
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文檔簡(jiǎn)介
1、項(xiàng)目管理5 大過程知識(shí)項(xiàng)目管理包括五大過程:?jiǎn)?dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、驗(yàn)收。本章主要介紹項(xiàng)目管理五大過程定義,及實(shí)施各個(gè)過程的主要內(nèi)容及特點(diǎn)。項(xiàng)目啟動(dòng)一、項(xiàng)目啟動(dòng)主要內(nèi)容項(xiàng)目啟動(dòng)就是要在現(xiàn)有資源條件的限制下選擇最佳的項(xiàng)目,認(rèn)識(shí)項(xiàng)目的收益,準(zhǔn)備項(xiàng)目許可所需的文件,委派項(xiàng)目經(jīng)理。即有關(guān)方面正式認(rèn)定一個(gè)項(xiàng)目應(yīng)該開始,并向這個(gè)項(xiàng)目提供相關(guān)資源,其主要的工作內(nèi)容如下:1 、任命項(xiàng)目經(jīng)理、建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)后要任命項(xiàng)目經(jīng)理、建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或管理班子,著手項(xiàng)目的具體準(zhǔn)備。( 1)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì):具體技術(shù)新工作或管理職能均由參加項(xiàng)目的成員承擔(dān)。( 2)管理班子:核心班子僅履行管理職能,具體的技術(shù)性工作由其他人或組織完
2、成。( 3)項(xiàng)目經(jīng)理的選擇:項(xiàng)目經(jīng)理是委托人的代表,是項(xiàng)目班子的核心,是項(xiàng)目起動(dòng)后項(xiàng)目全過程管理的中樞, 是項(xiàng)目有關(guān)各方協(xié)調(diào)配合的橋梁和紐帶。一定要慎重地選擇適合的人擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。( 4)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備的技能: 溝通技能; 組織技能; 應(yīng)用知識(shí)、技術(shù)與創(chuàng)新技能; 制定預(yù)算技能; 解決問題和應(yīng)變技能; 談判和影響技能; 領(lǐng)導(dǎo)和人際交往技能; 隊(duì)伍建設(shè)和人力資源管理技能。2、配備資源和管理根據(jù)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu),安排具有能力的人員;配備適用的工具、技術(shù)、方法和實(shí)踐去監(jiān)測(cè)和控制各過程。3、確定項(xiàng)目目標(biāo)項(xiàng)目目標(biāo)要指出需要完成什么,或者產(chǎn)出什么;要明確達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)的識(shí)別標(biāo)志(當(dāng)達(dá)到這個(gè)目標(biāo)時(shí),項(xiàng)目即算完成)。
3、項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)當(dāng)具體、可度量、準(zhǔn)確、實(shí)際、并有時(shí)限性。4、規(guī)定項(xiàng)目要求項(xiàng)目要求與項(xiàng)目目標(biāo)不同。項(xiàng)目要求是指對(duì)目標(biāo)或者可交付成果的規(guī)定。項(xiàng)目要求構(gòu)成了對(duì)產(chǎn)出的項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)定,或必要的前提條件。5、明確項(xiàng)目的可交付成果成果項(xiàng)目的可交付成果是項(xiàng)目要求之一;可交付成果與目標(biāo)相似,必須是具體的并且是可以檢驗(yàn)的;可交付成果要形成文件并通知到有關(guān)的負(fù)責(zé)部門和人員。6、與項(xiàng)目干系人溝通(與用戶溝通)項(xiàng)目與他們的利益有關(guān)的人是項(xiàng)目干系人,在制定計(jì)劃過程中得到認(rèn)定的;為了確定項(xiàng)目的具體目標(biāo),需要會(huì)見每一個(gè)關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人,了解他們對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的想法,并記錄到文檔中。一個(gè)成功的項(xiàng)目需滿足或者超出項(xiàng)目干系人期望。7、
4、識(shí)別項(xiàng)目的限制限制,指所有限制項(xiàng)目組織活動(dòng)或者規(guī)定項(xiàng)目組活動(dòng)的事物。如:時(shí)間:通常是一個(gè)固定的最后期限,項(xiàng)目完成時(shí)間;預(yù)算:預(yù)算限制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)獲取資源的能力,潛在限制著項(xiàng)目的范圍;質(zhì)量:通常由產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)范來限定;設(shè)備、技術(shù)、管理層指令、合同的目標(biāo)等也會(huì)成為限制。8、管理限制項(xiàng)目限制約束著項(xiàng)目組可以做出的選擇,并且限制著他們的操作。各種限制,尤其是時(shí)間、預(yù)算、質(zhì)量三大限制,可用來幫助獲得項(xiàng)目的目標(biāo)。對(duì)限制要進(jìn)行管理,調(diào)節(jié)次要限制確保主要限制。要把限制記入文檔。9、找出項(xiàng)目假設(shè)假設(shè)是指人們認(rèn)為應(yīng)該是真的或應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的條件。找出項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的假設(shè),并將其記錄到文檔中。盡可能地找出自己將會(huì)面對(duì)的所有
5、假設(shè);對(duì)重要的假設(shè),要有保證措施和一旦假設(shè)不能實(shí)現(xiàn)的應(yīng)急方案。應(yīng)盡可能地對(duì)自己的假設(shè)進(jìn)行檢驗(yàn)。二、項(xiàng)目啟動(dòng)特征項(xiàng)目的啟動(dòng)過程中支出較少,因?yàn)閯傞_始,一切尚未成熟,項(xiàng)目成功的潛在機(jī)率最小, 而這時(shí)候的風(fēng)險(xiǎn)最大,項(xiàng)目干系人在項(xiàng)目的開始階段有最多的機(jī)會(huì)可以影響項(xiàng)目。項(xiàng)目計(jì)劃一、項(xiàng)目計(jì)劃主要內(nèi)容1 、項(xiàng)目計(jì)劃的基本原則:l 避免或減小不確定性;l 提高運(yùn)營(yíng)效率;l 對(duì)目標(biāo)的更好理解;l 為監(jiān)測(cè)和控制工作提高基礎(chǔ)。2、項(xiàng)目計(jì)劃解決五個(gè)基本問題:何事(技術(shù)目標(biāo),并對(duì)問題進(jìn)行說明);如何(工作分解結(jié)構(gòu));何人(人員使用計(jì)劃);何時(shí)(進(jìn)度表);多少(成本預(yù)算)。3、項(xiàng)目計(jì)劃主要要做的是工作說明、項(xiàng)目規(guī)定、里程
6、碑進(jìn)度計(jì)劃、工作分解結(jié)構(gòu)。分解如下:( 1)準(zhǔn)備環(huán)境分析:我們?cè)谀睦铮课覀內(nèi)绾蔚竭@里,為什么要到這里?44、項(xiàng)目計(jì)劃的組成部分:即: 我們的現(xiàn)狀是什么樣的?我們的現(xiàn)狀是怎樣形成的,為什么要形成這個(gè)現(xiàn)狀(原來要形成這個(gè)現(xiàn)狀的原因是什么)?( 2)設(shè)立目標(biāo):這是我們想去的地方嗎?我們想去哪里?(是在1 年內(nèi),還是在 5 年內(nèi)?)即: 這是我們的最終目標(biāo)嗎?我們的最終目標(biāo)是什么?達(dá)到最終目標(biāo)是時(shí)間是1年內(nèi),還是在5 年內(nèi)?( 3)列出備選戰(zhàn)略:如果我們像以前那樣的話,我們將去哪里?那是我們想去的地方嗎?我們?nèi)绾尾拍艿竭_(dá)我們想去的地方?即: 如果我們維持現(xiàn)狀,我們將達(dá)到什么目標(biāo),這個(gè)目標(biāo)是我們最終目標(biāo)
7、嗎?如何才能實(shí)現(xiàn)我們的最終目標(biāo)?列出機(jī)會(huì)和威脅:什么可能阻止我們到達(dá)那里?什么可能幫助我們?nèi)ツ抢铮考磳?shí)現(xiàn)最終目標(biāo)的障礙及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有利條件。( 5)準(zhǔn)備預(yù)測(cè):我們能去哪里?我們到想去的地方應(yīng)該帶什么?即: 依靠現(xiàn)有條件,能達(dá)到的階段是怎樣的?實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)必須具備的條件是什么?( 6)選擇戰(zhàn)略組合:我們應(yīng)采取的最好的路線是什么?潛在利益是什么?風(fēng)險(xiǎn)是什么?即:實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)的最優(yōu)的實(shí)施方案是什么?有什么利和弊?準(zhǔn)備行動(dòng)程序:我們需要做什么?我們什么時(shí)候做?我們?nèi)绾巫??誰來做?即: 制定實(shí)施方案的工作具體展開內(nèi)容、里程碑時(shí)間計(jì)劃、方法及確定實(shí)施人員。( 8)監(jiān)測(cè)與控制:我們是在原計(jì)劃軌道上嗎?如果不
8、是,為什么?為了按原計(jì)劃路線走,我們需要做什么?我們能做嗎?即:對(duì)照制定的實(shí)施計(jì)劃,實(shí)際進(jìn)度及效果是否受控;如有偏差,造成原因是什么,如需要糾正到原受控狀態(tài)需要采取什么措施,這些措施能實(shí)施嗎?( 1)項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)容:確定工作要求;確定工作質(zhì)量和數(shù)量;確定所需資源;制定活動(dòng)的時(shí)間計(jì)劃;評(píng)估各種風(fēng)險(xiǎn)。( 2)也可以分為9 個(gè)組成部分:目標(biāo):一個(gè)目的、指標(biāo)或在一定時(shí)間內(nèi)完成的份額。程序:為達(dá)到或超過目標(biāo)要采取的戰(zhàn)略和主要的行動(dòng)。進(jìn)度計(jì)劃:計(jì)劃說明了個(gè)人或集團(tuán)活動(dòng)或任務(wù)什么時(shí)候開始或結(jié)束。預(yù)算:為達(dá)到或超過目標(biāo),計(jì)劃所需的費(fèi)用。預(yù)測(cè):在某一時(shí)間會(huì)發(fā)生什么情況。組織: 為達(dá)到或超過目標(biāo),對(duì)所需要的職位的數(shù)
9、目、種類及其相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任的設(shè)計(jì)。方針:決策和個(gè)人行為的總指南。步驟:執(zhí)行方針的詳細(xì)方法。標(biāo)準(zhǔn):用足夠或可接受來定義的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)質(zhì)量層次。二、項(xiàng)目計(jì)劃8 大步驟項(xiàng)目計(jì)劃8 大步驟如下圖:10 10 、項(xiàng)目估計(jì)是靠猜測(cè),而不是以歷史或標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)的;10 10 、項(xiàng)目估計(jì)是靠猜測(cè),而不是以歷史或標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)的;不論我們?nèi)绾闻?,?jì)劃也不會(huì)是完美的,有時(shí)候也會(huì)失敗,失敗的典型原因有:1 、低層組織不理解公司目標(biāo);2、在短時(shí)間內(nèi)計(jì)劃的內(nèi)容太多;3、財(cái)務(wù)估計(jì)太差;4、在資料不充足基礎(chǔ)上做計(jì)劃;5、沒有盡力去使計(jì)劃過程系統(tǒng)化;6、計(jì)劃是由計(jì)劃組執(zhí)行的;7、沒人知道最終目標(biāo);8、沒人知道職責(zé)要求;9、沒人知
10、道重要的里程碑日期,包括書面報(bào)告;33、項(xiàng)目變更管理:11 、沒有足夠的時(shí)間進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓烙?jì);、沒有不厭其煩地調(diào)查職員是否具備所需技能;、人們不是朝同一個(gè)方向工作;、人們總是被推進(jìn)來、推出去,很少考慮進(jìn)度計(jì)劃;有時(shí)候失敗是由于忘記或忽略細(xì)節(jié),有時(shí)候是由于項(xiàng)目經(jīng)理“胃口太大 ”,有很多項(xiàng)目失敗是因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理是唯一知道項(xiàng)目進(jìn)展的人,而現(xiàn)在他卻因其他原因不能主持工作。四、對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理制定項(xiàng)目計(jì)劃過程的建議1 、讓子項(xiàng)目職能經(jīng)理自己做計(jì)劃。一般來說,操作者是操作者,計(jì)劃者是計(jì)劃者,兩者永遠(yuǎn)不會(huì)接觸。2、在計(jì)劃前建立目標(biāo),否則只能做短期考慮。3、為計(jì)劃者設(shè)立目標(biāo)。這能防御非本質(zhì)的東西,能在該投入的地方做出努
11、力。4、保持靈活。利用人與人的交往,加強(qiáng)快速反應(yīng)。5、保持一種平衡觀。不要行為過激,注重?fù)Q位思考。6、歡迎高層管理者參與。高層管理者有制定計(jì)劃和取消計(jì)劃的能力,可能是唯一的、最重要的變量。7、要意識(shí)到未來的支出計(jì)劃。這將消除低估的傾向。8、在預(yù)測(cè)后檢驗(yàn)假設(shè)。這是必要的,因?yàn)橐话銓I(yè)人員都太樂觀,不要太依賴一套資料。9、不要集中于今天的問題。盡力避免危機(jī)管理和戰(zhàn)爭(zhēng)。10 、 獎(jiǎng)勵(lì)那些驅(qū)除謬誤的人,避免 Persian 信息員綜合癥(即超越對(duì)壞的趨勢(shì)的容忍力)。獎(jiǎng)勵(lì)第一個(gè)提出壞消息的人。項(xiàng)目執(zhí)行及控制項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目控制是項(xiàng)目管理5 大步驟的第3、第4 個(gè)步驟。項(xiàng)目執(zhí)行:為獲取項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員談判,指導(dǎo)
12、和管理工作,同團(tuán)隊(duì)成員一起工作從而幫助他們獲得提高。項(xiàng)目控制:跟蹤進(jìn)程,比較實(shí)際產(chǎn)出和計(jì)劃產(chǎn)出,分析影響,做出調(diào)整。一、項(xiàng)目進(jìn)度控制過程1 、項(xiàng)目進(jìn)度控制基本思想對(duì)于進(jìn)度控制工作,應(yīng)明確一個(gè)基本思想:計(jì)劃的不變是相對(duì)的,變是絕對(duì)的,平衡是相對(duì)的,不平衡是絕對(duì)的。要針對(duì)變化采取對(duì)策,定期地、經(jīng)常地調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃。項(xiàng)目實(shí)施階段控制的任務(wù)主要有:設(shè)計(jì)前準(zhǔn)備階段的進(jìn)度控制,設(shè)計(jì)階段進(jìn)度控制,以及施工階段進(jìn)度控制等。2、項(xiàng)目控制過程包括內(nèi)容:定期收集項(xiàng)目完成情況數(shù)據(jù),將實(shí)際完成情況數(shù)據(jù)與計(jì)劃進(jìn)程進(jìn)行比較,一旦項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)程晚于計(jì)劃進(jìn)程,則采取糾正措施。這個(gè)過程在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程必須經(jīng)常進(jìn)行。在控制過程中,應(yīng)確定
13、一個(gè)固定的報(bào)告期,將實(shí)際進(jìn)程與計(jì)劃進(jìn)程進(jìn)行比較。在進(jìn)度報(bào)告中,需要收集兩種數(shù)據(jù)或信息:( 1)實(shí)際執(zhí)行中的數(shù)據(jù),包括活動(dòng)開始或結(jié)束的技術(shù)時(shí)間,使用或投入的實(shí)際成本。( 2)有關(guān)項(xiàng)目范圍、進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算變更的信息,這些變更可能是由客戶或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)引起,或者是某種不可預(yù)見事情的發(fā)生引起。一旦變更被列入計(jì)劃并取得了客戶同意,就必須建立一個(gè)新的基準(zhǔn)計(jì)劃,這個(gè)計(jì)劃的范圍、進(jìn)度和預(yù)算可能和最初的基準(zhǔn)計(jì)劃有所不同。數(shù)據(jù)或信息必須及時(shí)收集,以作為變更項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算的依據(jù)。數(shù)據(jù)或信息變更后項(xiàng)目實(shí)施流程:更新的進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算一經(jīng)形成,必須將它們與基準(zhǔn)進(jìn)度和預(yù)算進(jìn)行比較,分析各種變量,以預(yù)測(cè)項(xiàng)目將提前還是延期完成
14、,是低于還是超過預(yù)算完成。如果項(xiàng)目進(jìn)展良好,就不需要采取糾正措施,在下一個(gè)報(bào)告期對(duì)進(jìn)展情況再做分析。項(xiàng)目控制過程貫穿于這個(gè)項(xiàng)目。一般來說,報(bào)告期越短,早發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施的機(jī)會(huì)就越多。如果一個(gè)項(xiàng)目遠(yuǎn)遠(yuǎn)偏離了控制,就很難在不犧牲項(xiàng)目范圍、預(yù)算、 進(jìn)度或質(zhì)量的情況下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo),明智的做法是增加報(bào)告期的頻率,直到項(xiàng)目按進(jìn)度進(jìn)行。控制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃變更其中會(huì)涉及許多問題,第一個(gè)要點(diǎn)是要保證項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是現(xiàn)實(shí)的,不能制定一些不切實(shí)際的進(jìn)度計(jì)劃。第二個(gè)要點(diǎn),是要有紀(jì)律和領(lǐng)導(dǎo)來強(qiáng)調(diào)遵守并達(dá)到進(jìn)度計(jì)劃的重要性。二、進(jìn)度控制的方法控制過程是為了保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行或進(jìn)行必要調(diào)整,其動(dòng)態(tài)控制的原理是:“計(jì)劃/實(shí)
15、施/反饋/調(diào)整”循環(huán) 。1 、項(xiàng)目控制三部曲尋找偏差原因與趨勢(shì)分析 采取糾偏行動(dòng)項(xiàng)目控制過程分類:自動(dòng)控制通過/不通過控制后向控制對(duì)照上圖,項(xiàng)目控制的內(nèi)容有:識(shí)別計(jì)劃的偏離;采取矯正措施以使實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃保持一致;接受和評(píng)估來自項(xiàng)目干系人的項(xiàng)目變更請(qǐng)求;必要時(shí)重新調(diào)整項(xiàng)目活動(dòng);必要時(shí)調(diào)整資源水平;得到授權(quán)者批準(zhǔn)后,變更項(xiàng)目范圍;調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)并獲得項(xiàng)目干系人的許可。2、項(xiàng)目控制方法:應(yīng)用進(jìn)度計(jì)劃表召集會(huì)議觀察與檢查項(xiàng)目跟蹤計(jì)劃定期反饋與報(bào)告( 1)其使用的文件形式有:計(jì)劃文件周報(bào)、日?qǐng)?bào)( 2)其使用的會(huì)議形式有:階段會(huì)議例會(huì)(風(fēng)險(xiǎn)、組間)每日晨會(huì)三、項(xiàng)目執(zhí)行、控制過程項(xiàng)目驗(yàn)收核實(shí)所有的工作任務(wù)得以完成,合同的合同驗(yàn)收,財(cái)務(wù)的財(cái)務(wù)驗(yàn)收,書面工作的管理驗(yàn)收。一、項(xiàng)目驗(yàn)收主要工作承認(rèn)功績(jī)和成果;得到最終項(xiàng)目干系人的認(rèn)可;合同終結(jié);項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的最終定稿;和包含項(xiàng)目組成員在內(nèi)的項(xiàng)目干系人一起評(píng)估項(xiàng)目過程/成果;撰寫項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告;關(guān)閉項(xiàng)目辦公室,解散項(xiàng)目組。二、項(xiàng)目驗(yàn)收過程1 、評(píng)估與驗(yàn)收2、項(xiàng)目總結(jié)3、項(xiàng)目文件歸檔( 1)順利完成項(xiàng)目評(píng)估和驗(yàn)收; ( 2)成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)總結(jié); (
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