公司文書(shū)管理制度

1、中畜集管制之文管制中敖畜牧集團(tuán)文件管理制文件編號(hào):編寫(xiě)單位：人力資源部版第本:生效日期： 2005 年版月日機(jī)密等級(jí)： 秘密 普通合計(jì)頁(yè)數(shù)共 7頁(yè)制定審核核準(zhǔn)第 1 頁(yè) 共 7 頁(yè)(版所，得襲)中畜集管制之文管制目錄第一章總則第二章第三章第四章第五章第六章文件的處理文件的制作請(qǐng)示文件的批文件的送發(fā)文件的整理保存第一章總則第一條第二條第三條第四條第五條為加強(qiáng)集團(tuán)管理標(biāo)準(zhǔn)，使集團(tuán)公文處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度,高工作效率， 結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。集團(tuán)下屬各子公司（含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部,下統(tǒng)一簡(jiǎn)稱“各單位）應(yīng)參照本規(guī)定 制定本單位的相關(guān)規(guī)定，或參照集團(tuán)制度執(zhí).本規(guī)定所稱文件管理是指集團(tuán)

2、和各單位與政府、相聯(lián)的企、事業(yè)單位來(lái)往的文件及企業(yè)內(nèi)部間來(lái)往的各種文件：包含公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì))電報(bào)、傳真合同 、證、各種帳簿、圖表簽 呈等，自收（發(fā)）文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控.文件管理還包含全部電子文本文件及上述資料電子版本的管文件按下列要點(diǎn)處置或辦理：（一） 凡要事件的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、答復(fù)一律以“文件”的形式進(jìn).有文 件的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。（二） 須示審批的事項(xiàng)，即使在緊急狀況下已口頭或電話形式處置的，事后也必須以文 件形式記錄下來(lái)。第六條全部文件歸集團(tuán)所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。第 2

3、頁(yè) 共 7 頁(yè)(版所，得襲)中畜集管制之文管制第七條第八條第九條文件管理工作的歸口管理部門(mén)為集團(tuán)行政辦公室。本規(guī)定由集團(tuán)行政辦公室制定，解釋和修改權(quán)歸集團(tuán)行政辦公室。 本規(guī)定自集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)之日開(kāi)始實(shí)行。第二章文件的理第一條公司與外部往來(lái)的文由政辦公室統(tǒng)一登記接收，按下列要點(diǎn)處置。（一） 署為集團(tuán)或各單位接受的文件予以啟根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門(mén)處理。 （二） 指部門(mén)或?qū)Ｈ私邮艿奈募槐亻_(kāi)直送收信部門(mén)或收信人。（三） 集對(duì)外公開(kāi)的辦公郵箱收到相關(guān)文件時(shí)，行政辦公室可直接將電子文件轉(zhuǎn)發(fā)到相 關(guān)部門(mén)或各單位，亦可將打印出的文件交相關(guān)人員。第二條第三條第四條第五條第六條集團(tuán)內(nèi)部下發(fā)的各類文件由各部門(mén)

4、位指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)卷檔并登記處理。內(nèi)部制發(fā)的文件中以集團(tuán)名義撰寫(xiě)，需內(nèi)部公布的文件由各權(quán)責(zé)部門(mén)組織擬稿、審批，由集團(tuán)行政辦公室登記發(fā)文。其他內(nèi)部制發(fā)的文件流轉(zhuǎn)由權(quán)責(zé)部門(mén)擬稿、審批、登 記發(fā)文，直接送收文部門(mén)登記簽.各部門(mén)各位上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的文電子版本直接送達(dá)集團(tuán)行政辦公室并行存 檔、登記.集團(tuán)各部門(mén)各位內(nèi)部制發(fā)的文件流轉(zhuǎn)由各部門(mén)各單位自行收發(fā)立存登記 處理對(duì)需多部門(mén)或多人會(huì)簽處理的文件處:（一） 各門(mén)收到需參與會(huì)簽的文件時(shí)，應(yīng)依本部門(mén)職責(zé)及時(shí)、認(rèn)真處理并簽署意見(jiàn)；（二） 文處理完畢后依收文處理單指定的會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)（三） 文最后一個(gè)會(huì)簽的部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)，在處理后將文件轉(zhuǎn)送集團(tuán)行政辦

5、公室。第七條第八條節(jié)假日等規(guī)定工作時(shí)間外到達(dá)的文件，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交辦公. 文件按機(jī)密程度可分為以下幾類。（一） 普文件。指日常工作需要，非保密類的常規(guī)文件。（二） 保文件。指須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，注意涉及范圍的文.體可分為： 、 機(jī)。指極為重，不得向公司內(nèi)外任何無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文件。 、 秘。指次重要不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露所涉及內(nèi)容的文件。 、 內(nèi)文件。指不向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。第九條普通文件的處理原則如下。第 3 頁(yè) 共 7 頁(yè)(版所，得襲)中畜集管制之文管制（一） 由文部門(mén)、單位的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行審閱、回答以及進(jìn)行必要的處理；或者 指定專人對(duì)文件進(jìn)行具體處理。（二）

6、如重要事項(xiàng)或超越個(gè)人責(zé)權(quán)范圍的事項(xiàng)，須及時(shí)向上一級(jí)主管匯報(bào)，按上級(jí)指示 辦理。（三） 如及與其他部門(mén)、單位有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，須向涉及部門(mén)、單位的統(tǒng)一上主管匯報(bào)或 經(jīng)會(huì)簽方能予以處理完畢。第十條保密文件的處理原則如下。（一） 機(jī)文件原則上必須由直接責(zé)任者或當(dāng)事者自行處.（二） 機(jī)文件的寄發(fā)或傳遞，必須注明發(fā)文者姓名、收件者姓發(fā)文者應(yīng)封緘。 （三） 到的指名或親啟文件，原則上由所指名者開(kāi)啟，其他人不得擅自啟.第十一條 文的閱覽原則如下（一） 文前頁(yè)必須附收文處理單，依續(xù)簽閱。（二） 需簽批的文件簽批，簽者必須簽字，并簽署簽批意見(jiàn)，確認(rèn)簽批結(jié)（三） 簽領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)后的文件原則上應(yīng)直接交還行政辦公室，或經(jīng)

7、簽批領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后可 直接交還呈報(bào)部門(mén)（)（四） 需閱的文件，所有傳閱部門(mén)或人員都須簽字確認(rèn)傳閱完部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指 定人員簽字.（五） 傳文件可按傳閱順序直接轉(zhuǎn)移或由行政辦公室轉(zhuǎn)移，最后一名傳閱人負(fù)責(zé)將文件 交還行政辦公室。第十二條 需各部門(mén)位會(huì)簽文,處理意見(jiàn)上如果存在分歧由件的起草部或直接上級(jí)部門(mén)出面進(jìn)行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，上報(bào)所有涉及部門(mén)、單位上級(jí)裁決。第十三條文件審批領(lǐng)導(dǎo)或傳閱部門(mén)、單位應(yīng)本著“高效、務(wù)實(shí)”的作風(fēng)處理文件，嚴(yán)禁拖拉；文件的起草部門(mén)（人）或責(zé)成行政辦公室負(fù)責(zé)文件的組織會(huì)簽、傳閱、催辦和處理。第三章文件的作第一條文件要求嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)化制作，力求規(guī)范、嚴(yán)要領(lǐng)如下：（一） 文起

8、草必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議。語(yǔ)言措詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)，符合規(guī)范。（二） 文內(nèi)容要求敘事清楚，簡(jiǎn)明扼要，應(yīng)注明事項(xiàng)起因、原由、過(guò)程、利害，解決建 議，預(yù)期結(jié)果，費(fèi)用情況等，必要時(shí)應(yīng)附上相關(guān)資料或文件。（三） 文的格式應(yīng)包括呈送部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）、抄送部(或領(lǐng)導(dǎo))、呈報(bào)人、呈報(bào)部門(mén)或 單位、呈報(bào)時(shí)間、文件編號(hào)、頁(yè)數(shù)、文件主題、正文和附錄。第 4 頁(yè) 共 7 頁(yè)(版所，得襲)中畜集管制之（四） 文必須注明事項(xiàng)的直接責(zé)任人，所屬部門(mén)或單位應(yīng)簽名蓋章。文管制第二條第三條第四條文件的起草必須征得本部(位）負(fù)責(zé)人同意并且在負(fù)責(zé)人有了明確的決定之后進(jìn) 行 ,文件的草案必須予以保存。重要文件如經(jīng)濟(jì)合同)應(yīng)經(jīng)過(guò)律師咨詢或公證

9、，在正式文件形成之前，必須掌握準(zhǔn)確 的相關(guān)證據(jù)或證明文.文件的簽名按下列規(guī)定進(jìn)行：（一） 公內(nèi)文件，一般往來(lái)文,需部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人簽名即可；重要文件，部 位）負(fù)責(zé)人簽名外應(yīng)加蓋公（二） 對(duì)文件，如經(jīng)濟(jì)合同、政府許可申請(qǐng)書(shū)、公告等重要文件，一律署法人代表職務(wù) 與姓名并加蓋印如果法人代表委托事項(xiàng)，可由指定責(zé)任者署名。第五條文件的簽章按下列要點(diǎn)進(jìn):（一） 對(duì)往來(lái)文件按文件要求級(jí)別相應(yīng)加蓋集團(tuán)或部門(mén)（單)印鑒和簽章.（二） 集內(nèi)部公布的文件根據(jù)內(nèi)容級(jí)別和權(quán)責(zé)加蓋集團(tuán)或部門(mén)（單位）公.（三） 內(nèi)往來(lái)文件可以由呈報(bào)人簽字，重要文件由部(單位）領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章. 第六條 法印章與公司印章的使用必須遵循法人印

10、章由董事長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)使,團(tuán)公章由總經(jīng)理批準(zhǔn)使用。第四章請(qǐng)示文的審批第一條第二條請(qǐng)示、審批是集團(tuán)經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程,凡涉及集團(tuán)重要經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)、超過(guò)本責(zé)權(quán)范圍 的事項(xiàng)、超越相關(guān)制度規(guī)定的行為或其他應(yīng)請(qǐng)示上級(jí)的事項(xiàng)等都必須請(qǐng)示、審獲得 相關(guān)權(quán)責(zé)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)之后方可實(shí)施。須請(qǐng)示審批的事項(xiàng)包含但不限于以下情況：（一） 集各級(jí)行政職務(wù)及重要人事安排。（二） 集現(xiàn)行各種明文制度、規(guī)定的變更。（三） 重合同的簽定、解除與變更。（四） 訴行為。（五） 與府或各級(jí)管理機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請(qǐng)示、回執(zhí)、申請(qǐng) （六） 土、建筑物或其他涉及集團(tuán)所有權(quán)益的購(gòu)買(mǎi)與轉(zhuǎn).（七） 大饋贈(zèng)、謝禮宣廣告費(fèi)用的開(kāi)支。（八） 分機(jī)構(gòu)的增變

11、與升格。第 5 頁(yè) 共 7 頁(yè)(版所，得襲)中畜集管制之文管制（九） 預(yù)與決算事宜（十） 借與貸款，以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)與變更。（十一）重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價(jià)出售。 （十二）費(fèi)用開(kāi)支的計(jì)劃、使用及修訂。（十三）有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃。（十四）其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。第三條第四條第五條第六條第七條第八條請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以“請(qǐng)示” 的式形成文件，經(jīng)部門(mén)或單位領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)呈送上級(jí)主管部門(mén)或主管領(lǐng)導(dǎo)。如果事情緊急，允許直接以非文件形式請(qǐng)示，但事后必須 盡快撰寫(xiě)請(qǐng)示文件上報(bào)。請(qǐng)示文件要求一事一議、一式一份，按管理程序逐級(jí)報(bào)送。請(qǐng)示文件必須編號(hào)，按本單或部門(mén)的件管理

12、程序進(jìn)行登記。涉及集團(tuán)總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由集團(tuán)總經(jīng)理審批的文件，由集團(tuán)行政辦公室負(fù)責(zé)簽辦，呈總 經(jīng)理或交其被授權(quán)者做最終的審核、批示。請(qǐng)示經(jīng)上級(jí)批復(fù)、核決或作出其他決,應(yīng)以回復(fù)或批示返回請(qǐng)示呈報(bào)部（)，按相 關(guān)批示貫徹、執(zhí)行。由集團(tuán)總經(jīng)理或有關(guān)人員批復(fù)的請(qǐng)示，正本留集團(tuán)行政辦公室歸檔存查；集團(tuán)行政辦 公室將文件復(fù)印件送呈報(bào)部門(mén)或單位處理并督促執(zhí).第五章文件的發(fā)第一條第二條第三條第四條文件傳遞一般指定專人直接傳遞到相關(guān)部(位）；不明確主送部(單位）的或需要送多個(gè)部（位的交集團(tuán)行辦公室分送法直接傳遞的可用掛號(hào)郵寄或指定專 人轉(zhuǎn)交。文件傳遞時(shí)，收發(fā)雙方均應(yīng)做好記錄，并在收文）登記簿上登記。文件封面必須明確

13、寫(xiě)清發(fā)送和接收部單位稱址件人姓名應(yīng)注面 呈”或“轉(zhuǎn)交”。公司內(nèi)部普通文件原則上不作封緘。第六章文件的理與保存第一條文件按內(nèi)容進(jìn)行整理、歸類，區(qū)分兩類文件分別保管，一類是尚未完結(jié)的文件，另一 類是可以歸檔的文件。第 6 頁(yè) 共 7 頁(yè)(版所，得襲)中畜集管制之文管制第二條第三條第四條第五條全部完結(jié)的文件分別按所屬部門(mén)(位）、科室、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限 進(jìn)行整理與編輯，并做好文件歸卷目錄登記，歸檔保存。制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)證明文件、經(jīng)濟(jì)合同、往來(lái)公文與特許專利文件等特別重要的文件， 由集團(tuán)行政辦公室填寫(xiě)重要文件目錄后，予以保存。各單位或部門(mén)的文件分兩類一特別重要文直接轉(zhuǎn)集團(tuán)行政辦公室保;一 類普通文件，留存各單位或部門(mén)妥善保管。文件的保存年限如下：（一） 永保存文件，主要包括公司章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議記錄的度性規(guī)定； 重要的合同、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文件、股票關(guān)系書(shū);重要的訴訟關(guān)系文件；重要的 許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的文件；決算書(shū)和其他重要的文件。（二） 保 5 年件，指不屬于機(jī)密級(jí)的保密級(jí)文件及其他需要中期保存的重要文件。 （三） 保 1 年件指通的或臨時(shí)性文件。（四） 對(duì)查