工程項目檔案管理制度

1、工程項目檔案管理制度一、目的保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規(guī)定。二、工程項目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。三、資料員及其職責部門經理指定專人負責檔案管理工作（即資料員，資料員負責責包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料

2、；2、檔案材料的保管；3、檔案材料的查借閱、催還；4、項目結束后與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積清單上進行登記。4名稱、歸檔日期等信息（見附表二。、在檔案的次頁設“合同概要記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。2、每月對檔案進行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進行

3、修補和復制。六、檔案要求3、傳真件應復印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。2、所有檔案應專柜存放，加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經項目經理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經理及時處理。九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：3、涂改、偽造檔案。4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。附件一工程技術資料參考目錄