試論電算化會計檔案的特點與管理

1、試論電算化管帳檔案的特點與管理內(nèi)容提要:電算化管帳檔案管理具有差異于人工管帳的很多特點。最重要的是用盤算機(jī)代替了人工記帳，同時另有當(dāng)代化載體，軟硬件環(huán)境，系列化資料等要求。從而，導(dǎo)致電算化管帳的檔案管理，必需進(jìn)步管帳職員的頭腦本質(zhì)和盤算機(jī)操縱技能，美滿各項管理制度以及硬件方法建立。關(guān)鍵詞：電算化；管帳檔案；特點；管理盤算機(jī)在管帳范疇的普及和應(yīng)用，使得企奇跡單元的管帳核算體系越來越多地被盤算機(jī)所代替，管帳電算化成為管帳事情的生長標(biāo)的目的，成為促進(jìn)管帳底子事情范例化和當(dāng)代化的一種緊張本領(lǐng)。一、管帳電算化下管帳檔案管理的特點管帳電算化是指用電子盤算機(jī)代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分更換人腦完成對管

2、帳信息的闡發(fā)、猜測、決議的歷程。電算化管帳檔案管理有如下特點：當(dāng)代化載體。根據(jù)1999年1月1日起施行的?管帳檔案管理措施?劃定，接納電子盤算機(jī)舉行管帳核算的單元，不但要電子管帳數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)管帳檔案，這就使得電算化管帳檔案擁有了雙重的管帳檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的管帳檔案與包羅存儲在盤算機(jī)硬盤中的管帳數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的管帳數(shù)據(jù)等情勢在內(nèi)的電子管帳檔案。軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)管帳檔案的直不雅可視性，電算化下的電子管帳檔案必需在特定的盤算機(jī)硬件與軟件體系環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體自己的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有用期等因素的影響。系列化

3、資料。這是由電算化操縱流程及電算化信息體系維護(hù)要求帶來的管帳檔案涉及范疇的新特點。除了要保存管帳檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被盤算機(jī)識讀的步伐文件、數(shù)據(jù)布局文件以及種種代碼，然后才氣借助盤算機(jī)舉行管帳核算。盤算機(jī)技能。電算化管帳體系對職員的本質(zhì)與體系寧靜操縱提出了新必要。電算化管帳檔案管理要求所從事職員不但要認(rèn)識管帳核算事情的各項專門要領(lǐng)，還必需同時把握需要的盤算機(jī)操縱和維護(hù)知識，才氣順?biāo)鞂崿F(xiàn)電算化。二、電算化管帳檔案的管理內(nèi)容為了更有用地做好電算化管帳檔案事情，我們必需根據(jù)電算化管帳檔案的特點，別離做好管帳檔案的網(wǎng)絡(luò)、管理與保存、利用等方面的事情。1、檔案的網(wǎng)絡(luò)。所謂電算化管帳檔案的網(wǎng)絡(luò)是指在

4、必然的時間隔斷內(nèi)如一個管帳年度，把盤算機(jī)體系中的全部管帳數(shù)據(jù)拷貝備份存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成分開于原盤算機(jī)體系的管帳檔案。財政部分應(yīng)把財政數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防盤算機(jī)硬件體系破壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的喪失下恢回復(fù)有的管帳電算化體系。除了備份之外，還應(yīng)網(wǎng)絡(luò)盤算機(jī)硬件體系的型號、存儲空間的大孝外部裝備的配套范例等；盤算機(jī)操縱體系、網(wǎng)絡(luò)操縱體系以及漢字操縱體系；財政軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫體系范例；財政軟件的體系名稱、版本號；財政軟件的販賣與維護(hù)公司的名稱、地點、 與接洽人以及與管帳電算化軟件體系相配套的種種說明書及利用手冊。2、檔案的保存。由于電算化管帳檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上

5、的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)預(yù)備雙份即接納“ab備份法舉行數(shù)據(jù)的備份，而且每份上要注明形成檔案的時間與操縱員姓名，并貼上寫庇護(hù)，存放在兩個差異的所在，以防范地動或火警等不測環(huán)境引起整個管帳電算化體系的撲滅與體系的不成規(guī)復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)闊別磁場，留意防潮、防塵等。對接納磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)按期舉行查抄，按期舉行復(fù)制，防范由于磁性介質(zhì)的破壞，而使管帳檔案喪失，造成無法拯救的喪失。別的，還應(yīng)留意電算化管帳檔案與對應(yīng)的財政軟件版本的同等性。由于在差異版本軟件下形成的管帳檔案其管帳數(shù)據(jù)的布局有大概差異，這就有大概產(chǎn)生管帳檔案不克不及被調(diào)閱大概產(chǎn)生某些意料外的錯誤。因此，

6、管帳電算化檔案除保存各版本的備份財政數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的管帳電算化軟件體系版本，二者的同等性黑白常需要的。3、檔案的利用。即電算化管帳檔案的調(diào)閱。在恒久開展管帳電算化的歷程中，隨著軟件體系的不竭晉級，我們所調(diào)閱的管帳檔案會有下述兩種環(huán)境：所調(diào)閱的管帳檔案的版本號與當(dāng)前管帳電算化體系版本號同等，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件體系中的檔案調(diào)閱或數(shù)據(jù)規(guī)復(fù)成效舉行調(diào)閱即可；所調(diào)閱的管帳檔案的版本號與當(dāng)前管帳電算化體系版本號不同等，此時您只需在別的一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化體系，然后再舉行調(diào)閱。三、電算化管帳檔案管理的要領(lǐng)一美滿硬件方法建立提供環(huán)境干凈與溫濕度不變相宜的專用管

7、帳檔案存放堆棧；裝備具有高清楚度打印本領(lǐng)的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)管帳檔案的東西：選勤奮效切合本單元現(xiàn)實業(yè)務(wù)的電算化管帳軟件，最好是具有檔案管理幫助成效的電算化軟件；強(qiáng)化體系的寧靜防護(hù)成效，如有聯(lián)網(wǎng)，留意舉行按期的補丁維護(hù)，制止因電腦寧靜或網(wǎng)絡(luò)寧靜，導(dǎo)致管帳檔案泄密或被報酬惡意修改。針對電算化管帳檔案受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場等因素的影響較大，易受粉碎的特點。在管理時應(yīng)留意如下題目：在選用保存管帳檔案的存貯介質(zhì)時，應(yīng)特別留意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；對存放在存貯介質(zhì)上的管帳檔案應(yīng)寫好庇護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場合：對存放往年管帳檔案的介質(zhì)應(yīng)按期復(fù)制，如每半年復(fù)制一

8、次且最好復(fù)制雙份存放在差異的所在；對利用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)按期舉行更換；對硬盤上的管帳檔案應(yīng)按期備份到軟盤或光盤上。針對電算化管帳檔案易修改且不留陳跡這一特點，在舉行管理時應(yīng)對硬盤上的管帳檔案，接納相應(yīng)的寧靜保密措施，防范對管帳檔案舉行修改。二美滿各項管理制度1創(chuàng)立電算化管帳檔案的歸檔制度：管帳電算化體系開拓和利用的全套文檔資料及軟件步伐，都應(yīng)視同管帳檔案保管；管帳數(shù)據(jù)在未打印成書面情勢輸出之前，應(yīng)妥善保管并保存副本，記賬憑據(jù)、總分類賬、現(xiàn)金日志賬和銀行存款日志賬應(yīng)打印輸出，并根據(jù)有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部分的要求，實時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。2創(chuàng)立電算化管帳檔案的保管束度：根據(jù)國度檔案局的尺度

9、，創(chuàng)立電算化管帳檔案保管束度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)舉行管帳檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分散存放；做好防壓、防塵、防光、防腐化事情；按分類和必然挨次對數(shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子管帳檔案舉行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。3創(chuàng)立嚴(yán)酷的借用手續(xù)制度：查閱管帳檔案，需經(jīng)財政部分賣力人容許，根據(jù)檔案管理的有關(guān)劃定，管理借閱手續(xù)；外單元查閱本部分管帳檔案，要有單元先容信，并經(jīng)主管向?qū)?、財政部分賣力人容許。4創(chuàng)立電算化檔案按期備份制度：電算管帳檔案應(yīng)按期將管帳數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)目、保管方法等備份細(xì)節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特別性，管理職員必需對這些管帳電算檔

10、案舉行按期查抄、復(fù)制，以防范管帳信息破壞。5創(chuàng)立電算化軟件內(nèi)的管帳檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化管帳檔案的各項內(nèi)容要劃定差異的利用權(quán)限。平凡數(shù)據(jù)，可較大范疇共享；涉及單元機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供必然必要的職員利用；而方案原步伐文件、數(shù)據(jù)布局文件等，那么只有主管職員或步伐開拓職員才氣利用。通過如許設(shè)置，包管電子檔案的寧靜性，淘汰報酬修改的大概。三進(jìn)步管帳職員本質(zhì)由于電算化管帳，不但僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)管帳的成效，更有其他利用盤算機(jī)高速率盤算、闡發(fā)本領(lǐng)的成效，以是必需相應(yīng)增長專業(yè)人才，增強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有用的管帳信息打好底子；同時電算化軟件維護(hù)及體系寧靜的要求較高，這也必要管帳部分相應(yīng)增長

11、必然數(shù)目的電腦高級人才，維護(hù)一樣平常運作，開拓更公正、高效的軟件。四進(jìn)步頭腦器重程度實現(xiàn)管帳電算化的企業(yè)單元，有關(guān)向?qū)?yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對電算化管帳檔案資料舉行科學(xué)化管理的緊張性，并催促有關(guān)制度的創(chuàng)立?，F(xiàn)今不少實現(xiàn)管帳電算化的企業(yè)單元，對管帳檔案資料的管理仍范圍于手工管理階段的履歷，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步進(jìn)步電算化管帳檔案管理者的本質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。電算化管帳檔案作為管帳檔案的一部分，它與傳統(tǒng)情勢的管帳檔案彼此共同、嚴(yán)密接洽。假設(shè)說傳統(tǒng)情勢的管帳檔案是電算化管帳檔案的底子，那么電算化管帳檔案就是電算化奇特的本性，它代表著將來管帳范例化、當(dāng)代化的生長標(biāo)的目的，因此要充實發(fā)揮電算化管帳的強(qiáng)盛成效，必需做好電算化管帳檔案管理這一底子