某房產(chǎn)公司文件管理制度

1、公司文件管理制度10 總則為減少發(fā)文文數(shù)量，提提高辦文文速度和和發(fā)文質(zhì)質(zhì)量，充充分發(fā)揮揮文件在在各項(xiàng)工工作中的的指導(dǎo)作作用，特特制訂本本制度。20 文文件管理理內(nèi)容主主要包括括：上級(jí)級(jí)函、電電、來文文，同級(jí)級(jí)函、電電、來文文，本公公司上報(bào)報(bào)下發(fā)的的各種文文件、資資料。按按照分工工的原則則，全公公司各類類文件由由辦公室室歸口管管理。30 收收文的管管理31 公公文的簽簽收3111 凡來來公司公公啟文件件（除公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)訂啟的的外）均均由收發(fā)發(fā)員登記記簽收（由由上級(jí)或或郵電局局機(jī)要通通訊員直直送機(jī)要要室的機(jī)機(jī)要文件件除外）后后分別交交辦公室室機(jī)要秘秘書拆封封。在簽簽收和拆拆封時(shí)，收收發(fā)員和和機(jī)要秘

2、秘書均要要注意檢檢查封口口和郵戳戳。對(duì)于于口和郵郵票撕毀毀函件應(yīng)應(yīng)查明原原因，對(duì)對(duì)密件開開口和國(guó)國(guó)外信函函郵票被被撕應(yīng)拒拒絕簽收收。3122 對(duì)上上級(jí)機(jī)要要部門發(fā)發(fā)來的文文件，要要進(jìn)行信信封、文文件、文文號(hào)、機(jī)機(jī)要編號(hào)號(hào)的“四對(duì)口口”核定，如如果其中中一項(xiàng)不不對(duì)口，應(yīng)應(yīng)立即報(bào)報(bào)告上級(jí)級(jí)機(jī)要部部門，并并登記差差錯(cuò)文件件的文號(hào)號(hào)。32 公公文的編編號(hào)保管管3211 辦公公室文書書對(duì)上級(jí)級(jí)來文拆拆封后應(yīng)應(yīng)及時(shí)附附上“文件處處理傳閱閱單”，并分分類登記記編號(hào)、保保管。須須由公司司承辦或或歸檔的的公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)親啟啟文件，公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)啟封后后，也應(yīng)應(yīng)交辦公公室辦理理正常手手續(xù)。3222 本公公司外出出人員開

3、開會(huì)帶回回的文件件及資料料應(yīng)及時(shí)時(shí)分別送送交辦公公室文書書進(jìn)行登登記編號(hào)號(hào)保管，不不得個(gè)人人保存。33 公公文的閱閱批與分分轉(zhuǎn)3311 凡正正式文件件均需分分別由辦辦公室主主任（或或副主任任）根據(jù)據(jù)文件內(nèi)內(nèi)容和性性質(zhì)閱簽簽后，由由機(jī)要秘秘書分送送承辦部部門閱辦辦，重要要文件應(yīng)應(yīng)呈送公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)（或分分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)）親自自閱批后后分送承承辦部門門閱辦。為為避免文文件積壓壓誤事，一一般應(yīng)在在當(dāng)天閱閱簽完，緊緊急文件件要月即即辦。3322 一般般函、電電、單據(jù)據(jù)等，分分別由辦辦公室機(jī)機(jī)要秘書書直接分分轉(zhuǎn)處理理。如涉涉及幾個(gè)個(gè)單位會(huì)會(huì)辦的文文件，應(yīng)應(yīng)同主辦辦單位聯(lián)聯(lián)系后再再分轉(zhuǎn)處處理。3333 為加加速文

4、件件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)機(jī)要秘書書應(yīng)在當(dāng)當(dāng)天或第第二天將將文件送送到公司司領(lǐng)導(dǎo)和和承辦部部門，如如關(guān)系到到兩個(gè)以以上業(yè)務(wù)務(wù)部門，應(yīng)應(yīng)按批示示次序依依次傳閱閱，最遲遲不得超超過2天天（特殊殊情況例例外）。34 文文件的傳傳閱與催催辦3411 傳閱閱文件應(yīng)應(yīng)嚴(yán)格遵遵守傳閱閱范圍和和保密規(guī)規(guī)定，不不得將有有密級(jí)的的文件帶帶回家、宿宿舍或公公共場(chǎng)所所，也不不得將文文件轉(zhuǎn)借借其他人人閱看。對(duì)對(duì)尚未傳傳達(dá)的文文件不得得向外泄泄露內(nèi)容容。3422 閱讀讀文件應(yīng)應(yīng)抓緊時(shí)時(shí)間，當(dāng)當(dāng)天閱完完后應(yīng)在在下班前前將文件件交機(jī)要要室，閱閱批文件件一般不不得超過過2天，閱閱后應(yīng)簽簽名以示示負(fù)責(zé)。如如有領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)“批示”、“擬辦意意見”，辦

5、公公室應(yīng)責(zé)責(zé)成有關(guān)關(guān)部門和和人員按按文件所所提要求求和領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批示辦辦理有關(guān)關(guān)事宜。3433 閱文文時(shí)不得得抄錄全全文，不不得任意意取走文文件夾內(nèi)內(nèi)任何文文件及附附件，如如確系工工作需要要，要辦辦理借閱閱手續(xù)，以以防止丟丟失泄密密。3444 文件件閱完后后，應(yīng)送送交辦公公室機(jī)要要秘書，切切忌橫傳傳。3455 辦公公室機(jī)要要秘書對(duì)對(duì)文件負(fù)負(fù)有催辦辦檢查督督促的責(zé)責(zé)任，承承辦部門門接到文文件、函函電應(yīng)立立即指定定專人辦辦理。不不得將文文件壓放放分散，如如需備查查，應(yīng)按按照有關(guān)關(guān)保密規(guī)規(guī)定，并并征得辦辦公室同同意后，予予以復(fù)印印或摘抄抄，原件件應(yīng)及時(shí)時(shí)歸檔周周轉(zhuǎn)。3466 按照照閱文范范圍，離離、退休

6、休干部，一一般由有有關(guān)部門門定期組組織學(xué)習(xí)習(xí)有關(guān)文文件，或或由辦公公室機(jī)要要室通知知到機(jī)要要室閱文文。收文檢查編號(hào)閱批傳閱歸檔收文檢查編號(hào)閱批傳閱歸檔公啟文件上級(jí)文件信封文件文號(hào)編號(hào)文件處理傳閱單主管領(lǐng)導(dǎo)審閱承辦部門閱辦批 示擬辦意見簽 名收回保管40 發(fā)發(fā)文的管管理41 發(fā)發(fā)文的規(guī)規(guī)定4111 全公公司上報(bào)報(bào)下發(fā)正正式文件件的權(quán)力力集中于于公司，各各群眾團(tuán)團(tuán)體和部部門一律律不得自自行向上上、向下下發(fā)送正正式文件件。4122 各群群眾團(tuán)體體、部門門需要向向上反映映匯報(bào)重重要情況況或向下下安排布布置重要要工作要要求發(fā)文文應(yīng)向公公司提出出發(fā)文申申請(qǐng)，并并將文件件底稿交交廠辦審審核。公公司同意意發(fā)文

7、，則則由公司司按機(jī)構(gòu)構(gòu)設(shè)置與與業(yè)務(wù)分分工統(tǒng)一一歸口以以公司字發(fā)文文。4133 對(duì)全全公司影影響較大大，涉及及兩個(gè)以以上公司司領(lǐng)導(dǎo)分分管范圍圍的文件件，須由由經(jīng)理批批準(zhǔn)簽發(fā)發(fā)。其余余文件均均由分管管公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)簽發(fā)。42 發(fā)發(fā)文的范范圍4211 凡是是以公司司名義發(fā)發(fā)出的文文件、通通知、決決定、決決議、請(qǐng)請(qǐng)示、報(bào)報(bào)告、編編寫的會(huì)會(huì)議紀(jì)要要和會(huì)議議簡(jiǎn)報(bào)，均均屬發(fā)文文范圍。4222 公司司下發(fā)文文件主要要用于： 公布公公司規(guī)章章制度； 轉(zhuǎn)發(fā)上上級(jí)文件件或根據(jù)據(jù)上級(jí)文文件精神神制訂的的公司文文件； 公布公公司體制制機(jī)構(gòu)變變動(dòng)或干干部任免免事項(xiàng)； 公布公公司性的的重大開開發(fā)、項(xiàng)項(xiàng)目、經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理理、政

8、治治工作、生生活福利利等工作作的決定定； 發(fā)布有有關(guān)獎(jiǎng)懲懲決定和和通報(bào)； 其他有有關(guān)公司司的重大大事項(xiàng)。4233 公司司上行文文、外發(fā)發(fā)文主要要用于： 對(duì)上級(jí)級(jí)機(jī)關(guān)呈呈報(bào)工作作計(jì)劃、請(qǐng)請(qǐng)示報(bào)告告、處理理決定； 同兄弟弟單位聯(lián)聯(lián)系有關(guān)關(guān)公司重重大開發(fā)發(fā)項(xiàng)目、人人事勞資資、物資資供應(yīng)、科科研、基基建、經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理理等事宜宜。4244 在公公司日常常項(xiàng)目開開發(fā)和經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理理中，有有關(guān)圖紙紙、技術(shù)術(shù)文件、工工藝修改改、審批批工作、安安排部署署、傳達(dá)達(dá)上級(jí)指指示等事事項(xiàng)，應(yīng)應(yīng)按有關(guān)關(guān)制度辦辦理，經(jīng)經(jīng)分管公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)后后，由主主管業(yè)務(wù)務(wù)部門書書面或口口頭通知知執(zhí)行，一一般不用用公司文文件發(fā)布布。4255

9、 凡各各業(yè)務(wù)部部門如開開專題會(huì)會(huì)議所作作的決定定，一般般都不應(yīng)應(yīng)發(fā)文，不不備查考考，可以以簡(jiǎn)寫名名義用工工作簡(jiǎn)訊訊發(fā)會(huì)會(huì)議紀(jì)要要。4266 各業(yè)業(yè)務(wù)部門門與外單單位發(fā)生生的一般般業(yè)務(wù)聯(lián)聯(lián)系，可可用各簡(jiǎn)簡(jiǎn)寫的名名義對(duì)外外發(fā)函（應(yīng)應(yīng)各自編編號(hào)備查查），不不用公司司名義發(fā)發(fā)文。50 文文件的立立卷與歸歸檔51 文文件的歸歸檔范圍圍5111 凡下下列文件件統(tǒng)一分分別由兩兩辦負(fù)責(zé)責(zé)歸檔： 上級(jí)機(jī)機(jī)關(guān)來文文，包括括上級(jí)對(duì)對(duì)公司報(bào)報(bào)告、申申請(qǐng)的批批復(fù)； 公司發(fā)發(fā)出的報(bào)報(bào)告、指指示、決決定、決決議、通通報(bào)、紀(jì)紀(jì)要、重重要通知知、工作作總結(jié)、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言言和生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工工作的種種類計(jì)劃劃統(tǒng)計(jì)、季季度、年年度報(bào)表表

10、等； 經(jīng)理辦辦公室、總總務(wù)會(huì)、公公司管理理委員會(huì)會(huì)、中層層干部會(huì)會(huì)以及各各種專業(yè)業(yè)例會(huì)記記錄； 公司一一級(jí)組織織召開的的代表大大會(huì)所形形成的報(bào)報(bào)告、總總結(jié)、決決議、發(fā)發(fā)言、簡(jiǎn)簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)會(huì)議記錄錄等； 有保存存價(jià)值的的人民來來信，來來訪記錄錄及處理理結(jié)果； 參加上上級(jí)召開開的各種種會(huì)議帶帶回的文文件、資資料及本本公司在在會(huì)上匯匯報(bào)發(fā)言言材料等等； 上級(jí)機(jī)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)同志來來公司檢檢查視察察工作的的報(bào)告、指指示記錄錄，以及及公司向向上級(jí)進(jìn)進(jìn)行匯報(bào)報(bào)的提綱綱和材料料； 反映公公司生產(chǎn)產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)營(yíng)活動(dòng)、先先進(jìn)人物物事跡及及公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)工作作等的音音像攝制制品； 公司日日志和大大事記； 公司向向上級(jí)請(qǐng)請(qǐng)求批復(fù)復(fù)

11、的文件件及上報(bào)報(bào)的有關(guān)關(guān)材料。5122 業(yè)務(wù)務(wù)部門、各各群眾團(tuán)團(tuán)體日常常工作中中形成的的活動(dòng)資資料，由由各業(yè)務(wù)務(wù)科室、群群眾團(tuán)體體負(fù)責(zé)立立卷歸檔檔。52 立立卷要求求5211 文件件立卷應(yīng)應(yīng)按照內(nèi)內(nèi)容、名名稱、作作者、時(shí)時(shí)間順序序，分門門別類地地進(jìn)行整整理歸檔檔。5222 立卷卷時(shí)，要要求把文文件的批批復(fù)、正正本、底底稿、主主件、附附件收集集齊全，保保持文件件、材料料的完整整性。5233 要堅(jiān)堅(jiān)持平時(shí)時(shí)立卷與與年終立立卷歸檔檔相結(jié)合合的原則則。重要要工作、重重要會(huì)議議形成的的文件材材料，要要及時(shí)立立卷歸檔檔。5244 上年年度形成成的文件件材料，要要求在下下年度55月份以以前整理理完。66月份正正式向檔檔案館（室室）移交交，清單單一式兩兩份（接接交單位位各留存存一份備備查）。60 文文件的銷銷毀61 對(duì)對(duì)于多余余、重復(fù)復(fù)、過時(shí)時(shí)和無保保存價(jià)值值的文件件，公司司機(jī)要室室應(yīng)定期期清理造造冊(cè)，并并按上級(jí)級(jí)有關(guān)規(guī)規(guī)定，辦辦理申請(qǐng)請(qǐng)銷毀手手續(xù)。6