TCL建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)大綱

1、4/4TCL建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)大綱一、明確項目檔案管理的責任單位建設(shè)單位是項目檔案管理的責任單位。建設(shè)工程質(zhì)量管理條例第十七條、第五十九條的明確闡述。二、項目建設(shè)階段檔案工作開展重點在工程項目建設(shè)階段，應(yīng)重點強調(diào)項目文檔管理體系的建立和工程文件與工程進度的同步形成。項目文檔組織管理體系是建設(shè)項目檔案工作優(yōu)質(zhì)、高效、有序開展的根本保證。各參建單位應(yīng)建立文檔管理工作制度，配備工作人員和相應(yīng)的辦公設(shè)備、軟件系統(tǒng)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，明確工作程序，形成以建設(shè)單位為主導(dǎo)的項目文檔管理網(wǎng)絡(luò)。在項目建設(shè)過程中，各參建單位文檔管理人員的工作重點在于工程文件的準時匯總、收集、分類、初步整理和平安保管。這項工作是檔案

2、完整性和竣工后檔案按期移交進館的保證。在項目建設(shè)過程中，各參建單位工程管理人員和技術(shù)人員的工作重點是工程文件與工程進度的同步形成，并準時向本單位文檔管理人員移交。這項工作是檔案完整、精確、真實的保證。三、項目竣工階段檔案工作重點各責任單位編制各自工程內(nèi)容的竣工檔案；建設(shè)單位的檢查、匯總、移交。四、明確項目檔案移交時限建設(shè)部城市建設(shè)檔案管理規(guī)定第六條：建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案；國家檔案局國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范第8.2.3款：竣工驗收后，建設(shè)單位應(yīng)在6個月內(nèi)向城建檔案館移交項目檔案。深圳市檔案局要求6個月內(nèi)完成檔案移交。五、

3、案卷質(zhì)量檢查的內(nèi)容和標準建設(shè)項目竣工檔案在辦理檔案預(yù)驗收、進館前檢查和接收進館抽查時，對案卷質(zhì)量實行突出重點的掌握性檢查，檢查內(nèi)容包括案卷整理質(zhì)量、檔案完整性及原件掌握、檔案真實精確三個方面，以此保證移交進館檔案質(zhì)量與工作效率的有機統(tǒng)一。(一)案卷整理質(zhì)量統(tǒng)一按深圳市城市建設(shè)檔案館城建檔案整理質(zhì)量標準執(zhí)行。(二)檔案完整性及原件掌握1、建設(shè)項目各合同工程及專業(yè)工程竣工檔案必需保證整體結(jié)構(gòu)完整和原件。項目檔案整體不移交或其中的合同及專業(yè)工程檔案不移交的，以及合同及專業(yè)工程檔案發(fā)生整體或大量損毀丟失的，追究相關(guān)單位法律責任。對于市政府有關(guān)職能部門確認的歷史遺留項目、司法拍賣項目、程序明確的合約轉(zhuǎn)讓

4、項目，其完整性不能保證的，按檔案缺失的具體狀況處理。2、建設(shè)項目各合同工程及專業(yè)工程檔案基本完整及保證原件的，對比歸檔名目或歸檔細則，按城建檔案重點進館范圍掌握清冊進行重點掌握檢查。發(fā)覺重點掌握文件缺失或為復(fù)印件，且移交單位無法補充或替換的，要求移交單位提交“缺失建設(shè)工程檔案責任承諾書”和有關(guān)缺失文件的狀況說明；非重點掌握文件缺失或為復(fù)印件的，要求移交單位提交有關(guān)缺失文件的狀況說明，經(jīng)審批后辦理。3、關(guān)于幾種缺件狀況的認定： = 1 * GB2 原件遺失以復(fù)制件歸檔的，無論復(fù)制件上是否補文件形成單位簽章，均確認為缺件。 = 2 * GB2 如工程結(jié)算、規(guī)劃驗收、環(huán)保驗收等檔案移交時正在辦理或尚

5、未辦理的文件，建設(shè)單位提交有關(guān)說明并承諾后補移交后可不再提交“缺失建設(shè)工程檔案責任承諾書”。 = 3 * GB2 甲方資料和監(jiān)理資料不要求提交掃描文件；竣工圖CAD電子文件按移交現(xiàn)狀接收，對文件內(nèi)容不做檢查，但應(yīng)確保名目條目數(shù)量與電子文件數(shù)量相符、能夠完整上傳數(shù)據(jù)庫并在移交書上有精確記錄。 = 4 * GB2 依據(jù)城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理方法等規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案原件已交政府有關(guān)職能部門的，可以加蓋該部門證明章的復(fù)制件歸檔。4、“缺失建設(shè)工程檔案責任承諾書”和有關(guān)缺失文件的狀況說明由檔案形成（編制）單位或遺失檔案的責任單位出具，必要時由該項目的其他責任單位予以確認。(三)檔案真實精確檔案真實精確重點檢查文件簽署、文件規(guī)律性和竣工圖三個方面：1、文件簽署工程管理文件要求單位及人員的簽字手續(xù)完備、用章規(guī)范，不消失打印或復(fù)印的簽名，不消失漏簽名（章），不消失無資質(zhì)簽名，用法項目章或個人手簽章的應(yīng)有完善的報批手續(xù)。工程管理文件中的簽署問題可實行補簽章、告知移交或提交有關(guān)證明、說明的方式整改。工程技術(shù)文件中假如沒有普遍性的簽章問題，不要求整改，按告知移交辦理接收進館。2、文件規(guī)律性竣工檔案中不消失重要的規(guī)律性錯誤，包括變更匯總與變更文件無法對應(yīng)，合同（施工許可）所列的工程內(nèi)容或單位與資料不全