秘書、助理技能提升培訓課件

1、秘書、助理培訓歡迎參加2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓2培訓日程Agenda自我職業(yè)認知與發(fā)展前景規(guī)劃時間管理與工作效率的提高提升溝通技巧，建立共同的溝通平臺行動計劃2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓3自我介紹Who am I?Whats my job?My expectation/challenge?2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓4男女性別的差異男性：攻擊性，獨立性，競爭性，喜歡冒險女性：喜歡聊天，機敏圓滑，溫和，善解人意，安靜2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓5男女性別的差異男性：情緒穩(wěn)定，自信，善決斷，臨危不懼女性：推理能力較差，好嫉妒.2022/9/25喜之郎秘書

2、與助理培訓6種豆得豆，種瓜得瓜種下思想，收獲行動種下行動，收獲習慣種下習慣，收獲性格種下性格，收獲前途2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓7把握機會，發(fā)展自己全面了解你的企業(yè)提高你的技能抓住變革機會2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓8人才發(fā)展所需的三種能力專業(yè)技能策略技能行為技能策略技能行為技能專業(yè)技能職 務技 能 要 求2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓9案例分析一天，某公司經理突然收到一封非常無禮的信，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓秘書記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時間的往來，但事到如今，

3、我不得不中止我們之間的一切交易，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓10秘書的角色定位地位的從屬性作用的輔助性2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓11If you are General Manager, 你認為作為秘書五點最重要的要求是什么？2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓12計劃與時間的管理Fail to plan is planning to fail 不做計劃就等于為失敗做計劃“僅僅忙碌是不夠的，問題在于我們在忙些什么？” 梭 羅2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓13計劃與時間管理理解時間管理的意義了解緊要與重要的概念向文件管理要時間收

4、集與處理信息2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓14時鐘羅盤N2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓15緊要與重要重 要緊 要% OF TIME2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓16影響時間的十項因素！桌面雜亂無章/找不到東西缺乏優(yōu)先/目標優(yōu)先順序不明確/危機管理貪多嚼不爛無效授權缺乏自律/拖延電話打擾不速之客不會說“不”會議2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓174原則Do it now馬上就做Do it later以后再做Delegate授權Dont do it 不做2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓18整理你的辦公室保持你的辦公桌整潔，僅把正在處理的工作放在手邊。注意每天整理

5、，而不要留到明天早上。建立一套文件系統(tǒng)，適應你自已、你的經理和你的業(yè)務；每過幾個月就回顧這個系統(tǒng)。定期檢查你的文件，僅僅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。為無法正確歸檔的文件，設立一個“其它”文件夾。2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓19計劃的杠桿原理帕累托原理巔峰期每天十五分鐘2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓20大腦圖2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓21接聽/拔打電話Taking Phone Calls學會使用“轉接”功能學會說“是”，當對方問及“現在是否不方便接聽”記住自己的承諾，給對方回電話不要問一些細節(jié)性的問題，除非你真的需要運用4D原則Making Phone

6、Calls確認你已經準備好了，把要討論的事寫下來，很清楚、簡潔地表達自己的意圖集中起來拔打電話不要把困難或緊急的電話放在最后介紹你自己利用等待的時間2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓22管理其他人的時間同事珍惜、尊重他人的時間團隊工作，確定合理的工作期限及跟進方法遵守對時間的承諾有效地管理項目進展確保你明確地表達了你的目的到他的辦公室去有效地溝通經理熟悉經理的工作習慣并努力適應讓經理了解你的工作狀況讓經理授權給你守時一次帶幾件事找經理時間是最民主的有效地溝通2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓23信息的收集與處理時間上4D原則形式上二次加工內容上收與放渠道上多元化2022/9/25喜之郎

7、秘書與助理培訓24溝通?!管理就是溝通銷售就是溝通的過程生活就是溝通的藝術.秘書就是經理與外界溝通的紐帶2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓25溝通模式The Communication Model發(fā)送者Sender接收者Receiver溝通渠道Channel of Communication過濾Filters2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓26The Spoken Word“I know that you think you understood what I said to you, but what you think you heard me say is not what I

8、 was actually saying, and what I actually said is not quite what I meant to say.”“我知道你以為你理解我對你說的話，但你認為你聽到的我說的話并不是我實際說的話，其實，我實際說的并不是我真正想說的.”2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓27這是什么？What is this?2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓28凹？凸？Concave? or Convex?2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓29溝通有什么用對個人的好處對企業(yè)的好處2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓30溝通對個人的好處能理解他人、善解人意

9、溝通能力是個人能力的體現是創(chuàng)造和諧的人際關系環(huán)境的前提條件從旁人的經驗與習慣中吸取智慧減少重復勞動，提高效率避免無胃的爭執(zhí)激發(fā)他人對你的理念與建議產生興趣2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓31溝通對企業(yè)的好處是企業(yè)順利運行的前條件企業(yè)生產效率的提高創(chuàng)造良好的人際關系氣氛，對企業(yè)的生存和發(fā)展是相當重要的有助于化解隨著企業(yè)的擴張而帶來企業(yè)內多文化并存而引發(fā)的人際沖突2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓32溝通之道有意識地使用身體語言避免使用別人聽不懂的術語坦白承認自己的感受，傳情達理觀察對方的舉止的時候頭腦要開放2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓33身體語言身體姿勢目光接觸面部表情手勢動

10、作接觸人體空間2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓34傾聽技術傾聽的意義有效的傾聽聽好的技巧2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓35詢問技術：問題封閉式問題：Did you?Are you?Can you?開放式問題：How many?When are you?Where are you?2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓36建議與要求2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓37聆聽技術聽想回應2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓38聆聽技術I never said you stole the money. I never said you stole the money.I neve

11、r said you stole the money.I never said you stole the money.I never said you stole the money.I never said you stole the money.I never said you stole the money.2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓39有效解決問題的方法2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓40解決問題中的常見錯誤Pitfalls過多地依賴于經驗，而不是事實還未考慮成熟，就直接尋求答案關注于癥狀，而不是原因指責他人，而不是尋求系統(tǒng)的原因Relaying on “exper

12、t opinion” instead of factsJumping to solution prematurelyFocusing on symptoms rather than causesBlaming people instead of the system2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓41查明問題“問題的確定是解決問題的一半”Charles F. Kettering描述癥狀20 癥狀80 隱藏的原因2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓42確定可能的原因“在這個小小的地球上意見比瘟疫或地震帶來的麻煩更多” Voltaire利用5尋求原因為什么零件尺寸出現誤差？ 因為刀具磨損，引起尺寸誤差。為什么刀具會出現磨損現象？ 因為使用時間較長，而未發(fā)現。為什么會沒有發(fā)現？ 因為沒有定期檢查。為什么沒有定期檢查？ 因為沒有相應的程序和規(guī)定。零件關鍵尺寸超差2022/9/25喜之郎秘書與助理培訓43計劃并實施永久性措施、在可能的地方加強防范“如果你覺得可能會出錯，那么一定會發(fā)生” Murphy