07 信息溝通控制程序

1、質(zhì)量管理體系程序文件Q/JH002-07-2009D信息溝通控制程序1范圍本標準規(guī)定及時、準確地收集、傳遞及反應有關信息，做好信息 的管理的工作程序及要求。本標準適用于公司內(nèi)部信息的溝通與處理，以及與外部各方的信 息的收集。2職責采購管理處、三包服務處、銷售部、質(zhì)量處等部門負責對各自 相關方信息的收集。各部門負責工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。質(zhì)量管理處負責統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外相關信息的傳遞與處理， 保存和管理相關的信息。質(zhì)量管理處負責緊急信息的處理。3程序.1信息的分類. 1. 1外部信息包括：a.質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、出入境檢驗檢疫局、工商局、國家及省市級 質(zhì)量監(jiān)督檢驗機構(gòu)、認證機構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果

2、及反應的信息；b.政策法規(guī)標準類信息，如質(zhì)量法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標準等;c.相關方（顧客、供方、計量單位、媒體等）反應的信息及其投 訴等；d.其它外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關質(zhì)量改進技 術(shù)、質(zhì)量管理等方面的信息。1.2內(nèi)部信息包括：a.正常信息，如質(zhì)量方針（目標）及完成情況、測量和監(jiān)控記錄、 內(nèi)部審核與管理評審報告以及體系正常運行時的其它記錄等；b.（潛在）不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報告，糾正和 預防措施處理單等；c.緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息；d.其它內(nèi)部信息（如員工的建議等）。3.2信息的收集、處理與溝通工具信息可采用書面資料、質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物

3、、討論交流、電子媒體、聲像設備、通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。 外部信息的收集與處理質(zhì)量管理處負責質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、出入境檢驗檢疫局、質(zhì) 量檢驗機構(gòu)、認證機構(gòu)等監(jiān)測、檢查結(jié)果及反應信息的收集，由質(zhì)量 管理處傳遞到公司相關部門，當監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時， 按照Q/JH002-22-2009D糾正措施控制程序和Q/JH002-23-2009D 預防措施控制程序的要求進行處理。3. 2. 1.2政策法規(guī)標準類的資料信息由質(zhì)量管理處、技術(shù)處（總部） 等部門負責收集、更新、整理、保存，詳見Q/JH002-01-2009D文件 控制程序。1.3采購管理處負責與供方進行信息溝通，對其提供的產(chǎn)

4、品質(zhì) 量施加影響；質(zhì)量管理處負責與公司上下級主管部門、媒體等的溝通，了解相 關的信息；銷售部負責與運輸公司進行信息溝通，并負責與顧客的信息溝 通，以滿足顧客各方面的要求；對來自上述相關方投訴的處理詳見Q/JH002-22-2009D糾正措施 控制程序和Q/JH002-23-2009D預防措施控制程序。當對方有要 求時，應在一周內(nèi)給予解決和答復；上述相關方反應的其它信息，可 由對應部門以質(zhì)量信息反應單的形式傳遞給質(zhì)量管理處進行處理。 3.2. 1.4各部門直接從外部獲取的其它類信息，如質(zhì)量改進技術(shù)、 質(zhì)量管理信息等，在一周內(nèi)以質(zhì)量信息反應單反應到質(zhì)量管理處 或技術(shù)管理處（總部），由其負責分類、整

5、理，根據(jù)需要傳遞到相關 部門。內(nèi)部信息的收集與處理2. 2. 1正常信息的處理：各部門依據(jù)相關文件的規(guī)定直接收集并 傳遞日常正常信息；質(zhì)量管理處、技術(shù)處（總部）按照相應程序文件 的規(guī)定向有關部門傳遞質(zhì)量方針目標及其完成情況、內(nèi)部審核結(jié)果、 更新的法律法規(guī)等信息。2. 2. 2 （潛在）不符合信息的處理詳見Q/JH002-23-2009D預防 措施控制程序。2. 2. 3緊急信息（如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時）由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞 給質(zhì)量處組織處理，可采用 、面談、 等方式緊急溝通。2. 2. 4其它內(nèi)部信息，尤其是產(chǎn)品質(zhì)量信息，提供者可以質(zhì)量 信息反應單反應給質(zhì)量處進行處理，質(zhì)量信息由質(zhì)量處接收后統(tǒng)一登

6、記編號，并根據(jù)信息的重要程度，報有關領導批準后轉(zhuǎn)到責任部門。2.5責任部門接到反應單三日內(nèi)將處理情況用質(zhì)量信息反應處 理單主送反應部門，抄送質(zhì)量處。3.3信息庫的建立和應用1質(zhì)量管理處負責建立公司的信息庫，不斷匯集各方面反應回 的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制 品等），提供適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一保存；并參照圖書分類的方 式，進行整理分類，制成索引，確保已獲取信息的完整性和可用性。2質(zhì)量管理處根據(jù)合同評審、設計開發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗等 不同過程的需要，提供各部門所需信息相應的拷貝，各部門也可根據(jù) 索引，在質(zhì)量管理處調(diào)閱所需的信息，質(zhì)量管理處負責組織各部門對 上述各類信息進行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進的機會。3. 4對體系運行過程中各類記錄的控制，詳見Q/JH002-02-2009D記 錄控制程序。3.5各部門要健全收發(fā)文件制度，對接收傳遞的信息予以記錄。4相關/支持性文件文件控制程序文件控制程序記錄控制程序糾正措施控制程序預防措施控制程