ISO文件管理指引

1、ISO9001 ,ISO14001,QC080000 體 系 文 件管 理 指 引1目錄錄1.ISO9000質(zhì)量體系系文件1.1概念1.2質(zhì)量體系系文件的的價值1.3質(zhì)量體系系文件的的作用1.4質(zhì)量體系系文件的的結(jié)構(gòu)1.5質(zhì)量體系系文件的的要求2.文件格式式的基本本要求3.編寫技巧巧3.1內(nèi)容框架架的確定定3.2流程圖3.3事項描述述六要素素4.舉例4.1質(zhì)量手冊冊4.2質(zhì)量體系系程序4.3作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書或工工作規(guī)范范5.練習(xí)2強化檔案案管理強化“文文檔一體體化”意意識把文秘工工作與檔檔案管理理工作從從組織制制度到具具體程序序真正的的交融在在一起。強化“全全過程管管理”工工作意識識“公文格格式、

2、行行文規(guī)則則、收發(fā)發(fā)程序、公文管管理要求求、公文文歸檔細(xì)細(xì)節(jié)”參考國家家檔案案法、格式式、辦法等法規(guī)規(guī)。強化“文文書部門門立卷”工作公文立卷卷歸檔是是文秘工工作的最最后環(huán)節(jié)節(jié)，卻是是檔案管管理工作作的開始始環(huán)節(jié)，是真正正的銜接接點。二、辦公公室日常常工作技技巧31.3體系文件件的識別別A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:質(zhì)量管理理體系程程序文件件;EP:環(huán)境管理理體系程程序文件件;RP:危害物質(zhì)質(zhì)過程管管理體系系文件;C.QWI:質(zhì)量管理理體系三三級文件件EWI:環(huán)境管理理體系三三級文件件RWI:危害物質(zhì)質(zhì)過程管管理體系系三級文文件D.FM:表格記錄錄41.4質(zhì)量體系系文件的的結(jié)構(gòu)

3、質(zhì)量手冊冊程序文件件工作文件件或作業(yè)業(yè)指導(dǎo)書書質(zhì)量記錄錄描述質(zhì)量量體系總總體結(jié)構(gòu)構(gòu)和要求求的綱領(lǐng)性文文件規(guī)定活動動或過程程的目的的、要求求、方法法的文件件規(guī)定某項項具體工工作的方方法、要要求和標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的文文件證明質(zhì)量量體系有有效運行行和作為為質(zhì)量體體系改進(jìn)進(jìn)分析依依據(jù)的特特殊文件件（一級）（二級）（三級）（四級）5體系文件件的歸檔檔61.5體系文件件的歸檔檔要求71.5體系文件件的修訂訂所有系統(tǒng)統(tǒng)文件修修訂時,必需經(jīng)過過體系課課審核;各部門修修訂系統(tǒng)統(tǒng)文件時時必需同同時修訂訂深圳公公司及北北海公司司的文件件;以免對二二家公司司系統(tǒng)管管理不一一致;如修訂深深圳公司司質(zhì)量管管理體系系中二級級文件QP

4、620(人力資源源管理程程序),就必需同同時申請請修訂北北海公司司質(zhì)量管管理體系系中二級級文件QP620(人力資源源管理程程序);各部門修修訂文件件經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)后,需將文件件的電子子檔發(fā)至至體系課課(所有電子子檔必需需是WORD或EXCEL檔,不可是PDF檔),以便體系系課更新新文件服服務(wù)器中中共享文文件;以保持文文件的有有效狀態(tài)態(tài);81.5體系文件件的修訂訂文件更改改申請單單NO:更改文件名稱顧客滿意度調(diào)查、客戶抱怨處理程序文件編號QP-16申請更改部門業(yè)務(wù)部申請人日期2007/6/20更改原因：原文件ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)需申請ISO9001：2008質(zhì)量管理體系，滿足公司發(fā)展需求，

5、增加HSF要求，修訂文件名,編號及格式。更 改 后 內(nèi) 容文件版本號A/0改為B/0修正原文件顧客滿意度評估程序客戶抱怨處理程序合并為一份文件, 修訂文件名稱,編號,格式;增加HSF要求審批意見：管理者代表： 部門主管： 日期：更改人： 日期： 91.5體系文件件及表格格的公司司標(biāo)識公司名稱稱:深圳市科科帕德科科技有限限公司冠德科技技(深圳)有限公司司錯誤的公公司名稱稱:深圳科帕德科科技有限限公司科帕德科技(深圳有限公司司101.6體系文件件的發(fā)行行111.6外來文件的管理122.文件格式式的基本本要求2.1外觀紙張大小小(常用A4)裝訂邊(左側(cè)裝訂訂或不裝裝訂)首頁內(nèi)頁13文件的簽簽核文件階

6、層名稱提出/制訂審核/確認(rèn)核準(zhǔn)收發(fā)管制部門一質(zhì)量手冊體系課主任管理者代表總經(jīng)理文管中心二程序文件各部門主任部門經(jīng)理/體系課主任管理者代表文管中心三作業(yè)指導(dǎo)書相關(guān)人員部門主管/體系課主任部門經(jīng)理/管理者代表文管中心四表單隨同二、三階層文件一同審批文管中心142.文件格式式的基本本要求2.2文件編號號A.統(tǒng)一原則則B.簡潔C.易懂、易易記D.數(shù)字與英英文字母母有機結(jié)結(jié)合E.易于標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化WXXIXXXXQ質(zhì)量體系系三級文件件涉及到的的標(biāo)準(zhǔn)條款款號文件的流水號152.文件格式式的基本本要求2.3版次A.單頁文件及多多頁文件件的區(qū)別別B.總版本及及修訂本本C.數(shù)字與英英文字母母有機結(jié)結(jié)合162.文件格式

7、式的基本本要求2.4頁碼總頁碼與與分頁碼碼2.5生效日期期及發(fā)行行日期,批準(zhǔn)日期期172.文件格式式的基本本要求2.6章節(jié)區(qū)分分及編號號(以程序文文件為例例)1.目的2.范圍3.定義4.職責(zé)4.1(小標(biāo)題)4.1.1(次小標(biāo)題題)4.2 4.3 4.3.15.工作內(nèi)容容5.1流程圖5.25.2.15.2.25.2.2.1 5.3 6.相關(guān)文件件及附件件6.1 7.相關(guān)記錄錄7.1 183.編寫技巧巧3.1內(nèi)容框架架的確立立A.本文件的的編寫目目的或功功能B.本文件控控制的活活動(包括人、事、物)C.列出具體體的內(nèi)容容條目D.有先后工工作順序序的，需需流程圖圖E.文字描述述工作內(nèi)內(nèi)容193.2流

8、程圖3.2.1流程圖符符號表示事項項或活動動的起始始及結(jié)束束OK/NGYES/NO表示事項項或活動動之中間間步驟表示決定定性過程程(如:審批、判判斷、檢檢驗等等等)表示事項項進(jìn)行方方向合格/不合格；通過/不通過是/不是例：簡單單組合OKNG203.2.2流程圖的的配合要要求職責(zé)責(zé):確定各步步驟擔(dān)當(dāng)當(dāng)?shù)牟块T門或個人人文件/表格:進(jìn)行某項項工作步步驟時依依據(jù)的文文件制度度和需填寫寫的記錄錄21例:客戶投訴訴管理程程序客戶投訴訴接收登記備案案處理分類類處理實施施結(jié)果確認(rèn)認(rèn)結(jié)果反饋饋記錄歸檔檔流 程職 責(zé)文件/表格主管人員員主管人員員授權(quán)人員員授權(quán)人員員責(zé)任部門門/人主管人員員主管人員員解釋OKOKN

9、GNGOKNG信函、電電話、傳傳真、面面談等客戶投訴訴記錄表表相關(guān)法規(guī)規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)及文件件糾正預(yù)防防措施報報告糾正預(yù)防防措施報報告客戶投訴訴記錄表表客戶檔案案223.3事項描述述六要素素（5W1H）WHYWHOWHATWHENWHEREHOWDO234舉 例4.1質(zhì)量手冊冊(略)4.2工作規(guī)范范(略)244.2.1章節(jié)要求求(見2.6)序號項目說明1目的的本本文文件的制制訂目的的或功能能2范圍圍本本文文件適用用范圍，如人、事、物物3定義義說說明明本文中中的特別別用詞、代碼等等4職責(zé)責(zé)本本文文中各項項具體工工作的職職權(quán)劃分分5工作內(nèi)容容具具體的流流程及文文字說明明5.1流 程圖圖圖圖解解方式說說明

10、流程程6參考文件件本本文件件中引用用的文件件制訂本文文件參考考的文件件包括內(nèi)部部的和外外部的7附件件標(biāo)標(biāo)識式樣樣關(guān)系圖表格格式式其他圖表表254.2.2培訓(xùn)管理理程序演練第一步：確定目目的通過對本本組織所所有與質(zhì)質(zhì)量活動動有關(guān)的的人員實實施必要的的培訓(xùn)，使其掌掌握相應(yīng)應(yīng)崗位的的工作技技能和質(zhì)量量意識，確保員員工素質(zhì)質(zhì)滿足質(zhì)質(zhì)量體系系的要求。264.2.2培訓(xùn)管理理程序演練第二步：確定范范圍本組織所有有與質(zhì)量量活動有有關(guān)的員員工的培培訓(xùn)274.2.2培訓(xùn)管理理程序演練第三步：列出具具體的內(nèi)內(nèi)容條目目人員員：所所有人員員培訓(xùn)事項項：A.入職培訓(xùn)訓(xùn)B.在職培訓(xùn)訓(xùn)計劃培訓(xùn)訓(xùn)調(diào)崗培訓(xùn)訓(xùn)提升培訓(xùn)訓(xùn)其他他注

11、:以上培訓(xùn)訓(xùn)事項分分類編寫寫28第四步：流程圖圖A.入職培訓(xùn)訓(xùn)流程新員工入職培訓(xùn)考 核轉(zhuǎn) 正辭 退OKNG流 程職 責(zé)文件/表格人 事員工招聘聘程序“入職登記記表”人事+各部門員工培訓(xùn)訓(xùn)大綱“培訓(xùn)簽到到表”人事+各部門新員工考考評標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)總經(jīng)理“員員工考核核表”29B.在職培訓(xùn)訓(xùn)流程流 程職 責(zé)文件/表格培訓(xùn)需求求申 請審 批資料保存存退 件OKNG各部門員工培訓(xùn)訓(xùn)大綱實 施考 核各部門“培訓(xùn)申申請表”內(nèi)訓(xùn)：部部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)“培訓(xùn)申申請表”外訓(xùn)：人人事、總總經(jīng)理預(yù)定部門門/人員“培訓(xùn)訓(xùn)簽到表表”/授課資料料NG外訓(xùn)內(nèi)訓(xùn)OK授課部門門/人員“培訓(xùn)訓(xùn)簽到表表”/培訓(xùn)證明明人事“員工工培訓(xùn)履履歷”/檔案3

12、0第五步：文字描描述工作作內(nèi)容5.工作內(nèi)容容：5.1流程圖（見前兩兩頁）5.2各部門領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)據(jù)所屬各各崗5.3員工入職職培訓(xùn)5.3.1人事部依依據(jù)員工招聘聘程序?qū)嵤┬聠T員工的招招聘，入聘聘新員工工填寫“入職登登記表”，轉(zhuǎn)入一個個月試用用期。5.3.2人事部在在其入職職第二周周內(nèi)安排排 入職職培訓(xùn)，內(nèi)容包括：5.3.2.1組織概況況介紹-由人事部部負(fù)責(zé)A）本組織質(zhì)質(zhì)量方針針、目標(biāo)標(biāo)及企業(yè)業(yè)文化B）本組織發(fā)發(fā)展歷程程及目前前狀況C）本組織機機構(gòu)入主主要領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)成員D）規(guī)章制制度5.3.2.2工作規(guī)范范及質(zhì)量量意識教教育-由用人部 門負(fù)負(fù)責(zé)按員工培訓(xùn)訓(xùn)大綱的要求，對新新員工培培訓(xùn)。5.3.3以上培訓(xùn)訓(xùn)需填寫寫“培訓(xùn)訓(xùn)簽到表表”,結(jié)束后由由授課人對學(xué)學(xué)員進(jìn)行行卷面考考試，合合格后進(jìn)進(jìn)行綜合合考核。31第六步：完善程程序文件件1.目的：（見第第一步）2.范圍:（見第二二步）3.定義: (無)4.職責(zé): (只含入職職培訓(xùn)部部分)4.1人事部：會審員工培訓(xùn)訓(xùn)大綱新員工招招聘新員工的的培訓(xùn)（組織概概況