辦事處財(cái)務(wù)管理制度匯編

1、辦事處財(cái)務(wù)管理制度目錄一、辦事處備用金及費(fèi)用支出相關(guān)規(guī)則及流程二、辦事處物流控管三、辦事處倉庫現(xiàn)場管理、單據(jù)管理四、辦事處客戶數(shù)據(jù)管理五、辦事處增值稅發(fā)票開具管理規(guī)則六、辦事處數(shù)據(jù)管理崗位職責(zé)及操作細(xì)那么一、辦事處備用金管理及費(fèi)用支出相關(guān)規(guī)則及流程、 備用金管理：用于辦事處日常開支，如差旅費(fèi)、話費(fèi)、快遞費(fèi)、水電費(fèi)等，其他費(fèi)用按預(yù)算專門申請，?？顚Ｓ?。要求如下11 天給予安排。21萬元，各項(xiàng)支出均應(yīng)有相應(yīng)合法票據(jù)。3、備用金不允許挪用和個(gè)人借支，特殊情況單獨(dú)審批。4責(zé)人批準(zhǔn)并且增加預(yù)算，單獨(dú)支付。5公司直接銀行匯給關(guān)于方。6、一切費(fèi)用必需根據(jù)相關(guān)報(bào)銷制度進(jìn)行審核前方可報(bào)銷及記帳，在申請下次備用金

2、或?qū)ｍ?xiàng)費(fèi)用時(shí),報(bào)銷單據(jù)及辦事處備用金收付存明細(xì)表傳給公司及審核，以便公司關(guān)于辦事處財(cái)務(wù)其統(tǒng)籌。、 費(fèi)用支出的相關(guān)規(guī)則及流程：1、采購業(yè)務(wù)因市場銷售需要而發(fā)生 的采購業(yè)務(wù)的月費(fèi)用預(yù)算清單中未涉及必需寫明采購事由報(bào)總公司營銷財(cái)務(wù)批準(zhǔn)并且備案方可采購。2、修理費(fèi)用，50% 。3、促銷費(fèi)用：發(fā)生前需要就促銷活動(dòng)提交總公司營銷、財(cái)務(wù)詳細(xì)的活動(dòng)預(yù)算。4、辦事處出租車費(fèi)用：9 800 元/400 元/月。5、 市內(nèi)公交：IC IC 卡線路憑票報(bào)銷。6、 運(yùn)費(fèi)的核銷：長途運(yùn)費(fèi)報(bào)銷時(shí)要求運(yùn)費(fèi)單上注明收貨箱數(shù)、數(shù)量、隨貨單號；市內(nèi)運(yùn)費(fèi)報(bào)銷時(shí)，要求出庫單上注明運(yùn)費(fèi)單號、金額、目的地，如發(fā)生短途運(yùn)輸費(fèi)用那么短途金額在

3、運(yùn)輸單上注明。7、 招待標(biāo)準(zhǔn)：參照公司費(fèi)用報(bào)銷制度及預(yù)先申請，如有超出，須向公司營銷負(fù)責(zé)人、辦事處總經(jīng)理同意前方可支出。8、 公關(guān)費(fèi)用：發(fā)生需要提前向公司總經(jīng)理申請，在得到書面批復(fù)后，方可發(fā)生9、 商場付現(xiàn)費(fèi)用：要求辦事處提出申請，由公司匯入辦事處帳號，特殊情況或付費(fèi)較小可向總公司申請，批準(zhǔn)后由辦事處在備用金中列支。商場費(fèi)用要有費(fèi)用發(fā)票或收據(jù)，收據(jù)必需加蓋商場財(cái)務(wù)專用章。商場如出具辦公用品等與付款名目不相符的發(fā)票，發(fā)票上必需注明用途。10、導(dǎo)購工資管理：AC、辦事處明要提供明 確的、經(jīng)公司同意的根本工資、提成比例、提成基數(shù)、加班工資的計(jì)算方法給財(cái)務(wù)11、商場裝修費(fèi)用支出：應(yīng)有相應(yīng)的合同，公司根

4、據(jù)裝修合同和驗(yàn)收單進(jìn)行支付。12、費(fèi)用單據(jù)處理與傳遞要求如下：1、合法發(fā)票、收據(jù)類票據(jù)分開2、車費(fèi)、住宿費(fèi)填報(bào)差旅費(fèi)報(bào)銷單，除此之外的單據(jù)填報(bào)付款憑證。3、票據(jù)要求連續(xù)編號、記帳。4簽字確認(rèn)方可報(bào)銷。5、報(bào)銷金額到達(dá)備用金金額 50%時(shí)，即時(shí)寄回公司分管辦事處會(huì)計(jì)主管處。13辦事處總經(jīng)理及區(qū)域經(jīng)理出差費(fèi)用：100 160 元二、辦事處物流控管：貨物流轉(zhuǎn)要做到：嚴(yán)格、準(zhǔn)確、平安、迅捷，每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)必需無一遺漏，貨物進(jìn)出倉庫必需憑有效的單據(jù)，做到“貨到有單，貨走單隨。要求如下：、 產(chǎn)品管理1、 訂貨規(guī)則：根據(jù)市場需求向公司申請發(fā)貨，發(fā)貨單經(jīng)營銷負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后送倉庫進(jìn)行配貨。訂貨單件留存財(cái)務(wù)應(yīng)收

5、款會(huì)計(jì)。2、 收貨規(guī)則：辦事處收到公司貨物后要根據(jù)隨貨單在一天內(nèi)驗(yàn)收入庫并且向司或書面確認(rèn)收貨數(shù)量。根據(jù)雙方確認(rèn)的數(shù)據(jù)開具入庫單并且據(jù)此入帳。3： 自營商場發(fā)貨，貨到商場，必需由收貨人簽收，或索取關(guān)于方收貨憑證， 雙方確認(rèn)無誤前方可入帳。12 商場、下線客戶退貨：退貨時(shí)要求客戶附清單，公司在收貨后 12 小時(shí)清點(diǎn)完成，并且即時(shí)就退貨數(shù)量與客戶確認(rèn)，以實(shí)際收貨數(shù)為入帳依據(jù)。開具退貨單、發(fā)貨單。、外購樣本、辦公用品、促銷品管理：辦公用品：促銷用品：按公司批準(zhǔn)的申請單進(jìn)行購置，先入庫，后領(lǐng)用?；顒?dòng)完畢未用完促銷品退回倉庫，同時(shí)就促銷進(jìn)行分析，核實(shí)促銷用品發(fā)放的合理性。樣 品 ：與公司營銷部勾通后進(jìn)行

6、樣本采購，寄回公司并且按規(guī)則辦理入庫手續(xù)后,憑相關(guān)正式發(fā)票在備用金中報(bào)銷。三、辦事處倉庫現(xiàn)場管理、單據(jù)管理：(一):倉庫管理要求如下：保持倉庫的清潔衛(wèi)生，關(guān)于庫存貨物進(jìn)行妥善保管，保證物料堆放整齊，同時(shí)要求放置計(jì)量貨物的收發(fā)卡。要保證發(fā)貨時(shí)貨物包裝的完好，不允許人為導(dǎo)致包裝破損。要求客戶提前下單，以便倉庫可以即時(shí)有序配貨。倉庫使用的出入庫單必需由總公司統(tǒng)一訂制。10 點(diǎn)前完成前日報(bào)表的編制與報(bào)送。明原因前方可繼續(xù)運(yùn)行。倉庫做好防火、防盜管理，并且由辦事處經(jīng)理做好貨物保險(xiǎn)工作。(二):出庫單據(jù)管理要求如下：1、送貨上門的業(yè)務(wù)：倉庫出庫時(shí)要開據(jù)五聯(lián)出庫單，由倉庫員、發(fā)貨員關(guān)于貨物數(shù)量簽字確認(rèn)后，一

7、聯(lián)倉庫留存，二聯(lián)隨貨一聯(lián)給客戶，一聯(lián)由客戶2、貨運(yùn)發(fā)貨的業(yè)務(wù)：A、商超要求取得客戶回單12 三：其他要求：內(nèi)容。四、客戶數(shù)據(jù)管理公司。 公司制作統(tǒng)一的終端銷售清單登記表：由終端導(dǎo)購按銷售實(shí)時(shí)填寫， 辦事處在每周六前要取得一切商超一周銷售日報(bào)和小票，并且上報(bào)公司，在周末時(shí)把小票寄回公司，公司按小票和終端銷售清單登記表進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和導(dǎo)購提成計(jì)算。 商超建立導(dǎo)購交接班盤存制度：同時(shí)每月按帳期關(guān)于商超庫存進(jìn)行盤點(diǎn)。出現(xiàn)盤虧情況時(shí)，由責(zé)任人承當(dāng)損失，如無法落實(shí)責(zé)任人，由導(dǎo)購與業(yè)務(wù)經(jīng)理承當(dāng)損失。 團(tuán)購貨物團(tuán)價(jià)格發(fā)貨。 要求建立客戶檔案 ：將代理商所在的省市、企業(yè)名稱、辦公地址、法人代表身份表明等相關(guān)信息，直營商場的名稱、系人、職務(wù)、等整理成冊一式兩份，留公司一份存檔。 準(zhǔn)備貨物，并且做好出庫手續(xù)。促銷時(shí)，由會(huì)計(jì)出納進(jìn)行巡查，并且關(guān)于貨品價(jià)格和銷售數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督。促銷結(jié)束后，由出納會(huì)計(jì)關(guān)于銷售結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，由倉庫做好剩余產(chǎn)品入庫手續(xù)。五. 辦事處發(fā)票管理及標(biāo)準(zhǔn)流程(一) : 增值稅發(fā)票開具管理：開具增票時(shí)，辦事處要求提供開票單位的稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開戶許可證、法人或代理人身份證、經(jīng)銷合同。(二): 增值稅發(fā)票開具：要求提供關(guān)于方客戶關(guān)于帳單，以便公司審核后開票。不允許虛開、代開。(三): 發(fā)票的管理：a: 辦事處收到發(fā)票在送商超及客戶前，要進(jìn)行登記，以便核查。