客戶消費(fèi)對(duì)帳單及工程商、供應(yīng)商帳單交接登記表進(jìn)行對(duì)應(yīng)注銷處理。對(duì)于工程商、供應(yīng)商帳單交接登記表的注銷采用在帳單交接登記表的核銷結(jié)果欄里蓋章注銷的方式；對(duì)于客戶消費(fèi)對(duì)帳單的注銷采用直接在客戶消費(fèi)對(duì)帳單上蓋章注銷的方式；對(duì)于客戶消費(fèi)對(duì)帳單上只收回部份金額的注銷采用由會(huì)計(jì)在客戶消費(fèi)對(duì)帳單上注明總消費(fèi)金額、已收回消費(fèi)金額、未收回消費(fèi)金額并簽字確認(rèn)，待客戶消費(fèi)對(duì)帳單上的總消費(fèi)金額全部收回后再進(jìn)行蓋章注銷的方式。（7）收帳員每月月初

16、應(yīng)對(duì)截止至上月末未收回的掛帳帳單進(jìn)行整理。要求收帳員手上的未收回的應(yīng)收帳帳單加上未注銷的客戶消費(fèi)對(duì)帳單金額及未注銷的工程商、供應(yīng)商的帳單交接登記表與會(huì)計(jì)打印出來的應(yīng)收帳余額表的金額一致，并要求收帳員在應(yīng)收帳余額報(bào)表上簽字確認(rèn)。因收帳員未妥善保管好帳單或?qū)卧斐蓙G失，而無法向協(xié)議單位收回帳款以致成為呆帳的，由收帳員進(jìn)行賠償。（8）每月初對(duì)收帳員手中未收回款項(xiàng)的帳單及對(duì)帳單進(jìn)行核對(duì)時(shí)，會(huì)計(jì)應(yīng)對(duì)所有客戶消費(fèi)對(duì)帳單進(jìn)行電話詢證，以防止收帳員對(duì)已收款的對(duì)帳單不進(jìn)行注銷。2、收回款項(xiàng)流程收回帳款 出納 開收據(jù) 會(huì)計(jì)（1）出納在收到協(xié)議單位的帳款時(shí)應(yīng)開收款收據(jù)作為銷帳憑據(jù)。應(yīng)在收據(jù)上注明收回款項(xiàng)的單位，內(nèi)

17、容欄里寫明該款項(xiàng)所屬單位是哪一時(shí)段客戶消費(fèi)的帳單，便于將來核查，并由繳款人與出納在收據(jù)上的收款和復(fù)核處各自簽名確認(rèn)。（2）出納將當(dāng)天開出的收款收據(jù)記帳聯(lián)轉(zhuǎn)至?xí)?jì)，會(huì)計(jì)對(duì)交來的收據(jù)記帳聯(lián)在餐廳管理系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)收帳進(jìn)行核銷，以釋放客戶的可使用信用額度。會(huì)計(jì)同時(shí)根據(jù)當(dāng)天出納所交接的收款收據(jù)的記帳聯(lián)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中將收回的掛帳進(jìn)行核銷制單，確保當(dāng)天收款當(dāng)天銷帳。（3）對(duì)尚未最終結(jié)算的工程,工程商要求在施工過程中,以在餐廳的消費(fèi)沖抵工程款的,同樣需簽訂簽單掛帳協(xié)議并根據(jù)工程額確定其授信額度。要求在平時(shí)會(huì)計(jì)必須與工程部負(fù)責(zé)人及時(shí)進(jìn)行溝通，盡量使未結(jié)清的消費(fèi)掛帳總額不超過暫未支付給工程商的完工工程款。每月末收帳員

18、應(yīng)打印出工程商掛帳匯總表連同當(dāng)月消費(fèi)款帳單一起保存。在支付工程款時(shí)按應(yīng)付工程款總額扣除消費(fèi)掛帳后的差額支付，并開出消費(fèi)款收回收據(jù)給對(duì)方。會(huì)計(jì)在餐廳管理系統(tǒng)中增加工程商掛帳檔案時(shí)，應(yīng)在其名稱后加上“（工程商）”字樣。（4）對(duì)長(zhǎng)期供貨的供應(yīng)商，雙方合作期間，對(duì)方要求在供貨過程中，以在餐廳的消費(fèi)沖抵供貨款的，同樣需簽訂簽單掛帳協(xié)議并根據(jù)平時(shí)供貨額確定其授信額度。要求在平時(shí)會(huì)計(jì)必須注意查看供應(yīng)商欠款明細(xì)帳，盡量使未結(jié)清的消費(fèi)掛帳總額與暫未支付給供應(yīng)商的供貨款基本平衡。每月末收帳員應(yīng)打印出供應(yīng)商掛帳匯總表連同當(dāng)月消費(fèi)款帳單一起保存。在支付供貨款時(shí)按應(yīng)付供貨款總額扣除消費(fèi)掛帳后的差額支付，并開出消費(fèi)款收回收據(jù)給對(duì)方。會(huì)計(jì)在餐廳管理系統(tǒng)中增加供應(yīng)商掛帳檔案時(shí)，應(yīng)在其名稱后