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文檔簡介
1、集團(tuán)有限公司公文處理辦法 第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)xxxx集團(tuán)有限公司(以下簡稱集團(tuán)公司)的公文處理工作,實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,結(jié)合企業(yè)的工作實際,制定本辦法。 第二條 公文(包括電報、傳真,下同)是集團(tuán)公司在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達(dá)貫徹上級方針、政策,發(fā)布規(guī)章制度,請示回復(fù)問題,部署、洽商、聯(lián)絡(luò)工作,以及報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。 第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作流程。 第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡明確、快捷高效的原則,做到及時、準(zhǔn)確、安全。 第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家和集團(tuán)公司有
2、關(guān)保密的法律、法規(guī)和其他有關(guān)部門的規(guī)定,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。 第六條 各部門、各企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重視公文處理工作,模范遵守本辦法的規(guī)定,加強(qiáng)對本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)與檢查,嚴(yán)格把關(guān),防止疏漏。 第七條 辦公室是集團(tuán)公司公文處理的管理部門,主管總部的公文處理工作,并負(fù)責(zé)指導(dǎo)直屬企業(yè)的公文處理工作。 第八條 總部各部門的公文處理工作,由部門負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人指定的專人負(fù)責(zé)。各企業(yè)應(yīng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。 第二章 公文種類 第九條 公文的種類主要包括 (一)決定 適用于在職權(quán)范圍內(nèi),對重要事項和重大行動做出安排與決策,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
3、(二)通知 適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位、同級單位和不相隸屬單位的公文,批轉(zhuǎn)下級單位的公文,傳達(dá)要求下級單位辦理、需要周知或共同執(zhí)行的事項。 (三)通報 適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤,或傳達(dá)重要指示精神或事件情況。 (四)報告 適用于向上級單位匯報工作、反映情況和提出建議,或答復(fù)上級單位的詢問。 (五)請示 適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)事項。 (六)批復(fù) 適用于答復(fù)下級單位的請示事項。 (七)意見 適用于對重要問題提出見解和處理建議。 (八)函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等。 (九)會議紀(jì)要 適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。 第三章 常用公文劃分原則 第
4、十條 根據(jù)行文制度,集團(tuán)公司公文按以下原則劃分: (一)xxxx集團(tuán)有限公司文適用于下列事項: 1.向上級單位的請示、報告; 2.發(fā)布重要事項、重大安排與重要決定; 3.發(fā)布集團(tuán)公司制定的規(guī)章制度; 4.印發(fā)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)講話; 5.轉(zhuǎn)發(fā)上級或同級單位文件; 6.確定或調(diào)整集團(tuán)公司總部及直屬企業(yè)機(jī)構(gòu)、體制、人事任免; 7.發(fā)布重大獎懲決定、重要情況通報; 8.下達(dá)有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、指標(biāo); 9.向下級單位發(fā)布需要共同執(zhí)行的通知; 10.發(fā)布集團(tuán)公司系統(tǒng)重要會議通知; 11.對下級單位請示事項的批復(fù); 12.其它重要事項的行文。 (二)xxxx集團(tuán)有限公司函適用于下列事項: 1.向不相隸屬單位請求事
5、項; (1)申請有關(guān)批件、證書; (2)申請有關(guān)項目、指標(biāo); (3)申請貸款。 2.向有關(guān)部門報送統(tǒng)計、計劃、報告等; 3.向有關(guān)單位發(fā)邀請函; 4.與有關(guān)單位聯(lián)系接洽工作; 其他需要以集團(tuán)公司名義辦理的事項。 (三)xxxx集團(tuán)有限公司內(nèi)部簽報適用于集團(tuán)公司總部各部門向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、請示、建議及回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)詢問、解釋、說明問題等。 第四章 公文格式 第十一條 公文一般由秘密等級和保密期限、緩急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、附注、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)時間等部分組成。 (一)秘密等級和保密期限 秘密等級指按照公文內(nèi)容所
6、涉及的秘密等級,分秘密、機(jī)密、絕密三級。按照集團(tuán)公司保密規(guī)定,凡內(nèi)容屬于或涉及秘密的公文都應(yīng)標(biāo)注密級和保密期限,其中絕密、機(jī)密級文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份數(shù)、序號。 (二)緩急程度 是對公文送達(dá)和辦理的時間要求標(biāo)志。按照對公文處理時限的要求,公文可分為平件、急件和特急件。平件是指無特殊時間要求,可按工作常規(guī)依次傳遞處理的公文;急件是內(nèi)容重要并緊急,需要打破工作常規(guī)優(yōu)先迅速傳遞的公文;特急件是指內(nèi)容至關(guān)重要并特別緊急,已臨近規(guī)定辦法時間必須特別迅速傳遞、辦理的公文。 急件、特急件公文應(yīng)根據(jù)實際需要,由承辦單位負(fù)責(zé)人說明理由,并簽署于文件發(fā)文稿紙右上角,其他人不得隨意在文件上標(biāo)注“急件”、“特急件”。 (三
7、)發(fā)文單位標(biāo)識 又稱“文頭”,應(yīng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文則主辦單位排列在前。 (四)發(fā)文字號 由公文制發(fā)單位按發(fā)文順序統(tǒng)一編制,包括發(fā)文單位代字、發(fā)文年度和本年度發(fā)文順序號。聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。 (五)簽發(fā)人 即簽發(fā)公文單位的領(lǐng)導(dǎo)人。一般在發(fā)文稿紙上簽寫,并須注明日期。上行文須在正式公文上標(biāo)注簽發(fā)人姓名。 (六)標(biāo)題 是對公文內(nèi)容的概括與揭示。標(biāo)題由發(fā)文單位、事由和文種三要素組成。具有固定版頭(發(fā)文單位標(biāo)識)的文件,公文標(biāo)題中可以省略發(fā)文單位。一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文單位,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不使用標(biāo)點符號。較長標(biāo)題應(yīng)排成多行,并注意整齊美
8、觀。 (七)主送單位 是公文的主要受理單位,即要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方單位。除普發(fā)性、周知性公文外,公文一般只有一個主送單位。主送單位名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 (八)正文 即公文的主體部份,用以表述公文的內(nèi)容。 (九)附件說明 即附屬于正文的文件、材料目錄,包括附件序號、附件標(biāo)題與件數(shù)。公文如有附件,應(yīng)在正文之下、成文日期之上標(biāo)注。 (十)成文日期 即公文開始生效的時間,以簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合發(fā)文或多位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),以最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報、傳真以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 (十一)印章 是對公文生效負(fù)責(zé)的憑證。公文除會議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 (十二)附注 即需要說明的其他事項。
9、公文如有附注,應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)識于成文日期下一行?!罢埵尽睉?yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人、電話等信息。 (十三)特殊情況說明 當(dāng)公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r,應(yīng)采用調(diào)整行距、字距等措施加以解決,務(wù)使印章與正文處于同一頁面,不得采取標(biāo)識“此頁無正文” 的方法解決。 (十四)主題詞 是標(biāo)明揭示文件內(nèi)容的規(guī)范化詞組。主題詞不同于關(guān)鍵詞,主題詞的選擇要依據(jù)國家頒布的主題詞表進(jìn)行選擇、標(biāo)引。印發(fā)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞,上行文按上級單位要求標(biāo)注主題詞。 (十五)抄送單位 即公文的次要受文者,指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用單位全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如果抄送單位較多,其排列次序應(yīng)按單位級
10、別高低安排,同一性質(zhì)級別單位之間用頓號,不同性質(zhì)和不同級別單位之間用逗號,以示區(qū)別。 (十六)印發(fā)說明 是對公文印制、發(fā)出情況的介紹,包括承制部門、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。凡以集團(tuán)公司名義的發(fā)文,其承制部門為“xxxx集團(tuán)有限公司總裁辦公室”,印發(fā)日期為公文實際印制時間,印制份數(shù)為公文的發(fā)送份數(shù)加存檔數(shù)。集團(tuán)公司發(fā)文須交總裁辦公室12份(公函交3份)備存。 第十二條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則,參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 第十三條 公文用紙一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙(210mm*297mm),左側(cè)裝訂。 第五章 行文規(guī)則 第十四條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注意效用,減少浪費,杜絕形式主義和文
11、牘主義。 第十五條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示或報告。 第十六條 集團(tuán)總部辦公室是以集團(tuán)公司名義對外正式行文的唯一機(jī)構(gòu)??偛扛鞑块T可以便函的形式向集團(tuán)公司所屬企業(yè)行文、向有關(guān)單位洽商公務(wù),但不得以部門名義對外正式發(fā)文。各企業(yè)除總經(jīng)理(廠長)辦公室外,其他部門不得對外正式行文。 第十七條 請示應(yīng)當(dāng)“一文一事”,只報一個主送單位,如需要同時送達(dá)其他單位,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級單位。報告中不得夾帶請示事項。 第十八條 除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外,不得以單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送請示、意見和報告。 第十九條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級單位行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和
12、抄送單位。 第六章 發(fā)文辦理 第二十條 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、登記、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等程序。 第二十一條 草擬公文的基本要求: (一)符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定。 (二)情況屬實,觀點明確,表述清楚,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理明晰,用詞規(guī)范,標(biāo)點正確,篇幅力求簡短。 (三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)范圍和主送單位的行文關(guān)系來確定。 (四)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確,引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。 (五)結(jié)構(gòu)層次序數(shù):一級標(biāo)題為“一”,二級標(biāo)題為“(一)”,三級標(biāo)題為“1.
13、”,四級標(biāo)題為“(1)”。 (六)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。(七)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱應(yīng)當(dāng)先用全稱,并后綴括號注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時,注明準(zhǔn)確的中文譯名。 (八)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次標(biāo)題和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第二十二條 擬制公文。對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門溝通協(xié)商,取得一致意見后方可行文,有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在“會簽”欄內(nèi)簽署意見。 第二十三條 集團(tuán)總部公文簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)送辦公室進(jìn)行審核。審核的重點是:是否確需行文,是否需與有關(guān)部門協(xié)商、會簽,行文方式是
14、否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 第二十四條 集團(tuán)總部公文的簽發(fā)由集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要公文應(yīng)由集團(tuán)公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 第二十五條 集團(tuán)總部公文正式印刷前,應(yīng)送辦公室進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 第二十六條 制發(fā)公文必須經(jīng)過周密調(diào)研與綜合分析,公文正式印發(fā)后,原則上不得更改與撤銷,特殊情況必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各部門、各企業(yè)必須維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。 第二十七條 以集團(tuán)公司名義對外行文的辦理程序: (一)公文承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要,按照公文處理辦法認(rèn)真擬稿,不得將原始材料簡單羅列、匯
15、總,不得將問題上交,行文力求準(zhǔn)確,嚴(yán)謹(jǐn)簡潔。承辦部門負(fù)責(zé)人對本單位公文的內(nèi)容、格式等負(fù)責(zé)審核、把關(guān)。 (二)擬發(fā)公文經(jīng)部門負(fù)責(zé)審核簽字后,連同有關(guān)引用資料、背景情況等報辦公室初審、登記。辦公室認(rèn)為行文不符合規(guī)定時,有權(quán)退回承辦部門修改、更正。辦公室對公文進(jìn)行把關(guān)、審核,辦公室負(fù)責(zé)人審核簽字后,報送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 (三)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,辦公室負(fù)責(zé)辦理公文編號,交承辦部門。 (四)承辦部門按領(lǐng)導(dǎo)批示意見認(rèn)真修改、定稿后,交辦公室復(fù)核,無誤后方可印制。 (五)公文取號、復(fù)核后,應(yīng)抓緊印制不得延誤。公文一經(jīng)印發(fā),不得私自撤回更改。確有特殊情況需要更正、替換已印制公文的,必須由承辦單位提交書面申
16、請,經(jīng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意,并由辦公室收回全部已發(fā)文件,再行重新印制。 (六)公文印制完畢,必須立即發(fā)送有關(guān)單位,不得拖延。 第七章 集團(tuán)總部收文辦理 第二十八條 收文辦理指對收到公文的辦理流程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 第二十九條 辦公室是集團(tuán)公司總部的收文辦理機(jī)構(gòu): (一)凡是發(fā)至集團(tuán)公司的文件,由辦公室負(fù)責(zé)拆封、登記、發(fā)送。 (二)集團(tuán)公司各部門直接收到下列文件,應(yīng)交由辦公室登記: 1.上級單位指導(dǎo)性、政策性及交辦、參閱的文件。 2.集團(tuán)公司下屬企業(yè)的請示、報告。 3.上級單位的會議通知、會議材料等。 (三)辦公室對符合規(guī)定的公文及時提出擬辦意見,送集團(tuán)公
17、司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理,并負(fù)責(zé)公文辦理過程中的催辦、督辦工作。 第三十條 集團(tuán)總部收到下級單位上報的需要辦理的公文,辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是:是否應(yīng)由本單位辦理,是否符合行文規(guī)則,內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定,涉及其他部門職權(quán)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽,文種使用、公文格式是否規(guī)范等。 第三十一條 辦公室對符合本辦法規(guī)定的公文提出擬辦意見,送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交由相關(guān)部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,可退回原呈報單位。 第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后,應(yīng)當(dāng)及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按文件規(guī)定時限
18、辦理,確實無法按時完成的,應(yīng)及時說明情況。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時與辦公室溝通,并將公文退回交辦單位。 第三十三條 收到上級單位下發(fā)或交辦的公文,由辦公室負(fù)責(zé)提出擬辦意見,送分管領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。 第三十四條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人必須明確簽署的批示意見、姓名、審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的公文,圈閱表示已閱知。 第三十五條 公文交辦或傳遞后,辦公室要負(fù)責(zé)催辦,緊急公文跟蹤催辦,重點公文重點催辦,一般公文定期催辦。 第八章 公文歸檔 第三十六條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)集團(tuán)公司檔案管理辦法和其他有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿、正本和相關(guān)附件一起立卷。 第三十七條 公文歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證歸檔公文的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實反映本單位的主要工作情況,并便于保管和利用。 第三十八條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位負(fù)責(zé)立卷,其他單位保存復(fù)制件。 第三十九條 案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向辦公室檔案管理部
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