資料室管理制度

1、資料室管理規(guī)定為規(guī)范公司資料管理，有效地利用和保護資料，全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，維護公司的合法權(quán)益，并為今后決策科學(xué)化提供依據(jù)，特制定本規(guī)定，各部門、項目部必須按本規(guī)定認(rèn)真做好資料管理工作。一、資料歸歸檔范圍圍：本規(guī)定所指指的資料料是指過過去和現(xiàn)現(xiàn)在的公公司各級級部門和和員工從從事業(yè)務(wù)務(wù)、經(jīng)營營、企業(yè)業(yè)管理、公公關(guān)宣傳傳等活動動中所直直接形成成的對企企業(yè)有保保存價值值的各種種文件、圖圖紙、方方案、軟軟件、圖圖片、音音像、技技術(shù)資料料、電腦腦盤片、膠膠卷、榮榮譽實物物、書籍籍、證件件等不同同形式的的歷史記記錄。擬擬出各部部門歸檔檔目錄，提提交資料料管理員員，按照照資料性性質(zhì)予以以

2、收集、分分類、歸歸檔。1市場部部：資格預(yù)預(yù)審文件件；招標(biāo)文文件，即即招標(biāo)辦辦、甲方方發(fā)放的的所有紙紙質(zhì)文件件和電子子版文件件；投標(biāo)文文件，即即設(shè)計方方案、設(shè)設(shè)計說明明、深化化設(shè)計說說明、展展項設(shè)計計技術(shù)說說明、方方案施工工圖、設(shè)設(shè)計效果果圖、技技術(shù)標(biāo)、綜合標(biāo)電子文檔。2、預(yù)算部部：項目多多媒體互互動軟件件的投標(biāo)標(biāo)文件（商商務(wù)標(biāo)）；項目的所有設(shè)計文件、圖紙、說明書等；投標(biāo)答疑文件a 自己公司提出的b 代理公司或甲方回答；資料齊全、準(zhǔn)確后，于五日內(nèi)到資料室登記存檔。3工程部部：各項目目工程中中標(biāo)通知知書；工程的的施工合合同；承包協(xié)協(xié)議；管理施施工、竣竣工驗收收等方面面的的資資料及外外購設(shè)備備儀器的

3、的隨箱全全套資料料，由拆拆箱負(fù)責(zé)責(zé)人收集集齊全，及及時移交交公司資資料管理理員，統(tǒng)統(tǒng)一保管管。4辦公室室：公司司管理機機構(gòu)形成成的各種種規(guī)章、制制度、會會議、決決策、會會議紀(jì)要要、申請請、批復(fù)復(fù)、通報報、報告告、通知知、函等等，以及及各類外外來文件件等。二、資料歸歸檔制度度：1本公司司資料面面廣量大大，項目目部分散散，為了了保證資資料的質(zhì)質(zhì)量和有有利于查查閱，故故實行統(tǒng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)，分級級管理。公公司資料料管理由由辦公室室設(shè)置專專管崗位位，統(tǒng)一一收集，分分類歸檔檔。公司司各部門門及項目目部必須須指定專專人負(fù)責(zé)責(zé)（各項項目部由由資料員員負(fù)責(zé)），因為他們熟悉文件材料的形成過程、內(nèi)在聯(lián)系和保存價值，他

4、們擔(dān)負(fù)起歸檔工作才能更有利。各部門及個人原則上不保留任何資料，如確實需要備用的可保留復(fù)印件，各部門把指派人員名單上報辦公室，以后人員如有更換請及時通知。2各有關(guān)關(guān)部門領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)要重重視工程程文件資資料的形形成、積積累、整整理和歸歸檔工作作，在每每一工程程項目從從招標(biāo)、投投標(biāo)、施施工、竣竣工工作作告一段段落之后后，應(yīng)歸歸檔的工工程資料料必須歸歸檔，沒沒有完整整、準(zhǔn)確確的資料料歸檔不不算完成成任務(wù)。 3市場部部每接到到一個新新的中標(biāo)標(biāo)項目，需需向胡副副總、工工程部、辦辦公室三三個部門門下發(fā)中中標(biāo)項目目內(nèi)部通通知單，以備各個部門及時準(zhǔn)備相應(yīng)的資料。4歸檔的的文件材材料，要要做到齊齊全、完完整、準(zhǔn)準(zhǔn)確。文

5、文字材料料必須字字跡清晰晰，不得得用鉛筆筆、圓珠珠筆和復(fù)復(fù)寫紙書書寫，否否則資料料管理人人員不予予接收。項項目工程程類歸檔檔必須包包括以下下內(nèi)容：資格預(yù)審審文件招標(biāo)文件件、圖紙紙投標(biāo)答疑疑：a自己己公司提提出的；b代理理公司或或甲方回回答投標(biāo)文件件（電子子檔或紙紙質(zhì)文件件）工程中標(biāo)標(biāo)通知書書工程施工工合同承包協(xié)議議工程竣工工驗收單單及備案案5. 工程程獲獎證證書由辦辦公室印印章管理理員歸檔檔，不放放入資料料室。6資料歸歸檔的時時間：辦辦公室指指派專人人負(fù)責(zé)平平時的資資料保管管和整理理，每月月對公司資料料室進行行歸檔操操作。各各工程項項目在施施工中形形成的資資料在單單位工程程竣工后后兩個月月內(nèi)由

6、資資料員對對公司資資料室進進行歸檔檔操作。 7文件材材料歸檔檔時，應(yīng)應(yīng)由歸檔檔部門編編制資資料歸檔檔清單，記記錄文件件資料是是否完整整。若有有缺失，及及時向該該項負(fù)責(zé)責(zé)人追討討。8掛靠項項目部資資料必須須歸檔，資資料不歸歸檔，財財務(wù)不支支付工程程決算款款。三、保存期期限：1永久保保存：公公司證照照；各級級批文；印鑒；單位工工程竣工工資料；公司年年度經(jīng)營營計劃、經(jīng)經(jīng)營總結(jié)結(jié)；年度度財務(wù)報報表；技技術(shù)資料料；不動動產(chǎn)所有有權(quán)狀及及其他債債權(quán)憑證證；人力力資源資資料；大大型活動動圖片、音音像資料料；其他他核定須須永久保保存的文文書。2十五年年保存：會計憑憑證；其其他經(jīng)核核定須十十五年保保存的文文書。

7、(其它財財務(wù)資料料的保存存期限按按國家相相關(guān)規(guī)定定執(zhí)行)3五年保保存：期期滿或解解除的合合同協(xié)議議；完結(jié)結(jié)后的項項目普通通方案、資資料；其其他經(jīng)核核定須保保存五年年的文書書。4一年保保存：部部門工作作計劃及及工作總總結(jié)；完完結(jié)后的的部門請請求報告告；完結(jié)結(jié)后無長長期保存存必要文文書。5所有文文件期滿滿銷毀后后必須保保留電子子檔文件件。四、借閱：1普通資資料借用用：公司司內(nèi)部人人員借用用資料，都都必須填填寫借用用登記表表，注明明借用時時間、文文件名稱稱、文號號、份數(shù)數(shù)、歸還還時間，并并經(jīng)借用用人簽字字確認(rèn)。2受控資資料借用用：公司司內(nèi)部人人員借用用受控資資料，須須經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可辦理借借

8、用手續(xù)續(xù)。3外部人人員借用用：公司司外部人人員借用用本公司司資料均均須經(jīng)過過總經(jīng)理理批準(zhǔn)方方可借用用。4歸還：借用者者按時歸歸還借用用資料，若若到期未未還，資資料管理理員必須須及時予予以追討討，并于于資料歸歸還時仔仔細(xì)檢查查資料是是否完整整，若發(fā)發(fā)生丟失失、泄密密或其他他損壞行行為由借借用者承承擔(dān)責(zé)任任，視情情節(jié)輕重重予以處處理。五、銷毀：任何部門或或個人非非經(jīng)允許許無權(quán)隨隨意銷毀毀公司資資料；保保存期滿滿的資料料，經(jīng)有有關(guān)部門門審核，報報總經(jīng)理理批準(zhǔn)給給予銷毀毀，由審審核人及及經(jīng)辦人人簽字確確認(rèn)以備備后查。六、責(zé)任：公司資料屬屬于公司司財產(chǎn)，任任何人不不得據(jù)為為己有和和外泄。有有下列行行為之一一，據(jù)情情節(jié)輕重重，給予予扣薪處處理，構(gòu)構(gòu)成犯罪罪的依法法追究：1毀壞、丟丟失或擅擅自銷毀毀公司資資料；2擅自向向外界提提供、摘摘抄公司司資料；3涂改、偽偽造資料料；4未及時時上報歸歸檔或資資料管理理不善者者。七、本制度度經(jīng)辦公公室人員員起草，經(jīng)經(jīng)董事長長核定、批批準(zhǔn)后發(fā)發(fā)布施行行，辦公公室人員員對其負(fù)負(fù)有解釋釋權(quán)。工程資料歸歸檔清單單No: 項