公司人事檔案

1、公司人事檔案包括的內(nèi)容：一、電子檔：員工基本情況表（動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等、培訓(xùn)履歷（入職培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、各次考試成績表、各次獎懲二、紙質(zhì)檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證等）復(fù)印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實習(xí)）總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請總結(jié)、內(nèi)審員證書、轉(zhuǎn)調(diào)崗知、員工每月工資、工作總結(jié)、離職通知書等。員工個人信息表（入職前及入職后的變更：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯(lián)系方式（含緊急聯(lián)絡(luò)電話、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及證明人和聯(lián)系方式、項目

2、經(jīng)歷（僅針對開發(fā)及技術(shù)服務(wù)人員、家庭情況（生日、聯(lián)系方式、資格證書、個人職業(yè)發(fā)展期望；由員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同。員工入職審批材料：包括入職申請及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認(rèn)、試用期崗位職責(zé)及目標(biāo)計劃和培訓(xùn)（新員工簽字確認(rèn)新員工提供的以前工作成果文檔（如需要、離職證明（如有。員工轉(zhuǎn)正審批材料：包括個人申請及試用期總結(jié)、試用期（新員工需簽字確認(rèn)。員工調(diào)崗、調(diào)薪、獎懲記錄：審批后均由員工簽字確認(rèn)。員工培訓(xùn)記錄：尤其是公司規(guī)章制度、崗位職責(zé)及要求、崗位激勵機(jī)制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等培訓(xùn)后均要有員工本人簽字認(rèn)可。勞動合同及保密協(xié)議其他：包

3、括員工入職后取得的資格證書等備案（紙質(zhì)件+電子版。公司人事檔案規(guī)范及措施：一、制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責(zé)、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細(xì)的規(guī)定。二、專人管理：HR 部門派專人進(jìn)行人事檔案的管理，并及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當(dāng)時對制度進(jìn)行修改和完善。三、具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復(fù)印等，更不能帶出檔案室、否則按嚴(yán)重違反公司管理制度處理；2書面說明將檔案轉(zhuǎn)到

4、具體機(jī)構(gòu)的將按審批程序予以銷毀；規(guī)定處理。四、一點建議：公司人事檔案管理制度的制定我認(rèn)為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規(guī)，適當(dāng)結(jié)合公司發(fā)展階段的實際， 并結(jié)合單位性質(zhì)（比如國有企業(yè)肯定要比較重視，民營企業(yè)就相對粗略管理）給予管理，管理制度和操作流程一、人事檔案管理基本要點：保密管理：人事檔案為公司機(jī)密，公司由人力資源部同事專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員不得查閱。二、人事檔案管理主要規(guī)定：歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要面注明檔案袋統(tǒng)計數(shù)量、人員清單、使用登記等等。審閱制度：公司領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)人員如因工作需要查閱人事報告進(jìn)行審核，若手續(xù)齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時間快到

5、時，管理人員要檢查人事檔案是否已經(jīng)完整歸還， 是否有損壞等情況。出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用于貸款、買房、報銷費(fèi)用等等，人事部門結(jié)合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。檢查制度：公司定期對人事檔案進(jìn)行檢查，檢查文件是否進(jìn)行抽查，檢查是否有損壞和遺失。注明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。相應(yīng)管理表格有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、查登記表人事檔案負(fù)責(zé)人交接清單人事檔案包含了員工的基本個人信息，管理工作不容忽視。公司人事管理風(fēng)險性評估：一、暫無風(fēng)險：公司屬外資企業(yè)，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR 部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領(lǐng)導(dǎo)查閱某些員工基本情況（如學(xué)歷、工作經(jīng)歷）之用，還未出現(xiàn)因員工離職而提出將其人事檔案轉(zhuǎn)出的情況。二、相應(yīng)措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關(guān)”，一是把關(guān)檔案專人管理關(guān)，對其勝任、性格等把好關(guān)，并時時了解其思想狀況；二是把關(guān)保存關(guān)，公司提供了較