一個合格秘書應具備的條件

1、一個合格秘書應具備的條件一、一個合格秘書的個人素養(yǎng)至少要具備三個條件：1、語言表達能力。熟練本國語言的口頭表達與書面表達能力。這其中包含一個 速記能力。沒有對本國語言的熟練運用，速記是做不好的。當然 你用電腦記錄也是一樣的。打字速度快也是一種速記能力?？傊?， 各類會議要完整記錄，領(lǐng)導口述工作也需要準確記錄。有一定的外國語基礎(chǔ)。由于全球經(jīng)濟一體化之后，中文夾雜 外文的文章與宣傳資料太多了。2、人際關(guān)系處理能力總經(jīng)理由于日理萬機的緣故，很多溝通協(xié)調(diào)或者跟進的事務 工作，都會交給秘書辦理。傳達指令或者熟悉工作進度，會成為 秘書的要緊工作。假如你沒有一定的人際關(guān)系處理能力，完全以 命令或者傳令兵的口吻

2、對待溝通對象，多半會吃虧。你溝通的對 象在企業(yè)多數(shù)都比你職位高、資格老，沒有對他們的尊敬，你就 會寸步難行。當然，總經(jīng)理秘書由于頭上的光環(huán)，在向下溝通時會受到人 們的尊敬，假如你把人們對這個職務的尊重當作對你個人確實信, 久而久之，你會上當受騙。人們對你敬而遠之，你不能獲得準確 信息。假如你再狐假虎威，離你被冷落或者貶謫的時機也就不遠 To人際關(guān)系處理能力往簡單里說，就是通過尊重溝通對象獲得 你想要的信息或者資源?？偨?jīng)理秘書帽子大、實權(quán)小，放低身段，虛心學習，你的工 作就能做到輕而易舉，否那么，就會四面樹敵。3、較強的心理承受能力當你傳遞的信息造成溝通對象的心理壓力或者利益缺失時, 比方處分決

3、定、額外任務等等，對方會把對這個決定的不滿發(fā)泄 到你頭上。假如你不明就里，伸出腦袋挨磚，那你就傻了。這種 情況下，你要做的是笑容滿面、洗耳恭聽，等他說完。你只需要 再補充一句：“我傳達的內(nèi)容您都聽明白了。有什么不滿，我想 您親自與總經(jīng)理談談，一定能得到圓滿解決。我勸您也別生氣, 盡管工作是公司的，但畢竟身體還是自己的。您多保重，再見?！庇械臅r候候，你也可能要承受來自總經(jīng)理的誤解與斥責。不 要當面頂撞，雨過自然天晴。等總經(jīng)理心平氣與了，你再解釋, 誤會一定會冰消瓦解。因此，沒有一定的心理承受能力，秘書這碗版你最好別端。二、一個合格秘書的職業(yè)準備也要做到三條：1、對你所在行業(yè)有一個基本的熟悉。畢業(yè)

4、于什么院校、學過什么專業(yè)都不重要。對本行業(yè)的熟悉 是你做好秘書工作的首要條件。熟悉這個行業(yè)，熟悉這個行業(yè)的 專用俗語，熟悉這個行業(yè)的基本規(guī)那么，是你做好工作的基礎(chǔ)。否 那么，與人交流，你會感到困難重重。2、對本企業(yè)歷史與現(xiàn)狀的全面熟悉。換個說法，就是熟悉本企業(yè)的企業(yè)文化。熟悉本企業(yè)的價值 觀、行事方式、人文典故、進展演變進程，有助于在新制度、新 政策出臺時，你能準確推斷員工反映，有助于你在向總經(jīng)理建言 獻策時，掌握同類情況的處理尺度。3、對本企業(yè)運行流程的全面掌握。對本企業(yè)運行流程的全面掌握包含對生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程 的通常熟悉。沒有對本企業(yè)生產(chǎn)工藝流程的熟悉，你會說外行話， 或者者討論生產(chǎn)管理

5、時，你做不了記錄。對企業(yè)運行流程的全面 把握，是你跟蹤企業(yè)例會記錄或者落實總經(jīng)理交辦事項的路線圖。 不熟悉企業(yè)的運行流程，開展工作就無從下手。如何熟悉與掌握企業(yè)生產(chǎn)工藝與運行流程。我認為沒有捷徑 可走，只有到各個工序?qū)嵙?，到各個部門請教才行。假如坐在辦 公室看資料、翻文件，是永遠不能做到全面掌握的。一個新職員剛到企業(yè)要實習，一個秘書新上任，也要實習。三、一個合格秘書還應該具備例外事務的應對處理能力：任何企業(yè)制度再齊全、流程再完善，都會碰到?jīng)]有文字規(guī)定 的例外事務。特別是在后危機時代，企業(yè)經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了顯著變 化，行業(yè)競爭加劇，企業(yè)內(nèi)外矛盾也有隨時爆發(fā)的可能。大凡有 制度、流程規(guī)范的事務，企業(yè)各

6、單位部門都會自己處理、自己過 濾或者消化了。往往產(chǎn)生新情況、新問題、新矛盾才會上報給總 經(jīng)理，而更多時候都會都會通過秘書轉(zhuǎn)達。當秘書接到新情況、新問題的報告，有的時候甚至是突發(fā)事 件的報告時，你的敏銳推斷與處變不驚的能力就顯得特別重要。 假如驚慌失措，你就可能遺漏重要細節(jié)。當總經(jīng)理不在時，你還 得在短時間內(nèi)自己作出判定：這件事應該轉(zhuǎn)告哪位企業(yè)領(lǐng)導、或 者報告哪個部門（要緊指政府部門）。特別是你單獨應對突發(fā)事 件時，對你個人的推斷能力、心理承受能力、應變能力將是一次 嚴重考驗。過得了這一關(guān)，你就前途無量；過不了這一關(guān)，你就 趕緊轉(zhuǎn)行。能做好總經(jīng)理秘書，再歷練幾年，等你人生經(jīng)歷豐富、行業(yè) 經(jīng)歷豐富時，你也一樣能夠成為一個合格的總經(jīng)理。萬丈高樓平地起，假如想在職業(yè)經(jīng)理人道路上進展，做好秘 書工作是第一步，同時是很重