（中職）辦公軟件應用第8章教學課件VIP

1、YCF正版可修改PPT（中職）辦公軟件應用第8章教學課件第8章 管理數據清單8.1 創(chuàng)建與編輯數據清單8.2 數據排序8.3 數據篩選8.4 數據分類匯總8.5 數據合并計算8.6 數據透視表8.1.1創(chuàng)建與編輯數據清單準備工作1.將數據清單用作數據庫在執(zhí)行數據操作時，例如查詢、排序或匯總數據，Excel 2003會自動將數據清單視作數據庫，并使用下列數據清單元素來組織數據。（1）數據清單中的列標志是數據庫中的字段名稱，比如“數據結構”就是一個字段名。（2）數據清單中的每一行對應數據庫中的一個記錄，如圖8-1所示。2.建立數據清單注意事項1）每張工作表只能使用一個數據清單在一張工作表上只能建立

2、一個數據清單。某些數據清單管理功能，如篩選等，一次只能在一個數據清單中使用。2）遵循將相似項置于同一列原則在設計數據清單時，應使同一列中的各行具有相同含義的數據項。8.1 創(chuàng)建與編輯數據清單下一頁返回3）使數據清單獨立工作表的數據清單與其他數據間至少留出一個空列和一個空行。在進行排序、篩選或匯總等操作時，有利于Excel 2003檢測和選定數據清單的范圍。8.1.2使用數據記錄單為數據清單添加記錄Excel 2003提供了一個方便的實用工具，即數據記錄單。數據記錄單是一個對話框，利用它可以很方便地在數據清單中輸入、編輯或顯示一行完整的信息或記錄，也可以查找和刪除記錄。在使用數據記錄單向新的數據

3、清單中添加記錄時，數據清單每一列的頂部必須具有列標。Excel 2003使用這些列標創(chuàng)建記錄單上的字段。1.添加記錄步驟1：選定需要向其中添加記錄的數據清單中的任一單元格。步驟2：單擊“數據”按鈕，選擇“記錄單”命令。步驟3：單擊“新建”按鈕，如圖8-2所示。8.1 創(chuàng)建與編輯數據清單上一頁下一頁返回步驟4：輸入新記錄所包含的信息。如果要移到下一字段，按Tab鍵。如果要移到上一字段，按Shift+Tab鍵。步驟5：所有字段中的數據輸入完成后，按Enter鍵添加記錄。步驟6：單擊“關閉”按鈕完成新記錄的添加并關閉記錄單。2.使用數據記錄單在數據清單中修改記錄步驟1：單擊需要修改的數據清單中的單元

4、格。步驟2：單擊“數據”按鈕，選擇“記錄單”命令。步驟3：單擊“上一條”“下一條”或“條件”按鈕找到需要修改的記錄。步驟4：在記錄中修改信息。步驟5：完成數據修改后，按Enter鍵更新記錄并移到下一條記錄。步驟6：修改結束后，單擊“關閉”按鈕更新數據清單記錄并關閉記錄單。8.1 創(chuàng)建與編輯數據清單上一頁下一頁返回3.使用數據記錄單在數據清單中查找記錄1）移動記錄用戶如果要每次移動一個記錄，使用對話框中的滾動條。用戶如果要每次移動10個記錄，在箭頭之間單擊滾動條。用戶如果要移動到數據清單的下一個記錄，單擊“下一條”按鈕。用戶如果要移動到數據清單的上一個記錄，單擊“上一條”按鈕。2）查找記錄步驟1

5、：選定數據清單中的單元格。步驟2：單擊“條件”按鈕，字段中的數據變?yōu)榭瞻?。步驟3：根據需要在字段中輸入條件。例如查找“數據庫”課程不及格的記錄，應在“數據庫”文本框中輸入60，如圖8-3所示。步驟4：按回車鍵，該對話框中將顯示與指定條件相匹配的記錄。單擊“下一條”或“上一條”按鈕，查看其他滿足條件的記錄。8.1 創(chuàng)建與編輯數據清單上一頁下一頁返回步驟5：單擊“關閉”按鈕可退出查詢。4.使用數據記錄單從數據清單中刪除記錄步驟1：選定數據清單中的任意一個單元格。步驟2：單擊“數據”按鈕，選擇“記錄單”命令。步驟3：找到需要刪除的記錄。步驟4：單擊“刪除”按鈕。8.1 創(chuàng)建與編輯數據清單上一頁返回數

6、據清單中的數據一般都是隨機錄入的，為了使數據清單中的數據更直觀、一目了然，Excel 2003提供了幾種對工作表區(qū)域的數據進行排序的方式，即按一般升序、降序的方式或按自定義的數據序列進行排序。1.默認排序Excel 2003在默認升序排序時，遵循如下規(guī)則。（1）數值從最小的負數到最大的正數排序。（2）字母、數字、文本按從左到右的順序逐字符進行排序。（3）在邏輯值中，FALSE排在TRUE之前。（4）所有錯誤值（如#NUM!和#REF!）的優(yōu)先級相同。（5）空白單元格總是放在最后。（空白單元格是空單元格，它不同于包含一個或多個空格字符的單元格。）在Excel 2003中排序時可以指定是否區(qū)分大小

7、寫。如果區(qū)分大小寫，在升序時，小寫字母排列在大寫字母之前。對漢字的排序，既可以設置根據漢語拼音的字母排序，也可以設置為根據漢字的筆畫排序。8.2 數據排序下一頁返回2.根據列中的內容對行進行排序步驟1：在需要排序的數據清單中單擊任意一個單元格。步驟2：單擊“數據”按鈕，選擇“排序”命令，彈出“排序”對話框，如圖8-4所示。步驟3：在“主要關鍵字”下拉列表中，選擇需要排序的列，在“次要關鍵字”和“第三關鍵字”中設置其他字段作為排序依據。排序時首先按照“主要關鍵字”進行排序，如果設置了“次要關鍵字”和“第三關鍵字”則在“主要關鍵字”相同的記錄中再按“次要關鍵字”排序，“主要關鍵字”和“次要關鍵字”

8、都相同的記錄再按“第三關鍵字”排序。步驟4：設置排序的方式：遞增或遞減。步驟5：在當前數據清單中可以選擇“有標題行”單選按鈕，或者選擇“無標題行”單選按鈕。步驟6：單擊“確定”按鈕。8.2 數據排序上一頁下一頁返回3.自定義序列排序步驟1：在所要排序的數據清單中，單擊任意單元格。步驟2：單擊“數據”按鈕，選擇“排序”命令，彈出“排序”對話框。步驟3：單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項對話框”。步驟4：在“方向”選項區(qū)域中，選擇“按列排序”或“按行排序”單選按鈕，如圖8-5所示。步驟5：在“方法”選項區(qū)域中，選擇“字母排序”或“筆畫排序”單選按鈕，以確定文本的排序依據。步驟6：單擊“確定”按鈕，返

9、回“排序”對話框。步驟7：排序選項確定后，單擊“確定”按鈕，完成操作。8.2 數據排序上一頁下一頁返回4.排序數據的恢復數據清單內的數據經過多次排序后，用戶如果要將其恢復成原來的排列次序，可以在數據清單未排序前添加一個空白列，并錄入數值編號，然后用該列排序，這樣就可以使排序的數據恢復成原來的排列次序，操作步驟如下。步驟1：在數據清單的最右側添加一個空白列。步驟2：在除標題行外的第一個單元格錄入1。步驟3：使用數據填充序列命令，將數據填充到數據清單的最后一個記錄。步驟4：對新添加的列進行排序，使數據清單恢復原來的排列次序，如圖8-6所示。 8.2 數據排序上一頁返回篩選功能可以使Excel 20

10、03只顯示出符合用戶設定的篩選條件的某一值或符合一組條件的行，而隱藏其他行。在Excel 2003中提供了“自動篩選”和“高級篩選”兩個命令來篩選數據。一般情況下，用戶利用“自動篩選”命令就能夠完成大部分的篩選需要。不過，當用戶需要利用復雜的條件來篩選數據清單時，就必須使用“高級篩選”命令才可以完成。對于數據清單，可以在條件區(qū)域中使用兩類條件：一是對于單一的列，可以使用多重的比較條件來指定多于兩個的比較條件，例如，顯示銷售量大于5 000、10 000或50 000的銷售人員；二是當條件是計算的結果或需要比較時，可以使用計算條件，例如，若只顯示總平均分大于單元格D3中的個人平均分的行，應輸入“

11、平均分$D $3”（美元符號表示單元格引用為絕對單元格引用）。8.3.1自動篩選1.自動篩選如果要執(zhí)行自動篩選操作，在數據清單中必須有列標記，其操作步驟如下。8.3 數據篩選下一頁返回步驟1：在要篩選的數據清單中選定任意單元格。步驟2：單擊“數據”按鈕，選擇“篩選”命令，在子菜單中選擇“自動篩選”命令。步驟3：在數據清單中每一個列標記的旁邊插入下拉按鈕，如圖8-7所示。步驟4：單擊包含想顯示的數據列中的下拉按鈕，就可以看到一個下拉列表，如圖8-8所示。步驟5：選擇要顯示的選項，在工作表中就可以看到篩選后的結果，如圖8-9所示。2.自定義自動篩選如果進行更復雜的篩選，可以通過使用篩選字段下拉列表

12、中的“自定義”選項來實現條件篩選所需要的數據。篩選符合一個條件的記錄，可以按照以下步驟執(zhí)行。8.3 數據篩選上一頁下一頁返回步驟1：選定要篩選的數據清單中任意單元格。步驟2：單擊“數據”按鈕，選擇“篩選”命令，在子菜單中選擇“自動篩選”命令。步驟3：在數據清單中每一個列標記的旁邊插入下拉按鈕。單擊想顯示的數據列中的下拉按鈕，可以看到一個下拉列表。步驟4：選擇“自定義”選項，出現一個“自定義自動篩選方式”對話框，如圖8-10所示。步驟5：單擊第一個文本框旁邊的下拉按鈕，然后選定要使用的比較運算符。單擊第二個文本框旁邊的下拉按鈕，然后選定要使用的數值。在本例中設定的條件為：所有“銷售數量20”的記

13、錄。單擊“確定”按鈕，就可以看到如圖8-11所示的篩選結果。8.3.2高級篩選使用“自動篩選”命令查找合乎要求的記錄，既方便又快速，但該命令的查找條件不能太復雜；如果要執(zhí)行較復雜的查找，就必須使用“高級篩選”命令。8.3 數據篩選上一頁下一頁返回1.建立高級篩選條件區(qū)使用“高級篩選”命令前，必須為其指定一個條件區(qū)域，以便顯示出符合條件的行。可以定義幾個條件（稱為多重條件）來選擇符合所有條件的行，或顯示符合一組或另一組條件的行。對于設定條件區(qū)域的基本步驟，無論是輸入比較條件還是使用計算條件都是相同的。可以使用以下的步驟來建立條件區(qū)域。步驟1：在數據清單的前方插入幾個空行。步驟2：在首行選定單元格

14、中輸入字段名稱，例如“銷售數量”。步驟3：在其下方的單元格中輸入條件，例“=10”，如圖8-12所示。步驟4：在數據清單中選定任意單元格，單擊“數據”按鈕，選擇“篩選”命令，在子菜單中選擇“高級篩選”命令，彈出“高級篩選”對話框，如圖8-13所示。8.3 數據篩選上一頁下一頁返回步驟5：在“方式”選項區(qū)域中選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結果”單選按鈕。在“列表區(qū)域”文本框中，指定數據區(qū)域。在“條件區(qū)域”文本框中，指定條件區(qū)域，包括條件標記，結果如圖8-14所示。若要從結果中排除相同的行，可以選擇“選擇不重復的記錄”復選框。步驟6：最后單擊“確定”按鈕，會看到如圖8-15所示的顯示結果。注意：當利用比

15、較條件時，條件標記必須和數據清單的列標記相同。在列標記下面的行中，輸入需要的條件，利用“數據”菜單中的“篩選”子菜單中的“高級篩選”命令來顯示符合指定條件的行。1）顯示符合所有條件的行如果要對不同的列指定多重條件，在條件區(qū)域的同一行中輸入所有的條件。如果要對相同的列指定一個以上的條件，或某一值域，可以通過多次輸入列標記來實現，如圖8-16所示。8.3 數據篩選上一頁下一頁返回2）顯示符合一個或另一個條件的行如果要對相同的列指定不同的條件，則把條件輸入在不同的行上，如圖8-17所示的設定。根據所設定的條件，它將顯示每一個特定的行，即滿足“銷售數量10”或者“銷售數量18”的所有記錄。該操作也就是

16、滿足邏輯“或”，即符合指定條件中的任一個即可，結果如圖8-18所示。2.復制符合復雜條件的篩選數據將符合復雜條件的篩選數據復制到一個新的位置是一個十分重要的功能。利用該功能，用戶可以整理出各種類型的報告。例如，可以從數據庫中整理出一份銷售大于30套的地區(qū)，其操作步驟如下。步驟1：建立條件區(qū)域。步驟2：單擊“數據”按鈕，選擇“篩選”命令，在子菜單中選擇“高級篩選”命令，彈出“高級篩選”對話框。8.3 數據篩選上一頁下一頁返回步驟3：在“方式”選項區(qū)域中選擇“將篩選結果復制到其他位置”單選按鈕。在“列表區(qū)域”文本框中，指定數據區(qū)域。在“條件區(qū)域”文本框中，指定條件區(qū)域，包括條件標記。在“復制到”文

17、本框中，指定要將篩選過的行復制到的位置。若要從結果中排除相同的行，可以選擇“選擇不重復的記錄”復選框；設置好的對話框如圖8-19所示。步驟4：單擊“確定”按鈕，會看到如圖8-20所示的結果。注意：利用這種方法，只可以將篩選過的數據復制到當前的工作表中，如果要將篩選過的數據粘貼到不同的工作表中，必須先切換到新的工作表，然后在那里執(zhí)行“高級篩選”操作。8.3 數據篩選上一頁返回對于一個工作表，如果能夠在適當的位置加上統(tǒng)計數據，將使工作表內容更加清晰易懂，Excel 2003提供的分類匯總功能將幫助用戶解決這個問題。使用“分類匯總”命令，不需要創(chuàng)建公式，Excel 2003將自動創(chuàng)建公式，并對某個字

18、段提供“求和”或“平均值”之類的匯總函數，實現對分類匯總值的計算，而且能將計算結果分級顯示出來。1.在數據清單中建立分類匯總例如統(tǒng)計超市貨架商品清單中每種產品在近期的銷售量及金額的總和，如表8-1所示。步驟1：選定要進行分類匯總的列。步驟2：使用“商品名稱”列對數據清單排序（需要對哪個字段分類匯總，就對其進行排序）。步驟3：在要分類匯總的數據清單中，單擊任意單元格。步驟4：單擊“數據”按鈕，選擇“分類匯總”命令，彈出“分類匯總”對話框，如圖8-21所示。8.4 數據分類匯總下一頁返回步驟5：在“分類字段”下拉列表中，選擇需要用來分類匯總的數據列，選擇的數據列應與步驟2中進行排序的列相同，即“商

19、品名稱”列。步驟6：在“匯總方式”下拉列表中，選擇所需的用于計算分類匯總的函數。本例中選擇“求和”函數。步驟7：在“選定匯總項”（可有多個）列表中，選擇需要對其進行匯總計算的數值列對應的復選框。這里選擇“銷售數量”和“金額”。步驟8：單擊“確定”按鈕。工作表及說明顯示如圖8-22所示。2.清除數據清單中的分類匯總步驟1：選定含有分類匯總的數據清單中的任意單元格。步驟2：單擊“數據”按鈕，選擇“分類匯總”命令。步驟3：在彈出的“分類匯總”對話框中，單擊“全部刪除”按鈕。8.4 數據分類匯總上一頁下一頁返回3.顯示和隱藏細節(jié)數據（1）分級顯示可以顯示數據清單中細節(jié)數據，其中每個內部級別為前面的外部

20、級別提供細節(jié)數據。在上面的示例中，包含所有行的總計的行屬于級別1，包含各種商品總計的行屬于級別2，各個區(qū)域的細節(jié)行則屬于級別3。（2）如果僅顯示某個特殊級別中的行，可以在分級顯示按鈕中單擊想要查看的級別對應的各個數字按鈕。（3）單擊分級顯示區(qū)中的-按鈕將隱藏該類的細節(jié)行，并使該按鈕變?yōu)?形式，單擊+按鈕將分級顯示細節(jié)行。8.4 數據分類匯總上一頁返回合并計算是指匯總一個或多個數據源區(qū)中的數據。Excel 2003提供了兩種合并計算數據的方法。一是通過位置，即當源區(qū)域有相同位置的數據匯總；二是通過分類，當源區(qū)域沒有相同的布局時，則采用分類方式進行匯總。用戶想合并計算數據，首先必須為匯總信息定義一

21、個目的區(qū)，用來顯示摘錄的信息。該目的區(qū)可位于與源數據相同的工作表上，或在另一個工作表上或同一工作簿內。其次，需要選擇要合并計算的數據源。此數據源可以來自單個工作表、多個工作表或多個工作簿中。在Excel 2003中，可以最多指定255個源區(qū)域來進行合并計算。在合并計算時，不需要打開包含源區(qū)域的工作簿。1.通過位置來合并計算數據通過位置來合并計算數據是指在所有源區(qū)域中的數據被相同地排列，也就是想從每一個源區(qū)域中合并計算的數值必須在被選定源區(qū)域的相同的相對位置上。8.5 數據合并計算下一頁返回這種方式非常適用于處理日常相同表格的合并工作，例如，總公司將各分公司的報表合并形成一個整個公司的報表；再如

22、，稅務部門可以將不同地區(qū)的稅務報表合并形成一個市的總稅務報表等。下面以圖書銷售情況表為例進行合并計算，具體操作步驟如下。步驟1：先建立圖書銷售情況工作簿，如圖8-23所示。步驟2：為合并計算的數據選定目的區(qū)，如圖8-24所示。步驟3：單擊“數據”按鈕，選擇“合并計算”命令；彈出“合并計算”對話框，如圖8-25所示。步驟4：在“函數”下拉列表中，選擇所希望用來合并計算數據的匯總函數，求和（SUM）函數是默認的函數。步驟5：將光標定位在“引用位置”文本框，然后在“工作表”選項卡上選擇“新華一店”選項，在工作表中選定源區(qū)域。該區(qū)域的單元格引用將出現在“引用位置”文本框中，如圖8-26所示。8.5 數

23、據合并計算上一頁下一頁返回步驟6：單擊“添加”按鈕，對要進行合并計算的所有源區(qū)域重復上述步驟；可以看到合并計算對話框如圖8-27所示。步驟7：單擊“確定”按鈕，就可以看到合并計算的結果，如圖8-28所示。2.通過分類來合并計算數據通過分類來合并計算數據是指當多重源區(qū)域包含相似的數據卻以不同方式排列時，此命令可使用標記、依不同分類進行數據的合并計算，也就是當選定的表格具有不同的內容時，用戶可以根據這些表格的分類來分別進行合并工作。舉例來說，假設新華總店共有兩個分店，它們分別銷售不同的書籍，如圖8-29所示，新華總店要得到完整的銷售報表時，就必須使用分類來合并計算數據。下面就以匯總這兩個分店的銷售

24、報表來合并計算。在本例中將對工作簿新華一店、新華二店進行合并操作，其結果保存在工作簿新華總店中，操作步驟如下。8.5 數據合并計算上一頁下一頁返回步驟1：為合并計算的數據選定目的區(qū)，單擊“數據”按鈕，選擇“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框。在“函數”下拉列表中，選擇用來合并計算數據的匯總函數，求和（SUM）函數是默認的函數。步驟2：將光標定位在“引用位置”文本框，然后在“工作表”選項卡上選擇“新華一店”選項，在工作表中選定源區(qū)域。該區(qū)域的單元格引用將出現在“引用位置”文本框中；對要進行合并計算的“新華二店”的源區(qū)域重復上述步驟。如果源區(qū)域頂行有分類標記，則選擇在“標題位置”選項區(qū)域的“首

25、行”復選框。如果源區(qū)域左列有分類標記，則選擇“標題位置”選項區(qū)域的“最左列”復選框。在一次合并計算中，可以選擇兩個復選框。在本例中選擇“最左列”復選框，如圖8-30所示。步驟3：單擊“確定”按鈕，就可以看到合并計算的結果，如圖8-31所示。8.5 數據合并計算上一頁下一頁返回3.合并計算的自動更新此外，還可以利用鏈接功能來實現數據清單的自動更新，即如果實現當源數據改變時，Excel 2003會自動更新合并計算。要實現該功能的操作是，在“合并計算”對話框中選擇“鏈接到源”復選框，這樣，當每次更新源數據時，用戶就不必每次都執(zhí)行一次“合并計算”命令。還應注意的是：當源和目標區(qū)域在同一張工作表時，是不

26、能夠建立鏈接的。 8.5 數據合并計算上一頁返回數據透視表也是一種表格，是一種對大量數據快速匯總和建立交叉列表的動態(tài)工作表，它具有轉換行和列來查看源數據的不同匯總結果、顯示不同頁面以篩選數據、根據需要顯示區(qū)域中的細節(jié)數據、設置報告格式等功能。1.數據透視表的結構數據透視表的結構如圖8-32所示。（1）行字段：行字段是指來自源數據且在數據透視表中被指定為行方向的字段。在本例中，“商品名稱”是行字段。（2）列字段：列字段是指數據透視表中被指定為列方向的字段。在本例中，“銷售時間”就是列字段，它包含多項，如“8：40”“8：55”等。（3）項：項是指數據透視表字段的子分類或成員。在本例中，“小麗花”

27、和“雪鹿啤酒”等就是“商品名稱”字段中的項。8.6 數據透視表下一頁返回（4）頁字段：頁字段是指被分配到頁或篩選方向上的字段。在本例中，“地區(qū)”就是頁字段，它可用來按地區(qū)篩選報表。通過使用“地區(qū)”字段，用戶可以只顯示“東勝”地區(qū)、“呼市”地區(qū)或其他地區(qū)的匯總數據。如果單擊了頁字段中的其他項，整個數據透視表都會發(fā)生變化，以便只顯示與該項相關聯的匯總數據。（5）頁字段項：頁字段列表中每一項即為頁字段項。在本例中，“東勝”是頁字段中的當前選定項，數據透視表將只顯示“東勝”地區(qū)的匯總數據。（6）數據字段：數據字段是指匯總數據清單中所指定的數值型字段。在本例中，“求和項：銷售數量”和“求和項：金額”均為

28、數據字段，它將匯總源數據中“銷售數量”字段和“金額”字段。（7）數據區(qū)：數據區(qū)是數據透視表中包含匯總數據的部分。數據區(qū)中的單元格顯示了行和列字段中各項的匯總數據。數據區(qū)的每個值都代表了源記錄或行中的一項數據的匯總。在本例中，單元格I5中的值是東勝地區(qū)暢力源毛巾當日的銷售量的總計。8.6 數據透視表上一頁下一頁返回（8）字段下拉按鈕：字段下拉按鈕是指每個字段右邊的按鈕 ，單擊此按鈕可選擇要顯示的項。2.創(chuàng)建數據透視表例如：對如下數據清單按商品名稱和地區(qū)創(chuàng)建數據透視表，見表8-2。步驟1：打開要創(chuàng)建數據透視表的工作簿。步驟2：選定數據清單中的任意單元格。步驟3：單擊“數據”按鈕，選擇“數據透視表和數據透視圖”命令，彈出“數據透視表和數據透視圖向導”對話框，如圖8-33所示。步驟4：在“數據透視表和數據透視圖向導”的步驟1中，選擇“請指定分析數據的數據源類型”選項區(qū)域下的“Microsoft Office Excel數據列表或數據庫”單選按鈕，再選擇“所需創(chuàng)建的報表類型”選項區(qū)域下的“數據透視表”單選按鈕。8.6 數據透視表上一頁下一頁返回步驟5：單擊“下一步”按鈕，彈出“數據透視表和數據透視圖向導3步驟之2”對話框。單擊“選定區(qū)域”右邊的工作表按鈕可