某科技有限公司合同檔案管理制度

1、合同檔案管理制度為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標文件、應標文件、技術(shù)方案、合同文本、二次設計方案、工程會議記要、竣工資料（清單見附表2）等。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實行網(wǎng)絡管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、合同管理組負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。3、各業(yè)務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、積

2、累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡人員負責合同文檔管理。三、合同文檔的移交1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組。2、合同關(guān)閉后各分公司應由指定的網(wǎng)絡管理員將全套合同資料（交接清單參見附表 3）向合同管理組移交。3、合同項目終止后各分公司須將該項目的所有技術(shù)資料匯總成冊，經(jīng)分公司業(yè)務經(jīng)理鑒定，具有長久保存價值的技術(shù)資料向合同管理組移交。4、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。5、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續(xù)。四、合同文檔的管理辦法1、合同文檔以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號。2、

3、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責任。3、合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。4、合同管理組應根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。附 1：竣工資料明細表附 2：合同檔案交接清單附 1竣 工 資 料 明 細 表附 2合 同 檔