第6章 Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程 報表

1、Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程第6章報表知識要點報表的組成創(chuàng)建報表報表的編輯報表的導出與打印重點與難點重點：報表的組成創(chuàng)建報表報表的編輯報表的導出與打印難點：報表的編輯6.1報表概述6.1.1報表的組成1. 報表頁眉2. 頁面頁眉3. 分組頁眉4. 主體5. 分組頁腳6. 頁面頁腳7. 報表頁腳6.1.2報表的類型Access 2010提供了3種主要類型的報表1. 表格式報表2. 縱欄式報表3. 標簽報表6.1.3報表的視圖Access 2010提供的報表視圖有4種1.報表視圖2.打印預(yù)覽視圖3.布局視圖4.設(shè)計視圖。6.2創(chuàng)建報表6.2.1使用“報表”按鈕創(chuàng)建Access 2010提供

2、了一種快速創(chuàng)建報表的方法。先選中一個作為數(shù)據(jù)源的表或查詢，然后切換到“創(chuàng)建”選項卡，再單擊“報表”組中的“報表”按鈕，即可生成一個報表，而不提示任何信息，并以布局視圖直接打開該報表。6.2.2使用報表向?qū)?chuàng)建與使用“報表”按鈕直接生成報表不同，使用報表向?qū)且越换ナ降姆椒▌?chuàng)建報表，顯示一個多步驟向?qū)?，允許用戶指定字段、分組/排序級別和布局選項。該向?qū)⒒谟脩羲龅倪x擇創(chuàng)建報表。6.2.3使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建雖然使用報表按鈕和報表向?qū)У姆绞娇梢苑奖恪⒀杆俚赝瓿尚聢蟊淼膭?chuàng)建任務(wù)，但卻缺乏主動性和靈活性，它的許多參數(shù)都是系統(tǒng)自動設(shè)置的，這樣的報表有時候在某種程度上很難完全滿足用戶的要求。使用“報表

3、設(shè)計”視圖可以更靈活地創(chuàng)建報表。不僅可以按用戶的需求設(shè)計所需要的報表，而且可以對上面兩種方式創(chuàng)建的報表進行修改，使其更大程度的滿足用戶的需求。6.2.4創(chuàng)建標簽報表標簽報表具有很強的實用性。例如，圖書管理標簽，可以粘貼在圖書扉頁上作為圖書編號；物品管理標簽，可以粘貼在產(chǎn)品或設(shè)備上進行分類。Access 2010在報表向?qū)е杏幸环N向?qū)菍ｉT為標簽報表而設(shè)計的。6.2.5 創(chuàng)建空報表單擊“報表”組中的“空報表”按鈕，將在布局視圖中打開一個空報表，并顯示出字段列表任務(wù)窗格。利用“報表布局工具”欄下各選項卡中的工具調(diào)整報表的布局，設(shè)置報表屬性，即可通過空白報表創(chuàng)建一張滿足要求的報表。6.3報表的高級設(shè)

4、計6.3.1報表的編輯在報表設(shè)計視圖中可以對已經(jīng)創(chuàng)建的報表進行編輯和修改，可以設(shè)置報表的格式，在報表中添加背景圖片、日期和時間以及頁碼等，使報表顯得更為美觀。6.3.2記錄的排序在實際應(yīng)用中，經(jīng)常要求報表顯示的記錄按照某個指定的順序排列，例如按照學生年齡從小到大排列等。使用報表向?qū)Щ蛟O(shè)計視圖都可以設(shè)置記錄排序。通過報表向?qū)ё疃嗫梢栽O(shè)置四個排序字段，并且排序只能是字段，不能是表達式。在設(shè)計視圖中，最多可以設(shè)置十個字段或字段表達式進行排序。6.3.3 記錄的分組和匯總在實際工作中，經(jīng)常需要對數(shù)據(jù)進行分組、匯總。分組是將報表中具有共同特征的相關(guān)記錄排列在一起，并且可以為同組記錄進行匯總統(tǒng)計。使用Ac

5、cess 2010提供的分組功能，可以對報表中的記錄進行分組，對報表的記錄進行分組時，可以按照一個字段進行也可以對多個字段分別進行。6.3.3記錄的分組和匯總1.記錄的分組分組有兩種操作方法：方法一是在報表布局視圖中打開需要分組的報表，右鍵單擊要對其應(yīng)用分組、匯總的字段，然后單擊快捷菜單上的分組形式和匯總選項。這是添加分組的最快方法。方法二是在布局視圖或設(shè)計視圖中打開需要分組的報表，在“分組、排序和匯總”窗格中單擊“添加組”，選擇要在其上執(zhí)行分組、匯總的字段。在分組行上單擊“更多”以設(shè)置更多選項和添加匯總。6.3.3記錄的分組和匯總2.匯總計算報表中的匯總計算可以通過以下途徑來完成：（1）通過

6、快捷菜單命令操作。在布局視圖中打開已創(chuàng)建的報表，鼠標右鍵單擊要匯總的字段，從彈出的快捷菜單中選擇“匯總”列表中的計算類型。如“求和”、“平均值”、“記錄計數(shù)”（即統(tǒng)計所有記錄的數(shù)目）、“值計數(shù)”（只統(tǒng)計此字段中有值的記錄的數(shù)目）、“最大值”、“最小值”、“標準偏差”和“方差”等。6.3.3記錄的分組和匯總2.匯總計算（2）在布局視圖中打開已創(chuàng)建的報表，選定要匯總的字段，切換到“設(shè)計”選項卡，單擊“分組和匯總”選項組中的“合計”按鈕，在下拉列表中選擇計算類型。 （3）報表記錄分組之后，在“分組、排序和匯總”窗格中展開更多分組選項，在“匯總”選項下拉列表中設(shè)置匯總方式、匯總類型和匯總值顯示位置等。

7、6.3.4添加計算控件實現(xiàn)計算除了可以進行匯總計算外，在報表的設(shè)計過程中，還可以根據(jù)具體需要進行各種類型統(tǒng)計計算并輸出顯示或打印。操作方法就是在報表中添加計算控件，并設(shè)置其“控件來源”屬性。6.3.4添加計算控件實現(xiàn)計算利用計算控件進行統(tǒng)計計算并輸出結(jié)果的操作主要有兩種形式：。（1）在主體節(jié)內(nèi)添加計算控件（2）在組頁眉/組頁腳或報表頁眉/報表頁腳節(jié)內(nèi)添加計算控件6.3.5多列報表通常設(shè)計的報表只有一列，在實際應(yīng)用中，有的報表往往由多列信息組成。打印多列報表時，報表頁眉、報表頁腳、頁面頁眉和頁面頁腳將占滿報表整個寬度，而多列報表的組頁眉、組頁腳和主體節(jié)將占滿整個列的寬度。6.3.6子報表1.子報

8、表概述子報表是指插入到其他報表中的報表。在合并兩個報表時，一個報表作為主報表，另一個就成為子報表。6.3.6子報表2.在已有報表中創(chuàng)建子報表。創(chuàng)建子報表時，必須先確定主報表和子報表之間已經(jīng)建立了正確的聯(lián)系，從而保證子報表與主報表中顯示記錄的一致性。3. 將一個報表添加到另一個報表中創(chuàng)建子報表可以將Access數(shù)據(jù)庫中一個已創(chuàng)建的報表作為子報表，添加到另一個已建報表中。子報表在添加到主報表之前，應(yīng)當確保已經(jīng)正確地建立了表間關(guān)系。6.3.7導出報表Access 2010報表可以導出為多種格式，具體如圖6-63所示。6.4報表的預(yù)覽打印6.4.1打印預(yù)覽創(chuàng)建報表后，可以在打印之前利用Access 2010提供