實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理信息化之我見(jiàn)

1、實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理信息化之我見(jiàn)摘要教育信息化為中小學(xué)檔案管理信息化創(chuàng)造了條件,使中小學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理成為現(xiàn)實(shí)。根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀,結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和體會(huì),就實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提出幾點(diǎn)粗淺看法。關(guān)鍵詞中小學(xué)檔案管理信息化如何實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校檔案管理信息化?筆者根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀,結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì),就實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提出幾點(diǎn)粗淺看法。一、中小學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題目前中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀,普遍存在著注重硬件施行建立,輕視檔案管理信息化建立的現(xiàn)象,存在著教育主管部門(mén)、學(xué)校指導(dǎo)和教職工的普遍不夠重視、學(xué)校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料

2、搜集不完好等問(wèn)題,特別是多數(shù)學(xué)校的檔案管理還處于人工管理形式,與教育開(kāi)展很不適應(yīng)。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人工檔案管理方式,特別是案卷多為紙質(zhì)檔案,卷內(nèi)紙質(zhì)好壞混雜、頁(yè)面大小不一、手寫(xiě)打印墨跡有濃有淡,且信息量大,數(shù)據(jù)繁雜,平安性差,不僅給檔案資料的搜集、整理、立卷、歸檔、保密等帶來(lái)了諸多不便,而且由于人工檔案管理檢索手段落后,查閱利用不便,給檔案存放保管、更新達(dá)標(biāo)、日常維護(hù)帶來(lái)了很大困難,直接影響著檔案管理效率的進(jìn)步,影響著檔案利用價(jià)值的進(jìn)步。二、中小學(xué)校檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)針對(duì)中小學(xué)傳統(tǒng)檔案管理方式的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題,建立現(xiàn)代化的中小學(xué)檔案管理信息化體系刻不容緩。根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和自己的工作理論,

3、筆者認(rèn)為:中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)至少具有以下優(yōu)勢(shì):1.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理圖文聲像等原始檔案資料,并以硬盤(pán)、光盤(pán)、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存,具有處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便、保存期限長(zhǎng)等紙質(zhì)檔案所無(wú)可比較的優(yōu)勢(shì),這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了文檔一體化,文字紙質(zhì)檔案和電子文件并存,可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項(xiàng)效勞。2.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善,為各學(xué)校培養(yǎng)和造就了高素質(zhì)的專職工作人員。從筆者所處的地區(qū)來(lái)看,盡管中小學(xué)校檔案專職管理人員缺乏,且普遍存在著知識(shí)面窄、知識(shí)老化、知識(shí)構(gòu)造不盡合理等現(xiàn)象,但也有不少經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)余自

4、學(xué)在檔案管理信息化工作中獨(dú)當(dāng)一面,各顯才能,為信息化建立做出了較大奉獻(xiàn)。我們相信,在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過(guò)程中,只要指導(dǎo)重視,上下合力,檔案管理信息化開(kāi)展過(guò)程中一定會(huì)解決好管理人員數(shù)量缺乏、素質(zhì)不高等開(kāi)展中的問(wèn)題。3.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng),具有以地區(qū)或?qū)W校建立網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)、局域網(wǎng)或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢(shì)。如一個(gè)學(xué)?；虻貐^(qū)建立自己的檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè),就可以方便地為政府、教育主管部門(mén)、社會(huì)各界提供網(wǎng)上利用效勞,在學(xué)校自己的網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用效勞,實(shí)現(xiàn)各學(xué)校優(yōu)質(zhì)教育資源共享。同時(shí),通過(guò)檔案管理信息化建立,可以促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作管理的公開(kāi)化,可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)征集各界人士對(duì)學(xué)

5、校開(kāi)展的意見(jiàn)或建議,更便于廣闊群眾對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的監(jiān)視,以利不斷改良工作。三、中小學(xué)校檔案管理信息化的意義中小學(xué)檔案管理必須主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的開(kāi)展,加快檔案管理信息化建立步伐。1.教育開(kāi)展說(shuō)明,中小學(xué)檔案管理信息化對(duì)于促進(jìn)教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、進(jìn)步教育資源利用率、實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)越來(lái)越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無(wú)可替代的重要作用。2.中小學(xué)檔案管理信息化是學(xué)校其它各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化是基矗因此,中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和完善必將有力地促進(jìn)中小學(xué)校各項(xiàng)工作的改良和進(jìn)步,促進(jìn)教育管理程度和辦學(xué)程度的進(jìn)步。3.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源,它不僅可以方便快捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校所有師生

6、員工檔案的日常管理,積累管理經(jīng)歷,而且可以逐步實(shí)現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)絡(luò),發(fā)現(xiàn)、改良、創(chuàng)新自身工作,不斷進(jìn)步管理工作效率和學(xué)校管理程度。四、中小學(xué)校檔案管理信息化的途徑實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)主要做好以下幾方面工作:1.確定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。目前,雖然檔案管理部門(mén)還沒(méi)有明確規(guī)定檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn),但教育主管部門(mén)、各學(xué)校至少要以超前的戰(zhàn)略目光,制定本地區(qū)、本部門(mén)、本學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的根本條件和根本標(biāo)準(zhǔn),并隨著信息技術(shù)的開(kāi)展而更新進(jìn)步。當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備,配齊必要的專職管理人員,創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時(shí)嚴(yán)格要求學(xué)校各職能處室要以信息化建立的標(biāo)準(zhǔn)形成正在形成

7、的檔案資料,檔案管理人員那么要明確建檔標(biāo)準(zhǔn),及時(shí)予以立卷歸檔,逐步形成指導(dǎo)重視,部門(mén)協(xié)作,互相促進(jìn),共同進(jìn)步的中小學(xué)檔案管理信息化建立新場(chǎng)面。2.建立中小學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。目前中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)建立仍處于起步階段,其檔案正在由原來(lái)的筆寫(xiě)文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡。教育主管部門(mén)或?qū)W校應(yīng)抓住這一有利時(shí)機(jī),加快中小學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)建立。只有數(shù)據(jù)庫(kù)建立好了,才能運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)展科學(xué)的管理。3.穩(wěn)步推進(jìn)辦公自動(dòng)化建立,不斷進(jìn)步檔案管理工作程度。教育主管部門(mén)和學(xué)校要結(jié)合農(nóng)村遠(yuǎn)程教育工程的施行,將檔案管理信息化系統(tǒng)建立納入學(xué)校開(kāi)展規(guī)劃,有方案地為學(xué)校配置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),不斷進(jìn)步中小學(xué)教學(xué)、辦公信息化程度?？傊?中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)建立是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要多方面的共同努力方可穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)。參考文獻(xiàn):1李瑩.試論電大科研